Организация и развитие офиса управления проектами.

 

Как показывает практика сегодня многие организации прибегают в своей деятельности к проектному подходу. Это можно объяснить влиянием объективных факторов, обусловленных состоянием внешней среды бизнеса, а также спецификой внутренних условий компании. Однако даже крупные проектно-ориентированные организации сталкиваются с трудностями, которые связанны с координацией проектных ресурсов компании, разработкой единой методологии управления проектами, централизованным мониторингом всех процессов управления проектами, поиском и обучением специалистов.

Для успешного решения данных задач в рамках существующей компании создаются проектные офисы.

Целью их создания является помощь, поддержка и контроль реализации портфеля проектов компании.

 

По мнению экспертов, формирование и поддержка работы проектного офиса представляет собой сложную задачу, которая может эффективно решаться только при наличии высокого уровня зрелости компании, опыта в области проектного менеджмента.

Проектный офис является значимым компонентом корпоративной системы управления проектами. Ниже представлены ключевые характеристики проектного офиса.

Проектный офис имеет возможность эффективно реализовывать возложенный на него функционал, только при наличии следующих компетенций:

 

 

В зависимости от особенностей деятельности компании состав и объем указанных задач может разниться. Проектный офис имеет наибольший объем функционала в матричных организациях.  В число наиболее распространенных функций проектного офиса входят:

v Разработка, поддержка и контроль соблюдения методологии управления проектами;

v подготовка отчетности;

v администрирование проектов;

v координация проектных ресурсов.

Рассмотрим их более подробно.

Разработка, поддержка и контроль соблюдения корпоративной методологии управления проектами. В ситуации, когда необходимо разработать корпоративную методологию управления проектами руководство компании зачастую обращается за помощью к внешнему консультанту. В этом случае, задача проектного офиса ограничивается лишь сопровождением и обновлением разработанной корпоративной методологии управления проектами. Однако, как показывает практика, проектный офис может разработать методологию и самостоятельно. Данные подходы имеют свои достоинства и недостатки. С одной стороны, привлечение внешнего консультанта обойдется компании дороже, но и методология управления проектами будет разработана быстрее, за счет использования профессиональных знаний, навыков и опыта консультанта. С другой стороны, разработка методологии силами проектного офиса обходится компании дешевле, однако требует повышения квалификации его специалистов и/или привлечения в данное функциональное подразделение квалифицированных специалистов-методологов. Компромиссным вариантом между двумя этими подходами может стать совместная разработка методологии управления проектами. При таком раскладе внешние консультанты ставят задачи и курируют работу, а ее основной объем выполняют сотрудники организации. Это позволяет снизить затраты и не дает создать внутри организации избыточные компетенции.

Контроль соблюдения корпоративной методологии управления проектами. Исполнение контрольных мероприятий требует глубокого понимания методологии управления проектами, а также владением инструментария проектного менеджмента. Поэтому контроль соблюдения корпоративной методологии управления проектами относят к компетенции проектного офиса. Обратим внимание, что наличие в компании проектного офиса позволяет обеспечить эффективный контроль, как над проектами в целом, так и над всеми задействованными в них сотрудниками. При этом проектный офис не вносит коррективы в реализуемые проекты, а осуществляет анализ успешности их проектной деятельности, предоставляет данные проект-менеджеру. Опираясь на информацию, полученную из отчета руководство имеет возможность принимать обоснованные решения по портфелю проектов. Кроме того, после получения контрольного отчета и выявления ошибок проект-менеджерам и их участникам проектных команд могут потребоваться помощь и разъяснения, что также входит в задачи проектного офиса.

Администрирование проектов. С усложнением корпоративной методологии управления проектами увеличивается объем «бумажной работы», что позволяет передать сопровождение проекта специальному администратору. Такое сопровождение предполагает реализацию следующих мероприятий:

 

Иногда такие администраторы осуществляют свою работу в функциональных подразделениях, однако более предпочтительно собрать их в едином проектном офисе, что позволит обеспечить администрирование проектов в соответствии с корпоративной методологией управления проектами компании.

Координация ресурсов. В процессе планирования проектной деятельности, распределения ресурсов проектов между проект-менеджерами неизбежно возникают конфликты. Предметом «борьбы», как правило, выступают ограниченные ресурсы компании. В случае возникновения конфликтов из-за ресурсов руководители проектов вынуждены обращаться за консультацией к тому, кто имеет возможность, данный конфликт урегулировать. В маленьких организациях эта функция координации ресурсов входит в полномочия генерального директора, тогда как в более крупных компаниях она делегируется на уровень среднего менеджмента – в проектный офис. Офис управления проектами создает «корпоративный пул» ресурсов персонала, который может быть привлечен к участию в проектах. Сам проектный офис, как правило, не уполномочен назначать ресурсы на проекты, однако он может осуществлять информационную поддержку в принятии решений, так как обладает достоверными данными о распределении ресурсов.

