Організація як складова система та об’єкт управління

Організація – це соціальне утворення з визначеними межами, яке свідомо координується і функціонує на відносно постійній основі для досягнення загальної мети. Організаційні процеси містять у собі соціальну сутність, а взаємодія членів груп повинна бути збалансованою і припускає необхідність у координації.

Термін „організація” вживається щонайменше у трьох значеннях:

- організація як система;

- організація як стан;

- організація як процес.

Система – це об’єднання окремих самостійних частин (елементів), кожна з яких обов’язково володіє хоча б однією властивістю, що забезпечує досягнення мети системи. Організації як системі притаманні такі ознаки:

· цілісність – передбачається, що система являє собою сукупність конкретних елементів із властивими тільки їм властивостями і характером взаємозв’язку;

· подільність – передбачається, що система допускає розподіл її на підсистеми й елементи, що, у свою чергу, мають системні властивості.

Система припускає тільки таке об’єднання частин у ціле, що забезпечує її існування через здатність елементів досягати мети. Система як об’єднання має низку специфічних властивостей цілого:

- головна властивість – здатність її елементів до взаємодії;

- друга властивість – “елементарний” склад частин (підсистем). Найпростішим чином організована система обов’язково повинна складатися принаймні із трьох підсистем, що виконують функції входу, виходу і відносин між ними;

- третя властивість – упорядкованість, яка виявляється в взаємодії входу-виходу системи і відносин між ними в строго встановленому порядку;

- четверта властивість – цілісність, яка обумовлена тим, що система є якісно визначеною сукупністю підсистем, пов’язаних у єдине ціле, що має властивості, відсутні в підсистемі;

- п’ята властивість – структурованість. Структурою називають загальний, відносно стійкий, що змінюється в часі і просторі, спосіб організації внутрішніх зв’язків і відносин системи.

Під елементом системи розуміють самостійне (відособлене) утворення системи (частина системи), що має свої специфічні риси, властивості й особливе значення.

Функціонування системи як єдиного цілого забезпечується зв’язками між її елементами. Відомі три типи зв’язків:

- функціонально необхідні – за допомогою їх формуються відносини, визначені для даної системи (наприклад, соціально-економічні): відносини управління, підпорядкованості, соціальні відносини і т.д.;

- синергетичні (спільної дії) – при спільних діях деяких частин елементів системи вони забезпечують збільшення загального ефекту цих дій до величини, що перевищує суму ефектів від тих частин, що діють незалежно;

- надлишкові – зайві чи суперечливі.

Коли йдеться про стан системи, то ми маємо на увазі її організованість, тобто наявність певного порядку чи ступінь упорядкованості системи, у тому числі в її побудові та функціонуванні.

Організація як процес є прояв суспільної діяльності, що виникла на основі суспільного поділу праці. Функціональним призначенням організації в цьому значенні є створення нових і удосконалення створених і функціонуючих систем будь-якого виду. Тому організувати – означає створити нову систему або поліпшити стан колишньої в процесі її функціонування відповідно до мінливих внутрішніх і зовнішніх умов.

Організація як процес здійснюється людьми. Вона сформувалася у величезний самостійний об’єкт, тому виділилася також особлива група професійних працівників, яких називають фахівцями з організації виробництва, праці та управління.

Загальні характеристики організації.

1. Будь-яка організація – це система, що може бути піддана аналізу, побудована і керована на основі загальних принципів.

2. Подібні системи є більшою мірою динамічні, аніж статичні, у зв’язку з чим варто враховувати їхню природу, що змінюється.

3. Елементи кожної системи функціонально об’єднані.

4. Будь-яка організація видає вихідну продукцію, що спрямована на досягнення мети системи.

Компоненти системи. У складі кожної системи можна вирізнити дві тісно взаємодіючі підсистеми – керуючу і керовану.

Суб’єкт і об’єкт управління взаємодіють за допомогою каналів зв’язку, по яких проходять потоки інформації. Інформація про відповідні дії надходить по каналах зворотного зв’язку.

Зв’язок, що обслуговує апарат управління (суб’єкта), який розробляє управлінські рішення (вплив) і забезпечує передачу останніх на об’єкт управління, називають прямим зв’язком. Зворотні зв’язки, що несуть інформацію про стан об’єкта і його реакцію на управлінські рішення, служать базою формування коригувального впливу на вхід динамічної системи. Таким чином, здійснюється зв’язок між “входом” (цілями, нормами, ресурсами) і “виходом” системи, що характеризує ступінь досягнення заданої мети (результату).

Вхід системи – це потік ресурсів, що надходять до об’єкта управління, і потоки інформації про ресурси, фактори зовнішнього середовища й операції, які здійснюються в об’єкті. Ці потоки інформації надходять до суб’єкта управління (апарат управління).

