Довідково-інформа-ційні документи

Обліково-фінансові документи

Госпо­дарсько-договірні документи

Організа­ційні документи

Розпорядчі документи

 

Автобіо­графія, резюме, заява,

пропозиція, скарга, характерис­тика, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів

Довідка, висно­вок, доповідна записка, пояснювальна записка, запрошення, звіт, лист, ого­лошення, план, протокол, витяг із протоколу, телеграма, адреса, телефонограма, радіограма, факс

А к т,

доручення,

розписка,

список,

таблиця,

накладна

Договір, трудова угода, контракт

 

Вказівка,

Інструкція,

положення, наказ,

правила, статут

постанова, розпоряд­ження

 

Українська мова за професійним спрямуванням

Розділ VI

)

Ділова людина... Якою вона має бути?

Як давати інтерв'ю

Більшість осіб, які незнайомі з ситуацією надання інтерв'ю ЗМІ, почуваються досить невпевнено. Журналісти часто ставлять їм ба­гато цікавих, несподіваних і нахабних питань. Це часто обеззброює й сприяє створенню негативного іміджу.

Саме тому дотримання правил підготовки до інтерв'ю є страте­гічним завданням і дозволяє організувати інтерв'ю щонайкраще.

Важливо знати, що саме людина, яка дає інтерв'ю, збирається по­відомити, для кого, і який її власний погляд на певне питання.

Поводьтеся природно й впевнено. Пам'ятайте, що інтерв'юер та­кож людина і просто намагається добре виконати свою роботу По­будова стосунків на ґрунті взаєморозуміння сприяє інтерв'ю.

Особа, що дає інтерв'ю, повинна виступати в живому, а не бю­рократичному стилі, навіть якщо вона представляє солідну устано­ву. Людям притаманно деперсоніфіковувати великі організації й не довіряти їм. Тому посилання на „установку» й вислови типу „ми впевнені» звучать аж занадто офіційно. „Я» тут буде набагато до­речнішим. Бути індивідуумом, представником колективу набагато краще, ніж рупором деперсоналізованої бюрократії.

Будьте готовими до наївних запитань. Навіть якщо питання зда­ється вам елементарним, ви повинні дати на нього відповідь. Воно може бути важливим для тих, хто не має достатніх знань з цього питання.

Відповідайте стисло й чітко. Уникайте беззв'язного мовлення. Ви не повинні говорити про те, в чому не компетентні, бо це може стати джерелом небезпечної і контрпродуктивної ситуації.

Не варто блюзнірствувати. Якщо кореспондент ставить питання, на які ви не зможете дати відповідь, визнайте це. Можете посилати­ся на людину, яка компетентна в даному питанні і спроможна дати вичерпне роз'яснення.

Наводьте факти, ілюструючи загальні положення. Факти та при­клади сприяють авторитетності звернень. Подібною інформаційною підтримкою повинні бути забезпечені всі відповідні положення.

280 Українська мова за професійним спрямуванням

Документи щодо особового складу

Якщо протягом інтерв'ю ви пообіцяли додаткову інформацію, то одразу ж дайте її. Репортер завжди знаходиться під пресом тимчасових вимог і потребує своєчасного отримання інформації для додержання термінів. Забувши надати обіцяну інформацію, можна стикнутися з про­блемами її відсутності в Щойно опублікованому інтерв'ю.

Не існує інформації, яка „не для друку». Особа, яка не бажає ви­носити „щось» на люди, не повинна про це згадувати. Кореспондент може переплутати що „для друку», а що ні. До того ж не всі журна­лісти дотримуються умови звернень „не для друку». Іноді журна­лісти погоджуються не публікувати факти, але використовують їх як фонові. Ось чому вся інформація, яка надається в інтерв'ю, повинна бути такою, що може виноситися на широкий загал.

ДОкУмЕнти ЩОДО ОсОБОВОГО склАДУ

До документів щодо особового складу відносяться: автобіогра­фія, резюме, заява, пропозиція, скарга, характеристика, трудова книжка, особовий листок з обліку кадрів.

Заява

Заява – письмове прохання, оформлене за певним зразком, що подається на ім'я офіційної особи або до установи чи організації. За допомогою цього звернення працівник здійснює надані йому ді­ючим законодавством певні права.

Потрібно розрізняти заяви:

1) від організацій і установ;

2) особисті заяви.

Заяви від організацій і установ пишуть на бланках (часто ве­деться їх облік).

Особисті заяви, залежно від змісту, можуть бути таких підвидів:

а) заява про встановлення режиму праці (скороченого робочого
дня, неповного робочого тижня);

б) заява про переведення на іншу роботу;

Українська мова за професійним спрямуванням 281

Документи щодо особового складу

в) заява про звільнення;

г) заява про надання (перенесення, поділ, відміну, часткове на­
дання) чергової профспілкової відпустки;

r) заява про надання відпустки за свій рахунок;

д) заява про надання частково сплачуваної відпустки по догляду
за дитиною;

е) заява про надання відгулу;
є) заява про зміну прізвища;

ж) заява про достроковий початок роботи після виходу з відпустки;

з) заява про призначення (переоблік) пенсії тощо.

