ТОП 10:

Знайомство з Microsoft PowerPoint



Ця програма володіє рисами, притаманними всім складовим Microsoft Office, тому більшість прийомів роботи вам уже знайома. Наприклад, редагування тексту тут відбувається аналогічно Word. Запустити PowerPoint на виконання можна будь-яким із передбачених у Windows способів. При запуску з’явиться діалогове вікно PowerPoint

Після того як визначено тему презентації, намічено її основні питання, а також підібрано матеріал для їх розкриття (текст, рисунки, діаграми тощо), можна переходити до етапу створення презентації. Після запуску PowerPoint з’являється діалогове вікно, у якому для цього пропонується вибрати один із таких способів:

ü Використовуючи Майстер автозмісту;

ü На основі шаблону презентації;

ü На основі порожньої презентації.

Майстер автозмісту автоматизує перехід від одного етапу створення презентації до наступного з такого списку:

1. Вид презентації;

2. Спосіб подання;

3. Формат видання;

4. Доповнення.

При його запуску спочатку потрібно вибрати вид презентації з наявного списку («Службові», «Проекти», «Ділові», «Особисті» тощо), а також підвид (шаблон) усередині обраного виду (наприклад, у виді «Службові» є шаблони «Загальні збори», «Основна сторінка компанії», «Фінансовий звіт»).

Після вибору виду презентації на другому кроці вказують спосіб її подання (демонстрації):

ü Доповідь, нарада, видання;

ü Інтернет, кіоск.

На третьому етапі визначають формат видання. Перший спосіб подання може мати 4 варіанти вигляду:

ü Презентація на екрані;

ü Чорно-білі прозорі плівки;

ü Кольорові прозорі плівки;

ü Слайди 35-міліметрові.

Вирішують також, чи буде використовуватися друкування для цього формату.

На четвертому етапі вводять додаткові дані для титульного слайда:

ü Заголовок презентації;

ü Ім’я автора;

ü Інші дані (наприклад, назву підрозділу).

Якщо на другому етапі обрали другий спосіб подання презентації (Інтернет, кіоск), то третій етап пропускають, а на четвертому вказують:

ü На кожній сторінці текст авторських прав;

ü Дату останньої зміни;

ü Адресу E-mail.

Далі стандартний шаблон корегують, замінюючи подані там дані.

Якщо презентацію створюють на основі певного шаблону, то у вкладці «Презентации» вибирають потрібний його вид, наприклад «Фінансовий звіт», який потім заповнюють необхідними даними. При виборі слід звернути увагу на те, що багато шаблонів мають дві версії — стандартну та інтерактивну. Перша прийнятна для доповіді, наради або видання; друга — для Web-сторінки в Інтернеті або кіоску.

Отже, під час створення презентації на основі шаблону автоматизованими є тільки перший і другий кроки Майстра. Всі інші виконуються у вільному режимі.

Ще більшу свободу користувач має при виборі шаблону презентації з вкладки «Дизайны презентаций», у якій є тільки шаблони зовнішнього вигляду презентації, створені професійними дизайнерами. Зміст, послідовність показу слайдів тощо автор визначає самостійно.

Найбільший творчий розмах користувач може проявити, віддавши перевагу третьому способу — на основі порожньої презентації. Для кожного слайда тут потрібно спочатку вибрати авторозмітку слайда (тобто вирішити, з яких місцезаповнювачів він складатиметься), потім наповнити його демонстраційним матеріалом і, нарешті, підібрати потрібне оформлення (фоновий малюнок, колірну гаму, вид шрифту тощо). Як правило, спочатку створюють декілька слайдів, заповнюють їх даними, підбирають відповідне оформлення, а потім на його тлі продовжують створення презентації. Такий підхід вимагає найбільшого професіоналізму в роботі.

До вибору користувача пропонується створити нову чи відкрити існуючу презентацію (файл формату PowerPoint має розширення .ppt).

Найшвидше створити нову презентацію можна, скориставшись послугами Мастера автосодержания. Він задасть ряд стандартних запитань: про вид та об’єкт презентації, спосіб її проведення, Ваше ім’я, після чого видасть кілька слайдів, які, на його думку, повинні відповідати Вашим задумам. Зрозуміло, у переважній більшості випадків, так буде не завжди. Отримані слайди слід буде наполегливо відредагувати.

