Тема 4. Організаційний механізм менеджменту організації

4.1. Порядок заснування і його нормативно-правова регламентація. Засновницькі документи та їх підготовка.

4.2 Статутний фонд підприємства і особливості його формування. Державна реєстрація підприємства.

4..3. Методологія проектування системи менеджменту та управ­лінських процедур.

Ключові поняття теми: порядок створення підприємства, державна реєстрація, засновницькі документи: статут, установчий договір, статутний фонд, проектування системи менеджменту, розподіл і координація робіт в організації, діапазон керованості та фактори, що його визначають, вертикальні і горизонтальні зв’язки, централізація і децентралізація управління..

4.1. Порядок заснування підприємства ідержавна реєстрація підприємства

Створення власної справи завжди пов'язане з ризиком. Створюючи власну справу, потрібно пам'ятати про відпо­відальність за її функціонування, розвиток, виживання. Заснувати власну справу може будь-яка людина, проте треба тільки визначити власні підпри­ємницькі здібності та ймовірні можливості стати бізнесменом. Але залишитися бізнесменом зуміють лише ті, хто нестандартно мислить, має силу волі, цілеспрямованість, велику працездатність, націленість на пошук нового, тобто ті, хто у під­приємницькій діяльності вбачає зміст усього свого життя.

Рішення зайнятися бізнесом включає в себе такі моменти:

бажання створення власної справи, щоб стати госпо­дарем, небажання працювати на когось;

відмова від попередньої кар'єри і готовність змінити свій спосіб життя;

переконаність у тому, що власна справа – заняття престижне і достойне;

можливість створення власної справи (наявність коштів, умов);

впевненість у реальності створення такої справи за умови

існування необхідних зовнішніх і внутрішніх передумов.

При цьому слід пам'ятати, що вибір діяльності складний і важкий процес, який може бути здійснений у наступних сферах: виробництва; сфери послуг; ідей (інтелектуального виробництва); комерційної діяльності; зовнішньоекономічної діяльності.

Практика індустріально розвинених країн, де ринкова економіка є провідною, свідчить про те, що у сфері послуг зайнято до 75-80% працездатного населення, тоді як у ви­робництві матеріальних благ – лише 20-25% працездатних, тобто розгалуженість сфери послуг свідчить про якісні зміни в економіці. За деякими даними економічних джерел, в Україні у сфері матеріального виробництва зайнято понад 87,5% праце­здатних і лише 12,5% працює у сфері послуг.

Налагодити власну справу можна кількома шляхами: організувати індивідуальне підприємництво з правом юридичної особи або без такого права, зареєстру­вавшись як суб'єкт індивідуальної трудової діяль­ності; створити приватне або сімейне підприємство; стати засновником (учасником) повного, змішаного, з обмеженою відповідальністю товариств: купити існуюче підприємство; купити контрольний пакет акцій акціонерного товариства; застосувати франчайзинг.

Після того, як зупинено вибір на одній із правових форм організації, яка відповідає обраній сфері підприємництва, необхідно виконати цілий ряд робіт з юридичного оформлення організації. Ці види робіт можна умовно розділити на два етапи: етап затвердження організації; етап реєстрації організації.

Для індивідуальної форми підприємництва, яка не пе­редбачає створення юридичної особи, дані етапи збігаються, оскільки затвердження та реєстрація організації в часі практично не розділені. Інші правові форми підприємств є юридичними особами, створення яких здійснюється з дотриманням певних процедур. Зміст цих процедур визначається законодавством держави.

Початковий етап утворення підприємства для управлінської ланки є найбільш відповідальним (рис. 4.1).

 

Рис. 4.1. Складові початкового етапу утворення підприємства

 

Особливістю його є високий рівень проведення роботи, прогнозування майбутнього стану, зовнішнього середовища, визначення складових підприємств та дослідження їх взаємодії Усі копії реєстраційної документації потрібно завірити у нотаріаті.

Будь-яке підприємство, яке має статус юридичної особи, створюється фізичними (громадянами) або юридичними (підприємствами, організаціями) особами, які є засновниками. Засновниками мажуть бути особа-ініціатор підприємницької діяльності (тобто той, що має ідею) та партнери, яких ініціатор запрошує для створення спільного бізнесу.

