Порядок и способы заключения договора

Выделяют следующие способы заключения договора, которые с практической точки зрения характеризуют процесс направления оферты и ее принятие (акцепт):

I. Заключение договора в присутствии представителей обеих сторон.

II. Заключение договора с помощью средств связи.

III. Принятие предложения о заключении договора путем выполнения его условий.

I. Заключение договора в присутствии представителей обеих сторон

Подписание договора представляет собой согласование сторонами его существенных условий, что свидетельствует о заключении договора между ними. С точки зрения процедуры подписание договора второй стороной представляет собой акцепт.

В круг лиц, которые вправе подписывать договор, включаются:

а) орган юридического лица, действующий на основании учредительных документов и (или) законодательства;

б) физическое или юридическое лицо, действующее на основании гражданско-правового договора (либо договора и доверенности);

в) работники юридического лица, действующие на основании доверенности.

Представлять юридическое лицо вовне, в том числе и заключать сделки, согласно п. 1 ст. 49 ГК вправе органы юридического лица. Органы хозяйственных обществ разделяются на органы управления и контроля. Органом управления хозяйственного общества, осуществляющим текущее руководство его деятельностью, является исполнительный орган, который может быть создан в следующих формах:

– единоличный исполнительный орган (директор или генеральный директор);

– коллегиальный исполнительный орган (правление или дирекция);

– коллегиальный исполнительный орган и единоличный исполнительный орган.

В случае образования в обществе только коллегиального исполнительного органа необходимо внимательно изучить устав данного общества с целью определения лиц, которые вправе подписывать договор от его имени (председатель правления (дирекция) либо все ее члены).

Органом УП является его руководитель, который назначается собственником имущества либо уполномоченным собственником органом и ему подотчетен.

Необходимо помнить, что имущество УП принадлежит данному предприятию на праве хозяйственного ведения. Согласно п. 3 ст. 276 ГК оно не вправе без согласия собственника продавать недвижимое имущество, сдавать его в аренду, в залог, вносить в качестве вклада в уставный фонд хозяйственных обществ и товариществ или иным способом распоряжаться этим имуществом. Остальным имуществом, принадлежащим предприятию, УП распоряжается самостоятельно, за исключением случаев, установленных законодательством и собственником имущества.

Таким образом, по общему правилу лицом, уполномоченным подписывать договор от имени юридического лица, является его руководитель. Руководитель юридического лица действует от его имени без доверенности на основании учредительных документов, а в случаях, когда его полномочия на совершение сделки ограничены, - также на основании протокола общего собрания участников хозяйственного общества (совета директоров (наблюдательного совета)) или решения собственника (для УП).

Полномочия органа юридического лица на совершение сделки ограничены его учредительными документами по сравнению с тем, как они определены в законодательстве, и при ее совершении такое лицо или орган вышли за пределы этих ограничений. Сделка может быть признана судом недействительной по иску лица, в интересах которого установлены ограничения.

Работники юридического лица (например, заместители директора, главный инженер и т.д.) вправе подписать договор от его имени на основании выданной им доверенности.

Таким образом, при подписании договора каким-либо сотрудником юридического лица необходимо потребовать у него доверенность, которая должна содержать:

– дату ее совершения;

– срок действия;

– полномочия лица;

– подпись руководителя или иного уполномоченного лица, печать;

– в случае передоверия доверенность должна быть нотариально удостоверена.

При подписании договора неуполномоченным лицом, не являющимся органом юридического лица, подлежит применению норма ст. 184 ГК: при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку.

Под факсимиле понимают точное воспроизведение чьей-либо подписи. Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон. Законодательством такой порядок предусмотрен только в отношении электронно-цифровой подписи (ЭЦП). В связи с этим стороны должны оговорить возможность использования факсимиле в самом договоре либо в отдельном письменном соглашении об использовании факсимиле (в тех случаях, когда обе стороны намерены использовать факсимиле при подписании договора).

Пример формулировки данного условия в договоре:

«Стороны признают юридическую силу факсимильного воспроизведения подписи и оттиска печати на договоре, факсимильных копий договора и иных документов, направленных на его исполнение».

Использование факсимиле при подписании договора, когда такое использование не оговорено сторонами, равно как и отсутствие подписи одной из сторон на договоре, свидетельствует о несоблюдении простой письменной формы.

Помимо возможности использования факсимиле при оформлении гражданско-правовых сделок не исключено его использование и на различного рода письмах и иных документах. В то же время использование факсимиле в налоговых правоотношениях, при составлении бухгалтерской отчетности прямо законодательством не предусмотрено.

