ТОП 10:

Як скористатись майстрами БД?



1. Якщо діалогове вікно ще на екрані, то клацніть ЗАПУСК МАСТЕРА, ОК. Якщо діалогового вікна вже немає, то ФАЙЛ / СОЗДАТЬ.

2. Клацніть мишкою одного з майстрів БД. В області ПРОСМОТР ви побачите свій вибір.

3. Якщо ви знайшли потрібного вам майстра, клацніть ОК. З’явиться діалогове вікно ФАЙЛ НОВОЙ БД.

4. Надрукуйте назву БД, клацніть СОЗДАТЬ, щоб продовжити. Запуститься майстер і з’явиться інформація, що пояснює, що цей майстер буде робити.

5. Клацніть ДАЛЕЕ, щоб продовжити. З’явиться список таблиць, які можна створити. Ліворуч з’являться таблиці, а праворуч – виділені поля таблиць.

6. Клацніть одну з таблиць і перегляньте список її полів. Додаткові поля, які ще не включено в таблицю, виділено курсивом. Щоб додати їх до таблиці, клацніть на них, щоб поставити поруч з ними контрольну мітку.

7. Якщо ви створюєте БД, щоб навчитися це робити, клацніть ДА, ВКЛЮЧИТЬ ОБРАЗЦЫ ДАННЫХ. Це повідомлення ACCESS, щоб ввести якісь формальні дані.

8. Клацніть ДАЛЕЕ, щоб продовжити. Майстер запитає вас, який використати вигляд оформлення екрана.

9. Виберіть в списку потрібний вид і клацніть його, натисніть ДАЛЕЕ. Майстер запитає вас про вид оформлення звіту для друку.

10. Виберіть в списку потрібний вид і клацніть його, натисніть кнопку ДАЛЕЕ.

11. Майстер запитає вас, який заголовок ви хочете використати в БД. Цей заголовок буде вказано у всіх звітах. Він може відрізнятися від імені файла.

12. Якщо ви хочете помістити в форми і доклади якийсь малюнок, клацніть поле ДА, РИСУНОК, виберіть графічний файл, клацніть ОТКРЫТЬ, щоб повернутися до майстра.

13. Клацніть ДАЛЕЕ, щоб продовжити. На останньому екрані клацніть ГОТОВО, щоб відкрити нову БД. Процедура створення може зайняти кілька хвилин.

Коли БД буде створена з’явиться ГОЛОВНА КНОПОЧНА ФОРМА – особливий звіт з деякими вбудованими в нього програмами.

Щоб після виключення комп’ютера введена вами важлива інформація не була втрачена, ви повинні зберегти свою роботу (ACCESS буде робити це автоматично). Однак, якщо ви робили зміни в структурі таблиці, форми чи іншого об’єкта, ACCESS не дасть закрити цей об’єкт чи таблицю поки не з’ясує чи зберегти ці зміни.

Якщо ви хочете закрити одну БД, а потім відкрити іншу, то:

ü Клацніть двічі СИСТЕМНОЕ МЕНЮ;

ü У вікні БД клацніть кнопку ЗАКРЫТЬ;

ü Клацніть ФАЙЛ – ЗАКРЫТЬ;

ü Натисніть CTRL + F4;

ü Натисніть CTRL + W.

Відкриття БД

Щоб відкрити БД слід:

ü Відкрити меню ФАЙЛ, відкриється список, що містить чотири БД, що використовувались останніми;

ü Клацнути по тій БД, яку ви хочете відкрити.

Якщо потрібної БД немає в списку, то треба:

ü Клацнути ФАЙЛ / ОТКРЫТЬ;

ü Якщо у папці, що з’явилася на екрані немає потрібної БД, змініть папку чи диск.

ü Клацніть файл двічі, щоб його відкрити.

Таблиці є основою всієї БД. В таблицях зберігається вся ваша інформація. Все інше є просто надбудовою. Коли ви створюєте таблицю, ви можете почати “з нуля”, а можете використати майстера таблиць. Майстер таблиць допоможе зекономити ваш час. Для цього слід виконати наступні дії:

1. Вибрати меню ВСТАВКА / ТАБЛИЦА / СОЗДАТЬ.

2. Клацніть МАСТЕР ТАБЛИЦ / ОК.

3. Клацніть одну з таблиць в списку ОБРАЗЦЫ ТАБЛИЦ.

4. Якщо ви побачите поле, що хочете включити в свою нову таблицю, виділіть його в списку ОБРАЗЦЫ ПОЛЕЙ, а потім клацніть >, щоб перемістити його в список ПОЛЯ НОВОЙ ТАБЛИЦЫ.