Усі вказані заяви, за винятком заяви про призначення (переоб­лік) пенсії, оформляються працівником власноручно на чистому аркуші паперу. У необхідних випадках у заяві потрібно вказати про додатки до неї (документи, що підтверджують наявність у працівника певних прав, з приводу реалізації яких він звертаєть­ся). Так, до заяви про зміну прізвища потрібно додати копію сві­доцтва про шлюб.

Реквізити особистих заяв:

• адресат;

• відомості про того, хто пише заяву (прізище, ім'я, по батькові у родовому відмінку, при потребі – домашня адреса, номер телефону);

• назва виду документа (слово Заява);

• текст заяви;

• додаток (записуються документи, що підтверджують право­мірність заяви);

• дата (записується словесно-цифровим способом ліворуч);

• підпис заявника.

Кому адресується заява і від кого – цей запис робиться у правому куті аркуша.

Українська мова за професійним спрямуванням

Документи щодо особового складу

Зразки заяв:

А. Ректорові Національного університету

біоресурсів і природокористування України

акад. Мельничуку Д.О. студентки II курсу (група № 2) зооінженерного факультету (денна форма навчання) Гончаренко Тетяни Федорівни

ЗАяВА

Прошу перевести мене на заочну форму навчання у зв’язку з сімейними обставинами.

28.06.02 Підпис

Б. Директорові КСП «Світанок»

Підгорецькому В.О. ветеринарного лікаря Коваленко Галини Петрівни, яка проживає в с. Іванівка Веселинівського району Миколаївської області

ЗАяВА

Прошу зарахувати мене на посаду ветеринарного лікаря. Додаток:

1. Копія диплома про вищу освіту (1 прим.).

2. Трудова книжка.

3. Особовий листок з обліку кадрів (1 прим).

17.08.02 Підпис

Українська мова за професійним спрямуванням 283

Документи щодо особового складу

В. Генеральному директорові

акціонерного товариства «Сільська нива» Ковальському І.Н. головного інженера Омельченка Івана Петровича

ЗАяВА

Прошу звільнити мене з посади головного інженера у зв’язку з переміною місця проживання.

12.03.02 Підпис

Завдання 1. Допишіть речення:

Заява – це …

Розрізняють заяви …

В особистих заявах звертаються з проханням про …

Заяви мають такі реквізити …

Особисті заяви пишуться …

Завдання 2. Напишіть заяви:

• про зміну прізвища;

• про переведення на іншу роботу;

• про звільнення.

Українська мова за професійним спрямуванням

Документи щодо особового складу

Завдання 3. Відредагуйте заяву. Деканові агрономічного факультету Національного Університету Біоресурсів і Природокористування України проф. Дмитрашак Михайлу Антонич Студентки III курсу Григоренко Л.І.

ЗАяВА

Прошу надати мені відпустку, так як я вихожу заміж на три дні. Прошу не відказати в моїй просьбі.

Підпис

Завдання 4. Виправте помилки в адресуванні заяв.

Декану факультета

машинобудуваня

НАУ доц. Окоча А.І.

від студента I курса групи № 2

Гарковенко Олександра Я.

Ректору Київського національного університету імені Тараса Шевченка проф. Кудрявцеву К.І. студ. Авраменка Сергія Костьовича

Начальнику АТП – 13456 Стріха П.І. головного інженера Горбачук Сергія Петровича

Завдання 5. Напишіть заяви:

• про встановлення режиму праці (скороченого робочого дня, неповного робочого тижня);

• про надання (перенесення, поділ, відміну, часткове надання) чергової профспілкової відпустки.

Українська мова за професійним спрямуванням 285

Документи щодо особового складу

Завдання 6. Відредагуйте тексти заяв:

• Прошу наділити мені ізольоване житло, для якого маю всі пріорітети, як виробничу травму, інвалідність, погані нерви.

• Прошу відпустити мене з занять із-за того шо моя сестра же­ниться, а я мушу помагати.

• Прошу продати мені із стада КСП корову червоної масті жі­ночого типу.

• Прошу засчитать, що я за збите порося (кабанчик) вагою 200 кг, яке скінчилося на суму 300 гривнів, гроші у касу вніс.

Завдання 7. Напишіть заяви:

• про надання відпустки за свій рахунок;

• про надання частково сплачуваної відпустки по догляду за дитиною;

• про надання відгулу;

• про достроковий початок роботи після виходу з відпустки.

Пропозиція

Велике значення у службовому спілкуванні займає такий доку­мент, як пропозиція. Вона може бути висловлена усно чи оформлена письмово.