Підготовчий етап утворення підприємства включає в себе ряд складових (рис. 4.2).

 

Рис. 4.2. Складові підготовчого етапу утворення підприємства

Етап заснування підприємства передбачає виконання таких робіт: розробка засновницьких документів; проведення зборів засновників; формування статутного фонду; подання засновницьких документів на реєстрацію. Які б підприємства (фірми) не створювалися, процедура їх утворення в основному однакова для всіх. Тому проектуючи власне підприємство, обравши вид діяльності, визначивши форму організації, можна переходити до наступного етапу – розробки засновницьких документів.

Засновницькі документи юридичних осіб можна поділити на основні і додаткові.

Основні документи визначаються зако­нодавством і, звичайно, складаються із статуту та договору.

Додаткові документи встановлюються місцевими органами реєстрації – це різні довідки. Наприклад, довідка про юридичну адресу фірми, виписка банку про формування 30% статутного фонду та ін. Приватне і мале підприємство створюються та функціонують на основі статуту.

Статут є головним і дуже важливим документом у діяльності підприємства. Це так званий паспорт підприємства, який виконує важливу роль – регулює економічні та юридичні відносини всіх працівників підприємства.

Завдання статуту – дати повне уявлення про правовий статус підприємства (фірми) як самостійного господарського суб'єкта, що має всі права юридичної особи, про його внутріш­ній механізм управління і самоуправління, режим формування і використання майна підприємств (фірм), розпорядження його коштами і прибутком. У цьому розумінні статут – це акт підприємства, що внутрішньо регламентується, доповнює та конкретизує більшість положень засновницького договору..

Для тих, що створюватимуть інди­відуальні, приватні фірми на правах малих підприємств з індивідуальною формою організації бізнесу, необхідним документом є статут підприємства, а для повного, командитного товариства, товариств з обмеженою, додатковою відпові­дальністю, різних об'єднань підприємств – ще й засновницький договір. Процедура та механізм їх організації мало чим відрізня­ються. Оскільки статут і засновницький договір підприємств, фірм мають самостійне значення та однакову юридичну силу, їх слід затверджувати і змінювати в тому самому порядку. Вони не повинні дублювати один одного, хоча найпринциповіше положення слід формулювати ідентично.

Призначення статуту виявляється і в його структурі, яка, на відміну від договору, докладніша і, як правило, складається з таких розділі в: «Загальні положення», «Предмет (вид), основні цілі та напрями діяльності», «Зовнішньоекономічна діяльність», «Права фірми», «Майно фірми», «Фонди фірми», «Виробничо-господарська діяльність», «Управління фірмою та її трудовим колективом», «Організація та оплата праці», «Розподіл прибутку (доходу) та відшкодування збитків», «Облік, звітність і контроль», «Припинення діяльності фірми (реорга­нізація та ліквідація)».

Особливої уваги потребує розділ статуту, який визначає склад та компетенцію органів управління підприємством. Тут важливо визначити не тільки склад органів управління, а й їх права та відповідальність. Звичайно вищим органом управління є загальні збори засновників або акціонерів, а виконавчим органом – дирекція. Тому для того, щоб запобігти конфліктним ситуаціям при розподілі влади, потрібно чітко встановити ті рішення, які потребують загального схвалення, та коло питань, вирішення яких перебуває у компетенції дирекції. Дуже важливо в статуті визначити відповідальність директора, за якою наступає звільнення його від посади. Це необхідно зробити для захисту директора від посягань на владу з боку амбіційних засновників, які, використовуючи різні нечесні способи, можуть спровокувати звільнення директора з посади. Практика показує, що такі ситуації виникають дуже часто. Зрозуміло, що така боротьба додаткового прибутку підприємству не приносить.

Особливі вимоги до статуту. Відповідно до Закону України "Про господарські то­вариства", статут акціонерного товариства, товариства з обмеженою відповідальністю, товариства з додатковою відпо­відальністю має свої особливості. Ці особливості відображають порядок формування та розміри внесків засновників товариства.

