Управленческие функции менеджера

Важнейшее значение в работе менеджера имеет умение плодотворно воздействовать на подчиненных, управлять ими.

Менеджер должен организовывать и направлять работу, но насколько возможно, держаться в тени, дать своим подчиненным право ощутить себя полноценными участниками производственного процесса. Нужно уступать как можно больше прав непосредственно исполнителям. Именно тогда большинство людей работает весьма успешно. Опытный менеджер многие текущие дела перепоручает подчиненным, чтобы выполнять свои непосредственные обязанности: планировать, направлять, организовывать работу коллектива в целом.

Многие менеджеры переоценивают собственные возможности и оставляют слишком много дел за собой. Исследование рабочего дня директоров ряда полиграфических предприятий показало, что только 25% своего рабочего времени они посвящают действительно важным вопросам. Остальное время они тратят на мелочи, которые мог бы сделать кто-либо из подчиненных. Преуспевающий же руководитель умеет сосредоточить внимание на тех немногих основных направлениях деятельности, которые могут принести ощутимую прибыль. Менеджер должен основное внимание уделять итогам работы, а не процессу.

Большинство же менеджеров тонут в бумагах, кроме текущей работы, ничего не видят и не знают, всегда так заняты, что не успевают задуматься о том, чего же они добились и добиваются. Многие менеджеры забывают о настоящей причине существования предприятия и думают, "как", а не "что" они делают. Редко кто из управленцев отвечает правильно, за что ему на самом деле платят. А платят - то ему не за то, что он возглавляет цех или отдел, а за вклад его подразделения в результате работы. Например, на этот же вопрос начальник планово-экономического отдела полиграфического предприятия отвечает, что его задача - представить директору данные об экономической стороне деятельности типографии, причем такие, которые облегчают ему принятие решения. Выслушав такого руководителя, можно сделать вывод о хорошей организации деятельности всего предприятия.

Чем больше люди посвящают себя настоящему делу, тем меньше отвлекаются на внутренние проблемы, которые могут отнимать значительную часть рабочего времени. Опытный и энергичный менеджер постоянно занят поиском оригинальных решений или помогает тем, кто способен что-то новое и интересное предложить. Он не боится нововведений, потому что знает, что никогда нельзя успокаиваться, никто и ничто в жизни не стоит на месте. Если же предприятие не старается идти в ногу со временем, оно рано или поздно отстанет. Вот почему руководителю важно быть в курсе основных открытий и изменений. Дальновидный менеджер, заботясь о завтрашнем дне, старается все делать без излишней спешки, т.к. знает, что неожиданный срыв отбросит его назад. Такой менеджер всегда планирует запас времени - на всякий случай. Менеджеру необходимо научиться следить за тем, как он распоряжается рабочим временем, иначе - он не сделает ничего стоящего. И иногда следует спрашивать себя "Что я сделал?" или "Не занимаюсь ли я тем, что могут сделать мои подчиненные?".

Менеджеру необходимо строго следить за распорядком дня, уметь отличать существенное от второстепенного. Некоторые из менеджеров заблуждаются полагая, что обязаны присутствовать на всех без исключения переговорах, обсуждениях и торжествах. Многие мероприятия могут успешно проводить заместители, а сам менеджер может в это время заниматься выполнением таких работ, которые он никому поручить не может. Время и спокойная обстановка крайне желательны менеджеру для решения большинства его дел.

Решая серьезные дела, менеджер не должен отвлекаться на телефонные разговоры, беседы с секретарем и т.п. Нельзя важную работу делать урывками. Менеджер не может надеяться только на удачу, не беспокоясь о будущем. Он должен владеть ситуацией.

Преуспевающий менеджер не позволяет событиям развиваться самим по себе, он организует дела так, чтобы добиваться нужных ему результатов. Менеджеру мало владеть знаниями, нужно уметь их применять, причем вовремя. Избежать неприятностей, срывов и кризисов трудно. Но именно переходя через такие испытания, формируется настоящий менеджер.

Конечно, ему следует изначально быть внимательным, предвидеть развитие событий и стараться избежать неприятностей. Но если уж кризис наступил – надо бить тревогу и действовать, а не сидеть сложа руки, ожидая помощи от руководства.

