Особливості розвитку сучасного ділового листування

Як ми пересвідчились, раніше написане слово було володарем світу. У часи Тараса Шевченка, Лесі Українки, Івана Франка скла­дання ділових листів було справою звичною. Сьогодні ж ці ділові папери поступово ніби витісняються відео, комп’ютерами тощо. Для деяких керівників легше, мабуть, 48 годин фізично відпрацювати, ніж скласти листа до вищої інстанції. Рон Теппер – відомий пись­менник, маркетолог вважає, що потрібно оволодіти чотирма прави­лами листування (кожне з правил виражене одним словом: увага – інтерес – прохання – дія) і тоді цей процес не буде таким важким і неприємним. Він наводить пораду Джея Абрахама (талановитого комерсанта, що славився ораторськими здібностями): «Думайте про аудиторію; старайтесь її зацікавити, намагайтесь так донести до ау­диторії суть питання, щоб її запам’ятали». Як у давнину, так і тепер, добре продумані листи – це витвір мистецтва. Створити лист за де­кілька хвилин не можна. Дехто з керівників та і дехто зі студентів – майбутніх керівників, на жаль, вважають, що написання листа мож­на доручити секретареві. Зрозуміло, що вони помиляються. Адже ніхто не знає суть справи так, як знає керівник. Тому досвідчений начальник укладанню листа буде відводити стільки ж часу, скіль­ки і підготовці до серйозної зустрічі. Написавши важливого листа, керівник відкладе його на 24 години, щоб перечитати, виправити і лише потім відіслати. Одержувач відчує і зрозуміє, коли лист напи­сано керівником, а коли – продиктовано наспіх секретареві.

Службові листи набувають особливого значення сьогодні, коли вони пишуться з метою щось реалізувати чи щось запропонувати. Пра­вильно написаний лист часто схожий на хороше рекламне оголошення. За допомогою листів автори намагаються привернути увагу адресата і стимулювати його до дії. Керівники, установи та підприємства відчу­вають нагальну необхідність мати якісь узагальнені поради, загально­прийняті закони чи правила у справочинстві взагалі і листуванні зокре­ма. Вчені кожної країни працюють над цими проблемами.

Особливістю сучасного етапу розвитку листування є його уніфікація.

364 Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

Уніфікація службових листів

Що ж включає поняття уніфікація документів взагалі і листуван­ня зокрема?

Уніфікація – (від уні... і... фікація) – зведення чогось до єдиної форми, системи¹. Ми знаємо, що мова документів складається з на­бору кліше, штампів і стандартів. Уніфікація ж мови документів – це встановлення і використання правил побудови речень за певними моделями, що відповідають тим чи іншим життєвим ситуаціям. Чи потрібною є уніфікація? Лінгвісти відповідають: «Так». Уніфікація, на їх думку, є виправданою у багатьох відношеннях:

• економічному – коротший і чітко складений документ вима­гає менше часу для читання, а час – це гроші;

• технічному – є змога машинної обробки документів;

• соціальному – адресант і адресат – особи колективні;

• правовому – адресат найчастіше юридична особа;

• психологічному – полегшується процес сприйняття інформації;

• культурному – підвищується культурний рівень управлін­ської діяльності;

• лінгвістичному – поєднуються завдання уніфікації мови до­кументів з їх нормалізацією.

Процес стандартизації та уніфікації ділового листування у різ­них країнах проходив по-різному.

Так, у царській Росії обмежилися укладанням спеціальних збі­рок, т. зв. письмовників, що вміщували зразки листів мало не на всі випадки життя. Потрібно було лише підставити потрібні дані – і лист був готовим.

Цікавим є, на наш погляд, ставлення до уніфікації ділового лис­тування американців. Мабуть, лише у США написано так багато книг і статей про теорію та практику ділового листування. На думку П.В.Веселова, діловий лист має доносити до партнера лише таку інформацію, яка б породжувала дії певного характеру з конкретним результатом. У середині ХХ ст. у США склалась певна теорія та ме­тодологія ділового листування. У багатьох книгах можна прочита­ти такі поради: «Перш ніж взятися за перо, взуйте домашні капці»,

¹Словник іншомовних слів / За ред. О.С.Мельничука. – Вид. друге, виправл. і доп. – К.: Головна редакція УРЕ, 1985. – С. 856.

Українська мова за професійним спрямуванням 365

Службове листування

«Пишіть так, ніби адресат – гість у вашому домі». Рекомендувалася свобода дій, а сам лист розглядався як вид рекламної діяльності. Американці намагалися, щоб лист був могутнім і чітким інструмен­том проведення економічної стратегії фірми. У скрутний для США час було створено своєрідний інститут листа, проголошено культ індивідуальної виконавчої техніки.

Американські дослідники знову і знову поверталися до уніфіка­ції ділового листа. Аргументували це економічними міркуваннями, часто повторюючи фразу: «Марнотратство у словах означає мар­нотратство у доларах». У підручниках можна знайти цікаві факти про те, що канцелярія Білого дому підраховувала і наголошувала, що кожного тижня із-за недбало складених довгих і непродуманих листів компанії втрачають мільйони доларів. Тому президент США Рузвельт не приймав для читання офіційних паперів, якщо розмір тексту перевищував 0,5 сторінки, вимагаючи “викласти” суть про­блеми, якою б вона складною не була, на півсторінки.