Статут акціонерного товариства, крім указаних вище свідчень, повинен містити відомості про види акцій, які будуть випускатися, їхню номінальну вартість, про співвідношення акцій різних видів, кількість акцій, які купуються засновниками, про наслідки невиконання зобов'язань з викупу акцій.

У статуті товариства з обмеженою відповідальністю до­датково повинні бути вказані розміри внесків кожного з учасників, розмір, склад та порядок внесення ними внесків.

Статут товариства з додатковою відповідальністю повинен містити дані про розмір внесків кожного з учасників до статутного фонду, а також митний розмір додаткової майнової відповідальності, кратний внеску кожного засновника. Згідно із законодавством України для довірчих товариств встановлений п'ятикратний розмір.

Засновницький договір. Другим за значенням, а для повного та командитного товариства основним документом є засновницький договір. Його головне призначення полягає у правовому регулюванні відносин засновників підприємства.

Суть засновницького договору полягає в тому, що він є одним з різновидів угоди про спільну господарської діяльність з утворенням самостійної юридичної особи. Його зміст – об'єднання майна (капіталів) і підприємницьких зусиль з метою отримання прибутку. Тому основним для засновницького договору є визначення всіх параметрів взаємовідносин між учасниками фірми, насамперед майнового та організаційного характеру. Це виявляється і в структурі договору, яка має такі розділи: «Преамбула», «Предмет договору», «Загальні по­ложення договору», «Юридичний статус фірми», «Види діяль­ності», «Статутний фонд і вклади засновників (учасників)», «Права та обов'язки засновників (учасників)», «Управління фірмою», «Розподіл прибутку (доходу) та відшкодування збитків», «Решта умов», «Відповідальність за порушення договору», «Умови розірвання договору», «Умови та строки набуття договором чинності».

Крім зазначених, до статуту та засновницького договору можуть бути включені й інші положення, які не суперечать чинному законодавству.

 

4.2 Статутний фонд підприємства і особливості його формування. Державна реєстрація підприємства

 

Статутний капітал організації визначається юридичною формою підприємства. Порядок його формування має спе­цифічні особливості для індивідуальних та колективних підприємств.

Індивідуальні підприємства формують статутний капітал (розмір якого не фіксується законодавством) і, як правило, за рахунок власних коштів або грошей, які залучені у друзів, родичів, знайомих.

Колективні підприємства – це форма об'єднання під­приємницького капіталу. Об'єднання капіталів здійснюється на основі пайової або акціонерної власності.

Акціонерне об'єднання капіталу характерне для акціонерних товариств або корпорацій. Усі інші види товариств створюють на основі пайової форми власності.

У свою чергу, статутний капітал для акціонерних товариств, товариств з обмеженою та додатковою відповідальністю мають фіксовану законодавством форму. Індивідуальні підприємства, повні та командитні товариства мають статутний фонд, який не зафіксований існуючим законодавством.

Основу майна підприємницьких структур становить ста­тутний фонд, за допомогою якого створюється і функціонує підприємство (фірма). Статутний фонд створюється внесенням вкладів засновниками (учасниками) і може поповнюватися за рахунок прибутку від господарської діяльності підприємства, а (в разі потреби) також додаткових вкладів учасників, утому числі спонсорів. Вкладом до фонду можуть бути: всі види майна – будівлі, споруди, обладнання та інші матеріальні цінності; кошти засновників (учасників), у тому числі й у вільно конвертованій валюті; усі види майнових прав – на користування землею та іншими природними ресурсами, різними майновими об'єктами, а також на використання винаходів, ноу-хау, інших об'єктів інтелектуальної власності та інші права, що не належать до майнових, але мають товарну вартість.

Строки, розмір, порядок внесення та оцінка вкладів кожного засновника (учасника) до статутного фонду обу­мовлюються в засновницьких документах. Вартість майна, яку вносять учасники до статутного фонду, визначають за цінами, що діють на період створення підприємства або за до­мовленістю учасників.

До моменту реєстрації підприємства, що функціонує (наприклад, товариство з обмеженою відповідальністю), кожен з його учасників зобов'язаний внести до статутного фонду не менше як 30% коштів, як зазначено в засновницьких документах, що має підтвердити банк. З цією метою за заявкою засновників відкривається у банку тимчасовий рахунок, який після реєстрації перетворюється на розрахунковий.