Що ж це за документ?

Пропозиція – це те, що виноситься на обговорення, розгляд, про­понується чиїй-небудь увазі.

Пропозиція – це документ, у якому особа висловлює свої думки щодо поліпшення організації, методів, структурної будови діяль­ності установ, фірм, товариств тощо.

Реквізити пропозиції:

– назва міністерства;

– назва установи, яка звертається з пропозицією;

– адресат;

– адресант;

– дата;

– назва виду документа;

286 Українська мова за професійним спрямуванням

Документи щодо особового складу

– заголовок; – текст; – посада; – підпис.

Зразок 1:

Міністерство аграрної Голові Державного комітету

політики України лісового господарства

Державний комітет України п. Коваліву М.П.
лісового господарства України

ПРОПОЗиЦія

27.11.02

м.Київ

Про впровадження нових

технологій під час оновлення

лісового фонду України

Співробітничаючи з Євросоюзом, Робоча група Мінагропрому України розробила цілий ряд пропозицій (Додаток 1) щодо вирі­шення проблем впровадження нових технологій під час оновлення лісового фонду у різних регіонах України.

Пропонуємо ці документи до розгляду.

Голова Робочої групи

зі співробітництва з Євросоюзом І.С.Овчаренко

Українська мова за професійним спрямуванням

Документи щодо особового складу

Зразок 2:

Національний аграрний Проректорові з навчально-

університет м.Суми виховної роботи

Голубовському К.В.

04.05.09

ПРОПОЗиЦія

З метою уникнення дублювання однакових розділів при викла­данні окремих дисциплін пропонуємо:

1. Вилучити з дисципліни «Українська мова і культура мовлен­ня» (програма «Українська мова і культура мовлення», К., 1998. – С. 7–8) розділ «Елементи ораторського мистецтва», а також із дисципліни «Українська та зарубіжна культура» (програма «Укра­їнська та світова культура», К., Аграрна освіта, 2001. – С. 14–15) розділ «Ораторське красномовство».

З метою підготовки висококваліфікованих фахівців, які володі­ють прийомами впливу і переконування живим словом, пропоную:

1. Створити для студентів очної і заочної форм навчання курс
«Ораторське мистецтво».

2. Виділити для цього курсу години:
для очної форми навчання:
лекційні заняття – 18 год.,
практичні заняття – 18 год.,
реферати (виступи) – 10 год.
Всього годин – 46 год.
для заочної форми навчання:
лекційні заняття – 6 год.,
практичні заняття – 4 год.,
реферати (виступи) – 4 год.
Всього годин – 14 год.

3. Доручити зав. кафедри культурології доц. Остаповій Галині
Григорівні створити програму курсу «Ораторське мистецтво» до
12.06.09.

Начальник навчальної частини – В.П.Кириленко

288 Українська мова за професійним спрямуванням

Документи щодо особового складу

Резюме

Резюме (фр. résumé) – короткий висновок з основними положен­нями з доповіді, промови, наукової праці, дискусії¹.

Словом ` резюме ` називають і документ, у якому коротко викладе­но особисті, освітні та професійні відомості про особу.

Найчастіше останнє резюме просять надіслати поштою чи фак­сом тих, хто бажає взяти участь у конкурсі, що оголошено, або хоче влаштуватися на роботу на фірмі, підприємстві, в установі. Резюме дасть можливість керівникам вибрати ті кандидатури, які найбільше їм підходять за своїм фаховим рівнем. Тому до складання цього до­кумента потрібно ставитися ретельно.

Резюме має давати роботодавцям уявлення про кандидата. Після ознайомлення дирекції фірми (установи, організації) з резюме пре­тендентів на посаду, їх запрошують на співбесіду.

Оформляють цей документ друкованим способом, найчастіше на персональному комп'ютері. За обсягом резюме може бути на одну сторінку.

Кожен кандидат повинен подати відомості про себе точно, лако­нічно, детально.

Реквізити:

– назва виду документа;

– домашня адреса, телефон;

– прізвище, ім'я, по батькові;

– особисті дані (дата народження, сімейний стан);

– відомості про освіту (зазначити заклади освіти, де навчалися, курсову перепідготовку, знання іноземних мов та ін. – усього того, що може сприяти вибрати саме вашу кандидатуру);

– науковий ступінь;

– відомості про досвід роботи (зазначити, які посади обіймали раніше, де працюєте тепер, стаж роботи);

– додаткова інформація (найчастіше подається на вимогу робо­тодавця: про ваші позитивні якості, ставлення до праці, володіння суміжними спеціальностями тощо);

– дата;

– підпис.

¹Див.: Словник іншомовних слів / За ред. акад. О.С.Мельничука. – К.: Гол. ред. УРЕ,
1985. – С.716.
Українська мова за професійним спрямуванням 289

Документи щодо особового складу

Зразок (№ 1):

Резюме