Прийоми виділення окремих частин тексту

1. Великими літерами (для виділення окремих слів): ЗАЯВА.

2. У розрядку (для виділення слів і фраз) – наступні слова пишуть через 2-3 знаки: з а я в а.

3. Підкреслення (для виділення слів і фраз) – від початкової букви до останньої + лапки і дужки, якщо є: заява.

4. Курсивом (для виділення слів, речень, частин тексту на комп’ютері): заява.

Питання 4. Стандартні і нестандартні документи.

Однією з найхарактерніших рис офіційно-ділового стилю є процес стандартизації.

Стандартизація мови ділових паперів – це насамперед встановлення правил добору слів і термінів, побудови словосполучень і речень, широке використання готових, уже усталених словесних формул, трафаретів, штампів. Їх використання повністю виправдане, бо полегшує процес укладання типових текстів. Завдяки стандартизації мови документів досягається скорочення невиправданої інформації, надлишковості за рахунок так званої економії мовних засобів.

Відтак усі ділові папери за способом викладу поділяються на документи з високим та низьким ступенями стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою. Це можуть бути типові або трафаретні тексти.

Типовий текст – це текст-зразок, на основі якого можуть бути створені тексти аналогічного характеру. При цьому зберігаються основні конструкції і формулювання тексту зразка.

Приклади: квитанція, офіційні заяви.

Трафаретні тексти – тексти, в яких відтворена механічним способом постійна інформація, що не змінюється в цілій групі однорідних документів, і залишено пропуски (вільні місця) для заповнення змінною інформацією від руки в кожному конкретному документі.

Приклади: договори різних типів, накладна, відомість та ін.

Щоб укласти документ з високим рівнем стандартизації, треба виконати такі дії:

- Вибрати серед стандартних конструкцій потрібні для конкретного випадку.

- Заповнити формуляр.

- Створити за готовими зразками необхідні словосполучення і речення, які передбачені формуляром бланка.

 

Стандартні мовні конструкції виникають у результаті однотипності ситуацій, які неодноразово повторюються в процесі письмового ділового спілкування, їх використання вимагає мінімального напруження і прискорює процес укладання документів.

Документи з низьким рівнем стандартизації (індивідуальні) – це ділові папери, в яких заздалегідь передбачено і сформульовано лише окремі найзагальніші компоненти формуляра, а спосіб викладу інформації залежить від мовної ситуації, обставин ділового спілкування і, звичайно, від змісту документа. До таких документів належать: автобіографія, характеристика, доручення, розписка, звіт та ін.

У документах із низьким ступенем стандартизації головним реквізитом є текст. Викладаючи думку чи подаючи певну інформацію, слід знати способи їх викладу, логічно, послідовно, ясно, точно, переконливо і об’єктивно передавати усі дані про події, явища, факти чи конкретних осіб.

Документи з низьким рівнем стандартизації складаються залежно від конкретних ситуацій, тому добір слів, словосполучень і речень в них кожного разу відмінний від інших таких документів.

За способом викладу матеріалу нестандартизовані документи поділяються на:

- Розповідь (події,, явища, факти подаються в хронологічній послідовності): автобіографія.

- Опис (характеризуються явища, предмети, особи, події шляхом перерахування характерних ознак, властивостей, особливостей): характеристика.

- Міркування (логічні визначення, думки та умовиводи розкривають внутрішній зв’язок явищ і доводять або заперечують якусь визначену тезу): службова записка, звіт, лист.

 

У деяких документах можуть поєднуватися одночасно усі три способи викладу, наприклад, в атестаційній характеристиці.

Текст документа з низьким рівнем стандартизації складається в основному з двох частин. У першій частині подається підстава складання документа, обґрунтовується його мета, необхідність створення, у другій – пропозиції, розпорядження, прохання, висновки, ухвали. Навіть коли текст документа містить лише одну фразу, вона також складається з цих двох елементів. Хоча бувають випадки, коли текст документа має тільки завершальну частину, наприклад, у листах і заявах висловлюється прохання без мотивування, а в наказах подається розпорядження без преамбули.

Контрольні запитання:

1. Що таке документ?

2. Які основні вимоги ставлять до всіх документів?