Протягом року всі учасники підприємства (фірми) повинні повністю внести свій вклад до статутного фонду. У разі не­виконання учасниками цих зобов'язань за час прострочення вони сплачують 10% річних з сум, які не внесені, якщо інше не передбачено засновницькими документами.

Обсяг статутного фонду може бути збільшений або змен­шений за умови, що всі учасники повністю внесли свої вклади. Зміна обсягів статутного фонду набуває чинності з моменту реєстрації його органом, який зареєстрував статут підприємства (фірми).

Кошти статутного фонду спрямовують на розвиток ви­робництва. Використовувати кошти статутного фонду на заробітну плату, заохочення та інші потреби забороняється. Статутний фонд є власністю засновників (учасників) у межах їхніх вкладів.

При виході засновника (учасника) зі складу підприємства (товариства з обмеженою відповідальністю) або в разі ліквідації підприємства засновнику сплачується вартість частини майна пропорційно до його частки у статутному фонді. Майно, передане у користування, повертається в натуральній формі без винагороди. Статутний фонд є не тільки «підставою» для державної реєстрації, а й стартовим ка­піталом, від якого залежить функціонування підприємства.

Створення статутного фонду у товариствах з обмеженою та додатковою відповідальністю. Законодавство країни визначає розмір статутного фонду у товаристві з обмеженою та додатковою відповідальністю.

Статутний капітал цих товариств створюється із внесків його засновників, який ділиться на частки участі (паї). Товариство, згідно із законодавством України, повинно мати статутний фонд у розмірі 100 мінімальних заробітних плат, встановлених законодавством на момент реєстрації товариства. Розмір паю кожного засновника законом не встановлюється. Пай кожного засновника є іменним, що підтверджується видачею засновнику письмового пайового свідоцтва. Воно не є цінним папером, тобто не може вільно продаватися на фондовій біржі і не може бути переданим іншій особі без дозволу засновників.

На момент реєстрації засновники зобов'язані сформувати 30% статутного фонду. Для цього на ім'я одного із засновників у банку відкривається тимчасовий рахунок, на який вносяться 30% суми статутного фонду. Засновник зобов'язаний отримати у банку письмове підтвердження про внесення вказаної суми в рахунок статутного фонду. Тимчасовий банківський рахунок не дає право на проведення розрахункових операцій.

Повна сума статутного капіталу повинна бути внесена протягом одного року з моменту реєстрації. Якщо будь-який засновник не вніс повний пай, то він зобов'язаний внести за час прострочки 10% річних від невнесеної суми. Свідоцтво видається тільки після повного внесення паю. Отже, прибуток, який розподіляється пропорційно паю, виплачується тільки після кінцевого формування статутного капіталу і лише у випадку, якщо майно товариства перевищує розмір основного капіталу.

У процесі діяльності товариство з обмеженою відпо­відальністю може збільшувати або зменшувати статутний капітал. Однак він не повинен бути менше 100 мінімальних заробітних плат. Зміна вартості майна, яке внесене як пай, та додаткові внески засновників не впливають на розмір їх частки у статутному фонді, який вказаний у засновницьких документах товариства. Разом з тим, якщо в засновницьких документах мають місце інші положення, то вартість частки у статутному фонді учасників буде визначатися із прийнятих умов у засновницьких документах.

Зменшення статутного фонду можливе за рішенням вищого органу товариства. Таке рішення вступає в силу не раніше ніж через три місяці після внесення відповідного запису у реєстрі та публікації про це в установленому порядку.

Товариство з додатковою відповідальністю формує ста­тутний капітал, який дорівнює і 100 мінімальних заробітних плат. При цьому відповідальність товариства поширюється не тільки на частки, які внесені до статутного фонду, а й на майно в однаковому для всіх учасників розмірі, який кратний величині їх внеску.

Формування акціонерного капіталу має специфічні особли­вості, які притаманні українському корпоративному сектору. Збільшення або зменшення статутного капіталу здійсню­ється за рішенням загальних зборів акціонерів. Зміни статутного фонду обов'язково передбачають внесення змін до статуту товариства.