Раньше наука об управлении особое значение придавала менеджеру, который должен был направлять и контролировать людей. За последнее время представление об этом в корне изменилось: человека в большей степени должно направлять желание хорошо делать свое дело.

Необходимо развивать "человеческий фактор": создавать у людей деловой настрой, вдохновлять на результативную работу, ставить перед ними большие цели и настраивать на их достижение, — т.е. строить новые принципы управления, управления целями, намерениями людей. Только при новом подходе можно сплотить коллектив — ведь каждый осознает цели и работает на них. Внедрение нового подхода, делающего человека активным участником всего производственного процесса, особенно важно для вспомогательных служб, т.к. мешает сосредотачиваться им только на собственных заботах, и они начинают трудиться в интересах всего предприятия.

Там, где господствует новая философия управления и по-новому распределяются обязанности, молодежь может проявлять себя быстрее. Это прекрасный способ вырастить энергичных менеджеров, способных принимать решения и брать ответственность на себя — дать им в руки настоящее дело и затем спросить с них. Возможно, величайшая заслуга подхода, ориентированного на человека, состоит в том, что побуждает каждого делать все, на что он способен, а не работать так, как придется.

Этот способ дает менеджеру возможность почувствовать себя настоящим лидером коллектива.

Сосредоточьте свое внимание на сильных сторонах человека и забудьте о его недостатках. Каждый знает их сам и старается сдерживать. Настоящий менеджер не берет в расчет человеческие слабости. Если у человека нет недостатков, талантов, вероятно, у него тоже нет — перед вами посредственность.

Полицейские методы (различные выговоры, взыскания, лишение премии) стоит применять крайне редко: от них больше вреда, чем пользы. Менеджер должен уметь добиваться полного взаимопонимания со своими подчиненными.

Менеджеру не следует бояться покинуть свой кабинет и пойти поговорить с тем, кто в данный момент ему нужен. Всегда хорошо действует на сотрудников, если начальство заходит к ним обсудить кое-какие вопросы.

Следует помнить, что и у руководителей бывает плохое настроение, минуты гнева. Лучше ничего не делать, подождать, пока придешь в себя, сможешь улыбнуться, вспоминая свои проблемы.

Если кто-то из подчиненных допускает оплошность, обычно следует разнос, и человек покидает кабинет начальника обиженным или сердитым. А нужно было поговорить с ним так, чтобы он вышел с желанием не допускать подобных ошибок. Только в этом случае он через некоторое время не расстроит своего начальника снова.

Менеджер должен отучить подчиненных прибегать к нему с каждой своей проблемой и научить приходить с уже готовыми решениями, предложениями и советами. Такой подход не только сбережет время руководителя, но и будет стимулировать творческие возможности работников. Менеджер всегда должен помнить, что работников должно быть не больше, чем требуется для определенного дела, так как при переизбытке рабочей силы результаты всегда хуже. Менеджер должен иногда спрашивать сотрудников, где и чем он может им помочь.

Некоторые организации и фирмы поощряют письма подчиненных менеджерам, в которых рассказывают о трудностях и проблемах, дают предложения об улучшении работы.

Необходимо беречь время своих подчиненных. Ведь если директор не жалеет времени менеджеров подразделений, они тоже не беспокоятся о времени своих подчиненных.

Опытный менеджер не торопится поскорее завершить разговор с подчиненным. Иногда он просит не соединять его ни с кем по телефону. В спокойной обстановке о многом можно поговорить. А посетитель после такого разговора выходит воодушевленным.

Кадровые вопросы относятся к наиболее актуальным, т.к. от людей больше всего зависит успех предприятия. Поиск знающих и энергичных — одна из основных задач менеджера. При приеме нового сотрудника рекомендуется не забывать, что нет человека, который бы подошел предприятию на все 100%. Чтобы сделать наиболее удачный выбор необходимо время, но менеджер должен правильно оценить перспективы того или иного работника на данном предприятии.

Быть лидером — значит уметь воздействовать на лучшие стороны личности другого человека, развивать их. У каждого человека есть способности к чему-либо. Желательно сосредоточится на этих возможностях и постараться забыть о недостатках, поскольку можно пройти мимо сильной личности, т. к. большие люди имеют и большие недостатки.

