Управление как информационный и функциональный процесс

Управление – это циклический процесс, такой же, как и любая работа. Ко- гда говорят, что организация функционирует, имеют в виду, что выполняются какие-то определенные действия, необходимые и достаточные для поддержания ее жизнедеятельности. Управление как процесс можно рассматривать с двух точек зрения: как информационный процесс и как функциональный процесс.

Управление как информационный процесс. Рассматривая управление как информационный процесс, надо отметить, что это не что иное, как обмен ин- формацией между управляемой и управляющей системами.

Схема (рис. 2) дает представление о цикле управления и дает понятие управления как процесса. Циклом управления называют кругооборот инфор- мации между объектом управления и управляющей системой или между управ- ляющей системой и внешней средой.

Управленческий цикл совершается либо только по внутреннему контуру, ли- бо по внутреннему и внешнему контурам. В первом случае он вызван информа- цией, пришедшей из объекта управления, и при этом процесс управления может идти только по внутреннему контуру, во втором - он порождается информаци- ей из внешней среды, а управленческий процесс идет (должен идти) не только по внутреннему, но и по внешнему контурам. Причем эти контуры должны быть замкнутыми. Это является необходимым условием эффективного функ-

Внешний контур управления

ционирования управленческого процесса. А при разомкнутом внутреннем кон- туре управление практически отсутствует полностью, поскольку нет информа- ционного обмена. В реальности внутренний контур всегда замыкается, по- скольку руководитель несет непосредственную ответственность за результаты деятельности подчиненного объекта. Однако внешний контур нередко остается

 

> >

Внешняя среда

Управляющая система (руководители)

Информация о со- стоянии объекта управления

Решение (информа- ция в объект управ- ления)

Информация из внешней среды

Объект управления (управляющая система, подчи-

ненные)

Информация во внешнюю среду

Внутренний контур управления

Предприятие (организация)

 

Рис. 2. Блок-схема информационного управленческого цикла

разомкнутым (руководитель не всегда передает информацию во внешнюю вре- ду, хотя и замыкает внутренний контур в связи с полученной из внешней среды информацией), поскольку не отвечает за состояние дел во внешней среде и по- этому считает информационный обмен не обязательным. Этим самым внешняя среда ставится в состояние неопределенности.

Ориентируясь на рис. 2, сформулируем понятия: предмет труда, средства труда и результаты труда руководителя применительно к любому процессу управления. Предметом труда управляющей системы (руководителей) явля- ется либо информация о состоянии объекта управления, либо информация из внешней среды об ее потребностях (требованиях) к конкретному объекту управления. Средствами труда руководителей являются мыслительная спо- собность головного мозга и технические средства сбора, переработки и переда- чи информации. Результатом труда руководителей является управленческое

решение, выработанное на основе: либо информации из объекта управления, либо информации из внешней среды.

Образно говоря, информация – это заготовка, мозг и технические средства

– инструмент и оборудование, решение – готовая деталь.

Учитывая информационный характер предмета труда руководителя, что свидетельствует о преобладании умственного труда менеджеров, который явля- ется более утомительным для любого человека, следует обратить внимание на характер информации поступающей к менеджерам. По этому критерию ее можно классифицировать как:

· положительную, т.е. информацию о положительных результатах де- ятельности в объекте управления руководителя;

· нейтральную, т.е. не относящуюся к области деятельности руково- дителя;

· отрицательную, т.е. информацию о возникших проблемах в объекте управления. Под проблемой следует понимать отличие между же- лаемым и действительным состоянием объекта управления (участок, отдел, бюро, цех и т.п.).

В настоящий момент ученые говорят о геометрическом возрастании потока информации, обрушивающейся на людей, но любой человек имеет ограничение на объем обрабатываемой им информации и превышение этого объема приво- дит к возникновению информационной перегрузки у руководителей, в состоя- нии которой невозможно адекватно обрабатывать и реагировать на поступаю- щую информацию. В управлении это влияет на качество результата труда руко- водителя – управленческое решение, реализуемое в процессе достижений целей организации. Учитывая масштаб последствий неправильных решений на успех деятельности организаций, следует свести к минимуму положительную, ис- ключить нейтральную (не относящуюся к делу) и сконцентрироваться на отри- цательной информации, поскольку именно проблемы являются препятствие при реализации цели.

Управление как функциональный процесс. С функциональной точки зрения управление есть не что иное, как исполнение следующих его основных функ- ций:

1. Планирование.