Шаблон презентації дає змогу стартувати з готового шаблону (файла з розширенням .pot), розробленого дизайнерами Microsoft. Вибрати щось на власний смак можна з діалогового вікна Создать презентацию.

Як бачимо, перегляд вибраного шаблона відображається у полі Просмотр. Вкладинки Презентации та WEB-страницы містять відповідно шаблони презентацій та WEB-сторінок. Після вибору необхідного шаблону слід натиснути ОК. Тоді з’явиться діалогове вікно Создать слайд із пропозицією вибрати авторозмітку документа.

Після вибору необхідного стилю оформлення процес підготовки шаблона вважається завершеним і завантажується головне вікно програми. Описаний спосіб початку роботи є найвживанішим – зрозуміло, що при створенні порожньої презентації потурбуватися про її художнє оформлення доведеться самостійно. Зауважимо лише, що для можливості скористатися цими діалоговими вікнами необхідно, щоб у діалоговому вікні Сервис/Параметры на вкладинці Общие були встановлені прапорці Диалог при запуске та Диалог при создании слайда. За замовченням вони там є.

 

Головне вікно PowerPoint

Головне вікно програми мало чим відрізняється від вікон інших програм, що працюють у середовищі Windows. Тут теж присутні заголовок, головне меню з дев’яти пунктів: Файл, Правка, Вид, Вставка, Формат, Сервис, Показ слайдов, Окно, Справка, також є панелі інструментів. Меню Acrobat присутнє лише тоді, коли на комп’ютері інстальовано відповідний програмний засіб, призначений для конвертації документів у спеціальний зручний для пересилання формат PDF. На робочому полі знаходиться вибраний шаблон Профессиональный, про що свідчить і напис у рядочку стану; у ньому є запрошення ввести текст заголовку та текст маркованого списку.

Особливу увагу слід звернути на п’ять кнопок ліворуч горизонтальної смуги прокручування, які виконують роль перемикачів наступних режимів роботи: слайдів, структури, сортувальника, нотаток та показу.

За замовченням робота ведеться у режимі слайдів.

Звичайний режим. У цьому режимі робоча ділянка вікна PowerPoint складається з ділянок слайда, структури і нотаток. Розміри кожної з них можна змінювати. На ділянці структури відображаються номер, назва слайда і текст, що міститься в ньому. Натиснувши на кнопку зліва від номера, можна зразу ж перейти до роботи з відповідним слайдом, який з’являється на ділянці слайда. Сюди можна вставляти також рисунки, фільми, звуки, ефекти анімації та гіперпосилання. Текст вводиться і до ділянки структури, і до ділянки слайда.

Режим структури. У цьому режимі перевага надається ділянці структури. Інші ділянки подаються у зменшеному вигляді. Тому його використовують, щоб ознайомитися зі структурою всієї презентації і, при потребі, змінити її (шляхом переміщення розділів, їх вилучення, редагування тексту тощо).

Режим слайдів займає всю робочу ділянку. Використовується для створення і зміни поточного слайда.

Режим сортувальника. Тут на робочій ділянці PowerPoint відображається вся презентація. Причому кожний слайд виводиться в зменшеному вигляді. Ось чому його використовують для перегляду послідовності, в якій розташовано слайди в презентації, а також щоб перейти до роботи з певним слайдом. Для цього досить двічі клацнути на ньому. У режимі сортувальника зручно переміщати окремий слайд на інше місце презентації, перетягуючи його мишею. Тут також є змога додавати нові слайди перед виділеним або видаляти виділений слайд, натиснувши клавішу <Delete>. На етапі підготовки демонстрації цей режим використовується, щоб задати інтервали часу для показу кожного слайда й встановити анімаційні ефекти при переході від одного слайда до іншого.

Режим показу слайдів призначений для демонстрації презентації. У ньому кожний слайд виводиться на весь екран.

