Общая характеристика организаций.

Под организацией понимают группу лиц, объединенных общей целью и взаимодействующих ради ее достижения. Организация преобразует на основе имеющихся технологий находящиеся в ее распоряжении материальные, трудовые, информационные и финансовые ресурсы и с их помощью обеспечивает достижение поставленных целей.

Широкое внедрение рыночных отношений ведут к усилению роли организации в жизни современного общества. В настоящее время в большинстве случаев люди вступают в хозяйственные отношения между собой не от собственного имени, а как представители соответствующих организаций. При этом они могут быть собственниками, менеджерами или сотрудниками. После своего создания организации приобретают ту или иную степень самостоятельности.

Перед каждой организацией должны быть поставлены определенные цели, на достижение которых направлена их деятельность. Такими целями могут быть: извлечение дохода, занятие важной, интересной, перспективной, престижной деятельностью, получение нужной и полезной информации, обеспечение власти, социальной защищенности, безопасности. Каждая организация ожидает от своих работников наличия определенных знаний, квалификации, опыта, признания своих целей и ценностей, активного участия в делах, исполнительности, ответственности, дисциплины, подчинения установившимся правилам и нормам поведения. Организации представляет собой единство функций и структуры. Основными функциями является достижение цели лиц, создавших организацию, и поддержание собственного существования.

Структура организации может быть представлена в трех основных формах:

· Техническая.

· Социальная.

· Социотехническая.

Техническая структура представлена совокупностью материальных объектов и процессов (помещение, оборудование, технологии, условия труда и др.). Как правило, техническую структуру изменить нельзя, т.е. она является жесткой. В производственной организации, в том числе и на полиграфических предприятиях, техническая структура во многом определяет профессиональный и квалификационный состав персонала, влияет на характер и содержание труда работников, взаимоотношения между людьми.

Социальная структура образуется совокупностью самих ее участников и связей между ними. Сюда включают формальные и неформальные группы, должности, служебные и личные взаимоотношения, ценности, нормы поведения, сферы влияния и др. Все элементы социальной структуры являются изменчивыми и поэтому она называется “мягкой”. Под социотехнической структурой понимается совокупность рабочих мест. Эта структура объединяет работников пространственно и технологически. Она интегрирует в себе жесткую техническую и гибкую социальную структуры.

Организацию характеризуют шесть основных признаков:

· Наличие цели.

· Обособленность от окружения.

· Взаимосвязь отдельных частей.

· Способность к саморегулированию с помощью внутриорганизационного центра.

· Организационная культура.

· Устойчивость к внешним и внутренним возмущениям.

Наличие цели придает смысл существованию любой организации. Без цели нет и не может быть организации. Чаще всего цель состоит в удовлетворении потребности входящих в нее людей. Чаще всего цель осознается всеми членами организации и достижение цели вознаграждается.

Другим признаком организации является обособленность, проявляющаяся в замкнутости внутренних процессов и наличии границ, отделяющих ее от внешнего окружения. Эти границы могут представлять из себя заборы, стены и т.п., а могут выражаться в виде различных запретов и предписаний.

Еще одним признаком организации является наличие связей между ее отдельными элементами. Эти связи бывают экономическими, управленческими, социальными, информационными, технологическими и т.п.

Важным признаком организации является способность к саморегулированию, которая предполагает самостоятельное решение тех или иных вопросов внутренней жизни и возможность с учетом конкретных обстоятельств реализовывать внешние команды.

Такое саморегулирование осуществляется внутриорганизационным центром, координирующим деятельность участников, обеспечивающим их интеграцию, единство и целостность организации. Таким центром может быть дирекция, правление, инициативная группа или отдельное лицо.

Еще одним признаком организации является организационная культура, представляющая собой единство норм поведения и ценностей коллектива с одной стороны, и соответствующих материальных элементов—с другой.

Наконец, признаком современной организации является устойчивость, то есть способность функционировать и развиваться в условиях внешних и внутренних возмущающих воздействий, сохраняя при этом равновесие. Устойчивость относится к структуре организации и ее функциям.

Деятельность организации подчиняется ряду законов, среди которых можно выделить:

1. Закон синергии.

2. Закон дополнения внутренних процессов и функций противоположно направленными.

3. Закон сохранения пропорциональности.

4. Закон композиции.

5. Закон самосохранения.

6. Закон информированности.

7. Закон необходимого разнообразия.

8. Закон онтогенеза.