2. Организация.

3. Контроль.

4. Оперативное регулирование.

5. Мотивация.

Функции управления – это самостоятельные, специализированные и обо- собленные участки управленческой деятельности. Эти функции называются ос- новными, потому что они должны исполняться при исполнении всех специфи- ческих функций. Под специфическими функциями понимаются те из них, для исполнения которых создаются функциональные службы на промышленных предприятиях и в других организациях, которые связаны со спецификой их деятельности. Выделение специфических функций управления необходимо для

организации управления, формирования штатов и организационной структуры. Они отражают специфику деятельности конкретной социально-экономической системы.

Все основные функции управления взаимосвязаны между собой и образу- ют управленческий цикл, представленный на рис. 3. Функция мотивации долж- на выполняться руководителем всегда независимо от того какую основную функцию управления он исполняет в текущий момент. Поэтому на рисунке она пронизывает все остальные функции.

 

 

если выполнение ≠ плану   если выполнение =плану Оперативное регулирование
Планирование Организация	Контроль

М О Т И В А Ц И Я

 

Рис. 3. Схема функционального управленческого цикла

Кратко охарактеризуем задачу каждой основной функции управления.

Задача планирования предполагает принятие конкретного варианта реше- ния, постановку цели и разработку плана ее реализации.

Задача организации заключается в разработке организационной структуры управления для выбранного варианта, наполнение ее кадрами с соответствую- щими функциями и ответственностью.

Задача контроля заключается в проверке результатов в течение всего про- цесса достижения цели (целей) в заранее установленные сроки.

Задача оперативного регулирования заключается в сведении к минимиза- ции различий между плановым и фактическим состоянием объекта управления. Она не осуществляется, если на стадии контроля не выявлено отклонений.

Задача мотивации заключается в стимулировании действий работников к деятельности по достижению целей предприятия.

Специфические (специальные) функции управления можно разделить на функции управления ресурсами, функции управления процессами и функции управления результатами.

Функции управления ресурсами:

· управление запасами;

· управление финансами;

· управление персоналом.

Функции управления процессами. В любой организации протекает множе- ство процессов, начиная от самого общего процесса управления и до более кон-

кретных: процессы реализации общих функций управления, процессы комму- никаций, принятия решений, производственный процесс. Важнейшими частями производственного процесса являются снабжение, производство и сбыт про- дукции. В соответствии с этим выделяют конкретные функции управления процессами:

· управление материально-техническим снабжением;

· основным производством;

· вспомогательным производством;

· обслуживающим производством;

· совершенствование управления;

· управление сбытом;

· маркетингом и т.д.

Функции управления результатами. К результатам (выходам системы) от- носят: прибыль, рентабельность, объемы производства и реализации, затраты, качество продукции и т.д. Соответственно выделяют конкретные функции:

· управление качеством;

· производительностью;

· управление затратами.

 

Принципы управления

Принципы управления – основные правила, вытекающие из объективных экономических законов, которыми должны руководствоваться субъекты управ- ления в процессе управления конкретными объектами и людьми. Принципы управления эволюционируют вместе с изменением концепции управления в те- чение времени. Они совершенствуются, конкретизируются и развиваются.

Впервые термин «принципы управления» ввел инженер-технолог Фреде- рик Тейлор, который в 1911 году опубликовал работу под названием «Принци- пы научного менеджмента». На основе изучения способов выполнения работ и трудовых операций он сформулировал четыре принципа управления индивиду- альным трудом рабочих:

§ научный подход к выполнению каждого элемента работы;

§ научный подход к подбору, обучению и тренировке рабочего;

§ кооперация с рабочими;

§ разделение ответственности за результаты между менеджерами и рабо- чими.

Другой известный специалист в области менеджмента Анри Файоль в 1916 году в книге «Общее и промышленное управление» сформулировал 14 принци- пов управления, которые актуальны и в настоящее время (табл. 1).

Сформировавшаяся на Западе современная система взглядов на управле- ние опирается на следующие принципы управления:

- лояльность к работающим;

- ответственность как условие успешного менеджмента;

- коммуникации, пронизывающие фирму по горизонтали и вертикали;

- такая атмосфера в организации, которая способствует развитию способ- ностей работающих;

- долевое участие каждого работающего в результатах фирмы;

- своевременная реакция на изменения в окружающей среде;

- использование таких методов работы с людьми, которые обеспечивают удовлетворенность работой;

Таблица 1