5. Повторюйте дії 3 і 4, поки не завершите складання списку полів, клацніть ДАЛЕЕ.

6. Потім вас запитають ім’я нової таблиці. Введіть ім’я, щоб замінити те, яке використовується за замовченням.

7. Клацніть АВТОМАТИЧЕСКОЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ КЛЮЧА, щоб майстер вибрав ключове поле (і перейдіть до пункту 10) або САМОСТОЯТЕЛЬНОЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ КЛЮЧА ПОЛЬЗОВАТЕЛЕМ, клацніть ДАЛЕЕ.

8. З’явиться діалогове вікно, в якому вас спитають, яке поле буде ключовим. Введіть потрібне поле.

9. Виберіть тип даних для ключового поля:

ü ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНЫЕ ЧИСЛА. Виберіть цей параметр, якщо ключовим полем є номер запису, і ваші записи пронумеровано по порядку;

ü ЧИСЛА, ВВОДИМЫЕ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕМ. Виберіть цей параметр, якщо хочете вводити свої власні номери;

ü ЧИСЛА И / ИЛИ СИМВОЛЫ. Виберіть цей параметр, якщо хочете включите в поле і числа, і букви.

10. Клацніть ДАЛЕЕ, щоб продовжити.

11. В наступному вікні вас запитають про зв’язок між таблицями, поки клацніть ДАЛЕЕ.

12. В останньому вікні клацніть один з параметрів:

ü ИЗМЕНЕНИЕ СТРУКТУРЫ ТАБЛИЦЫ. Використайте цей параметр, якщо хочете внести в таблицю якісь зміни;

ü НЕПОСРЕДСТВЕННЫЙ ВВОД ДАННЫХ В ТАБЛИЦУ. Виберіть цей параметр, якщо структура таблиці вас влаштовує;

ü ВВОД ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ ФОРМЫ. Буде розглянуто далі.

13. Клацніть кнопку ГОТОВО.

Для того, щоб створити таблицю в режимі конструктора таблиць, то слід:

1. Використати команду ВСТАВКА / ТАБЛИЦА, а потім клацніть СОЗДАТЬ.

2. Клацніть КОНСТРУКТОР, натисніть ОК.

3. В стовпчику ИМЯ ПОЛЯ надрукуйте відповідне ім’я. Потім натисніть TAB, щоб перейти до стовпчика ТИП ДАННЫХ.

4. Відкрийте список, що спускається і виділіть в ньому тип поля.

5. Натисніть ТАВ, щоб перейти до стовпчика ОПИСАНИЕ і надрукуйте опис поля.

6. Внизу діалогового вікна є СВОЙСТВА ПОЛЯ. Внесіть в них необхідні зміни.

Кожному полю треба встановити тип даних:

ü Текстовий – будь-який набір, включаючи числа, букви і символи (до 255 символів).

ü Поле МЕМО – аналог попереднього, але будь-якого розміру.

ü Числовий – звичайне число.

ü Дата / час – дата чи час.

ü Грошовий – число, що має грошовий формат.

ü Лічильник – номери по порядку.

ü Логічний – відповіді на питання істино / хибно.

ü Поле об’єкта OLE – зв’язок з іншою БД або іншим файлом.

ü Майстер підстановок – дозволяє створити список, з якого можна вибрати значення для кожного запису.

Додатково до типу поля, кожне поле має параметри форматування. Ось деякі з них:

ü Розмір поля – максимальна кількість символів, що може ввести користувач.

ü Формат поля – список форматів, які можуть бути застосовані до даного типу поля.

ü Значення за замовченням – якщо в якомусь полі зазвичай міститься певне значення (наприклад поштовий індекс), то можна ввести це значення, щоб зекономити час. В рідких випадках, коли його треба буде змінити, ви зможете це зробити.

ü Число десяткових знаків – число знаків, що відображаються.

ü Обов’язкове поле – виберіть так чи ні, щоб повідомити ACCESS, чи можна користувачу залишати це поле пустим при введенні нових записів.

 

Операції над полями

Для того, щоб внести зміни в таблицю треба скористатися конструктором таблиць:

ü В вікні БД клацнути ТАБЛИЦЫ, виберіть таблицю, з якою хочете працювати і клацніть КОНСТРУКТОР.

ü Якщо таблиця зображена в режимі таблиці, виберіть команду ВИД / КОНСТРУКТОР ТАБЛИЦ.

Для того, щоб виділити потрібне поле для зміни:

1. В списку ИМЯ ПОЛЯ клацніть назву одного з полів.

