Отношения между участниками проекта и проектом

Иногда выявить участника проекта довольно сложно. Например, рабочий сборочной линии, чей профессиональный рост на предприятии зависит от результата проекта разработки нового продукта, тоже является участником проекта. Незнание ключевых участников проекта может привести к большим сложностям при исполнении проекта.

Определяя ключевых участников, следует ответить на следующие вопросы:

· Что изменится в результате реализации проекта?

· Чьи интересы затрагиваются (плюсы/минусы) в ходе реализации проекта или его результатами?

· Кто выделяет ресурсы для реализации проекта

· Кто будет реализовывать проект.

К ключевым участникам любого проекта относятся:

Менеджер проекта. Лицо, ответственное за управление проектом.

Заказчик/пользователь. Лицо или организация, которые будут использовать продукт проекта. Иногда заказчик и пользователь совпадают, в то время как в других под потребителем подразумевается юридическое лицо, получающее продукты проекта, а под пользователями – тех, кто будет непосредственно использовать продукт проекта.

Исполнитель. Исполняющая организация, чьи сотрудники непосредственно участвуют в исполнении проекта.

Члены команды проекта. Группа, которая выполняет работы по проекту.

Команда управления проектом. Члены команды проекта, непосредственно занятые в управлении его операциями. Следует понимать, что в небольших проектах КП и КУП могут совпадать.

Спонсор. Лицо или группа лиц, предоставляющая финансовые ресурсы – деньгами или в натуральном выражении (оборудование, помещения) – для проекта.

Источники влияния. Лица или группы, которые напрямую не связаны с получением или использованием продукта проекта, но которые, в связи с их положением в организации-заказчике или исполняющей организации, могут положительно или отрицательно повлиять на ход выполнения проекта.

Офис управления проектом. Если в исполняющей организации имеется этот офис, он может быть участником проекта, если он несет прямую или непрямую ответственность за результаты проекта.

Следует учитывать, что каждый участник (их группа) по-своему заинтересованы в проекте, что может породить конфликт интересов.

Наиболее часто эти конфликты возникают между заказчиком и исполнителем, спонсором и командой проекта.

Например, глава департамента, заказавшего новую информационную систему, может быть заинтересован в экономии денег, специалист по созданию системы – в техническом совершенстве, исполнитель получивший заказ на программирование системы – в получении максимальной прибыли.

Именно менеджер проекта, связывая стороны с разнонаправленными интересами, обеспечивает разумный баланс интересов.

При этом следует понимать, что в сложных, безвыходных ситуациях решающее значение имеет мнение заказчика.

Перечисление или классификация участников – это, главным образом, способ выявить тех лиц и те организации, которые рассматривают себя в качестве участников проекта. Роли и ответственности участников могут перекрываться, например, в том случае, когда проектная организация обеспечивает финансирование завода, который сама же и проектирует.

Менеджеры проекта должны управлять ожиданиями участников проекта, что может быть достаточно сложно, так как у участников проекта могут быть разные или противоположные цели. Например: владелец проекта по сооружению объекта недвижимости может быть в первую очередь заинтересован в своевременном завершении строительства, местные органы власти – в получении максимальных налогов, группа защитников окружающей среды – в минимизации негативного воздействия на окружающую среду, а живущие поблизости местные жители могут надеяться на перенесение строительства в другое место.

Участники (как и субъекты среды) могут оказывать положительное или отрицательное влияние на проект. Положительно влияющие участники – это обычно те, кому выгодно успешное завершение проекта, тогда как отрицательно влияющим участникам успешное завершение проекта представляется нежелательным. Например, деловые круги общества, которое выиграет от проекта индустриального развития, могут быть положительно влияющими участниками, так как они видят экономическую пользу успешного проекта для общества. Наоборот, группы по защите окружающей среды могут быть отрицательными участниками, если они считают, что проект вредит природе. В интересах положительно влияющих участников будет помощь осуществлению проекта, например, в получении необходимых разрешений. Действия отрицательно влияющих участников могут заключаться в препятствовании осуществлению проекта путем требования более тщательных экологических инспекций, в данном случае. Команда проекта часто не обращает внимания на отрицательно влияющих участников, тем самым рискуя провалить проект.

Как уже было отмечено, менеджеру проекта необходимо постоянно следить за окружением проекта, ключевыми участниками и пытаться воздействовать на них для более эффективной реализации проекта или предотвращения появления препятствий на пути к желаемому результату.

Один из инструментов определения возможностей воздействовать на проект субъектами среды – матрица влияния.

 

		Влияние
		Слабое	Среднее	Сильное
Отношение	Положительное
Нейтральное
Отрицательное

 

Рис. 1.7 Матрица влияния

 

В данном случае уровни горизонтали характеризуют влияние различных участников на проект (слабое, среднее и сильное), а вертикальные столбцы – отношение участников к проекту (негативное, нейтральное, позитивное).

Внеся участников проекта, а также отдельных субъектов окружения в эту таблицу, менеджер должен понять, как скажется на проекте сочетание влияния и отношения участников. И если какая-то фигура имеет сильное влияние, но нейтральное отношение, надо постараться воздействовать на нее и улучшить отношение. А если это не возможно, то постараться ослабить ее влияние.

Таким образом, участвуя в реализации любого проекта, и уж тем более, являясь его менеджером необходимо четко определять окружение проекта, выделять его ключевых участников, поскольку это во многом определяет ход реализации проекта и успешность его в целом.