Згідно із Законом України «Про господарські товариства» до моменту реєстрації такого товариства кожен з учасників зобов'язаний внести не менше 30% вказаного в установчих документах вкладу, і цей внесок повинен бути підтверджений документами, виданими банківською установою. Учасник акціонерного товариства зобов'язаний повністю внести свій вклад не пізніше одного року після реєстрації товариства. У разі порушення цього положення учасник сплачує за час прострочення 10% річних з суми, яка не сплачена. Винятком із цього правила можуть бути випадки, передбачені установчими документами. Внесення повного вкладу підтверджується свідоцтвом товариства.

Акціонерне товариство може збільшувати розмір статутного фонду, якщо всі попередньо випущені акції повністю сплачені за вартістю, не нижчою за номінальну вартість. Збільшення статутного фонду здійснюється шляхом випуску нових акцій, обміну облігацій на акції, а також збільшенням номінальної вартості акцій. При цьому акціонери користуються переважним правом на придбання додатково випущених акцій. Зменшення статутного фонду акціонерного товариства здійснюється шляхом зменшення номінальної вартості акцій або зменшення кількості акцій шляхом викупу частини їх у власників та анулювання.

Рішення про збільшення статутного фонду акціонерного товариства приймається загальними зборами акціонерів. Збільшення статутного фонду може здійснюватися також за рішенням правління (якщо це передбачено статутом), але не більш ніж на 1/3 величини статутного фонду. Усі процедури зі статутним фондом призводять до змін статуту акціонерного товариства, який підлягає реєстрації органом, що зареєстрував створення товариства.

Повні та командитні товариства створюють статутний фонд, розмір якого законами України не регламентований. У повному товаристві статутний фонд складається із пайових внесків засновників. Зміни статутного фонду здійснюються за рішенням засновників. Статутний фонд командитного товариства формується за рахунок пайових внесків вкладників – командитів. Вкладники командитного товариства повинні вносити внески у розмірі, способами та у порядку, які обумовлені засновницьким до­говором. Сукупний розмір часток вкладників не повинен перевищувати 50% майна товариства, вказаного у заснов­ницькому договорі. Рішення про збільшення або зменшення статутного фонду приймаються тільки зборами учасників. Вони несуть солідарну та повну відповідальність за діяльність товариства.

Реєстраційний етап утворення підприємства має такі складові (рис. 4.3).

 

 

Рис. 4.3. Складові реєстраційного етапу утворення підприємства

 

Державну реєстрацію суб'єктів підприємницької діяльності здійснюють у виконавчому комітеті міської, районної (в місті) ради народних депутатів або в районній раді за місцезна­ходженням керівного органу (правління, дирекції та ін.) чи місце проживанням суб'єктів бізнесу.

Для державної реєстрації суб'єкта підприємницької діяль­ності – юридичної особи – потрібні такі установчі документи: рішення власника майна або уповноваженого ним органу про створення суб'єкта підприємницької діяльності. Таким рішенням за наявності двох і більше власників (або уповно­важених ними органів) є засновницький договір; статут (якщо це передбачено законодавством щодо створюваної організаційно-правової форми господарювання); реєстраційна картка, заповнена у трьох примірниках (крім ідентифікаційного коду) і підписана заявником. Заповнена реєстраційна карта слугує водночас заявою про державну реєстрацію; документ, який підтверджує сплату реєстраційного збору; нотаріально завірена копія свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи. Цей документ подається тоді, коли власником (одним із власників) підприємницької діяльності є юридична особа.

За наявності необхідних документів орган державної реєстрації протягом 5 робочих днів з моменту їх надходження повинен провести державну реєстрацію і видати заявникові свідоцтво. Це дає право на відкриття розрахункового, валютного та інших рахунків в установах банків, а також на виготовлення печаток і штампів, на яких повинен вказуватися номер свідоцтва про державну реєстрацію. Такий номер має відповідати ідентифікаційному коду, за яким суб'єкта під­приємницької діяльності внесено до Державного реєстру звітних статистичних одиниць. Так, ідентифікаційний код інди­відуального підприємства становить 100, приватного – 120, акціонерного товариства – 230, товариства з обмеженою відповідальністю – 240.