Главное достоинство знатока тонкостей человеческих взаимоотношений Дейла Карнеги заключалось в том, что он знал, как составить мнение о людях и как их использовать. На его могиле следовало бы написать: "Здесь лежит человек, который умел заставить людей трудиться с наибольшей отдачей". Карнеги прекрасно умел использовать умственные и профессиональные способности людей.

На каждом предприятии есть люди, которые любят вводить в заблуждение других или, не зная всего, делают совершенно неверные выводы, а все свои замечания высказывают очень эмоционально. Нередко необоснованные слухи распространяются гораздо быстрее точной информации. Менеджеры должны научиться предупреждать расползание слухов, предлагая собственную и логически обоснованную точку зрения на эти же события.

Людей, которые рождаются лидерами мало. Но, тем не менее, воспитать таких людей и сделать их хорошими менеджерами можно. Это не так сложно — познать азы менеджмента и, наблюдая за другими, овладеть практическими навыками, сформулировать соответствующее мышление и привычки.

Наиболее важная задача для менеджера - помогать людям совершенствоваться и расти. Никто не развивается быстрее человека, который занимается тем, что способствует развитию других людей.

Даже более того: не помогая другим совершенствоваться, человек не способен развиваться сам. Многие менеджеры очень гордятся людьми, становлению которых в свое время помогли.

Вопросы для проверки

1. Сущность рационального разделения функций между менеджером и его подчиненными.

2. Выделение текущих и перспективных вопросов в деятельности менеджера.

3. Четкий учет и контроль использования рабочего времени менеджера и его подчиненных.

4. Воспитание, роль и значение лидерских качеств менеджера.

5. Значение соблюдения распорядка рабочего дня менеджера.

6. Решение кадровых вопросов менеджером.

7. Сосредоточенность внимания менеджера на итогах работы.

 

9.2. Воспитательная функция менеджера

Воспитание имеет дело с развитием вполне определенных личностных качеств человека, обусловленных требованиями общества. Воспитание нацелено на формирование только такой личности, которая необходима цивилизованному обществу.

В практической воспитательной деятельности менеджер может воспользоваться целым рядом методов педагогического воздействия.

Все методы воспитания можно подразделить на 2 категории:

· методы, оценивающие деятельность подчиненных;

· методы, побуждающие их к вполне определенным действиям.

К первой группе относятся поощрение и порицание, ко второй — убеждение и побуждение.

Метод поощрения

Поощрение выступает в разных формах: от одобрительного взгляда и искреннего пожатия руки до премии и награды. В поощрении отражается положительная оценка деятельности подчиненных. Такая оценка становится стимулом поведения. Однако таковым поощрение становится лишь при соблюдении ряда педагогических требований:

а) тот, кто поощряется должен четко понимать, за что он поощряется; коллектив, в котором работает поощряемый, должен представлять, в чем состоят заслуги поощряемого;

б) нельзя превращать поощрение в "плату" за работу, за соблюдение обычных норм поведения;

в) поощрение должно быть своевременным, его нельзя откладывать;

г) поощрение должно быть гласным.

Метод порицания

Порицание - это реакция на нежелательную деятельность в поведении. Порицание помогает оформиться крепкому человеческому характеру, воспитывает чувство ответственности, тренирует волю. Основными формами порицания выступают: неодобрительный отзыв о работе и перевод на работу, где бы работник мог проявить себя. При вынесении порицания следует соблюдать ряд педагогических требований:

а) порицание должно выноситься только за конкретную деятельность, проступок;

б) при определении меры порицания следует принимать во внимание специфику совершенного нежелательного действия и характер человека, то есть осуществлять индивидуальный подход к людям;

в) нельзя порицать людей в состоянии раздражения;

г) порицание должно быть своевременным и обязательно приводиться в исполнение;

д) за проступок одного человека нельзя порицать весь коллектив.