Управление портфелем проектов. Предполагается, что если ответственность за успешное управление проектами передается в офис управления проектами, то проектные инициативы должны выполняться в рамках бюджета и установленного временного срока. Однако возникает вопрос: кто будет определять, какие проекты самые значимы? Какие проекты должны быть инициированы в первую очередь? В чьи функции должна входить ревизия портфеля проектов для смены их приоритетов? В некоторых организациях данная функция не имеет жесткой формализации, и поэтому условно закреплена за топ-менеджерами. Однако с увеличением масштабов существующего бизнеса, наращиванием объема и сложности проектов, функция управления портфелем проектом может быть делегирована офису управления проектами. В этом случае проектный офис в самостоятельном порядке отбирает проекты для реализации, осуществляет непрерывный контроль за их рентабельностью, проводит оперативное перераспределение ресурсов между проектами.

 

Как организовать проектный офис. Организация офиса управления проектами не имеет универсальной формы. Его структура находится в прямой зависимости от особенностей бизнеса, организационной структуры компании, методов и стиля корпоративного управления, масштаба и содержания проектов. Именно поэтому организацию проектного офиса следует начинать с диагностики ключевых факторов, определения необходимого объема и последовательности работы. Анализ современной практики управления проектами позволяет выделить следующие этапы работ по организации проектного офиса:

 

 

 

Типы проектного офиса.

 

В.В. Богданов, российский эксперт в области управления проектами, выделяет три типовых варианта организации работы офиса управления проектами.

1. «Проектная канцелярия». Одна из важнейших функций проектного офиса заключается в сборе отчетности по текущим проектам, а также осуществление контроля за соблюдением установленного регламента. При этом приоритетной задачей офиса управления проектами является предоставление руководству своевременной и полной информации о статусе проектов. При этом все решения по проектам принимает руководитель, который выступает также заказчиком данной отчетности. В крупных организациях такие офисы носят название «проектной канцелярии» и могут создаваться в каждом крупном подразделении, которое занимается реализацией проектов. Также может создаваться единый офис управления проектами, услугами которого пользуются все структурные подразделения компании. Такой вариант представляется предпочтительным, в связи с тем, что обеспечивается высокая степень унификации проектной отчетности и системы управления проектами. Кроме того, из проектного офиса отчеты поступают сразу руководству, что гарантирует получение более точной информации о текущем состоянии проекта.

Схематическое представление офиса управления проектами как проектной канцелярии представлено ниже.

 

 

2. Центр ответственности за текущие проекты. Этот тип проектного офиса подразумевает, что руководители проектов являются его сотрудниками и, таким образом, офис отвечает за реализацию проектов. Такие офисы управления проектами существуют в компаниях с большим количеством внешних проектов, когда каждый проект соответствует договору с клиентом. Проектный офис выполняет посредническую функцию между производством и отделом продаж и осуществляет контроль исполнения договорных обязательств.

 

 

3. Центр прибыли. Проектный офис, наделенный функциями управления портфелем проектов, отражает стратегию компании и обеспечивает максимальную рентабельность инвестиций. В данном случае проектный офис, согласно организационной иерархии, размещается над всеми подразделениями, что позволяет ему выступать посредником между руководителями проектов и высшим органом управления.

 

В практике российских компаний встречаются несколько вариантов организации проектных офисов. Наиболее распространенным вариантом является офис управления проектами, состоящий из двух отделов: первый из которых осуществляет стратегическое управление проектами, тогда как второй является «канцелярией» или же администрирует текущие проекты.

Проектный офис как инструмент создания корпоративной системы управления проектами. В силу того, что проектный офис, как правило, обладает значительными методическими компетенциями, его можно рассматривать не только как инструмент поддержки процессов управления проектами, но и как инструмент создания и развития корпоративной системы управления проектами. Некоторое время назад проектный офис обычно создавали на этапе, когда уже были разработаны базовые принципы и запущены ключевые процедуры управления проектами. Создание проектного офиса было направлено на обеспечение перехода от изолированного управления отдельными проектами к скоординированному управлению всеми проектами, подразумевающему совместное планирование (учет общих ресурсов, задач и пр.), консолидацию отчетности и сопровождение проектных команд.

По прошествии времени многие компании пришли к пониманию ключевой роли проектного офиса в создании и обеспечении эффективности системы управления проектами, поэтому теперь, когда возникает задача систематизации проектного управления или выстраивания корпоративной системы управления проектами, нередко в качестве первого шага рассматривают создание проектного офиса. Проектный офис, в свою очередь, разрабатывает методологию проектного управления, внедряет информационную систему, а впоследствии — обеспечивает работоспособность корпоративной системы управления проектами.