Розвиток технічної бази комунікацій

З

астосування технічних засобів дає можливість підвищити продуктив­ність праці управлінського персоналу, скоротити час обробки інформа­ції, підвищити ефективність, оперативність та обгрунтованість управлінських рішень, культуру управлінської праці. Технічні засоби дають змогу вирі-

 

100

101

Розділ II

ТЕХНОЛОГІЯ МЕНЕДЖМЕНТУ

Тема 4

КОМУНІКАЦІЇ Б МЕНЕДЖМЕНТІ

 

шувати нові складні завдання, які практично неможливо виконати без засто­сування обчислювальної техніки.

Технічні засоби управління поділяють на три групи: прості пристрої та знаряддя праці, організаційна техніка, обчислювальні машини.

До простих пристроїв і знарядь праці належать канцелярське приладдя, засоби обчислення, а також різні прості пристрої та прилади, що застосову­ються для полегшення управлінської праці.

Засоби оргтехніки охоплюють великий перелік пристроїв: засоби складання документів, їх копіювання та розмноження, засоби обробки документів та їх зберігання, пошуку і транспортування, засоби і системи передавання та від­творення даних (засоби управлінського зв'язку), обладнання для службових приміщень.

Обчислювальні машини класифікують за способом дії, призначенням тощо.

Важливим етапом автоматизації управлінської праці є створення автомати­зованих робочих місць (АРМ) керівника підприємства та різних категорій спе­ціалістів. АРМ керівника чи спеціаліста — це робоче місце, обладнане засоба­ми, що забезпечують виконання людиною функцій, які автоматизуються, інших завдань і робіт у взаємодії з ЕОМ. Оснащення такого АРМ охоплює технічні та програмні засоби, інформаційну базу, інструктивно-методичні матеріали, які дають можливість автоматизовано обробляти інформацію на ЕОМ.

Поряд з виконанням організаційно-методичних і контрольно-аналітичних функцій, які вимагають професійних знань, спеціаліст на АРМ самостійно вво­дить в ЕОМ за допомогою клавіатури первинні облікові та інші дані, виправ­ляє помилки в документах, які зберігаються в пам'яті ЕОМ, дає завдання на виконання певних програм, щоб одержати вихідну інформацію. На АРМ спе­ціаліст повинен вводити в ЕОМ лише таку первинну інформацію, яку не може доручити вводити іншим працівникам, що не мають професійних знань з комер­ційної діяльності, планування, бухгалтерського обліку, і в обсягах, що виклю­чають перетворення спеціалістів на технічних працівників. Масові, однотипні, прості облікові операції, які дають змогу застосовувати певний програмний контроль, може виконувати на АРМ оператор.

Важливою умовою розробки ефективних АРМ є створення інформаційної бази, яка поєднує в собі якості централізованих баз, пов'язує інтереси і потре­би різних функціональних служб (підсистем) і проблемно-орієнтованих підбаз, для зручності вирішення на відповідних АРМ облікових, планових, комерційних та інших завдань. При цьому повинно забезпечуватись одноразове введення в ЕОМ первинної інформації.

РЕЗЮМЕ

1. Проблема ефективних комунікацій — одна з ключових у діяльності менеджерів. Комунікації — це обмін інформацією, на основі якої керівник отримує дані, необхідні для прийняття рішень, і доводить прийняті рішення до працівників організації.

Елементи комунікаційного процесу: відправник, повідомлення, канал, отри­мувач, зворотний зв'язок.

Ефективна комунікація (тобто така, що приводить до бажаного типу поведін­ки адресата) охоплює чотири стадії: забезпечення уваги адресата, забезпечен­ня розуміння суті повідомлення, визнання, виконання адресатом повідомлених вимог.

2. У процесі виконання своїх функцій менеджер використовує два типи
комунікацій: формальні (передбачені організаційною структурою організації) та
неформальні (розповсюдження неофіційних даних). Формальні комунікації,
в свою чергу, розподіляються на вертикальні, горизонтальні та діагональні).

Комунікації розподіляються на письмові та усні. Менеджер повинен знати переваги та недоліки кожної форми комунікацій, вміти знаходити оптимальні шляхи забезпечення ефективних комунікацій та уникати проблем, пов'язаних з недосконалістю комунікаційного процесу.

3. Побудова ефективної комунікаційної мережі передбачає формування
оптимальних інформаційних потоків. Інформація — основа процесу управління,
а документ — це засіб закріплення різними способами на спеціальному мате­
ріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової
діяльності.

Діловодством називається діяльність, пов'язана із створенням документів та організацією роботи з ними в процесі управління. Документообігом називають рух документів між ланками управління з моменту їх отримання або створення до виконання або відсилання. Документообіг складається із сукупності різно-спрямованих документальних потоків.

4. Деформація комунікаційного процесу, викликана різними причинами, може призводити до неадекватних дій адресата. До комунікаційних бар'єрів належать: конкуренція між повідомленнями; сприйняття повідомлення адресатом: мова, логіка, абстракції; статус особи, що передає повідомлення; опір персоналу майбутнім організаційним змінам.

5. Ефективність будь-яких комунікацій залежить від ряду чинників: джерела інформації; суті повідомлення; аудиторії (адресата); каналів і засобів передачі інформації.

Теорія та практика менеджменту виробила багато методів, які можуть бути використані для поліпшення системи комунікацій в організації. Так,

 

102

103

Розділ II

ТЕХНОЛОГІЯ МЕНЕДЖМЕНТУ

Тема 4

КОМУНІКАЦІЇ В МЕНЕДЖМЕНТІ

 

вдосконалення міжособистісних комунікацій можливе на основі: розуміння потреб та настроїв підлеглих; вдосконалення персональних стосунків; викорис­тання зрозумілої мови та повторів; правильного вибору засобів комунікацій; забезпечення довіри у підлеглих; розвитку вміння слухати; забезпечення актив­ності слухача.

Вдосконалення організаційних комунікацій можливе шляхом реалізації таких кроків: об'єктивної оцінки трудомісткості кожної управлінської функції; вдоско­налення інформаційних потоків та діловодства; перегляду організаційної струк­тури управління; застосування сучасних інформаційних технологій.

6. Ефективна діяльність будь-якої організації вимагає поширення інформації про її функціонування та досягнення. Здійснення такого комунікаційного про­цесу передбачає вироблення спеціального плану комунікацій з врахуванням наступних чинників: мета комунікації; аудиторія; управлінська ситуація; від­правник повідомлення.

7. Застосування технічних засобів дає можливість суттєво підвищити про­дуктивність праці управлінського персоналу, скоротити час обробки інформації, підвищити ефективність та обгрунтованість управлінських рішень, культуру управлінської праці.

Питання

для самоконтролю:

1. Що таке комунікації?

2. Назвіть елементи процесу комунікацій?

3. Що називають "інформаційним шумом"?

4. Які канали комунікацій Ви знаєте?

5. Що таке "документ" та "документопотік"?

6. Які типи комунікаційних ланцюгів Вам відомі?

7. За якими ознаками класифікується управлінська інфор­мація?

8. Які Ви знаєте комунікаційні бар'єри?

9. Дайте характеристику елементам комунікації?

10. За допомогою чого можна вдосконалювати організаційні комунікації?

Нові категорії та поняття

Комунікація. Комунікаційна мережа. Комунікаційний процес. Етапи інформаційного обміну. Канали та засоби комунікацій. Типи комунікаційних ланцюгів.