Отчетность по исполнению: инструменты и методы

 

Инструменты представления информации

Для подготовки материалов о выполнении проекта для презентации можно использовать пакеты программного обеспечения (например, программы для создания отчетов в виде таблиц, программы для анализа крупноформатных электронных таблиц, программы для создания презентаций) или графические пакеты.

Сбор и сведение воедино информации о выполнении работ

Информация для прогнозов и отчетов об эффективности, состоянии и прогрессе проекта может собираться из разных источников (например, из картотек, электронных баз данных, программного обеспечения для управления проектами) и с помощью систем, предоставляющих доступ к технической документации (например, чертежи, проектные спецификации и планы испытаний).

Совещания по оценке текущего состояния

Совещания по оценке текущего состояния – это плановые регулярные события, имеющие целью обмен информацией по проекту. В большинстве проектов совещания по оценке текущего состояния проводятся с разной частотой и на разных уровнях. Например: команда управления проектом проводит такие собрания еженедельно в своем кругу и ежемесячно с участием представителей заказчика.

Системы регистрации затрат времени

Системы регистрации затрат времени записывают и выдают отчеты о времени, затраченном на выполнение проекта.

Системы отчетности по стоимости

Системы отчетности по стоимости записывают и выдают отчеты о средствах, затраченных на выполнение проекта.

Грамотно и вовремя составленная отчетность – залог успеха будущих проектов. Она является, пожалуй, единственным инструментом, который позволяет учитывать ошибки, допущенные в ходе исполнения нынешнего проекта и по возможности не допускать их в последующих проектах. Вся отчетность обязательно должна анализироваться и храниться.

Приведем пример. Вы работаете в сфере информационных технологий над созданием программы для обработки входящей документации, которая до недавнего времени в фирме заказчика подшивалась в дела и хранилась томами. Заказчик, решив ввести электронный документооборот, заказывает у вас соответствующее программное обеспечение. Вы беретесь за реализацию данного проекта. Выполняете его, но не документируете ни код, ни те проблемы, которые вы допускали в ходе разработки данного софта. Итог. На тестировании эти проблемы всплывают, а вы ничего не можете с ними сделать, поскольку команда проекта уже уволена, а вы не обладаете соответствующими знаниями по созданию подобного рода продуктов.

Обратная ситуация. Вы документировали все, что было связано с созданием данной программы. Вам удалось на стадии тестирования вычленить те проблемы, которые возникли и успешно их устранить за счет привлечения того человека, который отвечал за данную часть программы. В результате, следующий подобный проект вы сможете реализовать быстрее и за меньшие деньги, тем самым, увеличивая собственную прибыль и сокращая время на исполнение.

Документируйте проблемы, документируйте успехи. Документируйте новаторства. Документируйте все, на что упадет ваш взгляд. Это работа на ваше будущее. Не чурайтесь её и вы сможете реализовать гораздо больше успешных проектов.

Управление участниками проекта

 

Управление участниками проекта относится к управлению коммуникациями для удовлетворения потребностей участников проекта и решения возникающих проблем. Активное управление участниками проекта повышает вероятность того, что не произойдет сбоя исполнения проекта из-за нерешенных проблем с участниками проекта, способствует укреплению слаженности работы сотрудников, а также снижает вероятность нарушения нормального хода исполнения проекта. Обычно управление участниками проекта входит в обязанности менеджера проекта.

 

 

Рисунок 5.20 Управление участниками проекта: входы, инструменты и методы, выходы

 

Управление участниками проекта: инструменты и методы

 

Методы коммуникации

В управлении участниками проекта используются методы коммуникации, определенные для каждого участника проекта в плане управления коммуникациями. Наиболее эффективным методом коммуникации и решения проблем участников проекта является организация совещаний с их участием. Если совещания с участием конкретных участников проекта по каким-либо причинам невозможно или нецелесообразно организовать (например, при реализации международных проектов), для обмена информацией и ведения диалогов можно использовать телефонную связь, электронную почту и другие средства коммуникации.

Журналы регистрации проблем

Журнал регистрации проблем или журнал записей типа проблема-действие – это инструмент, который можно использовать для документального оформления и мониторинга решений возникающих проблем. Возникающие проблемы обычно не достигают такого уровня, чтобы стать отдельным проектом или операцией, но их решение необходимо для поддержания конструктивных рабочих взаимоотношений между различными участниками проекта, включая членов команды проекта. Проблема формулируется и излагается таким образом, чтобы она могла быть решена. Определяется лицо, поставившее проблему, и обычно назначается срок, в течение которого она должна быть решена. Нерешенные проблемы могут стать серьезным источником конфликта и задержек в исполнении проекта.