 

ИНИЦИАЦИЯ

Понятие и задачи фазы инициации

Инициация – стадия процесса управления проектом, результатом которой является санкционирование начала проекта или очередной фазы жизненного цикла.

Основные задачи стадии инициации: определить цели и масштаб проекта, утвердить менеджера и команду проекта, определить примерный перечень работ, необходимого оборудования и материалов, определить основные условия (ограничения) реализации проекта, процедуры сотрудничества, основные промежуточные результаты и примерный перечень рисков проекта.

Фактически указанная цель достигается путем разработки двух основных документов, закрепляющих и формализующих результаты стадии инициации: Устава проекта ( формально авторизующего проект или фазу проекта), и п редварительного описания содержания проекта (включающего в себя самое общее изложение содержания проекта).

 

Разработка Устава проекта

Устав проекта является документом, формально инициирующим проект. Он наделяет менеджера проекта полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта. Менеджер проекта определяется и назначается как можно раньше. Менеджера проекта необходимо всегда назначать до начала планирования и желательно на этапе разработки устава проекта.

Устав проекта составляется инициатором проекта или спонсором, не входящим в организацию-исполнителя проекта и имеющим достаточные полномочия для финансирования проекта.

Причины инициации проектов:

- потребность рынка;

- производственная;

- потребность заказчика;

- технический прогресс;

- юридические ограничения или;

- общественная.

Главной идеей всех этих стимулов является то, что руководство должно решать, какой должна быть ответная реакция на эти стимулы и какие проекты следует выбрать и зафиксировать в уставах.

При выборе проекта из нескольких вариантов (путей достижения желаемого результата) оцениваются следующие основные характеристики проекта:

- сроки реализации;

- объем и доступность необходимых для реализации ресурсов;

- масштаб и объем необходимых работ для обеспечения получения продукта требуемого качества;

- вероятность успеха и уровень риска

Понятие выбора проекта также относится к выбору альтернативных способов выполнения проекта. Создание устава проекта является звеном, соединяющим проект с текущей работой организации. В некоторых организациях устав проекта формально составляется и проект инициируется только после того как выполняется оценка потребностей, составляется анализ осуществимости, предварительный план или аналогичная форма анализа, которая инициируется отдельно. Разработка устава проекта в первую очередь связана с документальным оформлением производственной необходимости, обоснованием проекта, текущим пониманием потребностей заказчика и нового продукта, услуги или результата, призванными удовлетворить эти потребности.

В свою очередь устав проекта можно назвать пакетом документов, которые необходимы для реализации проекта. В устав проекта могут входить:

- технико-экономическое обоснование;

- разрешительные и одобряющие проект документы;

- проектно-сметная документация и др.

В зависимости от самого проекта перечень документов будет разным, но основным условиям наличия таких документов будет являться то, что необходимо для того, чтобы проект был воплощен в реальность и достигнута основная цель. Всю необходимую документацию можно объединить в единый документ. Далее приведен пример с необходимыми требованиями по созданию устава проекта.

 

Название проекта	:
Цель проекта	:	SMART То, на что направлены работы, результат, которого следует достичь, продукт, который необходимо произвести или услуга, которую необходимо оказать.
Сроки	:	Цели проекта могут включать в себя плановые показатели стоимости, расписания и качества проекта.
Бюджет	:
Ограничения проекта	:	Состояние, качество или сдерживающие факторы, влияющие на определенный образ действия или бездействия. Условие, внутреннее или внешнее, влияющее на ход исполнения проекта или процесса.
Ограничение на сроки	:	Это указание предельных сроков для расписания проекта, которые влияют на планирование операций; обычно даются в виде фиксированных требуемых дат.
Ограничение на стоимость	:	Это указание предельных сумм бюджета проекта, таких, как текущие доступные средства
Ограничения на ресурсы	:	Указание предельно допустимого использования ресурсов, например, наличие определенных специализаций или навыков и доступность определенных ресурсов в течение указанного промежутка времени.
Требования к проекту	:	Результаты анализа потребностей, пожеланий и ожиданий всех участников проекта. Эти результаты преобразуются в перечень требований с присвоенным каждому требованию приоритетом. Это могут быть требования контрактов, стандартов, сертификаций или других обязательных документов.
Допущения	:	Это факторы, которые для целей планирования считаются верными, реальными или определенными без каких-либо доказательств.
Определение содержания продукта	:	Необходимо описать параметры продукта, требования к нему, качество и сорт.
Причина инициации проекта	:	Описание, почему возникла потребность в проекте.
Менеджер проекта	:	Имя менеджера проекта и уровень его полномочий.
Спонсор проекта (Заказчик)	:	Наименование организации, которая выделяет деньги на проект.
Функциональные организации, отношения между ними	:	Перечисление всех функциональных организаций и функциональных руководителей, определение того, чем они занимаются в проекте и как между собой взаимодействуют.
Контрольные события расписания	:	Значительное событие в расписании проекта, дата, когда будет проводиться контроль и мониторинг проекта.

 

Рис. 2.1 Содержание устава проекта

 

В многофазных проектах частью процесса разработки устава является утверждение на последующих фазах решений, принятых при первоначальной подготовке устава проекта. При необходимости в рамках этого процесса происходит авторизация следующей фазы проекта и внесение в устав изменений и дополнений.

Схематично процесс разработки устава проекта можно изобразить следующим образом:

 

Рис. 2.2 Разработка устава проекта

 

Здесь входы – те материалы, информация, на основании которых, при помощи указанных инструментов и методов (то есть фактически – конкретных действий), происходит выработка конечного результата фазы– выхода.