Методологія організаційного інжинірингу

Сучасний менеджмент, застосовуючи системну методологію, дає змогу збагатити та урізноманітнити методичний інструментарій дослідження організаційних відносин. Однією з найважливіших ознак організаційної системи є її складність. Фундаментальним критерієм складності системи виступає міра наявності властивого їй потенціалу до самоорганізації і синергії.

Організаційну систему складають такі її сутнісні характеристики: мета діяльності, бізнес-процес, бізнес-правило та ресурс.

Мета діяльності – визначає цілі діяльності як організаційної системи в цілому, так і кожного бізнес-процесу, зокрема. Вона фактично є першоосновою будь-якої організаційної системи, даючи відповідь на запитання: «заради чого існує організаційна система»?

Бізнес-процес – це стійка, цілеспрямована сукупність взаємопов’язаних видів діяльності, які згідно з певною технологією перетворюють вхідні ресурси у вихідні ресурси, що мають цінність для користувача. Порівнюючи мету діяльності і показники бізнес-процесу можна кількісно зіставити виконання бізнес-процесу з досягненням поставленої мети.

Бізнес-правила (функціональні, поведінкові або структурні) накладають статичні і динамічні обмеження на бізнес-процес для досягнення мети. Вони можуть диктуватися зовнішнім середовищем (інструкціями або законами) або можуть бути визначені в межах бізнес-процесів.

Ресурси – це матеріальні і нематеріальні сутності, які діють чи використовуються при реалізації бізнес-процесів. Ресурси споживаються, створюються або використовуються бізнес-процесами. Вони визначають структурні елементи організаційної системи і так чи інакше зв’язані з усіма іншими сутностями (впливають на них). Наприклад, мета діяльності організаційної системи визначається обсягами споживання, зміною стану ресурсів; бізнес-процеси використовують і перетворюють ресурси; бізнес-правила обмежують доступ до використання ресурсів.

Порядокорганізаційної системи є визначальним фактором при виконанні бізнес-моделювання. Підхід до його здійснення обирається саме на основі порядку, іманентного організаційній системі. Бізнес-моделювання є конструктивним методом дослідження бізнес-процесів на етапі інформаційного суспільства. Термін «моделювання бізнес-процесів» набув поширення у 60-х роках ХХ сторіччя в галузі інженерних систем. У 1967 р. вийшла праця С. Вільямса «Моделювання бізнес-процесів покращує адміністративний контроль».

Моделювання бізнес-процесів (Business Рrocess modeling – BPM) – це формалізований, виконаний за певними правилами, опис послідовності дій фахівців у формі логічних блок-схем, що визначають вибір подальших дій, виходячи з ситуації.

Побудова моделі бізнес-процесів передбачає процесове відображення (як правило графічне) діяльності підприємства з тим, щоб в подальшому дані процеси можна було аналізувати і вдосконалювати. У моделі бізнес-процесів певні послідовності окремих дій об’єднуються у відповідні процедури і сценарії бізнес-процесів. Описується взаємодія фахівців різних підрозділів в рамках одного бізнес-процесу. Головне завдання, яке передбачає моделювання, полягає в тому, щоб замість моделі бізнес-процесу «як є», створити модель бізнес-процесу «як має бути». Слід відзначити, що в англійському перекладі моделювання бізнес-процесів і управління бізнес-процесами мають однакову абревіатуру BPM, тобто сучасне управління асоціюється з моделюванням бізнес-процесів.

Бізнес-модель організаційної системи визначає, з якою метою та яким чином організаційна система створює і надає цінності (продукти, послуги), тобто характеризує систему з фінансово-економічної та соціальної точок зору.

Основними складовими бізнес-моделі є:

пропозиція цінностей для споживачів,

формула прибутку,

ключові ресурси та процеси.

Концепцію бізнес-інжинірингу організації, як соціально-економічної системи зображено на рисунку 5.2.