2. При необхідності клацніть клітинку в стовпчику ТИП ДАННЫХ і виділіть новий тип даних.

3. В секції СВОЙСТВА ПОЛЯ клацніть те поле, значення якого ви хочете змінити.

Добавити поле можна так:

1. Виділіть те поле, перед яким ви хочете вставити нове.

2. Клацніть мишкою ВСТАВИТЬ СТРОКУ на панелі інструментів і виберіть команду ВСТАВКА / ПОЛЕ. В списку ИМЯ ПОЛЯ з’явиться порожній рядок.

3. Введіть для нового поля ім’я, тип, опис тощо.

Щоб видалити поле слід:

1. Переключитися в режим конструктора, якщо ви в ньому не знаходитесь.

2. Виділіть поле.

3. Виконайте одну з наступних дій:

ü Натисніть клавішу DELETE на клавіатурі;

ü Клацніть мишкою кнопку УДАЛИТЬ СТРОКУ в панелі інструментів;

ü Виберіть команду ПРАВКА / УДАЛИТЬ СТРОКУ.

Щоб видалити поле в режимі таблиці слід:

1. Переключитися в режим таблиці, якщо ви в ньому не знаходитесь.

2. Виділити весь стовпчик того поля, яке ви хочете видалити.

3. Виберіть команду ПРАВКА / УДАЛИТЬ СТОЛБЕЦ.

Якщо є таке поле, яке ви не хочете використовувати в даний момент, але воно знадобиться вам пізніше, то можете його приховати, а не видаляти, тоді у вас з’явиться дві переваги:

ü Якщо ви вже ввели якісь записи, то дані, введені в це поле будуть збережені.

ü Властивості поля, які ви встановили при створені поля, не будуть пошкоджені, тому потім вам не треба буде їх заново вводити.

Скрити поле можна лише в режимі таблиць:

1. Переключіться в режим таблиць.

2. Виділіть поля, які ви хочете приховати.

3. Клацніть команду ФОРМАТ / СКРЫТЬ СТОЛБЦЫ. Стовпчики зникнуть.

Для того, щоб потім відобразити ці приховані стовпчики, виконайте наступне:

1. Виберіть команду ФОРМАТ / ПОКАЗАТЬ СТОЛБЦЫ. З’явиться діалогове вікно ОТОБРАЖЕНИЕ СТОЛБЦОВ. Поля, перед якими стоїть галочка, неприховані, а поля без галочки – приховані.

2. Клацніть контрольну мітку того поля, яке ви хочете змінити.

3. Клацніть кнопку ЗАКРЫТЬ.

 

Редагування БД

Щоб збільшити довжину поля:

1. Клацніть мишкою область поля, щоб її виділити.

2. Підведіть вказівник мишки до правого краю області поля так, щоб він прийняв вигляд двосторонньої стрілочки.

3. Перетягніть поле, змінюючи його довжину, а потім відпустіть кнопку мишки.

Для того, щоб знайти певний запис, слід:

1. Перейти в режим таблиці чи в режим форми.

2. Якщо ви знаєте, в якому полі містяться дані, які ви хочете знайти, то клацніть це поле.

3. ПРАВКА / НАЙТИ, з’явиться діалогове меню ПОИСК.

4. В полі введення ОБРАЗЕЦ надрукуйте текст, який ви хочете знайти.

5. Розгорніть список, що спускається і виділіть в ньому один з наступних пунктів:

ü ПОЛЯ ЦЕЛИКОМ – знаходить поля, що містять вказаний текст і більше нічого;

ü С НАЧАЛА ПОЛЯ – знайде поля, що починаються з вказаного тексту;

ü С ЛЮБОЙ ЧАСТЬЮ ПОЛЯ – знаходить поля, в яких міститься вказаний текст, при цьому не має значення, де цей текст в полі розташовано.

6. Виберіть ПРОСМОТР / ВНИЗ – якщо хочете провести пошук лише в напрямку після поточного запису. ВВЕРХ – якщо перед поточним записом. За замовченням встановлено ВСЕ.

7. Для обмеження пошуку можна використати регістр (великі та маленькі літери розрізняти / ні), для цього встановіть контрольну мітку С УЧЕТОМ РЕГИСТРА.

8. Для того, щоб знайти поля, які мають такий самий формат встановіть контрольну мітку С УЧЕТОМ ФОРМАТА ПОЛЕЙ.(12/12/95 не те саме, що 12 – 12 – 95, хоч і зображають одну і ту саму дату).

9. Для того, щоб обмежити пошук конкретним полем встановіть мітку ТОЛЬКО В ТЕКУЩЕМ ПОЛЕ

10. Клацніть НАЙТИ, щоб знайти перший елемент, що співпадає зі зразком.

