Подтверждение содержания: Инструменты и Методы

Инспекция включает в себя такие операции, как измерение, изучение и проверка, и служит для определения соответствия работ и результатов поставки требованиям и критериям приемки продукта. Инспекции называются различными терминами: "проверка", "проверка продукта", "аудит" и "сквозной контроль" В некоторых областях приложения эти термины имеют более узкий или специфический смысл.

При организации массовой акции на стадии завершения планирования, лидер направления может провести инспекцию подготовленных документов, т.е. изучить их полностью, опросить каждого из членов команды проекта (тех, кто готовит массовую акцию) о работах, которые они должны выполнить, куда и зачем будет тратиться бюджет акции, четкое понимание идеологического обоснования акции и др. Полная проверка, инспекция, даст лидеру направления представление о ходе подготовки массовой акции, и если он убедится что все в порядке, то даст добро для перехода от стадии планирования к стадии исполнения, если нет, то поручит доработать то, что на его взгляд не достаточно ясно.

В любой коммерческой организации примером инспекции может послужить аудит финансовых документов, когда специальная комиссия проводит свод и анализ всей финансовой документации, проверяет по ней наличие или отсутствие тех или иных материалов на складе. И если все показатели финансовых документов сходятся с тем, что есть на складе, то никаких претензий к коммерческой организации не предъявляется. Если же есть отклонения, то дается время на исправление ошибок или к организации применяются более жесткие меры, вплоть до ее ликвидации, в зависимости от суммы расхождений.

5.4. Управление содержанием

Управление содержанием проекта заключается в воздействии на факторы, создающие изменения содержания проекта, и контролировании производимого этими изменениями эффекта. Управление содержанием призвано обеспечить, чтобы все запрошенные изменения и рекомендованные корректирующие действия проходили через процесс общего управления изменениями.

Управление содержанием проекта используется также для управления текущими изменениями по мере их появления; оно интегрировано в остальные процессы управления. Неконтролируемые изменения часто называют также сдвигом содержания проекта. Изменения в любом случае неизбежны, и поэтому необходим процесс управления изменениями.

Если в процессе планирования или исполнения меняется содержание массовой акции, то процесс формального документирования и уведомления об этих изменениях должен проходить по общепринятым алгоритмам формальных процедур. Например, чтобы внести изменение в содержание массовой акции ответственному (менеджеру проекта) необходимо согласовать это изменение с командой проекта и утвердить его у лидера направления.

 

 

Рисунок № 5.4. Управление содержанием: входы, инструменты и методы, выходы.

 

5.4.1. Управление содержанием: Инструменты и Методы

Система управления изменениями

Система управления изменениями содержания проекта, документально оформленная в плане управления содержанием проекта, определяет процедуры, посредством которых могут быть изменены содержание проекта и содержание продукта. Эта система включает в себя документацию, системы отслеживания и уровни одобрения, необходимые для авторизации изменений.

Например, если необходимо изменить какие-то параметры продукта, то менеджер проекта должен согласовать это изменение в устной форме с руководством исполняющей организации, внести письменный запрос на изменение продукта к заказчику, получить письменное подтверждение на изменение, а потом уведомить всех участников проекта об изменении содержания.

Для контроля содержания проекта система управления изменениями содержания интегрируется с любой информационной системой общего управления проектом. Когда проект выполняется по контракту, управление изменениями содержания должно быть согласовано со всеми соответствующими условиями контракта.

Анализ отклонений

Для оценки величины отклонений используются измерения эффективности проекта. Важные аспекты контроля содержания проекта включают в себя определение причины отклонений по сравнению с базовым планом по содержанию и принятие решения о необходимости корректирующих действий.

Анализ отклонений подробно описан в разделе 1.5.1. Управление стоимостью: инструменты и методы. Методы определения причин отклонений подробно описаны в разделе 1.6.1. Процесс контроля качества: инструменты и методы.

3 Корректировка планов

Одобренные запросы на изменения, оказывающие влияние на содержание проекта, могут потребовать изменений ИСР и словаря ИСР, описания содержания проекта и плана управления содержанием проекта. Эти одобренные запросы на изменения могут потребовать обновления компонентов плана управления проектом.

Если при организации массовой акции возникли непредвиденные трудности, или наступили ожидаемые риски, например подрядчик по изготовлению листовок не успевает изготовить необходимое количество листовок в срок, то команда проекта должна внести корректировки в план содержания проекта, например привести не 200 человек, а 150, или раздавать листовки постепенно, по мере их изготовления а не все в один день.

При строительстве здания могут наступить заморозки, которые помешают подрядной организации вовремя залить фундамент. Команда проекта, таким образом, должна внести корректировки в план содержания проекта, например перенести дату сдачи здания в эксплуатацию, т.к. все работы сдвинутся, или, после заливки фундамента, нанять дополнительную бригаду рабочих, чтобы выполнить работы в срок.