Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектами, автоматизированная система, используется командой управления проектом для подготовки предварительного описания содержания проекта, обеспечения обратной связи на этапе доработки документа управления изменениями к описанию содержания проекта и выпуска утвержденного документа.

Экспертная оценка

Экспертная оценка применяется ко всем техническим и организационным деталям, входящим в предварительное описание содержания проекта. В результате применения указанных инструментов и методов к имеющимся материалам команда проекта вырабатывает предварительное описание содержания проекта – итогового документа стадии инициации, тем самым, создавая основу для более детальной разработки плана реализации проекта.

То есть фактически создаются условия для перехода на следующую фазу проекта – планирование.

3 Процессы планирования

3.1 Разработка плана управления проектом

 

Разработка плана управления проектом – процесс, включающий в себя операции, необходимые для формулирования, интеграции и координации всех вспомогательных планов в план управления проектом.

 

 

Рис. № 3.1 Разработка плана управления проектом: входы, инструменты и методы, выходы

Содержание плана управления проектом будет изменяться в зависимости от области приложения и сложности проекта. Результатом этого процесса является план управления проектом. План управления проектом определяет, как должен выполняться, контролироваться и закрываться проект. План управления проектом документирует сбор выходов процессов планирования.

Группы процессов планирования и включает в себя:

- Процессы управления проектами, отобранные командой управления проектом

- Уровень внедрения каждого выбранного процесса

- Описание инструментов и методов, используемых для осуществления этих процессов

- Как выбранные процессы будут использоваться для управления конкретным проектом, включая зависимости и взаимодействия между этими процессами и ключевые входы и выходы

- Как будет выполняться работа для достижения целей проекта

- Как будут наблюдаться и контролироваться изменения

- Как будет осуществляться управление конфигурацией

- Как будет поддерживаться и использоваться целостность базовых планов исполнения

- Потребность и методы коммуникации между участниками проекта

- Жизненный цикл выбранного проекта и, для многофазных проектов, фазы проекта

- Основные анализы, проведенные руководством в отношении содержания, объема и сроков для облегчения обсуждения открытых проблем и решений, ожидающих утверждения.

План управления проектом может быть либо резюмирующим, либо детализированным и состоять из одного или нескольких вспомогательных планов и прочих элементов. Каждый из вспомогательных планов и элементов описывается настолько подробно, насколько того требует конкретный проект.

Вспомогательные планы включают в себя (список не исчерпывающий):

- План управления содержанием проекта

- План управления расписанием

- План управления стоимостью

- План управления качеством

- План совершенствования процессов

- План управления обеспечением проекта персоналом

- План управления коммуникациями

- План управления рисками

- План управления поставками

Прочие элементы включают в себя (перечень не исчерпывающий):

- Перечень контрольных событий

- Календарь ресурсов

- Базовый план расписания

- Базовый план по стоимости

- Базовый план по качеству

- Реестр рисков

Планирование содержания

 

Планирование содержания – план управления содержанием проекта. Оказывает влияние на общую успешность проекта.

 

 

Рисунок 3.2 Планирование содержания: входы, инструменты и методы, выходы

Планирование содержания:

План управления содержанием проекта

План управления содержанием проекта содержит указания о том, как команда управления проектом будет определять, документировать, проверять, обрабатывать и контролировать содержание проекта.

Элементы плана включают в себя:

- Процесс подготовки подробного описания содержания проекта на основе предварительного описания содержания проекта

- Процесс создания ИСР на основе подробного описания содержания проекта и определения способов поддержания и одобрения ИСР

- Процесс, определяющий формальную процедуру верификации и приемки завершенных результатов поставки проекта

- Процесс, контролирующий обработку запросов на изменения.

Определение содержания

 

Определение содержания – процесс подготовки подробного описания содержания проекта. Подробное описание содержания проекта - главная составляющая успеха проекта.

Основывается на основных результатах поставки, допущениях и ограничениях, зафиксированных в предварительном описании содержания проекта, составленном при инициации проекта. На этапе планирования содержание проекта формулируется и излагается более подробно, так как имеется больше информации о проекте. Анализируются потребности, пожелания и ожидания участников проекта.

 

Рисунок 3.3 Определение содержания: входы, инструменты и методы, выходы

Инструменты и методы

Анализ продукта

Методы преобразования целей проекта в материальные результаты поставки и требования. Анализ проекта включает в себя такие методы, как иерархическая структура продукта, системный анализ, системный инжиниринг, метод оптимизации выгод, анализ стоимости и функциональный анализ.

