ТОП 10:

ТЕМА 15. ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ



В ДІЯЛЬНОСТІ ФІРМИ

Загальна інформація про інформаційну діяльність фірми

Інформатизація – це сукупність взаємопов’язаних організаційних, правових, політичних, соціально економічних, науково-технічних, виробничих процесів, що спрямовані на створення умов для задоволення інформаційних потреб, реалізації прав громадян і суспільства на основі створення, розвитку, використання інформаційних систем, мереж, ресурсів та інформаційних технологій, побудованих на основі застосування сучасної обчислювальної та комунікаційної техніки.

Обчислювальна та комунікаційна техніка, телекомунікаційні мережі, бази і банки даних та знань, інформаційні технології, система інформаційно-аналітичних центрів різного рівня, виробництво технічних засобів інформатизації, системи науково-дослідних установ та підготовки висококваліфікованих фахівців є складовими національної інформаційної інфраструктури і основними чинниками, що забезпечують економічне піднесення. Як показує досвід інших країн, інформатизація сприяє забезпеченню національних інтересів, поліпшенню керованості економікою, розвитку наукоємких виробництв та високих технологій, зростанню продуктивності праці, вдосконаленню соціально-економічних відносин, збагаченню духовного життя та подальшій демократизації суспільства. Національна інформаційна інфраструктура, створена з урахуванням світових тенденцій і досягнень, сприятиме рівноправній інтеграції України у світове співтовариство.

Концепція Національної програми інформатизації включає характеристику сучасного стану інформатизації, стратегічні цілі та основні принципи інформатизації, очікувані наслідки її реалізації.

Програмне забезпечення, що призначене для використання на засобах обчислювальної техніки можливо поділити на:

ü Операційні системи (родина Windows: 9x, 2000);

ü Офісні пакети (Microsoft Office) з програмами: Word – текстовий редактор, Excel – табличний редактор, Access – редактор баз даних, Outlook – поштова програма, PowerPoint – програма для побудови презентацій;

ü Бухгалтерські програми (1С, Офіс 2000);

ü Перекладачі та словники (FineReader, Lingvo, Рута, Плай).

Кожний набір програм передбачає забезпечення необхідних для інтелектуальної діяльності інструментальних засобів з опрацювання документів. Автоматичне опрацювання текста передбачає: автоматизацію введення паперового документа у комп’ютер, його перетворення у електронний вигляд, редагування, переклад тощо.

Комп’ютеризація установи

Під комп’ютеризацією установи будемо розуміти реорганізацію та вдосконалення людської діяльності на основі застосування інформаційних технологій. Бурхливий розвиток галузей науки і техніки у 80-ті роки ХХ століття призвів до суттєвого зростання інформаційних потреб, інформаційних потоків і документообігу. Загальний обсяг повідомлень на той час лише між компаніями і фірмами США вже становив 1000 мільярдів сторінок. У країнах Європи щорічно виробляється понад 100 мільярдів одиниць документів, лише на ділові листи витрачається більше 30 тон паперу. У світі виникло таке протиріччя, що найбільш чисельна армія працівників (співробітники установ, апарату управління) мають найнижчий рівень продуктивності праці. Цей факт можна пояснити тим, що у розвиток виробництва постійно вкладаються значні кошти, періодично здійснюється технічне переоснащення тощо. У сфері управління виробництвом зростає документообіг, опрацюванням якого займається людина, але можливості людини мають певні обмеження. В США інтенсивно розробляється ідея “офісів майбутнього”. Такий офіс стає місцем застосування різних засобів інформатики, офісної техніки в управлінській діяльності. Основними елементами офісу майбутнього є:

ü Локальні комп’ютерні мережі,

ü Електронна пошта,

ü Телеконференції,

ü Системи редагування текстів тощо.

Виникла нова для установи проблема – взаємодії людини з технікою (людино-машинна система). Відповідно до прийнятої термінології установою називають контору (office), тобто будь-яку організацію або її підрозділ, інститут, міністерство тощо з великим обсягом діловодства і документації. Технічною основою контори раніше були перо, чорнила і ділові книги, а зв’язок здійснювався за допомогою кур’єрів і депеш (листів).

