Розділ VI ПисЕмнА ФОРмА ОФіЦіЙнО-ДілОВОГО стилЮ. ДОкУмЕнти, їХ РіЗнОВиДи

41. Що таке документ?

42. Класифікація документів

43. Реквізити документів

44. Вимоги до тексту документа і його формлення. Мова документів

45. Документи, їх різновиди.

46. Заява.

47. Пропозиція.

48. Резюме.

49. Особовий листок з обліку кадрів.

50. Довідка

Що таке документ?

Живучи у суспільстві, люди не можуть постійно не обмінювати­ся інформацією, не можуть не фіксувати її в просторі. Деяку інфор­мацію потрібно зберігати в часі, упродовж десятиліть, століть тощо. Носіями інформації (наукової, управлінської) є документи.

Документ (з лат. documentum - повчальний приклад, спосіб ве­дення) - це «засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумову діяльність людини»¹.

Тлумачний «Словник української мови» в 11-ти томах дає такі визначення «документа»:

1. Діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтвер­джує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь.

2. Письмове свідоцтво, що офіційно підтверджує особу.

3. Письмовий твір, грамота, рисунок і т. ін. як свідчення про щось історичне, важливе (т. II, с. 356).

Документ має правове і господарське значення.

1Коваль А.П. Культура ділового мовлення. – К.: Вища школа, 1982. – С. 20.
Українська мова за професійним спрямуванням 253

Розділ VI

Документи виконують такі функції:

• служать писемними доказами якогось факту, джерелами пев­ної інформації;

• відтворюють факти діяльності установи (організації, підпри­ємства);

• виступають як предмет і як результат праці в управлінській діяльності.

Діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, на­зивається діловодством (справочинством).

Завдання 1. Випишіть визначення терміна «документ» з різних підручників з ділового мовлення. Які основні поняття закладено в основу цього терміна.

Завдання 2. Допишіть речення: Документи мають значення: … Вони виконують такі функції: … Діловодством називається …

Завдання 3. Прочитайте текст.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни і особистої культури працівників. Якщо документи виконані неохайно – значить в установі низька культура праці (це, насамперед, п'ятий або шостий примірник …, де загальний зміст ледве зрозумілий; це документи, надруковані на тонкому, прозорому папері, це документи, на яких резолюція закри­ла половину тексту та ін.) (Коваль А.П.).

II. Чому документ має бути охайно оформленим?

Класифікація документів

У практичній діяльності установ (організацій, підприємств) зу­стрічаються документи різних видів (груп). Поділ на види (групи) здійснюється за такими ознаками: способом фіксації інформації, змістом, найменуванням, видом, складністю, місцем виникнення, призначенням, напрямком, формою, строками виконання, гласніс­тю, юридичною силою тощо.

254 Українська мова за професійним спрямуванням

Писемна форма офіційно-ділового стилю. Документи,їх різновиди.

Так, за способом фіксації документів розрізняють такі докумен­ти: письмові, графічні, фото- і кінодокументи, фонодокументи.

Письмові документи – це рукописні і машинописні документи.

Графічні документи – це документи, у яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, певних фігур, світлотіні. До них відносяться малюнки, мапи, плани, схеми, рисунки.

Фото- і кінодокументи – це документи, що створені способом фотографування і кінематографії (кіно- і фотоплівки, фотокартки).

Фонодокументи документи – це документи, що створені спосо­бом звукозаписування (звукозапис публічного захисту дисертацій, засідань, зборів тощо).

За змістом (призначенням) одні дослідники поділяють до­кументи на: організаційно-розпорядчі, фінансово-розрахункові, постачально-збутові тощо¹.

Інші² виділяють такі групи: документи щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.

За найменуванням (назвою) розрізняють: вказівки, доручення, заяви, звіти, накази, протоколи, службові записки та ін.

За видом (формою) документи бувають: типові (стандартні), трафаретні, індивідуальні (нестандартні).

Типові документи – це документи, розроблені вищими органами для підвідомчих організацій. Вони мають обов'язковий характер.

