Управление ресурсами в проекте.

 

Управление ресурсами в проекте включает в себя следующие аспекты:

 

Управление ресурсами в проекте предполагает реализацию ряда ключевых процессов, в том числе закупки, поставки, распределение ресурсов и управление запасами.Структурная модель управления ресурсами проекта представлена ниже на рисунке 2.

Рисунок 2. Структурная модель управления ресурсами проекта.

Центральным элементом системы управления ресурсами являются закупки ресурсов. Приведем базовые понятия.

Планирование и организация закупок и поставок - первый этап в управлении ресурсами проекта. Планирование и организация осуществляются на основе данных проектно-сметной документации в увязке с общим планом проекта и учитывают длительность цикла закупок и доставки ресурсов, состоят из этапов, включающих выбор поставщиков, размещение заказов и контроль за поставками.

 

 

Процессы закупок являются наиболее сложными в управлении ресурсами и требуют тщательной проработки. Приведем ряд основных понятий логической последовательности.

Среда, влияющая на закупки, — сочетание внутренних и внешних сил как по отдельности, так и во взаимодействии друг с другом, которое способствует или препятствует достижению цели закупок. Эти силы могут быть связаны с бизнесом, проектом или обусловлены политическими, экономическими, технологическими или организационными обстоятельствами.

Стратегия закупок по проекту — система методов, принципов взаимосвязи специфики закупок по конкретному проекту с окружающей средой проекта. Взаимосвязь закупок (обеспечения) по проекту со структурой работ по контрактам и стадиям проекта — формализованная структура связей работ проекта и требуемого обеспечения ресурсами в разрезах сроков и контрактов.

 

 

 

 

В результате ресурсного планирования менеджер проекта получает возможность перейти к следующей фазе управления ресурсами — к организации закупок и поставок ресурсов.

Структура этапов материально-технического обеспечения проектов укрупнено сводится к следующим шагам: 1. подготовки спецификаций и технических условий, характеризующих количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг; 2. планировании и организации процесса закупок; 3. изучения возможных источников закупки ресурсов и переговоров с возможными поставщиками; 4. предварительного отбора участников торгов; 5. подготовки документов для торгов; 6. проведения торгов и принятия решения о присуждении контрактов заявителям, выигравшим торги; 7. размещения заказа, включая переговоры о поставках; 8. контроля за поставками (своевременность, комплектность, количество и качество) с принятием необходимых мер в случае появления отклонений; 9. разрешения конфликтов; 10. взаиморасчетов; 11. найма на работу необходимых специалистов (подрядчиков), включая консультантов; 12. планирования поставок; 13. организации бухгалтерского учета; 14. доставки, приемки и хранения товара; 15. учета и контроля доставки.

 

Последние 4 позиции на Западе принято выделять в самостоятельный блок работ, называемый поставками. Остальные же работы относят к закупкам. Такое деление не случайно, так как закупки осуществляет заказчик, а поставки — подрядчик.

  Организационные формы закупок

Различают следующие организационные формы закупок:

 

Защита нарушенных или оспариваемых прав и интересов предприятия и предпринимателей при осуществлении закупок осуществляется арбитражными судами (как правило) и общими судами (в некоторых случаях).

Основные требования к управлению закупками и поставками

Рассмотрим требования к некоторым из вышеперечисленных шагов в цикле закупок и поставок, характерных для рыночной экономики:

 

 

Точка заказа, или пороговый запас — минимальная величина запаса ресурса, при которой необходим новый заказ для его пополнения, или момент времени, когда должен быть произведен заказ. Страховой (резервный) запас — минимальный целесообразный запас ресурсов, предназначенный для бесперебойного снабжения производства в случае нарушения хода поставок по сравнению с запланированным. Резервный запас определяется путем оптимизационного расчета; при этом принимаются во внимание условия поставок ресурсов, существенность (критичность) ресурса для планомерного хода работ по проекту, наличие рисков поставок и пр.

 

 

Закрытие проекта.

Каждый проект неизбежно заканчивается. Но кто из участников проекта захочет специально этим заниматься? Задачи выполнены. Полномочия можно передавать. Каждый думает о том, что его ждет, и надеется, что это будет новый волнующий проект. Между тем тщательное управление стадией закрытия не менее важно, чем управление любой другой стадией проекта. По нашим наблюдениям, компании, которые умело осуществляют закрытие и анализ, в дальнейшем процветают. Это те компании, которые не имеют проектов, продолжающихся бесконечно долго, и которые не повторяют ошибок.

Заключительная фаза проекта включает неприятно большое количество заданий. В прошлом и на небольших проектах обязанностью менеджера проекта было проконтролировать, чтобы все задания были завершены и не было нерешенных вопросов, так называемых «свободных концов». Этот подход уже не актуален в наши дни. Сегодня в проектных организациях, в которых много проектов выполняются одновременно, ответственность за задачи по закрытию распределены между менеджером проекта, проектными командами, офисами по управлению проектами, надзорным органом и независимым экспертом по извлечению уроков ретроспективным методом. Многие задания накладываются друг на друга, происходят одновременно и требуют координации и сотрудничества среди указанных сторон.

 

Три главные задачи закрытия проекта:

Типы закрытия проекта