Вихід системи представлений двома результатами:

1) управлінськими рішеннями, що є результатом обробки інформації;

2) корисними продуктами (товарами, знаннями, послугами), одержуваними внаслідок переробки ресурсів.

Організація характеризується комплексністю, формалізацією і певним співвідношенням централізації і децентралізації.

Комплексність розглядає ступінь диференціації в рамках організації. Вона включає рівень спеціалізації чи поділу праці, кількість рівнів в ієрархії організації і ступінь територіального розподілу частин організації.

Під формалізацією розуміють заздалегідь розроблені та встановлені правила й процедури, що визначають поведінку працівників. Деякі організації мінімально оперують з такими стандартними директивами. Інші мають усі типи правил, що інструктують працівників з приводу того, що вони можуть і чого не можуть робити.

Співвідношення централізації і децентралізації визначається рівнями, на яких розробляються і приймаються управлінські рішення в організації. У деяких організаціях процес прийняття рішень дуже централізований, дії з вирішення проблем починаються вищими керівниками, в інших випадках прийняття рішень децентралізоване, відповідальність делегується вниз за ієрархією. Прийняті співвідношення централізації і децентралізації визначають характер і тип організаційної структури управління, яка встановлюється.

 

1.2. Взаємозв’язок внутрішніх елементів системи і факторів

зовнішнього середовища

Розрізняють системи відкриті і закриті. Поняття закритої системи породжене фізичними науками, де розуміють, що система є самостримуваною. Її головна характеристика в тому, що вона істотно ігнорує ефект зовнішнього впливу. Зробленою системою закритого типу була б та, котра не приймає енергії від зовнішніх джерел і не віддає енергію своєму зовнішньому оточенню. Закрита організаційна система мало застосовується.

Відкрита система визнає динамічну взаємодію з навколишнім світом. Організації одержують свою сировину і людські ресурси з навколишнього світу. Вони залежать від клієнтів і замовників із зовнішнього світу, що споживають їхню продукцію.

Усі системи мають вхід, трансформаційний процес і вихід. Вони одержують сировину, енергію, інформацію, інші ресурси і перетворюють їх на товари і послуги, прибуток, відходи тощо.

Зовнішнє середовище організації схематично подане на рисунку 1.1. Воно характеризується сукупністю змінних, котрі перебувають за межами підприємства і не є сферою безпосереднього впливу з боку його менеджменту. Це насамперед усі ті організації, а також люди, що пов’язані з даним підприємством через виконувані ним завдання: постачальники, споживачі, акціонери, кредитори, конкуренти, професійні союзи, торгові організації, суспільства споживачів, урядові органи та ін.

Рис. 1.1. Зовнішнє середовище організації

 

Крім того, існує другий ряд змінних зовнішнього середовища – соціальні фактори й умови, що, не впливаючи прямо на оперативну діяльність організації, визначають стратегічно важливі рішення, які прийняті її менеджментом. Найважливіша роль тут належить економічним, політичним, правовим, соціально-культурним, технологічним, екологічним, фізико-географічним факторам і змінним.

Внутрішнє середовище кожної організації формується під впливом змінних, що роблять безпосередній вплив на процес перетворень (виробництва продукції, послуг).

Внутрішні змінні – це ситуаційні фактори всередині організації, що постійно перебувають в полі зору менеджерів: цілі, структура організації, ії завдання, технологія і люди.

Будь-яка організація розглядається як група людей із спільними цілями – перший змінний фактор. Того, що люди не змогли б досягти поодинці, вони досягають в організації, тому її можна розглядати як засіб досягнення мети.

Другою ситуаційною змінною є структура організації. Під структурою організації розуміють кількість, склад її підрозділів, ступенів управління в єдиній взаємозалежній системі.

Третім внутрішнім змінним фактором в організації є постановка завдань, під яким розуміють запропоновану роботу (групу робіт чи частину роботи), що повинна бути виконана заздалегідь встановленим способом і у встановлений термін.

Четвертим змінним фактором виступає технологія. Технологія – це засіб перетворення сировини на певні продукти та послуги. Вона передбачає поєднання кваліфікованих навичок, обладнання, інфраструктури, інструментів і відповідних технічних знань, які необхідні для здійснення бажаних перетворень у матеріалах, інформації чи людях.

Найважливішим внутрішнім змінним фактором управління є люди (п’ятий змінний фактор). Людська змінна розглядається в управлінні в трьох напрямках: поведінка людей (окремих людей, людей у групах, поведінка керівника), менеджер у ролі лідера, вплив менеджера на поведінку окремих людей і груп.

Кожен елемент і компонент визначається власними параметрами, що в сукупності визначають успішне функціонування системи.