Є цікаві дані про те, що Ейнштейн у своєму зверненні про фі­нансування проекту створення атомної бомби зміг викласти своє прохання двома фразами: «Наполеон відкинув звернення Фултока оснастити судна паровими двигунами і був розгромлений на морі. З Америкою станеться те саме, якщо Ви відкинете винаходи сучасної фізичної науки».

«Код-блискавкою» (Zih-Code) назвали в Англії уніфікований стиль ділового листування, якому підпорядковувалися всі рівні та аспекти мови – словниковий склад, морфологія, синтаксис, графіка, фонетика, пунктуація і навіть стиль.

У Франції видано посібник з ділового листування Н.Тонтентау. Автор заявляє: «Діловий лист призначений не для того, щоб викли­кати захоплення у читача, діловий лист повинен його переконати і перемогти». Отже, службові листи мають допомогти вирішити численні оперативні питання, що виникають в управлінській діяльності, спонукати до дії, переконати, довести, пояснити.

В Україні і за кордоном (в інших державах) існують узвичаєні правила ведення як приватного, так і ділового листування, правила оформлення приватної, ділової та дипломатичної кореспонденції. Ці правила вироблялися упродовж століть.

366 Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

Про правила листування

О.Корніяка у книзі «Мистецтво ґречності» систематизувала ці правила листування так:

• На одержаний лист правила ввічливості вимагають відпові­сти протягом тижня. За постійного листування перерва може бути трохи більша.

• Лист із подякою за гостинність слід надсилати приблизно че­рез тиждень після від’їзду.

• Лист із вітанням з приводу одруження можна надіслати протягом 8-ми днів з моменту одержання повідомлення про цю подію.

• Лист із висловленням співчуття треба надсилати протягом 10-ти днів після сумної події. Такий лист вимагає особливого співчуття й душевності, має бути позбавлений шаблонних, формальних фраз.

• Не слід відповідати на листа зопалу, відразу після одержання вражаючих відомостей - краще його ще раз перечитати на­ступного дня, внести відповідні корективи, а потім надіслати.

• Не можна надсилати ксерокопійовані листи, це свідчитиме про неповагу до конкретних людей. Ще образливіше повер­тати листи, навіть нерозпечатаними. Ні за яких обставин не­припустимо читати чужі листи, навіть уже розпечатані. Це стосується всіх членів сім’ї: чоловік не повинен читати лис­тів, адресованих дружині, і навпаки; у свою чергу, дітям не слід читати листів, надісланих батькам.

• Не чемно нехтувати запитання, поставлені в листах вашим кореспондентом. Варто хоча б вибачитись, якщо ви не в змо­зі відповісти на них.

Автори «Універсального довідника...» вказують на такі загаль­ноприйняті правила ділового листування:

• Cлужбові листи пишуть на чистому бланку або аркуші папе­ру лише з його лицьової сторони.

• У міжнародній практиці писати довгі листи не прийнято, але якщо лист займає більше однієї сторінки, то в кінці аркуша треба поставити «далі буде» («сопіїпиесї оуєг»).

• Кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами.

Українська мова за професійним спрямуванням 367

Службове листування

• Службові листи друкуються на машинці, комп’ютері, факсі. Ширина поля з лівого боку – не менше 2 см. Сам текст листа друкується через 2 чи 1,5 інтервали. Абзац з крайнього рядка – 5 інтервалів, а звертання до адресата пишеться без абзаца.

• Вихідна інформація офіційного характеру не повинна міс­тити будь-яких позначок, ініціалів машиністки, номерів те­лефонів тощо. Позначки припустимі тільки на 2-му чи 3-му примірнику листа, що залишається.

• У тексті не допускають виправлень, підчищень.

• Конверти мають бути відповідного розміру. Траурні конверти (з чорною прокладкою всередині) прийнято використовувати за призначенням.

• Лист складається текстом усередину. Найважливіші ділові листи бажано не перегинати, а надсилати у великих цупких конвертах. Менш офіційні можна складати.

• Діловий лист прийнято писати на бланках фірми (організа­ції), де є вже реквізити фірми-відправника (закладу).

• Якщо конверт із прозорим віконцем, то адресу пишуть один раз – у верхньому лівому куті листа. При цьому лист слід скласти, як належить.

Останнім часом з’явилося чимало праць, у яких автори розмірко­вують над тим, що таке діловий лист і яким він повинен бути.

Зазначимо, що службові листи належать до інформаційних до­кументів. Це найпоширеніший вид документації в системі управ­ління: за даними А.П.Коваль листування у загальному обсязі документації займає 80%. Листи охоплюють велику кількість різноманітних тем.

У літературі є багато визначень службових листів. Наведемо де­кілька з них:

«Службовий лист – це один із засобів обміну інформацією і опе­ративного управління найрізноманітнішими процесами діяльності організацій і установ»;

«Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та при­ватними особами».

368 Українська мова за професійним спрямуванням

Службове листування

ґ^