Смысленностей, допускающих несколько толкований, чтобы адресат

мог понять его содержание; письмо составляется только по одному

Вопросу. Текст письма разбивается на абзацы, в каждом из которых

Должен затрагиваться лишь один аспект данного вопроса; письмо

должно быть убедительным, с достаточной аргументацией;

− письмо пишется в нейтральном тоне изложения, не допускаю-

щем эмоциональной окраски;

− объем делового письма, как правило, не должен превышать

Двух страниц машинописного текста, однако исполнитель его ни в ко-

ем случае не должен ради краткости жертвовать вежливостью тона;

− небрежно оформленное письмо с орфографическими, синтак-

Сическими и стилистическими ошибками производит плохое впечатле-

Ние и раздражающе действует на адресата.

Следует учитывать, что восприятие письма во многом зависит не

Только от содержания, но и от конверта, бланка организации. Служеб-

Ные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стан-

Дартам, имеющих установленный набор обязательных элементов (ре-

квизитов), расположенных в определенном порядке. Для официально-

Го письма рекомендуется следующий состав обязательных реквизи-

тов: наименование ведомства, которому принадлежит организация;

Наименование организации, которое дается в полной и сокращенной

форме; почтовый и телеграфный адрес; номер телефона и телефакса;

Дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего докумен-

Та; имя (наименование) адресата; заголовок к тексту; текст; отметка о

Наличии приложения; подпись; фамилия, имя, отчество и телефон ис-

Полнителя.

Деловое письмо - это единственный официальный документ, на

Котором не ставится его название. Не допускается произвольно со-

Кращать наименования организаций, хотя официальное сокращение

не только разрешается, но и необходимо, например, как реквизит де-

Лового письма,

Наименование и адрес получателя письма проставляются на

Верхней правой стороне бланка письма. Здесь указывается наимено-

Вание организации, его подразделения или фамилия и адрес лица, ко-

Торому направляется письмо. При направлении письма должностному

Лицу название организации указывается в именительном падеже, а

Должность и фамилия — в дательном. Инициалы пишутся после фа-

Милии.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены.

Наименование организации, имя и фамилию лица, которому адресо-

Вано письмо, следует писать так, как они даны в исходящей из этой

Организации корреспонденции или в справочнике.

Если письмо направляется частному лицу, то сначала указыва-

Ются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получа-

Теля в дательном падеже. Если письмо адресуется нескольким лицам,

То каждая фамилия записывается на отдельной строке. Если получа-

Тель письма имеет воинское, специальное или ученое звание, то его

Следует указывать перед фамилией.

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. При от-

Правке письма более чем в четыре адреса составляется список на

Рассылку и на каждом письме проставляется только один адресат. За-

Головок помещается перед текстом письма слева и содержит одну

Фразу, в которой должна быть отражена основная причина отправле-

Ния письма и указание на то, о чем оно. Не следует стараться изло-

жить в заголовке содержание письма, он должен быть кратким и ем-

ким. Заголовок обычно начинается с предлога "О" или "Об" и кавычка-

Ми не выделяется.

Заголовок не проставляется, если письмо адресовано персо-

нальному лицу. В этом случае пишется обращение, например: «Ува-

жаемый Иван Иванович!». После этого следует текст письма. По-

Скольку официальные письма обладают правовой значимостью, их

содержание и стиль должны удовлетворять определенным требова-

Ниям. Обычно письмо состоит из двух частей. В первой излагаются

Факты и события, которые вызвали необходимость написания письма,

Во второй — конкретные просьбы, предложения, решения, рекомен-

Дации и т.п.

Хотя язык официальных документов — это набор клише, штам-

Пов, стандартов, стремящихся свести к минимуму субъективно-

Эмоциональную сторону, всякое деловое письмо помимо самого со-

Держания имеет подтекст, который выражается словом «тон». По мел-

Ким штрихам письма, выбору слов, стилистических оборотов и просто

по оформлению можно судить об авторе этого письма. Употребление

Стандартизированных словесных оборотов позволяет не только ис-

Ключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выра-

Жением деловой вежливости, так как устраняет излишнее напряжение

При чтении письма, а также двусмысленности, неточности формули-

Ровок. Формализованностъ делового письма помогает и его автору

Или исполнителю, сокращая время и усилия на составление докумен-

Та.

Если к письму есть приложение, то отметка о нем проставляется

В левом нижнем углу письма. С красной строки печатается слово

«Приложение». Справа приводится перечень прилагаемых докумен-

Тов с указанием количества экземпляров и листов, степени секретно-

Сти. Каждое название располагается на отдельной строке. Если на-

Именование Приложения приводится в тексте письма, то в отметке

Указывается лишь количество листов и экземпляров.

Заканчивается письмо подписью, в состав которой входит на-

Именование должности лица, подписавшего письмо, личная подпись и

Ее расшифровка. Название организации не указывается, чтобы не по-

Вторять то, что уже указано в бланке. В подписи инициалы ставятся

Перед фамилией. Если письмо должно быть подписано несколькими

Должностными лицами, занимающими одинаковые должности, тогда

Подписи располагают на одном уровне.

Рекомендуется соблюдать должностной уровень подписания пи-

Сем. В частности, ответ на письмо, подписанное начальником управ-

Ления, также должен быть подписан начальником соответствующего

Уровня, а не его заместителем. Но ответ на письмо, подписанное за-

Местителем начальника управления, может быть подписан начальни-

Ком другого управления.

Как поступить, если отсутствует должностное лицо, подпись ко-

Торого отпечатана в письме? Такое письмо может подписать лицо, ис-

Полняющее его обязанности, или его заместитель. Нередко в таких

Случаях подпись дополняют предлогом «за» или просто косой чертой.

Правилами делового этикета это не рекомендуется, поскольку для ад-

Ресата неясно, кем подписано письмо, располагает ли подписавший

Его необходимыми полномочиями. Поэтому требуется указывать

должность и фамилию лица, подписавшего письмо, например: «И.о.»

Или «Зам».

Последний реквизит делового письма — отметка об исполните-

Ле. Автор официального письма и исполнитель — не всегда одно и то

Же. Автор отвечает за юридическую сторону письма, а исполнитель —

за техническую, поэтому и существует требование делать в письме

Отметку об исполнителе. Эта отметка включает в себя фамилию со-

Ставителя письма и его служебный номер телефона. Отметка поме-

Щается на лицевой или оборотной стороне письма слева в нижнем уг-

Лу. В отличие от подписи должностного лица инициалы ставятся по-

Сле фамилии исполнителя.

Текст служебного документа не спутаешь ни с каким другим тек-

Стом. Это говорит о том, что здесь выработан свой стиль, подчиняю-

Щийся определенным правилам, которые составной частью входят в

Деловой этикет.

Так, текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интер-

Вала. Документы мелкого формата допускается печатать через один

Интервал. Все страницы документа, за исключением первой, на кото-

Рой цифра «1» не ставится, должны быть пронумерованы. Дата в слу-

жебных документах может оформляться следующим способом:

После цифр, обозначающих год, точка не ставится. Допус-

кается также словесно-цифровой способ оформления дат, например

Октября 2004 г.

Если в тексте используются цифры, то следует знать, как их за-

писывать. Например, число 18 000 в тексте документа выглядит так:

Тыс. Такая запись значительно облегчает восприятие цифр. Одно-

Значное число пишется словом, а не цифрой. Многозначные числа, как

Правило, записываются цифрами, но если цифра стоит в начале