Вимоги до тексту документа і його оформлення. Мова документів

Текст (від лат. textum – зв'язок, поєднання, тканина) – це писем­ний мовленнєвий масив документа, що становить лінійну послідов­ність висловлень, об'єднаних смисловими і граматичними зв'язками, а в загальнокомпозиційному плані – спільною темою і сюжетною заданістю.

Текст є основою кожного документа, а точніше – одним із осно­вних реквізитів документа. У ньому має бути розкрито причину, мету написання документа, суть справи, докази, висновки. Текст, на дум­ку багатьох дослідників, повинен бути конкретним, об'єктивним, стислим, юридично бездоганним.

Він складається з таких частин: вступу (вказують на причину на­писання документа), основної частини (розкривають суть питання, аргументують певні положення, висловлюють певні міркування), закінчення (розкривають мету укладання документа).

Українська мова за професійним спрямуванням 275

Розділ VI

За способом викладу розрізняють¹ такі види текстів:

1) розповідь;

2) опис;

3) міркування.

Розповідь про події, явища, факти в їх хронологічній послідов­ності використовують в автобіографіях, протоколах, звітах тощо.

Опис – це перелік ознак, властивостей та ін., а також загальна характеристика явища. Цей спосіб викладу використовують в актах, звітах, наказах, постановах тощо.

Міркування – це спосіб викладу, при якому визначення, суджен­ня і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводять певне положення за допомогою причинно-наслідкових зв'язків, зіставлень, порівнянь, розкриття змісту цих зв'язків. Доказ чогось у документі формується у формі міркувань від загального до часткового, від фактів до узагальнень.

Часто в одному документі поєднуються всі три способи викладу.

До викладу матеріалу ставляться такі вимоги:

• виклад повинен бути чітко продуманим і логічним;

• основним елементом логічної побудови змісту всього доку­мента є виклад його мети;

• фактичний матеріал має бути достовірним, актуальним, пе­реконливим;

• не можна переобтяжувати текст другорядними деталями;

• найдоцільніше кожен документ присвячувати якомусь одно­му питанню;

• текст документа має бути точним (не допускати двозначних тлумачень);

• зміст має бути викладено в нейтральному тоні;

• при стислому викладі має забезпечуватися повнота інформа­ції (учені радять домагатися типізації мовних засобів, уніфі­кації термінів, спрощення синтаксису);

• рекомендовано текст ділити умовно на дві частини: у першій давати обгрунтування, а в другій – висновки, пропозиції, рі­шення, розпорядження чи прохання. Якщо текст документа складається з одного речення, то і воно має мати в собі ці дві частини.

¹Коваль А.П. Культура ділового мовлення. – К.: Либідь, 1982. – С. 48–49.
276 Українська мова за професійним спрямуванням

Писемна форма офіційно-ділового стилю. Документи,їх різновиди.

Автори багатьох підручників рекомендують удосконалювати мову ділових паперів. Серед їх порад найчастіше зустрічаються такі:

1. Текст викладати від 3-ої особи, наприклад: Атестаційна комісія ухвалила… Ректорат висловлює подяку… Від першої особи пишемо автобіографії, заяви, доповідні, пояснювальні записки, накази.

2. У текстах документів не можна вживати емоційно забарвленої лексики, образних висловів, фразеологізмів тощо.

3. Стійкі словосполучення, стандартизовані сполучення на зра­зок: згідно з постановою, ужити заходів, у зв'язку з, у порядку на­дання допомоги, доводимо до Вашого відома та ін. потрібно залуча­ти до документів.

4. У документах потрібно вживати прямий порядок слів.

5. Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова та абревіатури: р-н, г, км, напр., обл., НУБіП України, та ін., керую­чись при цьому правилами скорочення і написання скорочених слів і словосполучень та ДТСУ 3582–97 «Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові в бібліографічному описі»¹.

6. Частіше використовувати прості речення, форми ввічливості.

7. Не варто часто використовувати вставні слова і словосполу­чення, як: значить, отже, ну, розумієте, так би мовити.

