Лист-нагадування. лист-вимога

У таких листах нагадують (вимагають) сплатити простроче­ні платежі чи рахунки. Це слід робити ввічливо, доброзичливо, делікатно, не принижуючи адресата. Якщо ж делікатність не дає бажаних результатів, тоді виявляють категоричність і рішучість. Автори багатьох праць впевнені, що холодний, підкреслено-чемний тон листа-нагадування може бути доволі ефективним і пропону­ють використовувати такі фрази: Вибачте, але ми хочемо нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за..., Переконані, що ця заборгованість – лише недогляд і сподіваємось, що Ви ліквідуєте її протягом..., Дуже шкода, але всі попередні нагадування були марними..., Нам дуже прикро, але у зв’язку з наявністю кількох досі не оплачених Вами рахунків ми не можемо прийняти від Вас нові замовлення... тощо.

Зразок тексту листа:

Шановний пане _________________

Один з найосновніших принципів роботи нашої компанії – гідно цінувати своїх клієнтів. До Вас ми ставимося з особливою повагою, адже впродовж 5-ти років нашої співпраці у нас не виникало сер­йозних непорозумінь.

Однак вчора наша бухгалтерія повідомила, що Ви вчасно не оплатили кілька рахунків. Розуміємо, що така переобтяжена спра­вами людина, як Ви, інколи не може простежити за всім особисто, і сподіваємось, що ця несплата – лише помилка, яку буде виправлено найближчим часом.

Українська мова за професійним спрямуванням 383

Службове листування

Просимо вибачення за те, що змушені потурбувати Вас з цього приводу.

Залишаємось з повагою (підпис)

P. S. Щоб Вам було легше зорієнтуватися в ситуації, надсилаємо також копії рахунків, термін оплати яких закінчився (дата).

Лист-попередження

До таких листів належать листи, у яких попереджають адресата про те, які заходи будуть вжиті, коли і далі адресат не виконуватиме взяті зобов’язання. У таких листах рекомендують використовувати фрази: Якщо Ви не погасите заборгованість протягом 10 днів, ми змушені будемо закрити Ваш кредит..., Усі наші намагання приму­сити Вас оплатити борг були марними, а тому ми змушені подати позов до суду тощо.

Зразки текстів листів:

Шановний __________________________

Ми декілька разів письмово зверталися до Вас із проханням пояс­нити, чому Ви не сплачуєте рахунки, але так і не отримали відпові­ді. Ваше зневажливе ставлення до наших прохань наносить збитків нашій спільній діяльності, яка раніше була виключно успішною. Крім того, Ви вводите в додаткові витрати як нашу компанію, так і себе. Якщо Ви не повідомите нам нічого нового упродовж 10-ти днів, нам не залишається нічого іншого, як закрити Ваш рахунок. Нам дуже не хочеться вдаватися до таких рішучих заходів, але Ви не залиша­єте вибору. Оцінка Вашої кредитоспроможності може залишитися колишньою, якщо Ви сьогодні ж подасте чек на вищевказану суму.

Або ж:

Шановні ________________

Усі наші спроби примусити Вас сплатити рахунки виявились марними.

Ми неодноразово телефонували Вам, але до сьогоднішнього дня не отримали відповіді. Ми відкладали судовий розгляд, так як Ви за­певняли нас, що все буде сплачено до 14 вересня 2009 року (додаємо копії Ваших листів, у яких Ви підтверджуєте ці наміри).

384 Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

На жаль, у нас немає іншого виходу, крім як подати позов до суду. Наше терпіння не безконечне, і ми більше не можемо врахову­вати Ваші грошові проблеми.

Передаємо документи нашому повіреному. Шкодуємо з приводу таких дій і радимо Вам поводити себе відповідно до ситуації.

Лист-привітання

Святкові привітання клієнтам завжди доречні.

Зразок тексту листа:

Шановні ____________________________

Свята дають нам можливість висловити подяку нашим істин­ним друзям і висловити найкращі побажання.

Ми пишаємося нашим бізнесом, а такі клієнти, як Ваша фірма, роблять нашу повсякденну роботу приємною.

Усі ми бажаємо Вам веселого Різдва і щасливого Нового року. Піднімаємо за Вас келихи. Ще раз дякуємо Вам за чудовий рік.

Це може бути лист-вітання від будь-якої громадської організації:

Шановний ____________

Вітаємо Вас зі вступом до [назва організації]. Ласкаво просимо до нашого товариства.

