Порядок исправления ошибок в документах

 

Документирование — первый элемент метода бухгалтерского уче- та. Документирование — способ отражения (регистрации) хозяйст- венных операций в специальных документах учета, являющихся осно- ванием для бухгалтерских записей.

Порядок создания первичных оправдательных документов, приня- тия их к учету, хранения и отражения в них информации о совершен- ных хозяйственных операциях регулируется Законом о бухгалтерском учете, другими федеральными законами, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденным при-

казом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н1, постанов- лением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учет- ных документах»2, Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 1053, письмом Центрального банка РФ от

4 октября 1993 г. № 18 (в ред. от 26 февраля 1996 г.) «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»4, учет- ной политикой самой организации и другими нормативными актами.

Документ — любой носитель информации с реквизитами, позволя- ющими идентифицировать эту информацию. Информация, содержа- щаяся в документе, предназначена для ее обработки и передачи во вре- мени и пространстве. Документ обеспечивает достоверность

——————————

1 Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти.

1998. № 23.

2 СЗ РФ. 1997. № 28. Ст. 3448.

3 Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1984. № 4.

4 Экономика и жизнь. 1993. № 42; № 43.

 

и точность учета, служит основным источником сведений для предва- рительного и последующего анализа и контроля правильности, целе- сообразности и законности каждой хозяйственной операции.

«Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет»1.

К бухгалтерским документам относятся первичные документы, учетные регистры и отчетность.

Первичные документы фиксируют факты совершения хозяйствен- ных операций в той последовательности, в которой они проводятся. Это обеспечивает сплошной учет всех объектов, юридическое обосно- вание бухгалтерских записей, основой которых служат документы, имеющие доказательную силу. Документирование каждого факта хо- зяйственной деятельности способствует обеспечению контроля за со- хранностью собственности, так как документы фиксируют материаль- ную ответственность работников за доверенные им ценности.

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете к учету принима- ются первичные документы, составленные по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документа- ции. Функции по разработке и утверждению альбомов унифициро- ванных форм первичной учетной документации и их электронных версий в соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 июля

1997 г. № 835 были возложены на Госкомстат России (в соответствии с Указом Президента РФ от 9 марта 2004 г. № 314 «О системе и структу-

ре федеральных органов исполнительной власти»2 Госкомстат России преобразован в Росстат, а функции Госкомстата России по принятию нормативных правовых актов в установленной сфере деятельности пе- реданы Минэкономразвития России). Унифицированные формы предназначены для оформления операций однородных, типовых, при- меняемых в деятельности предприятий и организаций независимо от вида их деятельности.

Документы, форма которых хотя и не предусмотрена в альбомах уни- фицированных форм первичной учетной документации, но которые разрабатываются и утверждаются самой организацией в рамках учетной политики, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату его составления;

в) наименование организации, от имени которой составлен доку- мент;

г) содержание хозяйственной операции;

——————————

1 Пункт 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

2 СЗ РФ. 2004. № 11. Ст. 945.

 

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денеж- ном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, ут- верждает руководитель организации по согласованию с главным бух- галтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработки дан- ных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты, но они должны быть удобны для бухгалтерской обработки и иметь правовое значение (т. е. соответствовать требованиям Закона о бухгалтерском учете).

Первичный учетный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее окончания. Данные первичного учета необходимы для после- дующего обобщения, контроля и управления производством.

Законодательно закреплена ответственность лиц, составляющих и подписывающих первичные учетные документы, за их своевремен- ное и качественное оформление, передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащих- ся в них данных.

Записи в первичных документах делаются чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах, что обеспечивает сохран- ность этих записей в течение времени, установленного для их хране- ния в архиве. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку. В денежных документах сумма указывается цифрами и прописью с большой буквы. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.

Законом о бухгалтерском учете закреплены требования, которые должны предъявляться главным бухгалтером по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалте- рию необходимых документов, обязательных для всех работников ор- ганизации. Без подписи главного бухгалтера (если таковой имеется) денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»1 обеспечивает правовые условия использования

электронной цифровой подписи в электронных документах, при со-

блюдении которых электронная цифровая подпись в электронном до- кументе признается равнозначной собственноручной подписи в доку- менте на бумажном носителе.

——————————

1 СЗ РФ. 2002. № 2. Ст. 127.

 

В п. 4 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете определен порядок приня- тия документов по осуществлению отдельных хозяйственных опера- ций в случаях разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером. Документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который не- сет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Все первичные документы можно классифицировать по различ- ным основаниям.

1. По назначению документы делятся на распорядительные, оп- равдательные (исполнительные), комбинированные и документы бух- галтерского оформления.

