Системы сбора и выборки информации

Сбор и выборка информации это упорядочивание информации для облегчения дальнейшей работы с ней. Это могут быть программное обеспечение для управления проектами или системы доступа к технической информации и документации, электронные базы данных или картотеки заполняемые вручную.

Способы распространения информации

Распространение информации включает в себя своевременный сбор поступающей информации (обновления, дополнения, нововведения, контроль), обеспечение доступа к ней участников проекта. На протяжении всего жизненного цикла проекта команда должна получать информацию, чтобы у всех было одинаковое видение и понимание происходящих изменений.

Распространение информации проекта может производиться различными способами, например:

PСобрания по проекту, распространение печатных документов, картотеки и сетевые электронные базы данных

PЭлектронное оборудование для коммуникации и проведения конференций (например, электронная почта, факсимильная связь, голосовая почта, телефон, видео и веб-конференции, а также публикация в Интернете).

PЭлектронные инструменты для управления проектом (например, веб-интерфейсы программного обеспечения для управления проектом и расписанием проекта), программное обеспечение для работы виртуального офиса и виртуального собрания, порталы и инструментальные средства управления совместной работой.

Анализ накопленных знаний

Встречи по анализу накопленных знаний направлены на определение успехов и неудач проекта. В процессе обсуждения вырабатываются рекомендации для улучшения работы в проектах в будущем.

Знания выявляются на протяжении всего жизненного цикла проекта основными участниками. Затем все найденное записывается, документируется и размещается в определенном месте. Знания могут относится к техническим, управленческим и процедурным аспектам проекта.

Тематика совещаний, посвященных накопленным знаниям, может различаться. Иногда основное внимание уделяется основным техническим процессам или процессам разработки продукта, в других случаях – процессам, которые способствовали или препятствовали успешному выполнению работ.

Накопленные знания могут оказаться весьма полезным источником информации для будущих команд проектов, и могут способствовать повышению действенности и эффективности управления проектами. К тому же проведение совещаний по анализу накопленных знаний в конце каждой фазы является хорошим средством укрепления команды.

Менеджеры проектов обязаны проводить совещания по анализу накопленных знаний по всем проектам совместно с участием ключевых внешних и внутренних участников проекта, особенно если результаты проекта оказываются ниже запланированных.

Одним из результатов анализа накопленных знаний может стать изменение правил, процедур и процессов принятых в компании.

Распространение информации: выходы

Итогами распространения информации становятся:

P Активы организационного процесса (обновления)

· Документация о накопленных знаниях. Накопленные знания документально оформляются, чтобы их можно было использовать в качестве части исторических баз данных, как для данного проекта, так и для всей организации в целом.

· Документация проекта. К документации проекта могут относиться корреспонденция, записки и документы, содержащие описание проекта. Если возможно, эта информация должна содержаться в систематизированном виде. Члены команды проекта могут также вести персональные записи в книге записей по проекту.

· Отчеты по проекту.

· Презентации проекта. Команда проекта предоставляет информацию о проекте соответственно потребностям получателя этой информации

· Обратная связь с участниками проекта. Информация относительно выполнения операций проекта, получаемая от участников проекта, может распространяться и использоваться для улучшения будущих операций проекта.

· Уведомление участников проекта. Участники проекта могут получать уведомления о решенных проблемах, одобренных изменениях и об общем состоянии проекта.

P Запрошенные изменения

Если процесс распространения информации меняется, то соответствующие изменения вносятся в план управления проектом и в план управления коммуникациями.

Работа с поставщиками

Запрос информации у поставщиков

Запрос информации у поставщиков подразумевает получение от предполагаемых продавцов ответов в виде предложений цены и заявок на удовлетворение требований проекта. Обычно основная часть усилий этого процесса ложится на сторону потенциальных поставщиков, причем это не предполагает дополнительных расходов в проекте или затрат со стороны покупателя.

Рисунок 4.7. Запрос информации у продавцов: входы, инструменты и методы, выходы

Запрашивать информацию у поставщиков можно разными способами. Например такими:

_ Конференции контрагентов

Конференции контрагентов (или конференции подрядчиков, или конференции поставщиков, или предварительные тендерные конференции) – это совещания с потенциальными поставщиками, еще до подготовки предложений с их стороны. Целью таких конференций является обеспечение ясного единообразного понимания предъявляемых требований к предстоящим поставкам (например, технические требования и условия контрактов).

_ Рекламные объявления

Перечень потенциальных поставщиков может быть значительно расширен путем размещения объявлений в средствах массовой информации, например, в газетах или в специализированных изданиях (например, в профессиональных журналах).

_ Составление списка аттестованных поставщиков

команда проекта может также создать такой список по имеющимся у нее источникам. Общая информация широко доступна в Интернете, библиотеках, соответствующих ассоциациях, торговых каталогах и других подобных изданиях. Получение подробной информации о потенциальных поставщиках может потребовать значительных усилий, таких как поездки к поставщикам и опрос прежних клиентов.

Одним из итогов запроса информации у поставщика становятся предложения. Предложения – это подготовленные поставщиком документы, содержащие описания возможностей и намерения продавца поставить продукты, услуги или результаты, указанные в документации по поставкам. Предложения подготавливаются на основании требований, изложенных в соответствующей документации по поставкам, и содержат описания способов выполнения, предусмотренных контрактом требований. Предложение поставщика представляет собой официальную, имеющую юридическую силу оферту, подготавливаемую в ответ на запрос покупателя.

 

Выбор поставщиков

В процессе выбора поставщиков получаются заявки или предложения от продавцов, которые оцениваются на основании выработанных критериев для выбора одного или нескольких поставщиков. Выбранных продавцов можно рассматривать и как квалифицированных или как приемлемых (например по цене). При выборе поставщиков учитывается множество факторов.

Рисунок 4.8 Выбор продавцов: входы, инструменты и методы, выходы