Ра взаимного доверия и корректного отношения друг к другу. Из дело-

Вого общения следует устранить суждения и оценки, которые могли

Бы ущемить честь и достоинство сослуживцев. Недопустимы пренеб-

Режительное отношение или проявления чувства превосходства к

Представителям других служб или младшим коллегам. Понятно, что

Невозможно полностью отказаться от оценочных суждений, в том чис-

Ле и критического содержания. Однако и в этом случае нужно быть

Предельно объективным, тактичным и стараться сделать упор на по-

Ложительном, учитывая, что люди более благосклонно воспринимают

Положительную информацию, даже если в ней содержатся критиче-

Ские аспекты, нежели отрицательную, к тому же высказанную в некор-

Ректной форме.

В официальной обстановке даже близких людей в присутствии

коллег или других лиц следует называть на "вы" и по имени и отчест-

Ву. Конечно, совершенно недопустимы в служебных отношениях даже

Необидные клички и прозвища, которые могут употребляться лишь при

Общении очень близких людей вне службы.

Хотя в каждом коллективе складывается свой нравственно-

Психологический микроклимат, этика делового общения позволяет

Устранять «шероховатости» в межличностных отношениях и тем са-

Мым способствовать повышению эффективности служебной деятель-

Ности.

Проведение деловых совещании.

Существует несколько правил, которые обязан помнить руково-

дитель, собирающийся провести совещание:

− совещание должно быть предельно кратким: затянутое сове-

Щание вызывает у его участников потерю интереса к рассматривае-

мым вопросам и "отторжение" даже той информации, которая до этого

вызывала интерес;

− на совещание следует приглашать только тех сотрудников, ко-

Торые действительно необходимы, т.е. тех, которые должны действи-

Тельно реализовать полученную здесь информацию, и тех, мнение ко-

торых необходимо для принятия решения;

− совещание должно проводиться только тогда, когда оно дейст-

Вительно необходимо, когда иной путь выработки определенных ре-

Шений будет более длителен и менее результативен; излишне частое

Проведение совещаний говорит о слабости руководства или о его ад-

Министративной трусости, а также о бесполезной растрате служебного

Времени сотрудников.

Всякое совещание требует тщательной подготовки. Чем лучше

проведена подготовка совещания, тем меньше времени затрачивает-

Ся на его проведение. Подготовка совещания включает в себя сле-

Дующие операции: определение целей совещания, формулировка те-

Мы, определение повестки дня, назначение даты и времени проведе-

Ния совещания, определение участников и назначение основного док-

ладчика, подготовка участников, определение длительности проведе-

Ния совещания (оптимально 1,5 часа, далее его эффективность резко

снижается), подготовка материалов, техническое обеспечение.

Существует четыре вида совещаний: оперативное совещание,

Инструктивное совещание, проблемное совещание, итоговое совеща-

Ние. Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на

следующие типы:

а) диктаторские — ведет и обладает фактическим правом голо-

Са лишь руководитель, остальным участникам предоставляется право

лишь задавать вопросы, но отнюдь не высказывать собственные мне-

ния;

б) автократические - основываются на вопросах руководителя к

Участникам и их ответах на них; здесь нет широкой дискуссии, возмо-

жен лишь диалог;

в) сегрегативные — доклад обсуждают лишь выбранные руко-

Водителем участники, остальные лишь слушают и принимают к сведе-

нию;

г) дискуссионные - свободный обмен мнениями и выработка

Общего решения; право принимать решение в его окончательной

формулировке, как правило, остается за руководителем;

д) свободные — на них не принимается четкая повестка дня,

Иногда отсутствует и председатель, оно не обязательно заканчивает-

Ся принятием решения и сводится в основном к обмену мнениями.

Начинать совещания следует в точно обозначенное время. Всту-

Пительное слово, как правило, делает начальник подразделения. Во

Вступительном слове необходимо четко очертить контуры обсуждае-

Мой проблемы (или проблем), сформулировать цель обсуждения, по-

Казать ее практическую значимость и определить регламент.