8. Текст рекомендовано розташовувати на форматі (стандартно­му аркуші паперу) А4 та А5. Потрібно враховувати співвідношення формату й обсягу тексту, друкувати з полями. За державним стан­дартом поля мають бути такі: ліве – 30 мм, праве – 10 мм, верх­нє – 20 мм, нижнє – 25 мм. Дотримуватися полів (їх називають ще берегами) вимагають і технічні умови: поле потрібне для поміток, підшивання паперів, правок тощо.

9. Рекомендовано використовувати скорочення слів з метою еко­номії часу і текстової площі. Скорочення слід робити за загально­прийнятими правилами, наприклад:

акад. – академік, вид. – видання, вид-во – видавництво, в.о. – ви­конуючий обов'язки, гр. – громадянин, див – дивись, доц. – доцент, зав. –завідувач, ін. – інший, ім. – імені, і под. – і подібне, км – кіло­метр, канд. філол. наук – кандидат філологічних наук, м. – місто, напр. – наприклад, НДІ – науково-дослідний інститут, о. – острів, обл. – область, оз. – озеро, проф. – професор, р. – річка, р-н – район,

¹Затверджено «Інструкцію…» наказом Держстандарту України 04.07.97 № 391.
Українська мова за професійним спрямуванням 277

Розділ VI

с. - село, смт. - селище міського типу, т-во - товариство, уклад. (при прізвищу) - укладач, К. - Київ

10. Документи потрібно друкувати лише з лицьової сторони аркуша.

11. Лише перша сторінка великого за обсягом документа друку­ється на бланку, всі останні - на звичайних аркушах.

12. Підпис можна ставити на сторінці, на якій написано хоча б два рядки тексту документа.

13. Записуючи у тексті документа цифри, потрібно дотримува­тися правил:

 

• цифри від слів відокремлюються проміжком, але бук­ви, що входять до складу словесно-цифрових позначень, не відокремлюються від цифр, наприклад: квартира 79, справа 56В;

• із відмінковими закінченнями потрібно писати поряд­кові числівники, наприклад: 7-а симфонія, 2-ге видання, 4-ий том;

• десяткові дроби слід записувати через кому, напиклад: 2,8; 8,45;

• прості дроби записуються через косу риску, наприклад: 3/5; 6/9; 8/53; 7/8; 6 7/9;

• знаки % (відсоток), ′ (хвилина), ′′ (секунда) пишуться із циф­рою разом, наприклад: 35%, 4′, 56 ′′;

• від цифр відокремлюються проміжком в один знак такі знаки: + (плюс), - (мінус), × (множення),: (ділення), = (дорівнює);

• без проміжку від скорочених слів записуються цифри на по­значення мір площі та об'єму, показники степеня, наприклад: м ³ (метр кубічний), км² (квадратний кілометр), 10⁴; 56⁷.

 

14. Записуючи текст, потрібно дотримуватися абзаців, за допо­могою яких виділяється кожна нова думка у тексті. Абзац склада­ється у середньому з 4-6 речень. Документи у цьому відношенні складають виняток: абзац у них може бути з одного речення.

15. У тексті використовується і рубрикація - членування тексту на складові частини, наприклад:

• номер розділу (частини) - 1, 2, 3 …;

278 Українська мова за професійним спрямуванням

Писемна форма офіційно-ділового стилю. Документи,їх різновиди.

• номери підрозділів: 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 … (сюди входить номер розділу 1 і номери підрозділів 2, 3, 4);

• номери пунктів: 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 … (сюди входить номер розділу і підрозділу 1.1 і номери пунктів: 1, 2, 3).

Зазначимо, що заголовки текстів потрібно не лише пронумерувати, а й правильно оформити, назвати. Останнім часом не використовують великих заголовків. Дослідники рекомендують, щоб заголовки

• точно відповідали змістові документа чи його частині;

• були логічно повноцінними (недвозначними і несуперечли-вими);

• якнайкоротшими.

Кожен службовець повинен дотримуватися рекомендованих норм та правил. Це допоможе краще сприйняти складений текст, сприятиме ефективнішому діловому спілкуванню, а значить – і розв'язанню ділових проблем.

§ 45. Документи, їх різновиди таблиця 1. Документи різних видів

Документи

Щодо

Особового

Складу