Винахід у 80-х роках ХІХ століття друкарської машинки був першим “революційним” кроком у механізації конторської діяльності. Контора стала “механізованою”. Шлях від такої контори до електронної зайняв 100 років. Поява спочатку телефону, телеграфу, розвиток транспортних комунікацій, а на початку ХХ століття фототелеграфу і копіювальної машини – все це етапи становлення “електричної” контори. Після цього вже настала черга утворення “електронної” контори. Основна функція офісу полягає в опрацюванні інформації з метою прийняття рішення. В конторах різних рівнів формується політика організації, звідси здійснюється керівництво щоденними операціями. У конторі збирається інформація з різних підрозділів та оточуючого середовища, проводять наради, зустрічі, приймаються рішення. Контора є формою організації управлінської праці, тому вдосконалення її роботи є однією з основних умов підвищення ефективності апарату управління. Виникає істотна проблема пошуку методів, спрямованих на підвищення ефективності роботи контори. Дослідження розподілу робочого часу працівниками апарату управління компаній свідчать, що на бесіди, зустрічі та інші особисті контакти керівники витрачають 60 % часу, фахівці – 33 %, канцелярські працівники – 12 %, секретарі – 6 %. Решта часу витрачається на опрацювання документів. Менеджер витрачає за день до 80 % часу на здійснення 150 – 300 операцій інформаційного характеру.

В конторі виконується більше, ніж 30 видів робіт, але основною залишається опрацювання ділової інформації.

Найхарактернішою для контори є така діяльність:

1. Здійснення комунікацій всередині організації і між організаціями;

2. Вивчення, пошук, накопичення і генерування інформації, зокрема: читання документів, підготовка звітів, листів, відповідей на листи, пошук необхідних даних, ведення архівів тощо;

3. Аналіз даних і прийняття рішень;

4. Управління діяльністю установи;

5. Обслуговування керівників, зокрема складання графіків нарад, робочих календарів керівників, зовнішніх заходів тощо;

6. Обслуговування відвідувачів.

Назвемо три узагальнюючі функції сучасної контори:

ü Діловодство, або ведення документів,

ü Комунікація,

ü Прийняття рішень.

Сучасний стан інформаційних технологій дає змогу суттєво вдосконалити всі три названі функції. Таким чином, контора, як форма апарату управління, потребує вдосконалення, передусім це має вплинути на рутинні операції і забезпечити перехід у розумних межах до безпаперової технології. Автоматизація деяких функцій дає змогу зекономити 15 % робочого часу, крім того, до 25 % усіх конторських операцій можна виконувати вдома (при відповідному оснащенні робочого місця). Для автоматизації роботи контори перш за все необхідні системи, які дозволяють здійснити:

ü Генерування документів (опрацювання і редагування текстів),

ü Вдосконалення зберігання і пошуку документів у базах даних,

ü Забезпечення виводу інформації з комп’ютера на мікрофіші та інші носії.

В електронній конторі здатність людини опрацьовувати інформацію посилюється комп’ютерними засобами, що має вплинути на якісне поліпшення системи управління в цілому.

Одна з основних переваг електронної контори – це зниження витрат, які пов’язані з працею з маніпуляції з текстами. Наприклад, при заміні шафи для картотеки на електронний файл вартість праці з опрацювання інформації зменшується на 60 %, а при заміні кошика для пошти на електронну пошту – ще на 40 %.

До обладнання сучасного офісу відносяться:

ü Персональний комп’ютер,

ü Необхідне програмне забезпечення, зокрема система для опрацювання текстів і пошукова система,

ü Принтер з високою якістю друку,

ü Копіювальний апарат, типу “ксерокс”,

ü Телефон з пам’яттю,

ü Факс-апарат з виходом до мережі передачі даних,

ü Зовнішні бази даних тощо.

В сучасному офісі кожен менеджер і фахівець матиме прямий доступ до необхідної йому для роботи інформації, до комп’ютерів, іншого обладнання. Локальна мережа забезпечує доступ до комп’ютерів колег, спеціалізованих баз даних в установі і до пристроїв централізованого призначення. Комунікація в електронній конторі здійснюється за допомогою мережі, яка спроможна передавати великі інформаційні потоки. Документи розповсюджуються, в основному, на магнітних носіях, в електронній формі. Питання виключення паперових носіїв з обігу завжди є дискусійним1. Здається, що повністю замінити папір комп’ютерними засобами дуже важко, а іноді і неможливо. Це можна пояснити психологією людського сприйняття інформації:

1. Координація руки і очей дає змогу швидко переглянути текст на папері,

2. Людина може оволодіти способами швидкісного читання документів,

3. Адаптація ока до різного рівня освітлення приміщення полегшує сприйняття інформації з паперу,

4. Очі пристосовані краще до роботи з віддзеркаленим світлом ніж з внутрішнім, що генерує комп’ютер.

Перелік переваг і недоліків безпаперової технології можна продовжити. Головне полягає у більш повному використанні переваг, що дає безпаперова технологія.

Електронна контора не виключає з обігу папір, а значно полегшує опрацювання ділової інформації, скорочує витрати і час на передачу будь-якого тексту на будь-яку відстань.







Последнее изменение этой страницы: 2017-02-05; Нарушение авторского права страницы

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.236.59.63 (0.007 с.)