Мониторинг и управление работами проекта

 

Мониторинг и управление – это группа процессов, предназначенная для контроля за исполнением работ, связанных с проектом, т.е. для наблюдения за проектными процессами, связанными с инициацией, планированием, выполнением и закрытием проекта. Мониторинг и управление осуществляется на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная со стадии инициации, заканчивая стадией завершения, административного закрытия, проекта.

Эта группа процессов необходима для контроля эффективности исполнения работ проекта. В рамках этого производится сбор, анализ и распространение информации об эффективности хода работ. При необходимости вносятся улучшения в управление работами проекта.

Процесс мониторинга и управления работами проекта затрагивает следующие моменты:

• сравнение текущего хода исполнения работ проекта с первоначальным планом проекта;
• оценка хода исполнения для выявления моментов, требующих корректирующих или предупреждающих действий, после чего такие действия предписываются как необходимые;
• анализ, отслеживание и мониторинг рисков проекта для своевременного их выявления, отчета об их статусе и контроля выполнения действий реагирования на риски;
• ведение достоверной и актуальной информационной базы вплоть до завершения проекта, касающейся продуктов проекта, и ведение сопутствующей документации для этих продуктов;

• предоставление информации для составления отчетов о текущем состоянии, оценки прогресса и прогнозирования;
• предоставление прогнозов для обновления текущих данных о затратах на выполнение работ и расписании проекта;
• мониторинг обработки одобренных изменений по мере их появления.

 

 

Рисунок № 5.1. Мониторинг и управление работами проекта: входы, инструменты и методы, выходы

В данном разделе авторы методического материала не описывают входы и выходы процессов мониторинга и управления. Инструменты и методы, посредством которых обрабатываются начальные документы и выходят измененные документы и рекомендации к ним в данном разделе расписаны для получения читателем необходимых знаний.

 

Мониторинг и управление работами проекта: инструменты и методы

Методология управления проектами

Методология управления проектами определяет процесс, помогающий команде управления проектом наблюдать и контролировать работу, выполняемую в соответствии с планом управления проектом.

Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектами – это автоматизированная система, используемая командой управления проектом для наблюдения и контроля выполнения операций, запланированных в плане управления проектом. Информационная система управления проектами используется также для создания новых прогнозов по мере необходимости.

Информационной системой может быть программное обеспечение на компьютере, информация, выложенная на сервере организации, различные графики и диаграммы, которые показывают ход выполнения работ проекта. Информационной системой должен пользоваться каждый член команды проекта, когда ему это будет необходимо.

В бизнесе, например, при строительстве здания менеджер проекта не сможет уследить за своими подрядчиками и субподрядчиками, ведь объем работ очень большой (много бригад рабочих, поставок сырья и материалов). Именно поэтому менеджеру проекта будет гораздо легче, если отслеживание информации будет не только по телефону и при личном общении, но и если каждый член команды проекта будет отсылать информацию в едином стандарте на сервер организации-исполнителя. Менеджер проекта, в свою очередь, сможет эту информацию интегрировать, сделать общую отчетность об исполнении и раздать эту информацию всем членам команды, которые должны получить эту информацию.

Метод освоенного объема

Метод освоенного объема предназначен для измерения эффективности проекта от его инициации вплоть до его закрытия. Методология управления освоенным объемом служит также средством прогнозирования эффективности на основе измеренной ранее информации.

Метод освоенного объема подробно рассмотрен в разделе 1.5.1. Управление стоимостью: инструменты и методы.

Если команда по подготовке массовой акции находится на стадии исполнения работ проекта, то на основе информации об исполненных работах и запланированных работах можно сделать анализ, который покажет, что команда сможет провести массовую акцию успешно в срок и с запланированным объемом затрат, или же есть отклонения от запланированного объема работ и реально выполненного объема работ на данную дату. Метод служит сигналом для корректирующих действий. Если команда проекта не успевает в сроки выполнить то, что запланировала, то ей нужно ускориться или сделать некоторые работы параллельно, одним словом работать более эффективно.

В бизнесе, например, при строительстве здания метод освоенного объема дает возможность понять, на сколько по бюджету и срокам команда проекта опережает план работ проекта или отстает от него на конкретную дату. Отставание и опережение выражается в деньгах.

Экспертная оценка

Экспертная оценка используется командой управления проектом для мониторинга и управления работами проекта.

Экспертной оценкой необходимо воспользоваться в том случае, если нет точной информации об интересующих команду проекта характеристик и параметров работы, а на получение такой информации нет времени или другим путем получить ее невозможно. Эксперт, в своей области, может определить примерное количество времени, которое необходимо затратить на работу, когда будет окончена работа при наличии имеющегося объема ресурсов и др.