Використовуючи кнопки, можна переключатися з одного режиму в інший під час підготовки і демонстрації слайдів, а також при внесенні і зміні нотаток. Оскільки в режимі показу слайдів поточним слайдом зайнято весь екран, то вийти з нього можна, натиснувши клавішу <Esc> або обравши відповідну команду з контекстного меню, що викликається клацанням правою кнопкою мишки на будь-якому місці слайда.

Режим структури необхідний для ознайомлення зі структурою презентації та її зміни. Самі слайди у значно зменшеному вигляді розміщені праворуч структури.

Режим сортувальника необхідний для визначення порядку черговості слайдів, редагування ефектів та часових інтервалів їх появи. Пересування слайда тут здійснюється мишею, для швидкого переходу в режим редагування слайду достатньо двічі натиснути по ньому мишею.У режимі нотаток внизу під слайдом з’являється текстове поле, куди можна ввести коментар до слайду.

Режим показу здійснює демонстрацію презентації.

Елементи на слайді умовно можна розділити на дві групи: текст та об’єкти. На шаблоні з готовою розміткою текстові чи графічні блоки можна «клонувати»: виділивши об’єкт, вибрати Правка/Дублировать або просто натиснути Ctrl+D. При цьому блок повинен бути виділеним ніби “по краях” – всередині не повинен знаходитись курсор введення. У випадку порожньої презентації потрібні об’єкти створюють за допомогою піктограм панелі інструментів або з меню Вставка, разом з підменю Рисунок; для вставки тексту слід вибрати Надпись.

 

Підготовка презентації

Для початку роботи над новою презентацією потрібно:

ü Запустити на виконання PowerPoint, наприклад через меню Пуск;

ü У першому діалоговому вікні PowerPoint вибрати альтернативний перемикач “Пустая презентация”;

ü У діалоговому вікні “Создание слайда” вибрати потрібний варіант авторозмітки першого слайда, тобто той вид макета слайда, що містить потрібні місцезаповнювачі (бажано почати з титульного слайда);

ü Ввести інформацію до місцезаповнювачів першого слайда.

При створенні презентації часто використовується кнопка “Команды”, яка розташована на стандартній панелі інструментів. При її натисканні з’являється меню, що містить три таких команди:

ü Создать слайд (застосовується, щоб почати роботу з новим слайдом);

ü Разметка слайда (використовується для зміни складу місцезаповнювачів слайда);

ü Применить оформление (дає змогу вибрати шаблон дизайну презентації).

Працюючи з окремим слайдом, можна змінювати не тільки склад місцезаповнювачів (команда Разметка слайда у кнопці Команды), а й їх розміри і положення. Розміри змінюють переміщенням маркерів слайда. Щоб змінити його положення, досить виділити мишею місцезаповнювач і перетягнути його на інше місце.

Для видалення виділеного місцезаповнювача потрібно натиснути клавішу <Delete>. При цьому у ньому не повинно бути курсора введення.

Якщо месцезаповнювач повинен містити текст, то його вводять вручну або використовуючи готовий текст, що є частиною документа Word. Перед початком введення потрібно вручну виділити місцезаповнювач. Слід пам’ятати: параметри шрифту (вид і розмір) будуть такими, які встановлені для даного місцезаповнювача за замовчення.

Перехід на новий рядок у межах місцезаповнювача відбувається автоматично по закінченні поточного рядка. Натискання клавіші <Enter> дає змогу перейти до нового абзацу. Якщо ж місцезаповнювач є маркованим списком, то при натисканні клавіші <Enter> починається новий пункт цього абзацу. Отже, ручне введення тексту до місцезаповнювача нічим не відрізняється від заповнення сторінки в Word. Засоби форматування тексту PowerPoint також аналогічні засобам Word.

Якщо необхідно скопіювати якийсь фрагмент тексту з Word у місцезаповнювач слайда, то потрібно:

ü Виділити фрагмент тексту в документі Word і на стандартній панелі інструментів натиснути кнопку Копировать, щоб фрагмент попередньо скопіювати в буфер обміну;

ü Перейти в PowerPoint і виділити місцезаповнювач, у який слід скопіювати фрагмент;

ü У меню Правка PowerPoint вибрати команду Специальная вставка;

ü У діалоговому вікні Специальная вставка встановити альтернативний перемикач Вставить і зі списку Как вибрати елемент Неформатированный текст.