Рис. 5.2. Концепція бізнес-інжинірингу організації

 

На основі зазначеного можна сформулювати наступну дефініцію: інжиніринг – це методи, технології і засоби, призначені для розв’язання задач аналізу організаційної системи та проектування змін за рахунок поліпшення існуючих або створення нових її елементів.

Інжиніринг здійснюється з застосуванням принципів та інструментів системної інженерії для бізнес-моделювання організаційної системи. У цьому випадку вживають термін бізнес-інжиніринг. Саме бізнес-модель дає можливість найбільш чітко і прозоро подати та проаналізувати ключові елементи організаційної системи (мету діяльності, бізнес-процеси, бізнес-правила, бізнес-ресурси) та оптимізувати показники її діяльності. Методологія бізнес-інжинірингу – це система принципів забезпечення максимально ефективних бізнес-процесів і постійної адаптації бізнес-процесів до умов зовнішнього середовища.

Організаційна модель підприємства – це представлення або зображення структури, діяльності, процесів, інформації, ресурсів, людей, цілей та обмежень організації бізнесу суб’єкта господарювання. Вона є частиною бізнес-моделі організаційної системи, яка стосується управління (рис. 5.3).

 

Рис. 5.3. Взірець використання бізнес-інжинірингу організаційної системи

 

Бізнес-моделювання – це багатоетапний процес. На першому етапі здійснюється побудова моделі організації. Для цього визначається її місія як компроміс між потребами ринку, ресурсами і навичками організації та її очікуваннями, цінностями, принципами. На основі місії формується бізнес-потенціал організації, а саме: набір видів виробничої (комерційної) діяльності, спрямованих на задоволення потреб ринку. Після цього визначається бізнес-функціонал підприємства – перелік бізнес-функцій, необхідних для підтримки обраних видів діяльності, а також необхідні ресурси та структура організації. З допомогою матриць відповідальності закріплюються обов’язки структурних ланок щодо реалізації описаних видів діяльності та бізнес-функцій. При цьому формується низка регламентів щодо організаційно-функціональної структури підприємства, видів діяльності і структурних підрозділів.

Наступним етапом моделювання є побудова вже не статичних, а динамічних моделей діяльності організації, тобто конструювання моделей власне бізнес-процесів, які протікають в організації, з детальним описом логіки взаємодії учасників цих процесів.

На заключному етапі бізнес-інжинірингу формуються моделі банків даних, де задаються переліки і формати документів та інших об’єктів, що супроводжують процеси в організації.

Бізнес-інжиніринг має два класи користувачів («акторів»). Перший клас користувачів – це всі працівники організаційної системи від топ-менеджменту до працівників, що підтримують інфраструктуру організаційної системи. Крім того, до цього класу входять власники організаційної системи, які можуть не бути її співробітниками.

Другий клас користувачів – це консультант (або група консультантів), який виконує бізнес-інжиніринг організаційної системи. Консультанти є аналітиками в різних галузях діяльності організаційної системи: від профільної до фінансово-економічної, від маркетингу до інформаційних технологій.

 

Принципи інжинірингу

 

Інжиніринг здійснюється на основі системних принципів і принципів системного підходу.

До найважливіших системних принципів інжинірингу належать: принцип зворотного проектування, принцип мінімуму функціонального наповнення та принцип економічної достатності рішення.

Принцип зворотного проектування означає, що система введення новацій не повинна бути пов’язана з продуктом (предметом), який виробляється, а більше орієнтована на різноманітність продукції. Іншими словами, система має володіти інваріантністю, достатньою для виробництва не відомої завчасно номенклатури виробів певного класу (класів). Набагато доцільніше проектувати не ресурс під виріб (традиційний підхід при створенні спеціалізованих «жорстких» виробництв), а виріб під ресурс. Проте, для реалізації такого підходу необхідно, щоб створений ресурс був достатньою мірою універсальним.

Принцип мінімального функціонального наповнення забезпечує раціональність рішень при: формуванні послідовності запуску проекту; визначенні кількісного складу і структури обладнання системи; виборі її організаційно-управлінської структури; плануванні і формуванні технологічної підготовки виробництва. Цей принцип гарантує економічно ефективний випуск продукції.