Выявление альтернатив

Метод создания различных подходов квыполнению проектной работы. Наибольшей популярностью пользуются метод мозгового штурмаи всестороннее рассмотрение вопросов.

Экспертная оценка

Оценка экспертов, для разработки отдельных разделов подробного описания содержания проекта.

Анализ участников проекта

Анализ участников проекта выявляет влияние и интересы различных участников проекта и документирует их потребности, пожелания и ожидания. Затем в рамках анализа производится отбор потребностей, пожеланий и ожиданий, определяется их приоритет и делается их количественная оценка; эти данные используются для формулирования требований.

Определение содержания

Описание содержания проекта

Описание содержания проекта подробно описывает результаты поставки проекта и работы, необходимые для создания этих результатов поставки. Описание содержания проекта дает также общее представление о содержании проекта всем участникам проекта и описывает основные цели проекта. Оно также позволяет команде проекта проводить более детальное планирование и служит ориентиром при выполнении работы. Эффективность управления общим содержанием проекта со стороны команды управления проектом может зависеть от того, насколько подробно и до какого уровня детализации в описании содержания проекта будет определено, как будет выполняться работа и какие работы исключены. Управление содержанием проекта, в свою очередь, может определять, насколько хорошо команда управления проектом может планировать, управлять и контролировать выполнение проекта.

Подробное описание содержания проекта, включает в себя:

- Цели проекта. Цели проекта включают в себя измеримые критерии его успешности. Проекты могут иметь широкий спектр целей – связанных с бизнесом, стоимостью и расписанием проекта, а также технических и качественных целей. Цели проекта могут также включать в себя плановые показатели стоимости, расписания и качества проекта. У каждой цели проекта есть атрибуты (например, стоимость), единица измерения (например, доллар США) и абсолютное или относительное значение (например, не более 1,5 млн. долларов).

- Определение содержания продукта. Описывает характеристики продукта, услуги или результата, для создания которых предпринят проект. Они обычно менее детализированы на ранних фазах проекта и становятся более подробными на поздних фазах по мере постепенного уточнения характеристик продукта.

- Требования к проекту. Описывают условия, которые должны обеспечивать, и возможности, которыми должны обладать результаты поставки проекта для удовлетворения контракта, стандарта, спецификации или других формально обязательных документов.

- Границы проекта. Определяют в целом то, что включается в проект. Явно указывают, что не включается в проект, чтобы исключить ситуацию, когда участник проекта ошибочно считает некоторый продукт, услугу или результат входящими в проект.

- Результаты поставки проекта. Результаты поставки включают в себя создаваемые проектом продукт или услуга, так и побочные результаты, такие как отчеты и документация по управлению проектом.

- Критерии приемки продукта. Определяют порядок и критерии приемки готового продукта.

- Ограничения проекта. Перечисляет и описывает ограничения проекта, связанные с его содержанием и ограничивающие возможность выбора для команды проекта. К ним относятся, например, утвержденный предварительный бюджет или требуемые даты (контрольные события расписания), установленные заказчиком или исполняющей организацией. Когда проект выполняется по контракту, то в качестве ограничений обычно выступают условия контракта.

- Допущения проекта. Перечисляет и описывает допущения проекта, связанные с его содержанием, и потенциальный эффект этих допущений в случае, если они окажутся ложными. Команда проекта периодически идентифицирует, документирует и утверждает допущения в рамках процесса планирования.

- Первоначальная организация проекта. На этом этапе определяются члены команды проекта и участники проекта, а также документально фиксируется организация проекта.

- Изначально сформулированные риски. Перечисляются известные риски.

- Контрольные события расписания. Заказчик или исполняющая организация могут задать контрольные события и требуемые даты их выполнения.

- Ограничение финансирования. Описывает все ограничения, наложенные на финансирование проекта.

- Сметная стоимость. Сметная стоимость проекта представляет собой ожидаемую общую стоимость проекта

- Требования к управлению конфигурацией проекта. Описывают уровень управления конфигурацией и изменениями, реализуемых в проекте.

- Спецификации проекта. Определяют спецификации, которым должен соответствовать проект.

- Требования к одобрению. Определяют требования к одобрению, применяющиеся к таким элементам, как цели проекта, результаты поставки проекта, документы и работа.

Запрошенные изменения

В ходе процесса определения содержания могут вырабатываться запрошенные изменения, затрагивающие план управления проектом и его вспомогательные планов. Запрошенные изменения обрабатываются в рамках процесса общего управления изменениями.

3) План управления содержанием проекта (обновления)

План управления содержанием проекта, составляющая плана управления проектом, может потребовать обновления, а именно включения одобренных запросов на изменение в результате процесса определения содержания.