Внешнее и внутреннее окружение проекта. Методы анализа внешнего окружения проекта.

 

 

 

Указанные выше факторы провоцируют рост риска и неопределенности в процессе реализации проекта. В современной практике проектного менеджмента окружение проекта может быть раскрыто через выделения двух «кругов»: среда организации, в рамках которой осуществляется разработка и реализация проекта, а также внешняя среда организация – факторы и условия, оказывающие влияние на ее проектную деятельность.

Обратим внимание, что каждый проект несет в себе признаки открытой социально-экономической системы, что предполагает необходимость учета в процессе управления проектом его окружения. Руководитель проекта должен учитывать, что проект и его окружение не только связаны между собой и оказывают взаимное влияние, но и характеризуются адаптивностью к изменениям друг друга. Современная управления проектами иллюстрируется ситуациями, когда что-то хорошо работает в одном проекте, но при переносе позитивного опыта в работу другого, степень эффективности и отдачи от предпринимаемых усилий становится минимальной. Другими словами, если что-то хорошо и эффективно работает в каком-то проекте с определенным окружением, то это вовсе не предполагает, что в схожем проекте, но ином окружении это также будет работать. Значительное количество проектов сталкиваются со сложностями, теряя ожидаемую эффективность из-за несоответствия их целей, организационной структуры, методов и способов управления ключевым компонентам внешнего и внутреннего окружения компании.

По мнению экспертов, успех управления проектом чаще достигается не за счет усиленного внимания к распределению ролей, полномочий и ресурсного обеспечения, сколько формированием оптимальной структуры связей различных внутренних элементов проекта с его внешними участниками.

Для методически выверенной организации проектной работы стоит опираться на ряд свойств проекта, о которых целесообразно помнить. Ниже приведем ключевые из них:

 

Разделение всей сферы деятельности, в которой формируется и развивается проект, на собственно «проект» и «внешнюю среду» в определенной степени условно. Причины этого заключаются в следующем:

Рис.6. Окружение проекта.

 

В современной практике проектного менеджмента принято деление на внешнее и внутреннее окружение проекта. При этом внешнее окружение подразделяется на дальнее и ближнее. Рассмотрим предложенный подход к делению сфер окружения более подробно.

Внешнее окружение проекта.

Внешнее дальнее окружение оказывает существенное воздействие на проектную деятельность, как через организацию, так и непосредственно влияя на проект. Причем, присутствует прямая зависимость: чем масштабней проект, тем более ощутимо влияние внешних факторов. Это означает, что те руководители, которые не осуществляют учет и анализ внешних факторов окружения, обрекают проект на провал. К числу ключевых факторов внешнего окружения принято относить следующие:

 

 

Следует помнить, что влияние факторов внешнего дальнего окружения на проект характеризуется набором определенных черт:

Ø такие факторы имеют низкую динамику изменений;

Ø факторы внешнего дальнего окружения оказывают существенное и значимое влияние на проект, вплоть до создания условий, обеспечивающих его ликвидацию;

Ø у самого проекта практически отсутствуют возможности оказывать влияние на внешние на дальнее окружение.

Наличие потенциальной угрозы от влияния факторов дальнего окружения на проект предполагает целенаправленный подход проект-менеджера к управлению связями проекта с дальним окружением.  Управление связями проекта осуществляется посредством непрерывного мониторинга за дальним окружением проекта, прогнозирования векторов его трансформаций, моделирование возможных изменений, разработка комплексов мероприятий, которые нацелены на снижение издержек от негативного влияния изменений.

Во внешнем окружении, как уже было сказано выше, присутствует и ближнее окружение проекта, которое в отличии от дальнего более подвижно. Характерными особенностями ближнего окружения проекта являются:

Ø ближнее окружение чаще подвержено трансформации, оно относительно легко меняется и характеризуется подвижностью;

Ø ближнее окружение проекта тесно связано с внутренним содержанием проектной деятельности;

Ø проект также может оказывать значительное влияние на ближнее окружение, меняя его под свои особенности и нужды.

К ближнему окружению относятся участники рынка, поставщики, инвесторы, целевая аудитория, подразделения и отделы организации, а также ключевые сферы ее деятельности.

Проект-менеджер осуществляет управление связями проекта с ближним окружением посредством систематического учета интересов всех участников, особенностей компонентов ближнего окружения. Результаты такого мониторинга должны быть заложены в комплекс мероприятий, которые помогут согласовать множественность интересов заинтересованных лиц, а также оптимизировать цели и работы по проекту.