В бизнесе команда проекта не может узнать когда закончатся работы по заливке фундамента здания, т.к. не имеет опыта в этих работах. Чтобы узнать эту информацию, команда проекта может спросить у прораба или бригадира примерную длительность этой работы.

5.2. Общее управление изменениями

 

Общее управление изменениями производится от начала проекта вплоть до его завершения. Управление изменениями необходимо в силу того, что проекты редко когда выполняются строго в соответствии с планом управления проектом.

В ходе реализации проекта часто возникают непредвиденные обстоятельства, которые невозможно было учесть на стадии инициации и планирования. Эти обстоятельства, риски, подвергают планы корректировке, а команду управления изменениями предпринимать корректирующие действия.

План управления проектом, описание содержания проекта и прочие результаты поставки нужно выдерживать путем аккуратного и непрерывного управления изменениями, либо отклоняя, либо принимая их, так чтобы одобренные изменения попали в отредактированный базовый план. Общее управление изменениями включает в себя следующие операции по управлению изменениями, различающиеся уровнем детализации на основе завершения выполнения проекта:

• Идентификация необходимости появления изменения или факта его появления.
• Оказание влияния на факторы, ограничивающие общее управление изменениями, так чтобы внедрялись только одобренные изменения.
• Рассмотрение и одобрение запрошенных изменений.
• Управление одобренными изменениями по мере их появления путем регулирования потока запрошенных изменений.
• Поддержание целостности базовых планов путем внесения в продукты и услуги только одобренных изменений и поддержания их конфигурации и плановой документации.
• Проверка и одобрение всех рекомендованных корректирующих и предупреждающих действий.
• Контроль и обновление содержания, стоимости, бюджета, расписания проекта и требований к качеству на основе одобренных изменений путем координирования изменений по всему проекту. Например, предлагаемое изменение расписания часто оказывает влияние на стоимость, риск, качество и расстановку персонала.
• Документирование в полном объеме корректировок, вызванных запрошенными изменениями.
• Санкционирование исправлений дефектов.
• Контроль качества проекта по стандартам на основе отчетов о качестве.

Предложенные изменения могут потребовать создания новых или редактирования старых смет, последовательностей плановых операций, дат расписания, требований к ресурсам и анализа альтернатив реагирования на риски. Эти изменения могут потребовать корректировок плана управления проектом, описания содержания проекта или результатов поставки проекта.

Система управления конфигурацией с управлением изменениями обеспечивает стандартизированный и эффективный процесс централизованного управления изменениями в рамках проекта. Управление конфигурацией с управлением изменениями включает в себя идентификацию, документирование и контроль изменений в базовом плане. Применяемый уровень управления изменениями зависит от области приложения, сложности конкретного проекта, контрактных требований, а также контекста и окружению, в которых выполняется проект.

Применение системы управления конфигурацией, включая процессы управления изменениями, достигает три основных цели:

• Создание эволюционного метода последовательной идентификации и запроса изменений по определенным базовым планам и оценки эффективности этих изменений
• Создание благоприятных возможностей для непрерывной ратификации и улучшения проекта путем учета влияния каждого изменения
• Предоставление команде управления проектом механизма последовательного информирования участников проекта обо всех изменениях.

Вот некоторые операции по управлению конфигурацией, входящие в процесс общего управления изменениями:

• Идентификация конфигурации. Обеспечение основы для определения и верификации конфигурации продуктов, маркировки продуктов и документов, управления изменениями и обеспечения учитываемости.
• Учет состояния конфигурации. Сбор, хранение и извлечение данных конфигурации, необходимые для эффективного управления продуктом и информацией о продукте.
• Верификация и аудит конфигурации. Обеспечение выполнения требований к эффективности и функциональности, определенных в конфигурационной документации.

Каждое задокументированное запрошенное изменение должно быть принято или отклонено лицом с соответствующими полномочиями из команды управления проектом или из сторонней организации, представляющей инициатора, спонсора или заказчика. Зачастую в процессе общего управления изменениями задействован Совет управления изменениями, который отвечает за одобрение и отклонение запрошенных изменений. Роли и обязанности этих советов четко определяются в рамках процедур управления конфигурацией и управления изменениями и согласуются спонсором, заказчиком и другими участниками проекта. Во многих крупных организациях Советы управления изменениями имеют многоуровневые структуры с разделением обязанностей. Если проект обеспечивается по контракту, то некоторые предложенные изменения должны быть одобрены заказчиком.

 

 

Рисунок № 5.2. Общее управление изменениями: входы, инструменты и методы, выходы.