Коротко про секрети ділового спілкування

Ділове спілкування є важливим і обов’язковим елементом діло­вої зустрічі.

Спілкування – взаємні стосунки, діловий, дружній зв’язок, під час якого люди обмінюються думками. Серед багатьох умінь ділової людини Iржі Томан виділяє вміння спілкуватися. Він зазначає:

«Ставлення людей до вас ніби віддзеркалює ваше ставлення до них. Усміхайтеся – і вони усміхатимуться у відповідь, а якщо диви­тися на них, насупившись, вони відповідатимуть тим же.

Хто любить людей, того й люди люблять.

Приязність здебільшого впливає на людей так само, як і усмішка.

Виявляючи дружнє ставлення до людей, ставтеся позитивно до всіх людей довкола вас;

• не чекайте, доки вони виявлять до вас свої симпатії;

• вважайте, що ви їм уже сподобалися; Українська мова за професійним спрямуванням 243

Розділ V

• виявляйте ініціативу в приязному ставленні до інших;

• вітайтеся й усміхайтеся перші;

• намагайтеся вести розмову в довірливому тоні;

• наголошуйте на тих питаннях, у яких ваші погляди збігаються. Цікавтеся людьми, що вас оточують, їх роботою, турботами й

радощами.

Ніколи не користуватиметься популярністю той, хто не виявляє зацікавлення справами інших людей».

Звичайно, спілкуватися люди можуть під час зустрічей, що ма­ють проходити в точно зазначений час і за певними правилами. Щоб зустрічі-спілкування були результативними, потрібно до них готува­тися. При розгляді менш важливих справ досить обміркувати суть питання по дорозі на зустріч чи на нараду. Проте якщо йдеться про важливу справу, то треба зробити нотатки з кожного окремого пунк­ту, а в разі потреби підготувати також проект рішення. Трапляються випадки, коли обидві сторони приходять на нараду без потрібної інформації, внаслідок чого обговорення доводиться переривати або відкладати на пізніше.

З усіх видів ділового спілкування (публічний виступ, ділова бесіда, службова нарада, переговори) саме переговори вимагають сумлінної підготовки. Їх часто порівнюють із шаховою грою, де не можна «закреслити» необдуманий хід. Якщо такий хід уже зробле­но, ситуація змінюється, і наступні кроки потрібно робити в нових умовах. Але кожна ділова людина повинна вміти керувати ситуа­цією, передбачати «маневри» співбесідника, складнощі. Для цього потрібно оволодіти технікою ділового спілкування. Ніхто не може дати готовий рецепт, як досягти успіху в переговорах, але певні пра­вила їх проведення вже вироблені практикою. А.Б.Войськунський у праці «Очерки о человеческом общении» називає такі правила про­ведення переговорів, дотримання яких забезпечить прихильність співбесідника:

• сформулюйте конкретні завдання спілкування, складіть план його проведення; ініціатива в ході бесіди має належати сто­роні, що приймає;

• створіть атмосферу довіри та взаєморозуміння; говоріть про загальні проблеми, у ваших очах має читатись щира зацікав­леність партнером; ні в якому разі не дивіться на годинник;

244 Українська мова за професійним спрямуванням

Офіційно-діловий стиль

• умійте впевнено висловлювати свої думки, уважно слухати співбесідника і ставити запитання;

• постарайтесь точно знати, чим можна пожертвувати під час переговорів, умійте правильно сприймати свого партнера та управляти своїми емоціями.

Під час обговорення треба стежити за тим, щоб:

1) усі пункти обговорювалися один за одним;

2) не пропустити жодного важливого пункту;

3) учасники обговорення мали можливість висловити свою дум­ку про цю справу;

4) ніхто не відхилявся від суті справи;

5) констатувати, в яких пунктах учасники дійшли згоди, а в яких виявилися розходження;

6) результати обговорення були записані у протоколі конкретно і недвозначно.

Уміння вести переговори: говорити, слухати, ставити запи­тання, правильно сприймати свого партнера і керувати своїми емоціями – це мистецтво, оскільки ви зберігаєте можливість за­вжди бути на висоті свого становища.