Якщо ж у вікні PowerPoint скористатися просто командою Вставить, то з буфера буде вставлено фрагмент тексту з форматом шрифту, який мав вихідний текст Word, а він не завжди збігається з форматом, установленим у PowerPoint.

Вставлення таблиць і діаграм

Подання інформації у вигляді таблиці дає змогу спростити її пошук і аналіз. Тому в презентаціях PowerPoint таблиці використовують часто. Вони бувають трьох видів:

1. Таблиці Word — для текстових та числових вихідних даних (наприклад, таблиці цін товарів);

2. Таблиці Excel — для вихідних даних і даних розрахунків, а також у тих випадках, коли за даними будують діаграми;

3. Таблиці Access — коли дані вибирають із кількох взаємозалежних таблиць.

Перші два види таблиць копіюють у PowerPoint із додатків, у яких вони створені (Word або Excel), через буфер обміну. Для цього в PowerPoint досить натиснути кнопку Вставить на стандартній панелі інструментів.

Перед вставленням таблиць із Access (форм, запитів, звітів) необхідно звернути увагу на те, що за замовченням у цьому додатку встановлено системний шрифт MS Sans Serif, що не підтримує кирилиці. Тому перед копіюванням таблиці в PowerPoint потрібно встановити в Access шрифт, що має символи кирилиці. Для цього слід:

ü У меню Сервис вибрати команду Параметры;

ü У діалоговому вікні Параметры вибрати вкладинку Режим таблицы;

ü У групі Шрифт по умолчанию у списку Шрифт вибрати потрібний вид шрифту, наприклад Times New Roman Суr.

Після встановлення шрифту копіювання таблиць із Access у PowerPoint здійснюється аналогічно Word і Excel. Access має засоби безпосереднього копіювання даних у Word і Excel. Це команди Сервис / Связи с Office / Публикация в MS Word i Сервис / Связи с Office / Анализ в MS Excel, відповідно. Скориставшись однією з них, дані можна скопіювати в Word або Excel, там їх відредагувати, а потім вже скопіювати назад — у PowerPoint.

У самому PowerPoint є також засоби створення таблиць «з нуля». Наприклад, при створенні слайда можна вибрати розмітку Таблица. У цьому випадку будується таблиця Word. Але оскільки, з одного боку, засоби побудови таблиць у PowerPoint бідніші за аналогічні засоби Word, а з іншого, презентація, як правило, є фіналом робіт, виконаних у Word і Excel, то в PowerPoint рідко будують таблиці із самого початку. Частіше їх копіюють із інших додатків.

Сказане стосується і діаграм, якими послуговуються для візуалізації табличних даних. У PowerPoint наявні три види розміток, у яких є місцезаповнювачі з діаграмами. Але в кожному з них використовується додаток Microsoft Graph, що за своїми інструментальними засобами поступається засобам ділової графіки Excel. Тому діаграми зазвичай готують в Excel, а потім через буфер обміну їх уже копіюють у PowerPoint.

Для зображення ієрархічної залежності між окремими елементами системи (наприклад, структури управління підприємством, адміністративної системи управління державою, складного завдання тощо) у презентаціях використовують організаційні діаграми (ОД).

Будують ОД у PowerPoint за допомогою додатка Microsoft Organization Chart.

Щоб почати роботу з Organization Chart, при створенні слайда потрібно вибрати розмітку Организационная диаграмма, а потім двічі клацнути на відповідному місцезаповнювачі. Організаційну діаграму будують у вікні Microsoft Organization Chart. Після її створення вікно потрібно закрити. При цьому видається запит на поновлення об’єкта в презентації. Якщо відповідь позитивна, то ОД вставляється в місцезаповнювач, із якого починалася її побудова. Якщо ОД потрібно змінити, то досить двічі клацнути на її місцезаповнювачі — як наслідок, діаграма завантажуватиметься в Organization Chart.

Структура вікна Organization Chart аналогічна структурі стандартного вікна Windows, тобто воно має смугу заголовку, рядок меню, панель інструментів, робочу ділянку тощо.