ГК не предусматривает обязанности сторон скреплять их подписи на договоре печатями. Вместе с тем требование о наличии печати может быть предусмотрено иными законодательными актами. Так, документы, являющиеся основанием для государственной регистрации сделки с недвижимым имуществом, из которых явствует волеизъявление юридического лица, должны быть заверены подписью его руководителя или иного уполномоченного лица и скреплены печатью этого юридического лица.

Кроме того, стороны в договоре могут предусмотреть необходимость скрепления подписей печатями, равно как и оформление договора на специальных бланках.

Пример формулировки данного условия в договоре:

«Настоящий договор, все изменения и дополнения к нему оформляются в письменной форме и считаются действительными, если они подписаны уполномоченными представителями Сторон и скреплены печатями Поставщика и Покупателя».

В договоре может быть конкретизирована необходимость скрепления договора простой печатью круглой формы (основной). В этом случае использование иных печатей (например, в тексте которых отсутствует наименование юридического лица либо указывающих на их целевое назначение (для договоров и т.д.)) и тем более штампов (треугольных, овальных и т.д.) неправомерно.

Отсутствие печатей на договоре в случае, когда стороны предусмотрели их использование, либо скрепление договора иной печатью, нежели оговорено сторонами (например, вместо основной печати проставлена печать «Для договоров»), свидетельствует о несоблюдении сторонами письменной формы сделки.

II. Заключение договора с помощью средств связи

Нередко в деловой практике подписание договора в присутствии представителей обеих сторон не представляется возможным по различным причинам (отдаленность предприятий друг от друга, необходимость срочной поставки сырья в целях поддержания производства продукции и т.д.). В таком случае стороны при заключении договоров вынуждены прибегать к помощи средств связи. Чаще всего договоры и прилагаемые к ним документы направляются по почте, факсу, e-mail. Рассмотрим достоинства и недостатки указанных средств связи.

Почтовая пересылка является менее оперативной, но вместе с тем по сравнению с иными средствами связи более надежной. Сторона, получившая по почте два экземпляра проекта договора, подписывает их, оставляет один экземпляр у себя, другой - направляет обратно контрагенту. При этом, отправляя документы по почте (заказным письмом с уведомлением о вручении с описанием вложения), следует сохранить почтовую квитанцию как доказательство направления договора. К тому же при утере письма данные, содержащиеся в ней, также окажутся необходимыми.

Направление договора по факсу является одним из самых оперативных способов заключения договора. В силу п. 2 ст. 404 ГК договор может быть заключен путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору, поэтому возникает вопрос: как можно установить, что договор направлен именно контрагентом (уполномоченным им лицом)?

Доказательством в данном случае может служить, например, фиксация на документе номера факса отправителя либо отчет о передаче факса, выводимый факсимильным аппаратом отправителя. Однако информация, полученная подобным способом (номер телефона, время отправления факсимильного сообщения, название отправителя), является программируемой и с точностью может быть воспроизведена на любом факсимильном аппарате аналогичной модели в любое время, что в итоге может не позволить идентифицировать отправителя.

Кроме того, заключение договора по факсу может вызвать немало проблем в связи с тем, что в отличие от предыдущего способа связи обмен документами по факсу представляет собой обмен копиями документов, а не оригиналами. Значит, не исключено, что в суде недобросовестная сторона попытается «видоизменить» содержание договора.

В связи с этим рекомендуется:

– после подписания договора по факсу обязательно обменяться оригиналами договора (по возможности не начинать исполнение договора до получения оригиналов документов);

– направлять проект договора на факс приемной либо иной факс, где ведется регистрация входящей корреспонденции;

– заключать договоры по факсу только с проверенными партнерами;

– включать в договор условие о признании сторонами документов, переданных по факсу.

Использование электронной связи получило широкое развитие в межбанковских отношениях (в связи с возможностями использования ЭЦП). В деловой практике иных организаций заключение договора при помощи электронной связи происходит следующим образом: проект договора (его отсканированная копия) высылается через сеть Интернет контрагенту, а он, в свою очередь, при согласии с условиями подписывает договор и отправляет его отсканированную копию обратно.

Достоинством данного способа заключения договора наряду с его оперативностью является отсутствие оснований для возникновения споров об идентичности пересылаемых документов, так как данные документы при их надлежащем хранении находятся в электронной форме в сети и могут быть в любое время представлены в качестве доказательств.