Анализ измерения эффективности

Метод анализа измерения эффективности помогает установить величину любых отклонений. Метод освоенного объема (МОО) состоит в том, что совокупный объем плановой стоимости выполненных работ (полученный) первоначального расчетного бюджета сравнивается как с данными плановой стоимости запланированных работ (план), так и с данными фактической стоимости выполненных работ (факт). Этот метод наиболее пригоден для управления стоимостью, ресурсами и производством.

Важной частью управления стоимостью является определение причин, вызывающих отклонения, размеры отклонений и понимание того, нужно ли предпринимать корректирующие действия в отношении отклонений. Метод освоенного объема подразумевает использование базового плана по стоимости, являющегося частью плана управления проектом, для оценки хода выполнения проекта и определения величины образовавшегося отклонения. При использовании метода освоенного объема необходимо рассчитывать следующие ключевые значения для каждой плановой операции, пакета работ и контрольного счета:

• Плановый объем (ПО) Плановый объем – это бюджетная стоимость работы, которая согласно расписания должна быть выполнена в результате операции или элемента ИСР к определенному сроку.

 

Дата	Статьи расходов	Плановая стоимость запланированных работ, руб
17.05.2007	- проезд руководителей до Москвы - купленные канцтовары	Итог: 203000 Освоенный объем:203000
18.05.2007	- оплата автобусов - оплата работы преподавателя - проживание людей в пансионате	Итог: 131250 Освоенный объем: 334250
19.05.2007	- оплата работы преподавателя - проживание людей в пансионате	Итог: 145000 Освоенный объем:479250
20.05.2007	- оплата работы преподавателя - проживание людей в пансионате - оплата автобусов - проезд руководителей до городов	Итог: 321250 Освоенный объем: 800500

 

Рис. № 5.7. Таблица запланированной стоимости проекта.

• Освоенный объем (ОО) Освоенный объем – это указанный в бюджете объем работы, действительно выполненный в результате плановой операции или элемента ИСР в течение определенного периода времени.
• Фактическая стоимость (ФС) Фактическая стоимость – это общая стоимость выполнения работы в результате плановой операции или элемента ИСР в течение определенного периода времени. Фактическая стоимость по определению и масштабу должна соответствовать тому, что в бюджете определено для планового объема и освоенного объема (например: только прямые затраты рабочего времени, только прямые затраты или все затраты, включая непрямые

 

Дата (по плану)	Статьи расходов	Плановая стоимость запланированных работ, руб.	Фактическая стоимость выполненных работ
17.05.2007	- проезд руководителей до Москвы - купленные канцтовары	Итог: 203000 Освоенный объем:203000	Итог: 253500 Освоенный объем: 253500
18.05.2007	- оплата автобусов - оплата работы преподавателя - проживание людей в пансионате	Итог: 131250 Освоенный объем: 334250	Итог: 116250 Освоенный объем: 369750
19.05.2007	- оплата работы преподавателя - проживание людей в пансионате	Итог: 145000 Освоенный объем:479250	Итог: 130000 Освоенный объем: 499750
20.05.2007	- оплата работы преподавателя - проживание людей в пансионате - оплата автобусов - проезд руководителей до городов	Итог: 321250 Освоенный объем: 800500	Итог: 346250 Освоенный объем: 846000

 

Рис № 5.8. Таблица фактической стоимости выполненных работ по проекту

 

 

• Прогноз до завершения (ПДЗ) и прогноз по завершении (ППЗ). Разработка прогноза до завершения и прогноза по завершении описана в следующем методе прогнозирования. Значения планового объема, освоенного объема и фактической стоимости используются в сочетании для определения измерения эффективности, а также для определения, выполнена или нет работа в плановом порядке и в предусмотренные планом сроки. Наиболее широко используемыми показателями являются отклонение по стоимости и отклонение по срокам. По мере приближения проекта к завершению, величины отклонений по стоимости и по срокам снижаются. Это объясняется компенсационным эффектом, вызванного тем, что к этому времени большее количество работ оказываются выполненными. В плане управления стоимостью можно указать заранее установленные допустимые значения отклонений, которые будут снижаться по мере приближения проекта к окончанию.
• Отклонение по стоимости (ОПС). Отклонение по стоимости (ОПС) представляет собой разность освоенного объема (ОО) и фактической стоимости (ФС). Отклонение по стоимости, образовавшееся на момент окончания проекта, представляет собой разницу между бюджетом по завершении и фактически понесенными затратами.