Трафаретні документи – це документи, частина яких надрукова­на, а для змінної інформації залишено вільні місця (ця інформація має бути вдрукована або вписана).

Індивідуальні документи – це документи, які створюються інди­відуально, кожного разу по-іншому. Це стосується службових запи­сок, автобіографій та ін.

За складністю документи поділяють на: прості і складні.

Прості документи містять інформацію з одного питання.

Складні – з двох питань і більше.

За місцем виникнення (складання) розрізняють документи: вну­трішні і зовнішні.

¹Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Либідь, 2000. – С. 6. ²Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Літера, 2000. – С. 23.

Українська мова за професійним спрямуванням 255

Розділ VI

Внутрішні документи стосуються внутрішніх питань установи (підприємства, організації) і не виходять за її межі.

Зовнішні документи – це вхідна і вихідна кореспонденція.

За напрямком документи поділяють на вхідні і вихідні.

За строками виконання розрізняють документи термінові й не­термінові.

Термінові виконуються у строки, встановлені законом, правовим актом, керівником. До таких документів відносяться і документи з позначкою «Терміново».

Нетермінові документи – це документи, які виконуються у строки, визначені керівництвом підприємства (організації, уста­нови, фірми).

За гласністю документи поділяють на: звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні та ін.

За юридичною силою розрізняють документи: справжні (істин­ні), фальшиві (підроблені).

Справжні (істинні) – це документи, що створені за всіма пра­вилами. Вони бувають чинні і нечинні. Нечинними документи ста­ють тоді, коли втрачають юридичну силу з будь-яких причин.

Фальшиві (підроблені) – це документи, зміст яких чи їх оформ­лення не відповідають дійсності.

За стадіями виготовлення розрізняють документи: оригіна­ли і копії.

Оригінали – це перші примірники офіційних документів.

Копії – документи, у яких точно відтворено інформацію з оригіналу.

За походженням документи поділяються на: службові і особисті.

Службові документи – це документи, які створюються уста­новами, організаціями, підприємствами та службовими особами, що їх представляють. Службові документи потрібно оформяти за певним зразком.

Особисті документи – це документи, створені окремими особа­ми поза сферою їх службової діяльності.

За терміном зберігання документи поділяють на:

а) документи тимчасового зберігання (до 10-ти років),

б) документи тривалого зберігання (понад 10 років),

в) документи постійного зберігання.

256 Українська мова за професійним спрямуванням

Писемна форма офіційно-ділового стилю. Документи,їх різновиди.

Завдання 1. Дайте відповіді на запитання:

На основі чого відбувається поділ документів на різні групи?

Назвіть документи: за способом фіксації інформації,

– за змістом (призначенням),

– за найменуванням (назвою),

– за видом (формою),

– за складністю,

– за місцем виникнення (складання),

– за напрямком,

– за строками виконання,

– за гласністю,

– за юридичною силою,

– за стадіями виготовлення,

– за походженням,

– за терміном зберігання.

Завдання 2. Знайдіть правильне(і) визначення документа. Документ – це:

1) матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді ін­формацію;

2) аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі;

3) засіб закріплення різними способами інформації;

4) письмове офіційне повідомлення.

Завдання 3. Допишіть речення:

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є … Справочинство – це …

Документи поділяються на оригінали і копії за (ознакою)… Документи поділяються на документи щодо особового скла­ду, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі за (ознакою)…

Документи поділяються на службові і особисті за (ознакою)… Документи поділяються на письмові, графічні, фото- і кінодоку-менти, фонодокументи за (ознакою)…

Розрізняють документи внутрішні і зовнішні за (ознакою)… Документи поділяються на справжні (істинні), фальшиві (підро­блені) за (ознакою)…

Українська мова за професійним спрямуванням 257

Розділ VI

Є документи термінові й нетермінові за (ознакою)… Розрізняють документи звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні за (ознакою)…

Документи поділяються на прості і складні за (ознакою)…