Распорядительные — документы, в которых содержатся распоря- жения, указания на проведение тех или иных хозяйственных опера- ций: приказ о проведении инвентаризации, об отпуске материалов со склада, платежные поручения, чеки на получение наличных денег в банке и т. д.

Оправдательные (исполнительные) — документы, удостоверяющие факт совершения хозяйственной операции и служащие доказательством того, что она была произведена: расходная накладная, выписанная на от- пуск материалов со склада, инвентаризационная опись. В оправдатель- ных документах, кроме обязательных реквизитов, могут указываться и дополнительные: название и адрес предприятия, составившего доку- мент; наименование участников совершения хозяйственной операции и др. Оправдательные документы подписываются лицами, ответствен- ными за выполнение хозяйственных операций и за правильность их отражения в документах, например, заведующими складами (кладовщи- ками), мастерами и т. п. Поступающие в бухгалтерию предприятия оп- равдательные документы проверяются, а затем принимаются к учету.

Комбинированные — документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: расход- ные кассовые ордера, расчетно-платежная ведомость на выдачу зара- ботной платы работникам организации.

Документы бухгалтерского оформления — документы, с помощью которых оформляются операции, отраженные ранее в подлинных пер- вичных документах, например справка бухгалтерии о распределяемой прибыли, расчет о начислении амортизации, сводные группированные ведомости, журналы-ордера и т. д.

2. По времени составления первичные документы делятся на ра- зовые, накопительные и сводные.

Разовыми являются документы, в которых отражена одна операция

(например, приходный или расходный кассовый ордер).

Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйствен-

 

ных операций. В конце периода в них подсчитываются итоги по соот- ветствующим показателям, например лимитные карты на отпуск мате- риалов со склада.

Сводные документы обобщают первичные документы, например, материальный отчет склада, составленный на основании первичных документов — накладных, счетов-фактур; отчет кассира, составлен- ный на основании приходных и расходных кассовых ордеров; расчет- но-платежная ведомость, составленная на основании лицевых счетов работников организации.

От накопительных сводные документы отличаются тем, что они со- ставляются на основании первичных документов и являются их свод- кой, а накопительный документ — первичный документ, составлен- ный постепенно.

3. По месту оформления первичные документы делятся на внут- ренние и внешние.

Внутренние документы составляются непосредственно на пред- приятии (приказ, платежные поручения, кассовые документы).

Внешние документы поступают на предприятие со стороны (из го- сударственных органов, банков, налоговой инспекции, от учредите- лей, поставщиков. Как правило, эти документы составляются по типо- вым формам).

4. По признаку соблюдения правил составления все бухгалтер- ские документы подразделяют на доброкачественные и недоброкаче- ственные.

Доброкачественные документы должны отвечать формальным тре- бованиям. Каждый документ должен быть составлен в соответствии с требованиями Закона о бухгалтерском учете по установленной фор- ме и иметь необходимые реквизиты (требование формы документов). Документ должен отражать содержание законной хозяйственной опе- рации (требование законности). Документ должен отражать те хозяй- ственные операции, которые были совершены в действительности (требование действительности совершения операции).

Документы, не отвечающие хотя бы одному из перечисленных тре- бований, являются недоброкачественными. К таковым можно отнести бухгалтерские документы, которые неправильно оформлены: для ко- торых использовались бланки неустановленной формы, в которых за- полнены не все необходимые либо заполнены лишние реквизиты. Та- кие документы бухгалтерия не вправе принимать к учету. При ревизии или аудите они подлежат проверке по существу отраженных в них операций, т. е. их подлинность должна быть подтверждена дру- гими доказательствами.

Особое внимание необходимо обращать на документы, отражаю- щие незаконные по содержанию операции, и документы, не соответст- вующие по содержанию фактически выполненным хозяйственным

 

операциям. Это документы, в которых случайно или умышленно не отражены фактически выполненные или отражены вымышленные (фиктивные) хозяйственные операции. Такие документы бывают бес8 товарными или безденежными либо такими, в которых получили ложное отражение сведения об отдельных сторонах действительно со- вершенных хозяйственных операций. Так, бестоварной называют на- кладную, которая содержит все необходимые реквизиты (наименование отпущенных товаров, дату отгрузки, подписи поставщика и покупате- ля), по которой, однако, фактически никакие товары отпущены не бы- ли. Безденежным документом будет, например, расходный кассовый ордер с распиской в получении, по которому в действительности день- ги получены не были. Ложные сведения могут относиться к содержа- нию самой операции — выдаче иного товара, чем указано в накладной, а также к дате совершения операции (например, для сокрытия недо- стачи деньги, поступившие 1-го числа, приходуются по кассе 10-го чис- ла). И наконец, ложной может быть сумма заработной платы, выдан- ной действительно работавшим лицам, когда завышен общий итог в графе «Сумма к выдаче на руки».