Як зазначалося вище, наявність свідоцтва про державну реєстрацію дає право на відкриття розрахункового рахунку в банку. З метою відкриття поточного рахунку підприємство повинно подати в банк такі документи:

заяву про відкриття рахунку встановленого зразка;

копію свідоцтва про державну реєстрацію;

копію зареєстрованого статуту, засвідчену нотаріально або реєструючим органом;

копію документа про взяття підприємства на податковий облік;

картку із зразками підписів осіб, яким надане право розпоряджатися рахунком;

копію документа про реєстрацію в органах Пенсійного фонду України.

Банк зобов'язаний відкрити банківський рахунок і в триденний термін повідомити про це податкову інспекцію. Позначка установи банку про відкриття рахунку ставиться на титульній сторінці кредитного договору.

Державна реєстрація для підприємств пов'язана з певними витратами, що включають у себе реєстраційний збір (мито), витрати на розробку заснов­ницьких документів (якщо засновник не може сам скласти їх), нотаріальне засвідчення, оплату статистичному управлінню за присвоєння кодів діяльності. Крім того, необхідно оплатити ліцензію (якщо діяльність підприємства підлягає ліцензуванню), відкрити розрахунковий рахунок у комерційному банку, виготовити печатки, штампи, бланки, товарні знаки та інші атрибути, без яких підприємство не може діяти.

Ескіз печатки суб'єкт підприємницької діяльності складає самостійно. Печатку отримують у дозвільних установах за місцем реєстрації підприємця.

З моменту отримання свідоцтва про реєстрацію під­приємство набуває статусу юридичної особи. Проте слід зазначити, що і після юридичного оформлення створення підприємства (фірми) організаційний період ще триває.

Відбувається, зокрема, остаточне формування органів управ­ління, розробляють і затверджують відповідні внутрішні організаційні регламенти функціонування підприємства, встановлюють процедури роботи і взаємодії структурних підрозділів, співробітників та ін. Цей процес у структурах підприємницького бізнесу відбувається по-різному. Корективи тут вносить ринок, прискорюючи чи гальмуючи організаційний період.

 

4.3. Методологія проектування системи менеджменту та управлінських процедур

 

Оптимальний проект для будь-якої організації залежить від відповідних ситуаційних чинників. Тобто ситуаційні чинники відіграють важливу роль у визначенні найкращого проекту організації у кожному окремому випадку.

Можна виділити чотири групи таких ситуаційних чинників:

1. Стан зовнішнього середовища.

2. Технологія роботи всередині організації.

3. Стратегічний вибір керівництва організації стосовно її цілей.

4. Поведінка працівників.

В теорії менеджменту організації сформований принцип, відповідно до якого проектування організації повинно відповідати стратегії, обраній фірмою. Він дійшов висновку, що зі зміною стратегії перед організацією постають нові проблеми, вирішення яких безпосередньо пов'язане з проектуванням нової організаційної системи для організації.

Стратегічні зміни мають системний характер тому, що відбуваються у всіх складових елементах організації. Можна виділити дві сторони стратегічних змін в організації: організаційна структура управління; організаційна культура.

Аналіз організаційної структури управління спрямований на отримання відповідей на такі запитання: якою мірою існуюча організаційна структура допомагає чи заважає реалізації обраної стратегії?; на які рівні організаційної структури покладено ви­рішення визначених завдань під час здійснення стратегії?

Вибір організаційної структури управління залежить від цілого ряду чинників. Найбільш значущими є такі: розмір та ступінь різноманітності діяльності, які властиві цій організації; географічне розташування; технологія; ставлення до організації з боку керівництва та робітників; динаміка зовнішнього середовища; стратегія, яка здійснюється.

Організаційна структура управління повинна відповідати розміру організації. Вона не повинна бути складною, якщо немає в цьому потреби. Елементарна структура, якщо один керівник здатний управляти (лінійна структура управління). Якщо він вже не здатний (норма керованості), то з'являється проміжний рівень в управлінні і застосовується функціональна структура управління. Подальше зростання організації викликає використання лінійно-функціональних (комбінованих структур), дивізійних, проектних і матричних структур управління.