Закон синергии (греч. — сотрудничество, содружество) гласит, что возможности организации как единого целого превышают сумму возможностей ее отдельных частей. Это обусловлено их взаимной поддержкой и дополнением. В результате возникает реальный выигрыш от объединения в организацию для ее членов, перекрывающий потери, связанные с ограничением их самостоятельности.

Второй закон организации – закон дополнения внутриорганизационных процессов и функций противоположно направленными. Например, разделение – объединение, специализация – универсализация, дифференциация – интеграция, и наоборот. Это позволяет одновременно использовать выгоды и того и другого, а следовательно, также существенно увеличить общие возможности.

Третий закон организации требует сохранения пропорциональности между ней и ее частями при любых возможных изменениях. Это позволяет в наибольшей степени реализовывать имеющиеся возможности. Например, при раздутых штатах работники слоняются без дела и мешают друг другу, в то же время при нехватке персонала организация бывает не в состоянии выполнить даже текущую работу. В этих случаях возникают экономические потери, которые при разумном подходе к делу можно избежать.

Суть закона композиции состоит в том, что функционирование всех без исключения частей организации подчиняется общей цели. Индивидуальные же задачи каждой из них уточняются и детализируют ее.

Закон самосохранения предполагает, что любая организация стремится сохранить себя как целое. Это требует соблюдения ряда условий. К ним можно отнести недопущение серьезных потрясений, которые могут привести к потере устойчивости, например, конфликтов, замены ключевых фигур, а также экономию ресурсов, расширение сферы деятельности.

Закон информированности утверждает, что только хорошо информированные члены организации могут принимать осмысленные и эффективные решения.

Закон необходимого разнообразия показывает, что устойчивость функционирования организации требует, чтобы она выполняла минимальный набор различных видов деятельности и располагала специалистами различного направления и уровня подготовки.

В соответствии с законом онтогенеза (индивидуальное развитие, охватывающее все изменения от зарождения до окончания жизни) жизнь любой организации состоит из трех основных фаз, последовательно сменяющих друг друга: становления, развития и угасания. Задача руководства в свете этого состоит в максимальном сокращении первой фазы, продления второй и отсрочке наступления третьей.

Представляет интерес классификация организаций по ряду признаков. На основании принятой в настоящее время классификации можно выделить следующие виды организаций:

1. По способу возникновения – естественные и искусственные.

2. По правовому положению – официальные и неофициальные.

3. По характеру внутренних контактов – формальные и неформальные.

4. По отношению к своим членам – первичные и вторичные.

5. По особенностям распределения власти между организацией и участниками – унитарные и плюралистические.

6. По особенностям функционирования – механистические и органические.

7. По целям – деловые и общественные.

С точки зрения возникновения различают естественные и искусственные организации.

Первые вырастают как бы сами по себе и ориентированы на решение собственных проблем (клуб по интересам). Исходя из этого формируется их структура и распределяются ресурсы. Такие организации независимы и гибки. Координация действий участников основывается на взаимном соглашении. Это помогает им приспособиться к изменениям и придает большую устойчивость.

Искусственные организации (например, министерства) создаются по определенному плану для достижения заранее заданных извне целей. Последние определяют их структуру. Координацию обеспечивает единый центр. Заданность цели и структуры приводят к тому, что на практике такие организации, хотя стабильны и прогнозируемы, но недостаточно гибки, плохо приспосабливаются к переменам.

Естественно возникающие организации поначалу обычно являются неофициальными, то есть юридически неузаконенными. Связь между их участниками носит неформальный характер. Со временем такие организации в большинстве случаев приобретают правовой статус, систему внутренних норм и регламентов, и, таким образом, формализуются. А в недрах официальных организаций возникают неофициальные группы и складываются неформальные отношения. Официальная и неофициальная (неформальная) организации в совокупности образуют реальную. Границы формальной организации и неформального коллектива чаще всего не совпадают, так как некоторые сотрудники в последний могут не приниматься, или по собственной инициативе сохраняют независимость.

Как правило, ни одна организация не может быть или только формальной или только неформальной – это ее крайние формы, а на деле она содержит как те, так и другие элементы. В зависимости от ситуации доля формальных и неформальных отношений постоянно колеблется. Одна часть организации функционирует на базе преимущественно формальных принципов, например бухгалтерия; другая – неформальных: научные, маркетинговые и иные подразделения. С точки зрения особенностей взаимоотношений с участниками, с одной стороны, выделяют унитарные и плюралистические организации, а, с другой, первичные и вторичные.