 

ОПС в данном примере на момент завершения = 800500 – 846000 = -45500

Знак минус означает, что в отношении базового плана мы перерасходовали 45500 руб.

• Отклонение по срокам (ОСр). Отклонение по срокам (ОСр) представляет собой разность между освоенным объемом (ОО) и плановым объемом (ПО). В конечном итоге, значение отклонения по срокам будет равно нулю, поскольку на момент завершения проекта все плановые показатели будут уже получены. Эти две величины, ОПС и ОСр, могут быть преобразованы в показатели эффективности, отражающие исполнение стоимости и сроков в проекте.

 

ОСр = 846000 – 800500 = 45500

Эта цифра означает, что команда проекта опоздала на дату завершения проекта на 45500 руб., т.е. время выражено в стоимостном эквиваленте, хотя фактическая дата завершения проекта совпала с плановой. Однако, если рассчитать по этой формуле 17.05.2005, то получим цифру – 50500 руб. Знак минус означает, что мы опережаем события на 50500 руб. в денежном эквиваленте, в данном случае опередили расход средств, но запланированный объем работы на эти средства не достигли..

• Индекс выполнения стоимости (ИВСТ). Если индекс выполнения стоимости (ИВСТ) меньше 1,0, то это означает, что фактическая стоимость превысила плановую. Если индекс выполнения стоимости (ИВСТ) больше 1,0, то это означает, что фактическая стоимость оказалась меньше плановой. ИВСТ равен отношению ОО к ФС. ИВСТ является наиболее часто используемым показателем экономической эффективности.

 

ИВСТ 17.05 = 203000/253500 = 0,8

ИВСТ 18.05 = 131250/116250 = 1,13

 

• Совокупный ИВСР (СИВСР). Совокупный ИВСР широко используется для составления прогнозов стоимости проектов на момент завершения. СИВСР равен сумме периодически освоенных объемов () деленной на сумму отдельных фактических стоимостей (). Формула:

 

СИВСР 17.05 = 203000/253500 = 0,8 (перерасходуем деньги)

СИВСР 18.05 = 334250/369750 = 0,85 (перерасходуем деньги)

СИВСР 19.05 = 479250/499750 = 0,96 (перерасходуем деньги)

 

• Индекс выполнения сроков (ИВСР). ИВСР совместно со статусом расписания используется для определения прогнозируемой даты завершения проекта, а также иногда совместно с ИВСР используется для оценки прогнозируемых показателей на момент завершения проекта. ИВСР равен отношению ОО к ПО.

ИВСР 17,05 = 203000/203000 = 1 (если команда проекта будет работать с такой же эффективностью и дальше, то она закончит проект в срок)

 

 

Рис. № 5.9. Таблица графического отчета по исполнению

 

Метод освоенного объема в различных своих формах – это наиболее широко распространенный метод определения измерения эффективности. Он объединяет параметры содержания проекта, стоимости (или ресурсов) и сроков, которые помогают команде управления проектом оценить эффективность исполнения проекта

Прогнозирование

Прогнозирование включает в себя оценку или описание условий, которые возникнут в будущем проекта, на основании информации и знаний, доступных на момент прогнозирования. По мере выполнения проекта прогнозы создаются, обновляются и переиздаются на основе поступающей информации об исполнении работ. Информация об исполнении работ касается прошлого опыта проекта и той информации, которая может повлиять на проект в будущем, например: прогноз по завершении и прогноз до завершения.

Такие параметры метода освоенного объема, как бюджет по завершении, фактическая стоимость на определенную дату и показатель эффективности совокупного индекса выполнения сроков используются для расчетов прогнозов до завершения и прогнозов по завершении, где бюджет по завершении (БПЗ) равен значению общего планового объема на момент завершения плановой операции, пакета работ, контрольного счета или другого элемента ИСР.