З усього різноманіття структур управління чітко виділяються дві великі групи. Це ієрархічні й адаптивні структури. Розглянемо, у чому полягають їхні відмінності.

Ієрархічні структури управління (їх називають: формальні, механістичні, бюрократичні, класичні, традиційні) характе­ризуються твердою ієрархією влади в організації, формалізацією правил і процедур, які використовуються централізованим прийняттям рішень, вузько визначеною відповідальністю в діяльності.

Адаптивні структури управління (органічні, гнучкі) ха­рактеризуються розмитістю ієрархії управління, невеликою кількістю рівнів управління, гнучкістю структури влади, слабким чи помірним використанням формальних правил і процедур, децентралізацією прийняття рішень, широко обумовленою відповідальністю в діяльності

Проектування організації пов'язано з прийняттям її керівництвом рішень, що мають стосунок до багатьох сфер життєдіяльності організації. Це стосується таких елементів, як: поділ праці та спеціалізація; департаменталізація та кооперація; зв'язок в організації та координація; масштаб керованості та контролю;ієрархія організації та її ланцюговість; розподіл прав та відповідальності; централізація та децентралізація.

Поділ праці та спеціалізація. Ефективного і продуктивного функціонування організації неможливо досягти, якщо один з її членів або одна з її частин роблять усе, чим займається організація, або ж тоді, коли всі її члени або її частини роблять те саме. Тому в будь-якій організації існує поділ праці між її членами або частинами.

Поділ праці в управлінні приводить до створення в орга­нізації усе нових і нових видів робіт. В організації вся робота поділяється на окремі ділянки, у рамках яких людина повинна починати і завершувати певний цикл дій, що складає ту або іншу роботу.

Департаменталізація та кооперація. Ріст спеціалізації окремих робіт в організації обмежується можливостями по їх координації. Розв'язати цю проблему можна, якщо почати групувати схожі роботи та їх виконавців, тобто почати здій­снювати певне організаційне відокремлення виконавців схожих робіт. Даний процес організаційного відокремлення називається департаменталізацією. Існує багато підходів до групування спеціалізованих робіт в організаціях. Двома головними напрямками, в яких може здійснюватися департаменталізація, є групування робіт навколо ресурсів і групування робіт навколо результату діяльності. Залежно від ступеня орієнтації на той або інший напрямок здійснюється відповідний тип департаменталізації.

Зв'язки в організації та координація. В організації, що складається з багатьох підрозділів, повинна здійснюватися певним чином координація їх діяльності. Дана координація є основою структури організації, яку звичайно визначають як сукупність стійких зв'язків в організації. Без зв'язків і фактичної взаємодії частин не може бути організованого цілого. Зв'язок є умовою, що визначає можливість взаємодії. Зв'язки між частинами організації здійснюються через канали комунікації. В організації виділяються різні типи зв'язків. Усе залежить від того, який критерій покладено в основу їхньої класифікації. Найчастіше аналізу піддаються такі пари зв'язків в організації: вертикальні і горизонтальні; лінійні і функціональні; формальні і неформальні; прямі і непрямі.

Вертикальні зв'язки з'єднують ієрархічні рівні в організації і її частинах. Вони формалізуються в процесі проектування організації, діють постійно і зображуються на всіх можливих її схемах, відображаючи розподіл повноважень або вказуючи на те, хто є хто в організаційній ієрархії. Дані зв'язки слугують каналами передачі розпорядницької і звітної інформації, утворюючи тим самим стабільність в організації.

У рамках вертикальних зв'язків вирішуються проблеми влади і впливу, тобто реалізується «вертикальне завантаження» роботи. Звичайно зростання організації супроводжується зростанням вертикальних зв'язків, також за кількістю цих зв'язків можна судити про розмір організації. Вертикальні зв'язки є єдиним типом зв'язків у рамках лінійної департаменталізації. Вони відіграють важливу роль у здійсненні функціональної і продуктової департаменталізації, але при цьому доповнюються горизонтальними зв’язками.