Унитарные (лат. — единство) организации представляют собой сплоченную команду, работающую ради достижения целей, заданных извне. Единство, направленность действий и дисциплина поддерживается здесь с помощью жесткой власти, подавления инициативы, ограничения свободы людей. Унитарные организации обычно являются первичными по отношению к своим членам. Первичность означает, что организация для объединяемых ею людей выступает как нечто внешнее, возникшее и существующее независимо от них. Включаясь в уже действующую организацию, люди признают ее главенство над собой, невозможность влиять на решение принципиальных вопросов; подчиняются ее требованиям.

Плюралистическая (лат. – множественный) организация представляет собой добровольное объединение участников, заинтересованных в собственной выгоде, достигаемой через общую. Поэтому в их рамках имеет место преимущественно взаимодействие, основанное на договорах и соглашениях, а власть используется для координации деятельности самостоятельных участников. Такие организации обычно являются вторичными, то есть создаются самими участниками, которые наделяют их определенными правами и ресурсами. Эти организации существуют как корпоративные и ассоциативные.

К корпоративным организациям относятся те, члены которых готовы для достижения своих целей временно жертвовать своей независимостью. Организация согласовывает их индивидуальные цели и способствует их реализации путем подчинения общей цели, формально выступающей как ее цель. Примером такой организации является акционерное общество. Организации ассоциативного типа создаются участниками для повседневной координации деятельности без потери ими независимости.

Исходя из особенностей взаимодействия отдельных элементов, организации подразделяются на механистические и органические.

Механистические организации характеризуются незыблемостью границ, преобладанием жестких “вертикальных” связей, официальным характером отношений, всесторонней регламентацией и запрограммированостью деятельности. Такими организациями являются все государственные предприятия и крупные и средние фирмы.

Органическим организациям свойственны: размытость границ, значительная самостоятельность отдельных звеньев, их широкая специализация, свобода выбора вариантов деятельности, оценка ее результатов на основе реального рыночного эффекта, а не централизованно установленных показателей, преобладание неформальных отношений. Такие организации лучше механистических взаимодействуют с окружением и приспосабливаются к постоянным изменениям в нем. Обычно они связаны с научными исследованиями, разработками, внедрением их результатов в практику.

Организации можно различать по целям, которые перед ними ставятся. В связи с этим существуют деловые и общественные организации. Деловые организации обеспечивают удовлетворение потребностей в различных товарах и услугах. Общественные организации предназначены для удовлетворения потребностей своих участников во взаимопомощи, общении, самовыражении.

Эффективность разных типов организации определяется тем, насколько она способствует достижению стоящих целей при минимизации затрат и различного рода неблагоприятных последствий.

Вопросы для проверки

1. Что такое организация?

2. Какова роль организаций в жизни современного общества?

3. Какие цели ставятся перед организациями?

4. В каких трех основных формах может быть представлена структура организации?

5. Перечислите шесть основных принципов, характеризующих любую организацию.

6. Перечислите основные законы, действию которых подчиняется деятельность организаций.

7. По каким признакам можно классифицировать современные организации?

 

3.2. Внешняя среда организации

Организация как открытая система может выжить только во взаи­мосвязи с внешней средой. Под внешней средой понимают факторы, кото­рые способствуют функционированию, выживанию и эффективности ор­ганизации. Различают среду прямого воздействия и среду косвенного воз­действия. К среде прямого воздействия относятся поставщики, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потреби­тели и конкуренты. К среде косвенного воздействия — состояние экономи­ки, научно-технический прогресс, социально-культурные и политические изменения, групповые интересы и затрагивающие организацию события в других странах. Факторы косвенного воздействия могут не оказывать не­посредственного влияния на организацию, но сказываются на ее деятель­ности. Так же как и внутренние переменные, внешние переменные оказы­вают воздействие на организацию во взаимосвязи, т.е. изменение одного фактора может оказать воздействие на изменение других. Так, например, рост цен на нефть повлечет за собой повышение цен во всех отраслях эко­номики, вызовет правительственное регулирование нормативов потребле­ния, введение налогов на сверхприбыль нефтяных компаний, повышение цен на коммунальные услуги и т. д.

