Организационные диаграммы и назначения по проекту

Целью использования данного инструмента является возможность добиться того, чтобы для каждого пакета работ был назначен один ответственный за его исполнение и чтобы каждый член команды четко понимал свою роль и ответственность.

Иерархические диаграммы. Для отображения позиций и взаимоотношений в графическом формате сверху вниз можно использовать структуру обычной организационной диаграммы.

1. Организационная структура (ОС) внешне похожа на ИСР, но организована она в соответствии с имеющейся структурой подразделений организации (отделов, групп или команд). Под каждым отделом указан список операций проекта или пакета работ. Таким образом, можно увидеть всю ответственность в проекте для данного функционального отдела (например, отдела информационных технологий или отдела закупок) в одном месте рядом с названием отдела.

2.Иерархическая структура ресурсов (ИСР) используется для разбиения проекта по типам ресурсов. Например, ИСР может отобразить всех сварщиков и сварочное оборудование, используемое при строительстве судна, несмотря на то что они разбросаны по различным ответвлениям ОС или ИСР. ИСР может быть полезна при контроле стоимости проекта и может быть организована согласно бухгалтерской системе, действующей в организации. ИСР может содержать и иные категории ресурсов.

Матричные диаграммы. Матрица ответственности (МО) используется для отображения связей между выполняемыми работами и членами команды проекта. Матричный формат, иногда также называемый табличным форматом, позволяет увидеть все операции, назначенные к выполнению определенному человеку, или отобразить всех людей, принимающих участие в выполнении определенной операции.

Рисунок Матрица ответственности (МО).

 

Название проекта:
Менеджер проекта:
Инструкции:
О – ответственный	Полностью отвечает за успех и провал данной работы
П – принимает участие	Активно участвует в выполнении этой работы
К – контролирует	Проверяет качество полученных результатов
И – Информирует	Передает исполнителю этой работы входную информацию
У - утверждает	Утверждает документы
Название задачи	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.	Ф.И.О.
Менеджер проекта	Спонсор/ заказчик	Команда управления проектом	Руководитель совета по управлению изменениями	Финансист	Руководитель подразделения
Лидер группы 1	Лидер группы 2	Лидер группы 3

 

Рис. 3.30 Матрица ответственности

 

Распределение ролей и ответственности.

При распределении ролей и ответственности, необходимых для выполнения проекта, следует отразить следующие моменты:

Должность – определяет основные обязанности сотрудника, обусловленные повседневной деятельностью.

Проектная роль – определяет обязанности и уровень полномочий сотрудника (или группы) в конкретном проекте.

 

Основные роли проекта:

Спонсор проекта: решает проблемы проекта на высшем уровне, обеспечивает проект на высшем уровне, утверждает цели и изменения плана и т.д.

Менеджер проекта: осуществляет планирование, организация, управление взаимодействием исполнителей, контроль за ходом проекта, принятие корректирующих мер.

Функциональный руководитель: проводит детальное планирование работ проекта в своем подразделении, соблюдение технологий и обеспечение качества результатов проекта.

Координатор: Организует информационного обмена, управление информационным обменом, обеспечение процесса принятия решения и т.п.

Заказчик (владелец результата проекта): правильно определяет цели проекта и принимает результат.

 

Спонсор проекта	Бизнес-цели, бюджет
Менеджер проекта	Выполнение плана проекта
Функциональный руководитель	Качество и своевременность работ проекта
Функциональный лидер	Координация работ проекта в подразделении
-------------	----------------
-------------	----------------

 

Рис. 3.31 Ключевые роли в проектах

 

План управления обеспечением проекта персоналом содержит описание, когда и как должны выполняться требования по обеспечению человеческими ресурсами. План управления обеспечением проекта персоналом включает:

· Набор персонала.

· Расписание (временные рамки задействования членов команды проекта).

· Критерии освобождения ресурсов.

· Обучение персонала.

· Поощрение и премирование.

· Соответствие (нормативным актам, условиям договоров с профсоюзами и другим правилам, касающихся человеческих ресурсов).

· Безопасность (нормы и правила по защите членов команды проекта от несчастных случаев).

 

Планирование коммуникаций

Планирования коммуникаций – процесс определения потребностей участников проекта в информации, а также определение эффективных средств для удовлетворения этих потребностей.

На данном этапе планирования выполняются следующие операции:

· Анализ внутренних и внешних информационных потребностей участников проекта

· Определение типа и содержания информации, необходимой участникам проекта, и анализ ценности этой информации

· Определение сроков и регулярности предоставления информации

· Определение, кто будет предоставлять информацию

· Выбор средств коммуникации

· Разработка Плана управления коммуникациями

 

 

Рис.3.32 Планирование коммуникаций: входы, инструменты и методы, выходы