Загальні проблеми службового контролю. Регламентація

Контроль для менеджера – це те, що дозволяє утримувати працівників у певних рамках. Але це не зовсім так. Контроль – це процес забезпечення досягнення організацією своєї мети. Процес контролю складається із встановлення стандартів, вимірювання фактично досягнутих результатів i корегування у тому випадку, коли досягнуті результати суттєво відрізняються від встановлених стандартів.

Функція контролю – це здатність управління, виявити проблеми i відповідно скорегувати діяльність організації до того, як ці проблеми переростуть в кризу. Будь-яка організація, безумовно, здатна вчасно фіксувати свої помилки i виправляти їх до того, як вони нашкодять досягненню мети організації.

Контроль – це одне з найважливіших управлінських завдань. Єдине із завдань, що вище рангом, – це постановка або узгодження мети. Потрібно зазначити: якщо не доводити мету до своїх підлеглих, то й нема що контролювати.

Що ж таке контроль? Це постійне порівняння того, що є, з тим, що повинно бути. Це знання своєчасно повинно стати надбанням інших.

Контроль необхідний для підтримання успіху. Іншими словами, один з важливих аспектів контролю полягає в тому, щоб визначити, якi саме напрямки діяльності організації допомагали найбільш ефективно досягати її спільних цілей.

Широта контролю. Контроль – це дуже важлива i складна функція управління. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку слід враховувати в першу чергу, полягає в тому, що контроль повинен бути узагальнюючим. Контроль не може залишатися прерогативою виключно менеджера, призначеного „контролером”, i його помічників. Контроль є фундаментом процесу управління. Ні планування, ні створення організаційних структур, ні мотивацію не можна розглядати у відриві від контролю. Контроль за результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку – оптимізації трудового процесу. Ви виявляєте, чи було досягнуто поставленої мети, i вносите необхідні корективи.

Види контролю

Попередній контроль. Деякі найважливіші види контролю організації можуть бути замасковані серед iнших функцій управління. Наприклад, планування i створення організаційних структур рідко відносять до процедури контролю. Але вони все ж таки дозволяють здійснювати попередній контроль за діяльністю організації. Цей вид контролю називається попереднім тому, що здійснюється до фактичного початку робіт.

В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових галузях: щодо людських, матеріальних i фінансових ресурсів.

Людські ресурси. Попередній контроль в галузі людських ресурсів досягається в організаціях за рахунок аналізу ділових i професійних знань та навичок, якi необхідні для виконання тих чи iнших посадових обов’язків i відбору найбільш підготовлених та кваліфікованих людей.

Матеріальні ресурси. Промислові фipми встановлюють обов’язковий попередній контроль за використанням матеріальних ресурсів. Контроль здійснюється шляхом розробки стандартів мінімально допустимих рiвнів якості i проведення фізичних перевірок вiдповiдності матеріалів, що надходять, цим вимогам.

Фінансові ресурси. Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет (річний фінансовий план), який дозволяє також здійснювати функцію планування.

Поточний контроль. Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході виконання робіт. Частіше всього його об’єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього керівника. Поточний контроль не проводиться одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірюванні фактичних результатів, одержаних після проведення роботи.

Заключний контроль має дві важливі функції.

1. Заключний контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи мають проводитися в майбутньому.

2. Сприяє мотивації. Якщо керівництво організації пов’язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рiвня результативності, то, вочевидь, фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точно i об’єктивно.

Процес контролю

Процес контролю має три етапи:

- розробка стандартів i критеріїв;

- співставлення з ними реальних результатів;

- прийняття необхідних корегуючих дій.

На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів.

Встановлення стандартів

I етап процедури контролю демонструє, наскільки близькі, по суті, функції контролю i планування.

Стандарти – це конкретна мета, яка піддається вимірюванню. Ця мета виходить із процесу планування. Всі стандарти, якi використовуються для контролю, повинні бути вибрані із багаточисельних цілей i стратегій організації та її мети.

Отже, стандарт – це формальна вимога, яка відноситься до вдосконалення обов’язків безпосередньо на робочому місці. До стандартів відносяться правила, які прийняті в організації, обмеження і встановлені процедури, трудові зобов’язання та інші формальні схеми дій. Якщо стандарт сформульований вірно, обмеження чітко вказує межі допустимої поведінки, так як і наслідки виходу за їх рамки.

Оскільки саме добрі стандарти чіткі і недвозначні, то для керівника буде неважко використовувати їх для оцінки результатів діяльності працівника і як основу для підвищення оплати праці, дисциплінарних покарань та інших рішень, які пов’язані з результатами його роботи.

Другим етапом процесу контролю є співставлення реально досягнутих результатів з встановленими стандартами. На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають очікуваним. На цій стадії процедури контролю дається оцінка, яка служить базою для рішення про початок дій. Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю, в значній мірі є найбільш помітною частиною всієї системи контролю. Ця діяльність полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірюванні результатів, передачі інформації та її оцінці.

Один із засобів можливого збільшення економічної ефективності контролю полягає в використанні методу управління за принципом виключення. Часто цей метод так і називають принципом виключення. Він полягає в тому, що система контролю повинна спрацьовувати тільки при наявності помітних відхилень від стандартів.

Вибір потрібної одиниці вимірювання, – це найлегша частина проведення контрольних вимірювань, які забезпечують в кінцевому рахунку весь контроль.

Передача та поширення інформації відіграє ключову роль в забезпеченні ефективності контролю. Для того, щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов’язково довести до відома відповідних працівників організації як встановлені стандарти, так i досягнуті результати.

Після винесення оцінки процес контролю переходить до третього етапу. Менеджер повинен вибрати одну з трьох ліній поведінки:

- не вживати ніяких заходів;

- ліквідувати відхилення;

- переглянути стандарт.

Не вживати ніяких заходів.

Основна мета контролю полягає в тому, щоб домогтися такого становища, при якому процес управління організацією змусив би її функціонувати згідно до плану.

Коли співставлення фактичних результатів із стандартами вказує на те, що мета досягається, краще не вживати ніяких заходів.

Ліквідувати відхилення.

Система контролю, яка не дозволяє ліквідувати серйозні відхилення, перш ніж вони переростуть у великі проблеми, безглузда.

Корегування повинно концентруватися на лiквiдацiї справжньої причини відхилення. Зміст корегування в усіх випадках полягає в тому, щоб зрозуміти причини відхилення i досягти повернення організації до правильного способу дій.

Перегляд стандартів.

Не вci відхилення від стандартів, які помітні, слід ліквідувати. Інколи самі стандарти можуть бути нереальними, бо вони ґрунтуються на планах, а плани – це лише прогнози майбутнього. При перегляді планів повинні переглядатися i

стандарти.

Завдання, що повинні вирішуватися при організації ефективного службового контролю на підприємстві:

Ø своєчасно виявити проблеми та підготувати ґрунт для корегування діяльності;

Ø виявити та поширити позитивні та корисні надбання.

Послідовність основних процедур контролю на підприємстві:

- визначення того що підлягає контролю (витрати, строки, якість, кількість і т. ін);

- визначення тих, хто здійснює контроль і несе відповідальність (посадова особа, конкретна людина і т. ін.);

- визначення строків і місця здійснення контролюючих заходів (підприємства, підрозділ, напрямок, етап, завдання);

- визначення методів та мети контролю.

Усі заходи з організації службового контролю повинні бути відповідним чином оформлені управлінськими органами підприємства.

Найбільший відсоток контролюючих функцій приходиться на нижчий рівень управління, середній рівень управління більш займається організацією і вищий рівень стратегічним плануванням.