Внешняя среда характеризуется сложностью, подвижностью и не­определенностью. Сложность внешней среды характеризуется числом и вариантностью факторов, на которые организация обязана реагировать. Организации, ра­ботающие со сложной внешней средой, имеют дело со многими категория­ми данных, необходимых для принятия решений. Скорость, с которой происходят изменения в окружающей среде, опреде­ляют ее подвижность. Наше время характеризуется особенной подвижно­стью внешней среды организации. Высокая подвижность внешней среды наблюдается в отраслях электронной, фармацевтической и химиче­ской промышленности (факторы — технология, конкурентная борьба). Бо­лее активные изменения происходят в отраслях, ориентированных на на­учно-технический прогресс. К таким отраслям следует отнести и полиграфическую промышленность. Подвижность внешних переменных факторов может по-разному затраги­вать разные подразделения организации. Так, например, подразделения, связанные с научными исследованиями, постоянно сталкиваются с высо­кой подвижностью внешней среды, отслеживая технологические новшест­ва. Для производственного отдела реакция на внешнюю среду более спо­койная. Здесь наблюдается стабильное движение материальных и трудо­вых ресурсов. Объем и достоверность информации по каждому фактору оказывает влия­ние на степень определенности внешней среды.

Неопределенность внеш­ней среды тем большая, чем меньше информации и есть сомнения в ее достоверности. Чем неопределеннее внешние переменные, тем сложнее принимать эффективные решения.

Как уже упоминалось, в среду прямого воздействия на организацию входят поставщики, законы и государственные органы, потребители и конкуренты. Все виды ресурсов организации получают через поставщиков. Это материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила. Предприятия, производящие продукцию, в том числе и полиграфические предприятия, зависят от равномерности посту­пления материалов. Нарушение их поступления приводит к нарушению выпуска продукции, снабжения рынка, получения прибыли, удовлетворе­ния потребностей покупателя и т. д. Все это в конечном счете ставит в лучшее положение конкурента. Отсюда прямая зависимость организации от поставщиков. Не меньшее значение для эффективной работы полиграфических предприятий имеет поиск и нахождение соответствующих заказов по изготовлению печатной продукции. С этой целью за последние годы на полиграфических предприятиях создаются отделы (или группы) маркетинга, в задачу которых входит исследование рынка полиграфической продукции и определение перспективности изготовления тех или иных изделий. Но для нормального функционирования полиграфического предприятия нужны не только поставщики материалов и заказчики, но и соответствующие инвестиции для приобретения современного полиграфического оборудования. В ряде случаев необходимые инвестиции могут быть получены от банков, акционеров и частных лиц. При этом следует отметить, что надежное финансовое состояние полиграфического предприятия значительно чаще привлекает инвесторов. Каковы бы ни были современная технология, капитал и материалы, они не могут обеспечить эффективность производства без трудовых ресурсов. В настоящее время многим полиграфическим предприятиям не хватает высококвалифицированных работников и, в частности, печатников. Помимо этого, в типографиях наблюдается дефицит квалифицированных ремонтных рабочих, в первую очередь, наладчиков полиграфического оборудования и слесарей.

На организации, в том числе и полиграфические предприятия, оказывают большое влияние существующие законы и государственные учреждения, которые определяют правовой статус и регулирование эконо­мики. Сюда относится множество законов и положений о безопасности и охране здоровья, защите окружающей среды, защите интересов потребите­ля, об оплате, финансовой защите и много других. Организации обязаны выполнять не только требования законов, но и ряда государственных уч­реждении, которые следят за исполнением законов и издают свои предпи­сания. Все это дополняется еще и регулирующими постановлениями мест­ных органов управления. Вследствие этого организации сталкиваются со сложной системой юридических норм. Поэтому задача организации, за­ключающаяся в поиске и нахождении своего потребителя, находится в рамках многих ограничений.

Однако бизнес невозможен без потребителя. Именно потре­битель диктует, какие товары и услуги для него необходимы и по какой цене, т. е. определяет конечные результаты деятельности организации. По­этому влияние потребителей на повышение эффективности работы и использова­ния таких внутренних переменных, как материалы и трудовые ресурсы, огромно. Но во многих случаях не потребители определяют необходимый рынку продукт или услугу, а конкуренты. Если конкуренты вводят новшества, то это требует еще более совершенных нововведений и превращения своей организации в более эффективную.

Недооценка конку­рирующей стороны в области совершенствования продукта или услуги может обернуться большими потерями прибыли. Все факторы прямого воздействия оказывают непосредственное влияние на внутренние переменные, вызывая их реакцию.