При решении вопроса о подлинности или подложности проверяе- мого документа нужно учитывать, что полноценные документы, отве- чающие всем перечисленным требованиям, всегда являются подлин8 ными. Неправильно оформленные документы могут быть как подлинными, так и подложными в зависимости от результатов про- верки их по существу.

Документы, отражающие операции, которые в действительности не совершались (бестоварные и безденежные документы), всегда яв- ляются подложными. К подложным относятся и документы, в кото- рые внесены заведомо ложные сведения о содержании, дате или сумме хозяйственной операции.

Каждый первичный бухгалтерский документ может быть класси- фицирован одновременно по всем перечисленным основаниям. Это позволяет более предметно анализировать контрольные функции приема документации как элемента метода бухгалтерского учета, эффективнее выявлять случаи их нарушения, под видом которых могут скрываться признаки преступлений или способствующих им условий.

Порядок обработки документов в бухгалтерии. Поступившие в бухгалтерию документы обязательно проверяются, прежде всего по форме, т. е. устанавливаются необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчи- вость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяется правильность подсчетов в доку- менте. После этого документы проверяют по существу — устанавлива- ют законность и целесообразность хозяйственных операций.

 

Вопрос о соблюдении требований, предъявляемых к составлению первичных документов, является основным, хотя характер нарушений при их составлении и пути их дальнейшего использования могут су- щественно различаться.

Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке, т. е. производятся их расценка, группировка и разметка (контировка). Расценка (таксировка) — денежная оценка указанных в документе материальных ценностей. Группировка — под- бор однородных документов в пачке, что позволяет делать записи об- щими итогами и составлять сводные документы. Разметка, или кон8 тировка, — определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.

После разметки данные документов о хозяйственных операциях за- писываются в синтетические и аналитические счета. Записать опера- цию на счетах — значит отразить ее содержание в учетных регистрах.

Таким образом, содержащаяся в принятых к учету первичных до- кументах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах — спе- циальных бухгалтерских таблицах, составленных с учетом метода бух- галтерского счета. Учетные регистры представляют собой бухгалтер- ские книги, карточки, сводные листы, журналы, ордера и др.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета результатная информация может формироваться в виде выходных до- кументов на машиночитаемых носителях.

Запись в учетные регистры вносится чернилами, шариковой руч- кой или с помощью пишущих или счетно-пишущих машин. Записи должны быть краткими, четкими, ясными и разборчивыми.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь от- метку, исключающую возможность их повторного использования при ручной обработке, — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа ответственного за их обработку (или его подпись).

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также послужившие основанием для начисления заработ- ной платы, подлежат гашению штампом или надписью от руки «полу- чено» с указанием даты (число, месяц, год).

Как уже было отмечено, учетные регистры накапливают информа- цию о совершенных однородных хозяйственных операциях за опреде- ленный период — месяц, квартал, полугодие, девять месяцев, год. Эта информация из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность — квартальную, полугодовую, за де- вять месяцев, за год.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивается лицами, составляющими и под-

 

писывающими их. При хранении регистров бухгалтерского учета долж- на обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгал- терской отчетности — коммерческая тайна. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерчес- кую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установлен- ную законодательством Российской Федерации.

Порядок организации документооборота. Движение первичных документов в бухгалтерском учете от их создания или получения от других организаций, принятия их к учету, обработки и до передачи в архив называется документооборотом. Документооборот может быть разработан в виде графика или в иной форме. Порядок докумен- тооборота должен быть утвержден в организации приказом или распо- ряжением руководителя как важнейший элемент учетной политики. Работу по составлению порядка документооборота организует глав- ный бухгалтер, а утверждается данный порядок приказом руководите- ля предприятия, учреждения.

Цель разработки порядка документооборота — установить на пред- приятии рациональный документооборот, т. е. предусмотреть опти- мальное число подразделений и исполнителей для прохождения каж- дым первичным документом, определить минимальный срок его прохождения в подразделении.

Работники организации, начальники цехов, табельщики, кладов- щики, подотчетные лица готовят и представляют документы, относя- щиеся к сфере их деятельности, в соответствии с правилами документо- оборота, принятыми в организации. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из правил. В ней перечисляются документы, отно- сящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименование подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение документооборота, а также свое- временное и доброкачественное составление документов, своевремен- ную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, составив- шие и подписавшие эти документы.

Контролирует соблюдение исполнителями документооборота главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера, касающиеся по- рядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений, обязательны для всех подразделений и служащих организации, пред- приятия.