Основная задача ведущего собрание заключается в обеспечении

Возможности выслушать мнения выступающих и проанализировать их.

Он должен корректно указать на повторы, отсекать лишнее, не имею-

Щее отношение к делу, настаивать на аргументации высказываемых

Мнений. Важный признак культуры ведущего собрание — четкое со-

Блюдение регламента. Однако и здесь возможны «послабления», ес-

Ли выступающий излагает мнение, имеющее большое значение и вы-

Зывающее всеобщий интерес. В этом случае следует обратиться к со-

Бранию и получить его разрешение на увеличение регламента.

Никогда не следует принуждать участников слушать доклады и

Выступления и побуждать их обязательно выступать. Если во время

Заседания некоторые из его участников занимаются посторонними де-

Лами, не нужно спешить их осуждать. Скорее всего, поднятые на за-

седании вопросы мало их касаются или же они настолько ясны, что не

Заслуживают их обсуждения. В этих случаях организатор совещания

Может быть недоволен только самим собой. Вместе с тем нельзя до-

Пускать во время совещания посторонних разговоров, хождений и то-

Му подобных проявлений бестактности и невоспитанности. Их обяза-

Тельно надо пресекать.

Руководителю не следует злоупотреблять заседаниями в своем

Кабинете. Здесь сама обстановка подчеркивает неравноправие между

Руководителем, сидящим в кресле за собственным столом и осталь-

Ными собеседниками. Подчиненные держатся в этих условиях более

Скованно.

Руководитель, проводящий заседание в своем кабинете, безус-

Ловно, не должен прерывать его ход переговорами по телефону вызо-

Вами секретаря, разговорами с посетителями и т.д. Такое поведение

— не только напрасная трата времени присутствующих, но и прямая

Бестактность по отношению к ним. Совещание должно оканчиваться

Принятием решения или заключительным словом начальника с указа-

Нием конкретным исполнителям. На совещании ведется протокол, где

Важна не форма, но фиксация принятых решений для последующего

контроля. Решения также можно расписать на карточки-задания.

Важнейшим критерием совещания является отношение участни-

Ков к его итогам. Важно, чтобы у них не было чувства бесполезно за-

Траченного времени, чтобы у каждого сложилось ясное понимание

Принятых решений и своей роли в их исполнении. По степени конкрет-

Ности принимаемых решений можно судить о компетентности руково-

Дителя, его управленческой культуре и нравственной воспитанности.

Телефонные переговоры.

Телефонное общение при решении служебных вопросов зани-

Мает едва ли не больше времени, чем личное общение. Поэтому так

Важно соблюдать правила делового разговора по телефону. Ненуж-

Ные телефонные разговоры нарушают нормальный режим работы,

Разбивают рабочий день, затрудняют решение важных вопросов, тре-

Бующих обдумывания и анализа в спокойной обстановке, мешают

Коллегам.

Телефон является одним их психологических раздражителей на

Работе. Как считают медики, достаточно длительное воздействие те-

Лефонных звонков отрицательно влияет на нервную систему, а неко-

Торые даже полагают, что это воздействие может сократить жизнь че-

Ловека на три-четыре года. Причем дело тут не в тех или иных извес-

Тиях, которые мы узнаем из телефонного разговора, а в напряжении

Нервной системы из-за неожиданности телефонного звонка или, на-

Против, из-за постоянного ожидания его. Поэтому, во-первых, следует

Отрегулировать громкость звонка, чтобы он был слышен, но не за-

Ставлял вздрагивать, и, во-вторых, лучше сразу снимать трубку, как

Только услышите звонок. К тому же некоторые стеснительные люди,

Которые боятся потревожить своим надоедливым звонком абонента,

Услышав, что после первых гудков никто не отвечает, кладут трубку. А