Горизонтальні зв'язки – це зв’язки між двома або більше рівними за становищем в ієрархії чи статусом частинами або членами організації. їхнє головне призначення – сприяти найбільш ефективній взаємодії частин організації при вирішенні проблем, що виникають між ними. Вони допомагають зміцню­вати вертикальні зв'язки і роблять організацію в цілому більш стійкою при різноманітних зовнішніх і внутрішніх змінах. Горизонтальні зв'язки створюють ряд важливих переваг. Вони заощаджують час і підвищують якість взаємодії. Горизонтальні зв'язки розвивають у керівників самостійність та ініціативність, послаблюють боязнь ризику.

Ще однією парою зв’язків, встановлених в організації, є лінійні і функціональні зв'язки. Поширене уявлення, що лінійні зв'язки – це ті, які пов'язані з виробництвом, а функціональні – із допоміжними стосовно виробництва функціями. Проте це зовсім не так. Лінійні зв'язки – це відносини, в яких начальник реалізує свої владні права і здійснює пряме керівництво підлеглими, тобто ці зв'язки йдуть в організаційній ієрархії згори вниз і проявляються, як правило, у формі наказу, розпорядження, команди, вказівки тощо. Природа функціональних зв'язків (або їх ще часто називають штабними) – дорадча, і за допомогою цих зв'язків реалізується інформаційне забезпечення координації.

Лінійні зв'язки мають в організаційній ієрархії спрямованість знизу вгору і діють у формі поради, рекомендації, альтернативного вирішення та ін.

При проектуванні організації особливе значення набуває аналіз ще однієї пари зв'язків – формальної і неформальної. Формальні зв'язки – це зв'язки координації, регульовані встановленими або прийнятими в організації цілями, політикою і процедурами. На практиці формальні зв'язки є основою затверджених в організації посадових інструкцій, особливо в частині опису характеру відносин між різноманітними посадами.

Неформальні зв'язки з'являються тоді, коли формальні зв'язки не виконують своєї ролі або не слугують інтересам робітника чи інтересам організації. Поява неформальних зв'язків є індивідуальною захисною реакцією індивідів на неадекватну адаптацію організації до змін зовнішнього і внутрішнього середовища. Внаслідок розвитку в організації неформальних зв'язків в ієрархічній субординації в реалізації владних прав та інформаційного забезпечення може спостерігатися зміна позиції. Неформальні зв'язки є основою формування неформальних груп, появи неформальних лідерів і створення «паралельно» неформальної організації.

Централізація та децентралізація. У невеличкій організації усі рішення можуть прийматися її керівником. Проте зі збільшенням розмірів організації, масштабу і складності робіт може створитися ситуація, коли керівник буде перевантажений прийняттям рішень, навіть якщо він тільки цим і буде займатися. У цій ситуації виникає запитання: чи повинні права бути концентровані або розподілені по організації? На практиці це дилема централізації або децентралізації, яка є собою проблемою в проектуванні організації.

Централізація – це концентрація прав прийняття, ви­рішення, зосередження владних повноважень на верхньому рівні керівництва організацією. Централізація є реакцією орга­нізованої системи, спрямованої на запобігання перекручування інформації під час передачі її через усю кількість рівнів управління, вона полегшує вертикальну координацію – уп­равлінські рішення надходять зверху вниз, дозволяє використовувати досвід та краще розуміння цілей організації, які притаманні керівникам вищих ланок управління, забезпечує сильне керівництво, оскільки влада концентрується на вершині організаційної структури.

Децентралізація – це передача або делегування відпо­відальності за ряд ключових рішень, а отже, і передача відповідно до цієї відповідальності прав на нижні рівні управління організацією. Завдяки децентралізації повно­важення на вирішення багатьох питань передаються на нижні ланки управління, що забезпечує зменшення обсягу роботи вищого керівництва, вивільняє його час на вирішення кардинальних питань діяльності організації, працівники нижніх ланок управління отримують більшу можливість впливати на процес управління організацією, що, у свою чергу, забезпечує ширший спектр мотивації праці, зменшується кількість необхідних узгоджень, прискорюється процес прийняття рішень.