11. Для того, щоб знайти наступні входження клацніть НАЙТИ ДАЛЕЕ.

12. Після завершення пошуку клацніть ЗАКРЫТЬ.

Для того, щоб знайти і замінити дані, зробіть наступне:

1. Клацніть ПРАВКА – ЗАМЕНИТЬ.

2. В полі введення ОБРАЗЕЦ надрукуйте текст, який хочете знайти.

3. В полі введення ЗАМЕНИТЬ НА надрукуйте текст, на який хочете замінити знайдений.

4. Встановіть контрольні мітки перед потрібними параметрами.

5. Клацніть НАЙТИ ДАЛЕЕ.

6. Клацніть ЗАМЕНИТЬ.

7. Коли закінчите процедуру клацніть ЗАКРЫТЬ.

Фільтри в БД

Для сортування записів слід виконати наступні дії:

1. Клацніть будь-яке місце того поля, по якому ви хочете здійснити сортування.

2. Клацніть СОРТИРОВКА ПО ВОЗРАСТАНИЮ / ПО УБЫВАНИЮ.

3. Якщо хочете повернути попередній порядок, клацніть ЗАПИСИ /УДАЛИТЬ ФИЛЬТР.

Фільтри використовуються тоді, коли ви хочете виключити велику кількість записів з метою перегляду лише тих, які вас цікавлять. Використання фільтрів тимчасово обмежує кількість записів, що з’являються у відповідності з виділеними вами критеріями.

Для застосування фільтрів у виділеному фрагменті слід виконати наступне:

1. В полі знайдіть одне значення, яке на вашу думку, повинно міститися у всіх відфільтрованих записах.

2. Виділіть це значення наступним чином:

ü Для того, щоб знайти всі записи, де значення поля ідентичне виділеному значенню, виділіть повністю елемент поля;

ü Для того, щоб знайти всі записи, де поле починається з виділеного значення, виділіть частину елемента поля, починаючи з першого символу;

ü Для того, щоб знайти всі значення, де поле містить вказане значення в будь-якому місці, виділіть частину елемента поля, починаючи після першого символу.

3. Клацніть ФИЛЬТР ПО ВЫДЕЛЕННОМУ. З’являться записи, що співпадають з вашим критерієм.

Звичайний фільтр – це більш потужний спосіб застосування фільтрів, ніж використання фільтра у виділеному фрагменті. За допомогою використання звичайного фільтра ви можете здійснювати фільтрацію зразу за кількома умовами (тут ви можете використовувати ”ИЛИ”, за допомогою якого буде знайдено записи, які задовольняють хоча б одну з умов, а також логічні вирази, наприклад “БОЛЬШЕ ЧЕМ”...)

Для того, щоб використати звичайний фільтр треба:

1. В режимі таблиці чи в режимі форми клацніть ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР.

2. Клацніть те поле, для якого ви хочете встановити умови відбору. Виберіть потрібне значення.

3. Введіть в різні поля умови відбору.

4. Якщо хочете встановити умову “ИЛИ”, клацніть вкладинку ИЛИ.

5. Після введення всіх умов відбору, клацніть ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР.

6. Щоб відмінити фільтрацію клацніть ЗАПИСИ – УДАЛИТЬ ФИЛЬТР.

 

Запити до БД

Запит – це більш формальний спосіб сортування і використання фільтрів.

За допомогою запитів ви можете вказати:

1. Які поля ви хочете переглянути;

2. В якому порядку повинні бути розташовані поля;

3. Критерії фільтрації для кожного поля;

4. Порядок сортування кожного поля.

Для створення запита на вибірку за допомогою МАСТЕРА ПРОСТЫХ ЗАПРОСОВ виконайте наступне:

1. Відкрийте БД і клацніть ЗАПРОСЫ.

2. Клацніть СОЗДАТЬ.

3. Клацніть ПРОСТОЙ ЗАПРОС, натисніть ОК.

4. Виберіть ТАБЛИЦЫ / ЗАПРОСЫ.

5. Клацніть назву поля в списку доступные поля, а потім >, щоб перемістити це поле в список ВЫБРАННЫЕ ПОЛЯ, натисніть ДАЛЕЕ.

6. В полі введення тексту ЗАДАЙТЕ ИМЯ ЗАПРОСА введіть заголовок запиту.

7. Клацніть ГОТОВО.







Последнее изменение этой страницы: 2017-02-05; Нарушение авторского права страницы

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.206.187.81 (0.014 с.)