 

БПЗ = общий совокупный ПО на момент завершения

 

Методы прогнозирования помогают определить стоимость или объем работ, необходимых для выполнения плановых операций, который называется прогнозом по завершении (ППЗ). Метод прогнозирования также помогает определить прогноз до завершения (ПДЗ), который является оценкой стоимости для завершения оставшейся части работ плановой операции, пакета работ или контрольного счета. Поскольку метод освоенного объема определения ППЗ и ПДЗ является быстрым и автоматическим методом, он уступает в точности и значимости выполненному вручную прогнозу, касающемуся количества работы, которую осталось выполнить команде проекта. Метод прогнозирования ПДЗ, основанный на прогнозе до завершения, предоставляемым исполняющей организацией, является:

• ПДЗ основан на новой оценке. ПДЗ равен исправленной оценке оставшейся части работ в соответствии с данными, предоставленными исполняющей организацией. Эта более точная и полная оценка является независимым и непредумышленным прогнозом до завершения по всем оставшимся работам и учитывает экономическую эффективность, либо производительность ресурса(ов) на определенную дату. В качестве альтернативы вышеуказанному, для составления прогноза до завершения при помощи данных освоенного объема, обычно используются две формулы:

- ПДЗ, основанный на нетипичных отклонениях. Этот подход чаще всего используется тогда, когда текущее отклонение считается нетипичным, и команда проекта полагает, что подобные отклонения не будут иметь места в будущем. ПДЗ равен бюджету по завершении (БПЗ) минус совокупный освоенный объем на определенную дату ().

ПДЗ = (БПЗ – )

Рисунок № 5.10. ПДЗ, основанный на нетипичных отклонениях

- ПДЗ, основанный на типичных отклонениях. Этот подход чаще всего используется тогда, когда текущие отклонения считаются типичными и команда проекта полагает, что подобная картина сохранится в будущем. ПДЗ равен бюджету по завершении (БПЗ) минус совокупный освоенный объем () (оставшаяся часть планового объема), деленного на совокупный индекс выполнения стоимости ().

 

 

 

Рис. № 5.11. Графический отчет прогноза до завершения

 

ППЗ (прогноз по завершении) – это прогноз наиболее правдоподобного общего значения, основанный на эффективности проекта и количественном выражении рисков. ППЗ представляет собой запланированную или предусмотренную проектом итоговую оценку плановой операции, элемента ИСР или проекта на момент завершения определенных работ по проекту. Один из методов ППЗ основан на использовании данных прогноза по завершении, предоставляемых исполняющей организацией:

• ППЗ с использованием новой оценки. ППЗ равен фактической стоимости на определенную дату (ФСД) плюс новый ПДЗ, предоставленный исполняющей организацией. Этот подход чаще всего используется тогда, когда предшествующий ход исполнения показывает, что первоначальные допущения, на которых была основана оценка, фундаментально ошибочны, или тогда, когда эти допущения перестают быть справедливыми в силу изменения условий выполнения проекта.

ППЗ = ФСД + ПДЗ

Два наиболее распространенных метода составления ППЗ с использованием данных освоенного объема (ОО) представляют собой варианты следующих прогнозов:

- ППЗ с использованием оставшегося бюджета. ППЗ равен фактической стоимости на определенную дату () плюс бюджет, необходимый для выполнения оставшейся части работ, являющийся бюджетом по завершении (БПЗ), минус освоенный объем (ОО). Этот подход наиболее часто используется тогда, когда текущее отклонение считается нетипичным, и команда проекта полагает, что подобные отклонения не будут иметь места в будущем.

 

Рисунок № 5.12 ППЗ с использованием оставшегося бюджета

 

- ППЗ с использованием СИВСР. ППЗ равен фактической стоимости на определенную дату (), плюс бюджет, необходимый для завершения оставшейся части работ, являющегося бюджетом по завершении за минусом освоенного объема (ОО), деленного на фактор исполнения (обычно СИВСР). Этот подход наиболее часто используется тогда, когда текущее отклонение считается типичным и команда проекта полагает, что подобная картина сохранится в будущем.

 

 

Рисунок № 5.13. ППЗ с использованием СИВСР

 

Каждый из этих подходов может быть правильным для какого-либо конкретного проекта; с его помощью команда управления проектом получит сигнал в том случае, если оценка согласно прогнозу по завершении выйдет за допустимые пределы.