Усі дії під час створення і редагування ОД виконують на робочій ділянці. Найчастіше використовують команди, подані кнопками на панелі інструментів. Тут є три групи кнопок:

ü Інструменти загального призначення (для виділення, редагування і перегляду об’єктів);

ü Інструменти рамок (для створення рамок у діаграмі, що відображають кожний елемент ієрархії — підлеглий, співробітник зліва, співробітник справа, керівник, помічник);

ü Інструменти рисування (для побудови ліній і прямокутників).

Кожний елемент ієрархії має вигляд прямокутника, що у термінах Organization Chart називається рамкою. Усі рамки мають чотири текстових поля: Ім’я, Посада, Коментар1 і Коментар2. Вміст кожного з них замінюють потрібною текстовою інформацією. Якщо поля Коментар1 і Коментар2 не змінювалися, то в режимі перегляду вони не виводяться.

Для введення потрібного тексту досить клацнути на рамці, а потім — на потрібному полі і після того, як з’явиться курсор, записати необхідне.

Щоб додати нову рамку, на панелі інструментів слід натиснути кнопку з її зображенням і клацнути на діаграмі ту рамку, до якої приєднується нова. Для видалення зайвої рамки достатньо клацнути на ній і натиснути клавішу <Delete>.

Інші засоби редагування і форматування такі ж, як і в Word (вид, розмір, колір шрифту, ліній тощо).

Рисунки в бізнес-презентаціях використовують у двох випадках:

ü Для демонстрації зовнішнього вигляду зразка виробу, будинка, карти тощо;

ü Для додання емоційного забарвлення самій презентації (щоб привернути увагу, зняти напругу тощо).

У першому випадку застосовують рисунки, креслення, ескізи, фотографії, що підготовлені фахівцями з конкретної предметної галузі й зберігаються в графічних файлах фірми.

У другому — рисунки, що входять до стандартних засобів постачання додатків Microsoft Clip Gallery, CoralDRAW, AutoCAD тощо або зберігаються на різних Web-сторінках в Інтернеті.

Для вставлення рисунка з файла потрібно з меню Вставка вибрати команду Рисунок / Из файла й за допомогою діалогового вікна Добавить рисунок відшукати потрібний файл. Вставивши рисунок, його можна відформатувати — змінити масштаб, обрізати, змінити контрастність, яскравість тощо.

Щоб додати рисунок із колекції Clip Gallery, слід створити слайд із графічним місцезаповнювачем і потім двічі клацнути на ньому. При цьому з’являється вікно додатка Microsoft Clip Gallery. За його допомогою можна вставити будь-яке зображення з цієї колекції кліпів. Тут також є змога використовувати нові малюнки з папок на даному комп’ютері та ілюстрації, що зберігаються на інших комп’ютерах в Інтернеті.

Крім рисунків Clip Gallery, можна також працювати з такими видами кліпів, як звуки і фільми, кожний із яких розташований в окремій вкладинці.

До колекції кліпів входять файли двох типів: вихідні файли кліпів (містять власне кліпи) і каталоги кліпів (зберігають інформацію про властивості кліпів). Із властивостями будь-якого кліпа можна ознайомитися, клацнувши на його значку правою кнопкою мишки й обравши з контекстного меню пункт Свойства. Задають властивості кліпа при додаванні його до колекції з інших джерел (компакт-дисків, Інтернету).

Звуковий супровід відноситься не до якогось конкретного місцезаповнювача, а до всього слайда. Щоб вставити звук із колекції Clip Gallery у слайд, потрібно з меню Вставка активізувати команду Фильмы и звук / Звук из колекции і у вікні Clip Gallery у вкладинці Звуки вибрати бажаний кліп.

Якщо є бажання вставити звук із файла, що не входить до складу Clip Gallery (компакт або жорсткий диск на власному або якому-небудь іншому комп’ютері мережі), то треба скористатися командою Вставка / Фильмы и звук / Звук из файла.

PowerPoint дає змогу самостійно записати мовний супровід слайда. Але тоді комп’ютер повинен мати звукову карту, мікрофон і колонки. Для записування звукового супроводу потрібно:

ü Перейти до слайда, у який його буде записано;

ü У меню Вставка вибрати команду Фильмы и звук / Записать звук;

ü Для початку записування натиснути кнопку Запись;

ü Після завершення записування натиснути кнопку Остановить;

ü До поля Название ввести назву супроводу і натиснути кнопку ОК.