Завдання 2. Прочитайте текст. Визначте, яку роль у ділових кон­тактах мають емоції і вміння ними володіти.

Емоції і ділові контакти

Часто причиною зірваних переговорів бувають емоції. Відомо, що вияв емоцій під час зустрічі з однієї сторони викликає емоції з іншої сторони. Як наслідок – “зірвані” переговори чи попереднє обговорення. Щоб подібного не сталося, кожній діловій людині слід вчитися керувати своїми емоціями. Пропонуємо випробувати такі поради:

• перш за все усвідомте свої та чужі почуття;

• cтавтесь до партнерів як до виразників чиїхось думок (фір­ми, організації тощо), пам’ятайте, що ваші партнери, як і ви, з цими переговорами пов’язуєте своє майбутнє;

• поділіться своїми відчуттями («Нам здається, що угода може не спрацювати, навіть якщо ми її підпишемо», «Особисто я думаю, що ми чогось не врахували. А яка ваша думка? «);

• дозвольте партнеру звільнитися від своїх почуттів;

Українська мова за професійним спрямуванням 245

Розділ V

• не реагуйте на емоційні прояви (ваше обурення може завади­ти досягненню вигідної для вас угоди. Лише вибачення може «розрядити» емоції);

• використовуйте символічні жести (дружня записка, вислов­лення співчуття, квіти, відвідування пам’ятних місць, обі­йми, запрошення на вечерю – усе це може стати безцінною можливістю для зміцнення дружніх стосунків з партнером).

Завдання 3. Прочитайте текст. Які, на вашу думку, поради із да­ного тексту має враховувати службовець, ставлячи запитання під час ділової зустрічі?

Учіться запитувати

Виявляється, ставити запитання – не просто вміння, а ціле мис­тецтво прекрасного володіння мовою. Запитувати – значить виявля­ти зацікавлення темою розмови, людиною, яка виступає. Французи стверджують, що запитання, яке виявляє щирий інтерес до іншої лю­дини, – це «весна діалогу». Деякі вчені підкреслюють, що конфлікти між партнерами виникають через незадані питання. Звичайно, щоб запитувати про щось інших, потрібна сміливість. Адже ставити за­питання – означає саморозкриватися. Якщо ж не запитати – значить відкрити шлях до різноманітних здогадок і всіляких домислів.

Ще антична риторика знала сім класичних запитань, здатних упорядкувати діалог:

ЩО? – ХТО? – ДЕ? – ЯКИМИ ЗАСОБАМИ? – ЧОМУ? – КИМ? – КОЛИ?

Другий варіант «аналізу запитань» складається з шести запи­тань, що мають з’ясувати:

ФАКТИ – ПОЧУТТЯ – БАЖАННЯ – ПЕРЕПОНИ – ЗАСОБИ – ЧАС ДIЇ.

Уже самим фактом запитання ви показуєте, що хочете брати участь у спілкуванні, ніби запевняєте партнера, що ви виявляєте до нього інтерес і прагнете встановити певні позитивні стосунки.

До запитань, що забезпечують продуктивний діалог, належать:

• інформаційне, мета якого – отримати максимум інформації;

• дзеркальне (що повторює висловлювання партнера у формі за­питання і змушує його по-іншому подивитися на будь-що);

• естафетне (що попереджує висловлювання партнера).

246 Українська мова за професійним спрямуванням

Офіційно-діловий стиль

Якщо вам поставили запитання, на яке ви не можете відповісти відразу, не кажіть, що вам необхідно проконсультуватися з керівни­цтвом, що з даного питання ви не є спеціалістом. Запишіть запитан­ня і скажіть, що обов’язково відповісте на нього пізніше.

Якщо ж у подібній ситуації опиниться ваш партнер, не наполя­гайте на негайній відповіді (швидше за все ви змусите його відпо­вісти вам «ні»). Звичайно, через день-два у бесіді з вами він відпо­вість на ваше запитання.

Завдання 4. Прочитайте текст. Чому службовець повинен оволо­дівати мистецтвом говорити? Яке значення має культура мовлення у діловому спілкуванні?