Не так заметно на орга­низацию оказывают влияние факторы косвенного воздействия. Информа­ция о них, как правило, не полная и руководство вынуждено делать пред­положения и допущения об их возможных последствиях для организации. Среди факторов косвенного воздействия важнейшее место занимает тех­нология, которая одновременно является и внутренней переменной. Орга­низация должна учитывать перспективные технологии, которые могут по­влиять на совершенствование выпускаемой продукции и обеспечить выпуск той продукции, которую покупатель хотел бы получить в будущем.

Относительно недавно возникшие круп­ные технологические нововведения коренным образом изменили произ­водственные процессы и продукцию. Это компьютерная, лазерная, микро­волновая, полупроводниковая технология, спутниковая связь, генная ин­женерия и др.

Они затронули не только организации, но и общество в це­лом. Сохранить конкурентоспособность можно, ориентируясь на высокие технологии. На полиграфических предприятиях за последние годы также широко внедряются достижения научно-технического прогресса. Косвенно воздействует на организации также общее изменение экономи­ки. Такие экономические явления, как инфляция, экономический спад, ко­лебания курса доллара относительно валют других стран, затрагивают ин­тересы организаций. Так, например, инфляция может вызвать рост издер­жек, если в период ее ожидания не увеличить запасы ресурсов и не ввести фиксированную оплату труда. Снижение налогов увеличивает массу денег у населения, что способствует развитию бизнеса, в том числе и полиграфического. На организацию влияют также жизненные ценности и традиции. Неэтич­ным считаются, например, взятки, распространение порочащих конкурента слухов, определение на работу по знакомству. К социокультурным факто­рам, влияющим на организацию, относятся приверженность определенной торговой марке или отрицательное отношение к конкретному товару или явлению.

Организациям необходимо считаться также с политическими факторами и отношением местного населения. Если организация ведет дело за предела­ми внутреннего рынка, то ей необходимо учитывать особенности внешней среды той страны, в какой она осуществляет свою деятельность. В каждой стране внешние факторы будут уникальными.

Они затрагивают не только потребности, но и культуру, привычки и обычаи другой нации. Проникновение на международный рынок осуществляется различными путями. Самым простым является экспорт готовой продукции через созда­ние торговой компании или экспортного отдела. В некоторых случаях организация про­дает право на производство своей продукции иностранной компании или государству по лицензии. Лицензия может быть продана на использование патентов, технологии, производственные секреты (ноу-хау).

Если две или большее число частных компаний или государств вкладывают средства в производственные мощности, то они создают совместное предприятие. В этом случае при равном партнерстве прибыль зависит от доли пакета ак­ций каждого участника. Если организация решает выпускать продукцию своих предприятий за грани­цей и сохранять полный контроль над производством и маркетингом, она может это осуществить за счет прямых капиталовложений.

Очень большое число корпораций владеют и управляют предприятиями в других странах. Это дает им возможность использовать дополнительные рынки сбыта и услуг, с выгодой привлекать трудовые ресурсы других стран и вкладывать капитал. В среде международного бизнеса выделяются следующие факторы: куль­тура, экономика, законодательство, государственное регулирование и по­литическая обстановка.

Преобладающее в обществе понимание системы ценностей, религии, обы­чаев и установок представляет собою культуру. Для эффективного ве­дения дел необходимо изучить культурные различия и менять поведение в межличностных контактах, не допускать некорректного поведения по от­ношению к ценностям других наций.

За последние годы значительно расширяется международное сотрудничество издательств и полиграфических предприятий. Так, например, многие типографии закупают полиграфическое оборудование, бумагу, краски и другие полиграфические материалы. Работающие в международной среде фирмы должны также учитывать и общие экономические факторы. Такие, как обменный курс валют, уровень заработной платы, учетные ставки процента за кредит и общий уровень экономиче­ского развития конкретной страны. Тщательному изучению подлежат законы и государственное регу­лирование страны, в которой осуществляется производство или ведется торговля. Изучению подлежат трудовое и антимонопольное за­конодательство, патентное дело, ценообразование, законы рыночной эко­номики.

Вопросы для проверки

1. Что такое внешняя среда организации?

2. Что относится к среде прямого воздействия на организацию?

3. Что относится к среде косвенного воздействия на организацию?

4. В чем состоит зависимость полиграфических предприятий от заказчиков, инвесторов и поставщиков материалов?

5. Какие изменения происходят за последние годы в техническом перевооружении полиграфической промышленности?

6. В чем состоит дефицит трудовых ресурсов на полиграфических предприятиях в настоящее время?

7. Охарактеризуйте значение необходимости выполнения организациями требований законов и государственных учреждений.

8. Каковы перспективы расширения международного сотрудничества полиграфических предприятий?