На слайді з’являється значок, який натискують для відтворення звуку під час демонстрації.

Якщо на час чергової презентації мовний супровід потрібно відключити, слід активізувати команду Показ слайдов / Настройка презентации і в діалоговому вікні Настройка презентации ввімкнути індикативний перемикач Без речевого сопровождения.

Вставляють фільми у слайд подібним чином. Якщо це фільм із колекції кліпів Clip Gallery, активізують команду Вставка / Фильмы и звук / Фильм из колекции, для інших джерел — команду Фильмы и звук / Фильм из файла. Після вставлення фільму розмір зображення можна змінити.

Після вибору об’єкта слід вказати його розташування на полі слайду, окреслюючи мишею його межі. Якщо це текстовий блок (Надпись), то, натиснувши лівою кнопкою мишки всередині блоку, можна розпочати набір тексту. Для редагування параметрів шрифту, вирівнювання тощо застосовують меню Формат або відповідні команди контекстного меню. Відбувається все це аналогічно засобам Word, у тому числі й форматування самого блоку. Для цього викликають діалогове вікно Формат/Автофигура, де на вкладинці Надпись встановлюють необхідні параметри: центр обертання тексту, внутрішні поля (для того, щоб текст дрібного розміру помістився в рамці, іноді корисніше зменшити внутрішні поля, аніж зменшувати розмір шрифта), параметри переносу, масштабування автофігури та повороту тексту.

Для того, щоб змінити вигляд маркера у маркованому списку, слід виділити абзаци у режимі введення тексту або виділити блок та виконати команду меню Формат/Маркер. Відкриється діалогове вікно Маркеры.У ньому слід вибрати необхідний символ і натиснути ОК. У першому випадку вибраний символ буде маркером абзацу (абзаців), у другому – замінить собою всі маркери блоку.

Натискання на кнопку Вставить Диаграмму запускає OLE-додаток Microsoft Graph, який за замовченням створює діаграму. Редагування полів та значень відбувається за схемою, традиційно прийнятою в MS Office.

У переважній більшості випадків при створенні презентації необхідно вставити туди таблицю чи графік. Це можна зробити через буфер обміну. Вставлений OLE-об’єкт динамічно редагуватиметься засобами програми, у якій він був створений.

Чотири кнопки на панелі інструментів Стандартная дають також змогу створити такі елементи: Таблицу Microsoft Word, Таблицу Microsoft Excel, Диаграмму, Картинку. Зокрема, при натисканні першої кнопки відкриється підпанель, де можна вибрати кількість рядків та стовпців таблиці. Оскільки даним способом задати таблицю розміром, наприклад, 5x5 неможливо, то слід застосувати інший спосіб: виконати Вставка/Рисунок/Таблица Microsoft Word. Відкриється діалогове вікно Вставить таблицу Word.Натискання на кнопку Вставить Картинку завантажує додаток Microsoft Clip Gallery з готовими рисунками.

Для оформлення презентації також можна застосувати організаційну діаграму, яка створюється у спеціальному OLE-додатку Microsoft Organization Chart. Для його виклику слід ще у розмітці слайду вибрати тип Организационная диаграмма, і в отриманій розмітці двічі натиснути мишею на полі відповідного об’єкта. Після внесення модифікацій до діаграми видається запит про поновлення.

Для організаційної діаграми, як і для вставлених таблиць, графіків, інших OLE-об’єктів зберігається дія команди Формат автофигуры, інших параметрів організації роботи PowerPoint, у тому числі параметрів анімації, розглянутих далі.

До презентацій можна додати звуковий та відеосупровід. Засоби для цього знаходяться у меню Вставка/Кино и звук. Можна вставити фільми і звуки з колекції, інші, котрі містяться на диску, записати через мікрофон власний звуковий супровід за наявності у комп’ютера звукової карти.

 







Последнее изменение этой страницы: 2017-02-05; Нарушение авторского права страницы

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.231.220.225 (0.013 с.)