Принцип економічної достатності рішення сприяє корекції техніко-економічних показників ефективності за результатами імітаційного моделювання процесу її функціонування.

Принципи системного підходу – це положення загального характеру, які є узагальненням досвіду роботи людини з складними системами. Їх налічують близько двох десятків. Серед них доцільно назвати:

принцип цілеобумовленості: абсолютний пріоритет кінцевої мети;

принцип відносності: одна і та ж сукупність компонентів може розглядатися самостійно, або як керована частина підсистеми, або як керуюча для підсистем;

принцип керованості: система має бути здатною змінювати значення своїх параметрів під впливом управління;

принцип зв’язаності: система повинна бути керованою по відношенню до надсистеми і керуючою по відношенню до підсистем, а також розглядатися у контексті її зв’язків із зовнішнім оточенням;

принцип модельованості: система має володіти механізмом прогнозування і оптимізації її поведінки в часі;

принцип ієрархії: корисним є впровадження ієрархії елементів і (або) їх ранжирування;

принцип функціональності: споріднений розгляд структури і функції з пріоритетом функції над структурою;

принцип розвитку: врахування мінливості системи, її здатності до розвитку, розширення, заміни частин, накопичення інформації;

принцип оперативності: реакція на зміну параметрів функціонування повинна відбуватися в реальному масштабі часу.

Існує велика різноманітність управлінських принципів, формулювання яких говорить саме за себе.

Основними з них є наступні: пошук кращих рішень у галузі; «ущільнення» процесів; орієнтація на досягнення результату, а не на виконання завдання; виконання процесів тими, хто використовує їх результат; об’єднання процесів опрацювання інформації з її генеруванням і фіксуванням; делегування прийняття рішень тим, хто виконує роботу; координування між функціональними командами різних бізнес-процесів; само менеджмент; відповідність залучених ресурсів завданням бізнесу; відповідність логічних і фізичних входів/виходів процесу; централізація тих ресурсів, які забезпечують ефект синергії; прогнозування можливих помилок і проблем; усунення функціональних «розривів»; усунення дублюючих управлінських функцій; спрощення функцій, які не приносять доданої вартості (передача інформації, надлишковий контроль та ін.); об’єднання паралельних робіт замість інтегрування їх результатів; максимальна автоматизація рутинних функцій з обліку і формування звітності; виявлення і ліквідація не використовуваних виходів процесу (відходів).

Таким чином, заснована на означених принципах концепція бізнес-інжинірингу включає: менеджмент трансформацій (інноваційні рішення мають бути зрозумілими усім співробітникам, причетним до їх реалізації); менеджмент змін (необхідність залучення також культурологічних і політичних факторів); розподіл рівнів прийняття рішень на стратегічний, організаційний і технологічний; цілісність (спрямованість на те, щоб усі аспекти проекту трансформації були охоплені і справляли вплив на забезпечення успіху). Це означає, що інжиніринговий спосіб дій систематизує процес управління трансформаціями в організаціях.

 

Питання для самоконтролю:

1. Розкрийте співвідношення понять «організація» і «організаційна система». Аргументуйте свою відповідь.

2. Які підсистеми включає організація, їх специфічні особливості.

3. Організаційно-управлінський аналіз і його елементи.

4. Дайте визначення поняття «організаційний процес».

5. Розкрийте сутність поняття «бізнес-процес» у широкому та вузькому розумінні.

6. В чому полягає відмінність організаційного інжинірингу від бізнес- інжинірингу.

7. Охарактеризуйте стадії організаційного розвитку компанії по Л. Грейнеру.

8. Охарактеризуйте сутнісні характеристики організаційної системи.

9. Що таке бізнес-профіль, бізнес-процес і бізнес-модель.

10. Організаційний інжиніринг і види його сутностей.

11. Інжиніринговий опис процесів в організації.

12. Сфери інжинірингу і його учасники.

13. Загальні правила інжинірингу.