Метод убеждения

Сущность убеждения заключается в воздействии словом и делом на сознание воспитываемого. Этот метод обеспечивает воспитание у людей общечеловеческих морально-этических качеств. Убеждать - значит разъяснять. Успех убеждения зависит от ряда условий, которые воспитатель должен соблюдать:

а) убеждение предполагает разъяснение и доказательство по вопросам поведения на производстве и в быту;

б) эффективность убеждения зависит от личной убежденности воспитателя в том, в чем он убеждает своих подчиненных. Человек обладает такими способностями, что легко разгадывает фальшь в словах своего наставника;

в) успех убеждения зависит от умений и навыков вести беседу. Отсюда - менеджер обязан уметь формулировать свои мысли, владеть техникой речи, вызывать к себе интерес своих подчиненных;

г) при убеждении следует активизировать деятельность объекта воздействия.

Для эффективного воздействия на подчиненных менеджер должен осуществлять следующее:

· показывать человеку, в чем заключаются положительные стороны или ошибочность его поведения;

· ставить человека в такие условия, где бы он мог проявить свои возможности, не имея условий для совершения ошибочных действий или искушений;

· подмечать у человека положительные стороны поведения и поощрять их;

· вызывать у членов трудового коллектива, с которыми находится в общении объект воздействия, положительное о нем мнение;

· не выставлять напоказ свою доброту и внимание к другим людям.

Метод побуждения

Этот метод заключается в том, что человек нацеливается к деятельности, желательной трудовому коллективу. Формами побуждения являются различные приемы межличностного взаимодействия менеджера и отдельного работника. Такой формой может быть и приказ. В этом случае приказ выступает как средство управления и организации деятельности подчиненных, как средство осуществления взаимодействия между рабочими группами.

Воспитательная деятельность менеджера организуется на основе вполне определенных педагогических принципов. Естественно, принципы не могут декларироваться произвольно, они имеют закономерные связи и отношения воспитательного процесса, что отражается в цельной системе:

· воспитание работников в процессе деятельности;

· воспитание в коллективе и через коллектив;

· индивидуальный подход к членам коллектива;

· сочетание высокой требовательности и заботы о людях;

· опора на положительные примеры в процессе воспитания.

Целесообразно в процессе практической деятельности более подробно раскрыть и проиллюстрировать перечисленные принципы воспитания. Как известно, качества работников формируются и развиваются в процессе практической деятельности. Причем, труд воспитывает не сам по себе, а лишь сочетаемый с общечеловеческой моралью.

При этом необходимы ряд конкретных условий:

· Во-первых, работники должны понимать целесообразность выполняемых ими действий и операций.

· Во - вторых, труд должен быть хорошо организован, т.е. обеспечен определенный порядок, дисциплина, сроки выполнения работ, персональная ответственность за порученное дело.

· В-третьих, работники должны быть вовлечены в цивилизованную конкуренцию, что стимулирует их трудовое рвение.

Коллектив является не только объектом, но и субъектом воспитания, он оказывает большое воспитательное влияние на работников. При этом коллектив нужно четко организовать, сплотить, привить у его членов принципиальность в отношениях друг с другом, не допускающую ложного товарищества и элементов круговой поруки. Индивидуальный подход в процессе воспитания состоит в том, чтобы на основе знания индивидуальных особенностей личности работника и специфики их проявления в той или иной конкретной обстановке применять такие средства воздействия на него, которые дают наибольший воспитательный эффект.

Процесс формирования у работников высоких профессиональных качеств может успешно проходить при условии высокой требовательности воспитателей к своим подчиненным. Требовательность к человеку и уважение его - это две стороны единого процесса. Уважение человека связано с верой в его возможности, его силы и способности.

Требовательность, предъявляемая менеджером к работникам, дает положительные результаты при соблюдении следующих условий:

· требовательность должна исходить из общечеловеческих интересов общества, из интересов выполнения производственных задач;

· требовательность несовместима с грубостью, оскорблением и унижением личного достоинства человека;

· требовательность должна распространяться на всех работников без исключения и на все стороны их жизни;

· требовательность должна доводиться до возможного предела и осуществляться не от случая к случаю, а постоянно, систематически и неуклонно;

· требовательность менеджера к другим обязательно должна сочетаться с его требовательностью к самому себе.