Будь ласка, дайте нам знати, чим наша організація зможе до­помогти Вам і Вашій сім’ї. Допомагати членам [назва організації] – наш обов’язок.

З найкращими побажаннями (підписи)

Лист-запрошення

Це може бути лист із запрошенням на розпродаж товарів за зни­женими цінами, запрошення взяти участь у семінарі тощо. Автори свою точку зору підкріплюють статистичними даними.

Зразок тексту листа-запрошення (№ 1):

Шановні ________________________________

Зараз найбільш сприятливий момент, щоб скористатися наши­ми низькими цінами.

Українська мова за професійним спрямуванням 385

Службове листування

Чому? Відповідно прогнозу нашого комерційного відділу, в на­ступні три місяці ціни зростуть на 1%.

Тому не пропустіть шанс і скористайтеся зниженням цін. Ми запрошуємо Вас на привілейований розпродаж. Упевнені, що Ви за­лишитеся задоволеними і товарами, і цінами на них.

Приходьте, ми чекатимемо Вас.

Зразок тексту листа-запрошення (№ 2):

16 серпня цього року у м. Луганську ВНО «Укрптахопром» та фір­ма «Україна-СВІТ» при сприянні Луганської держадміністрації та АТ «Луганськптахопром» уперше в Україні проводять Міжнародний практичний семінар з нетрадиційних видів птахівництва. У ньому ві­зьмуть участь провідні спеціалісти Словаччини, Нідерландів, Бельгії.

На семінарі будуть розглянуті питання з практики розведення, утримання та годування страусів, а також використання і реаліза­ції продуктів страусівництва. Українські сільськогосподарські під­приємці будуть ознайомлені з потенційними можливостями та при­бутковістю розведення страусів у кліматичних умовах України.

Програма семінару передбачає також відвідання Чорнухинської птахофабрики, де учасники семінару будуть мати можливість ознайомитися з цими поки що рідкісними для України птахами – страусами, та колекцією свійської та декоративної птиці.

Успіх цього семінару та його вплив на розвиток страусівництва в Україні не в останню чергу залежатиме від рівня представни­цтва українських сільськогосподарських підприємців.

Враховуючи це, запрошуємо Вас узяти участь у Першому міжнародному практичному семінарі з нетрадиційних видів птахівництва і висловлюємо надію, що цей семінар стане для Вас початком розвитку цього перспективного та прибуткового виду птахівництва.

Докладну інформацію з питань участі у семінарі можна отри­мати за телефонами: [phone], 416-19-26.

Висилаємо Вам програму семінару та умови участі в ньому.

З повагою

Генеральний директор (підпис) А.Вербіков

386 Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

Лист-подяка

У таких листах висловлюють подяку за надані послуги, допо­могу, підтримку, за надіслане запрошення, за відгук на дисертацію. Хоча життя ділових людей таке бурхливе і насичене, слід дбати про дотримання всіх нюансів етики. Найчастіше вживаними у таких листах є фрази: Висловлюємо свою щиру вдячність за надану нам інформацію про..., Щиро дякуємо Вам за допомогу..., Вдячні Вам за запрошення взяти участь у цьому вельми важливому проекті..., Хочу ще раз подякувати Вам за гостинність і приємно проведений час...,... за чудову зустріч і висловити надію на подальше співро­бітництво..., Дозвольте подякувати Вам за згоду продовжити термін сплати рахунків тощо.

Зразок тексту листа-подяки за надісланий відгук на дисертацію:

Шановний Павле Юхимовичу!

Я дуже вдячна Вам за доброзичливий відгук на мою скромну пра­цю, за висловлені Вами зауваження, на які я обов’язково зверну увагу в подальшій роботі.

Захист дисертації на засіданні спеціалізованої вченої ради прой­шов успішно, і цим, безумовно, я завдячую і Вам.

З повагою Мирослава Мельник.

Зразок тексту листа-подяки:

Шановні _____________________________

Дякуємо Вам за Ваш останній запит пакета програмного забез­печення, яке ми поставляємо на ринок.

Направляємо Вам брошуру і звертаємо Вашу увагу на те, що програмне забезпечення сумісне майже з усіма ЕОМ, що наявні в Україні. Ми також готуємо новий, модифікований пакет програм, надзвичайно простий у використанні, який незабаром зможемо за­пропонувати Вам.

Якщо у Вас виникнуть питання, будь ласка, зателефонуйте нам за телефоном №... чи напишіть листа.

Сподіваємося почути Вас.
Українська мова за професійним спрямуванням 387

Службове листування