Следует учитывать, что требовательность ведет к достижению целей воспитания лишь в сочетании с заботой о людях. В процессе воспитания, особенно в преодолении отрицательных черт характера, большое значение имеет опора на положительные качества работников. Опыт показывает, что даже у самого испорченного человека, наряду с отрицательными чертами и искаженными взглядами на жизнь, имеются положительные черты характера, привлекательные взгляды, чувства и устремления.

Оптимистический подход к человеку вызывает у него доверие и уважение к менеджеру. Опора на положительные примеры вызывает у подчиненного веру в возможность избавиться от своих недостатков, создает перспективу. Желательно, чтобы менеджер всячески рекламировал положительные примеры и на этой основе формировал у работников высокие профессиональные качества. Уверенность в себе крайне важна для менеджера. Доказано, что человек, который уверен в себе, действует решительно и целенаправленно. Неуверенность в себе снижает продуманность человеческой деятельности. Для практического использования в процессе подготовки или повышения квалификации менеджеров можно предложить упражнение для выработки уверенности.

Предлагаемое упражнение имеет целью настроить менеджера на решительное, уверенное поведение. Необходимое время: 1.5 часа.

Место: учебная аудитория или просторная комната.

Процедура тренировки: перед группой вызываются 3 человека; один из них получает задание высказаться агрессивно, второй - неуверенно и третий - уверенно. Для выполнения этого упражнения создаются предлагаемые обстоятельства, скажем человек "забыл" вернуть долг.

Примеры высказываний:

а) агрессивно: "Черт возьми! Я знал, что тебе нельзя доверять, когда ты обещал, что вернешь деньги! Я хочу получить их!"

б) неуверенно: "Я знаю, что надоедаю тебе, но подумай, не можешь ли ты вернуть мне деньги в ближайшее время?"

в) уверенно: "Я считал, что мы договорились, когда ты обещал вернуть мне деньги сегодня. Я буду признателен, если ты вернешь мне их не позднее среды!"

Можно предложить примерные ситуации для высказываний:

1) Друг продолжает занимать вас разговорами, а вы хотите уйти. Вы говорите...

2) В ресторане вам подается пережаренный бифштекс. Вы подзываете официанта и говорите ему...

3) Счет за ремонт вашей машины на значительную сумму превысил согласованный ранее договор. Вы обращаетесь к приемщику...

4) Ваш коллега организовал встречу с незнакомым человеком, не предупредив вас. Вы заявляете ему...

5) Люди, сидящие сзади вас в кинотеатре мешают вам громким разговором. Вы обращаетесь к ним...

6) Друг приводит вас в смущение, рассказывая в компании истории из вашего поведения. Вы говорите ему...

Тренировку по созданию предлагаемых обстоятельств и рассмотрение трех вариантов высказываний можно провести по цепочке.

В конце занятий проводится дискуссия по вопросам:

Как способствует уверенность в себе служебному взаимодействию в группе?

Какой вариант вам легче проиграть (агрессивный, неуверенный, уверенный)?

Как определить намерение человека по его высказыванию?

Какими жестами человек сопровождает свои высказывания?

Для эффективного влияния на подчиненных менеджеру необходимо воспитывать в себе следующие черты характера, от которых зависит его правильное поведение:

1. Чувство такта:

Человек воздерживается от вмешательства в чужие дела, он не демонстрирует своей неприязни к людям, не проявляет чрезмерной симпатии, которая может поставить в неловкое положение окружающих. Чтобы развить в себе чувство такта, нужно чаще ставить себя на место другого.

2. Скромность:

Скромный человек знает, что его заслуги не так важны, как успех коллектива. Он не выпячивает своего "Я", своих действительных или мнимых способностей, своего превосходства над другими, он никогда не навязывает своих взглядов и воли, он ищет пути для убеждения и только таким образом достигает своей цели.

3. Достоинство:

Человек с чувством достоинства ценит доверие. Он прекрасно осознает, что использование доверия коллектива или отдельного лица в своих личных целях - подлость.

Вопросы для проверки

1. Каковы меры педагогического воздействия менеджера на подчиненных?

2. Сущность и значение метода поощрения.

3. Сущность и значение метода порицания.

4. Сущность и значение метода убеждения.

5. Сущность и значение метода побуждения.

6. Каковы основные принципы воспитания?

7. Роль и значение требовательности менеджера к себе и своим подчиненным.