3. Що таке реквізит? Які є види реквізитів?

4. Яка найголовніша класифікаційна ознака документів?

5. Які є класифікаційні групи документів?

6. Яка специфіка оформлення сторінки, рубрикації тексту, заголовку, виділення окремих частин тексту?

7. Що таке стандартизація?

8. У чому специфіка документів з низьким рівнем стандартизації?

9. У чому специфіка документів з високим рівнем стандартизації?

 

Тема 5.2 Укладання документів щодо особового складу.

1. Документація щодо особового складу (заява, автобіографія, характеристика, резюме).

Література: Л2, Л5, Л7, Л8, Л11, Л12, Л14, Л15, Л16, Л18, Л19, Л22, Л23, Л24, Л25, Л28, Л30, Л42, Л48.

 

Питання 1. Документація щодо особового складу (заява, автобіографія, характеристика, резюме)

Оформлення заяв

Заява – письмове прохання, оформлене за певним зразком, що подається на ім’я офіційної особи або до установи чи організації. За допомогою цього звернення працівник здійснює надані йому діючим законодавством певні права.

Потрібно розрізняти заяви:

- від організацій і установ (пишуть на бланках);

- особисті заяви:

§ Заява про встановлення режиму праці (скороченого робочого дня, неповного робочого тижня).

§ Заява про переведення на іншу роботу.

§ Заява про звільнення.

§ Заява про надання (перенесення, відміну, часткове надання) чергової профспілкової відпустки.

§ Заява про надання відпустки за власний рахунок.

§ Заява про надання частково сплачуваної відпустки по догляду за дитиною.

§ Заява про надання відгулу.

§ Заява про зміну прізвища.

§ Заява про призначення пенсії тощо.

 

Усі вказані заяви, за винятком заяви про призначення пенсії, оформляються працівником власноручно на чистому аркуші паперу. У необхідних випадках у заяві потрібно вказати про додатки до неї (документи, що підтверджують наявність у працівника певних прав, з приводу реалізації яких він звертається). Так, до заяви про зміну прізвища потрібно подати копію свідоцтва про шлюб.

За місцем виникнення заяви бувають:

- Внутрішні (за місцем роботи, навчання): заява про надання відпустки, заява про звільнення з роботи тощо.

- Зовнішні (не за місцем роботи, навчання): заява про зміну прізвища, заява в ЖЕД тощо

(сюди ж належать заяви про прийом на роботу, про вступ у навчальний заклад).

№ п/п	Реквізити заяви	Рекомендації щодо оформлення і написання
1.	Адресат (назва установи, посада, ініціали керівника, на ім’я якого подається заява)	- якщо адресат установа в цілому (інформація подається в Н. в.): Тернопільський кооперативний торговельно-економічний коледж Відділ кадрів - якщо адресат керівник установи (інформація подається в Д. в.): Директорові Тернопільського кооперативного торговельно-економічного коледжу п. Мулярчуку В.М. - якщо адресат посадова особа, крім керівника (інформація подається в Н. в. + Д. в.): Тернопільський кооперативний торговельно-економічний коледж Начальнику відділу кадрів п. Блажків В.С. Адресат пишеться на 1/3 частині сторінки праворуч
2.	Адресант (назва установи або прізвище, ім’я, по батькові, професія, адреса особи, яка звертається з заявою)	- у зовнішній заяві: Петренка Василя Олеговича (мешкаю за адресою: вул. Стуса, 7, кв.1, м. Тернопіль, 46014; тел. 26 76 89) - у внутрішній заяві: Петренка Василя Олеговича, адміністратора або адміністратора Петренка Василя Олеговича Пишеться колонкою з нового рядка. Прізвище, ім’я, по батькові, посада ставиться у Р. в. без прийменника від (виняток у випадку збігу спільнозвучних прізвищ адресата й адресанта: Д иректорові Петрику І.В. від Петренка Василя Олеговича)
3.	Назва документа	Пишеться посередині рядка: ЗАЯВА або З а я в а
4.	Текст	Оформлення через один рядок із абзацу (+ ліве поле 30 мм), з великої літери, прохання викладається від першої особи
5.	Підстава (додаток) – це перелік документів, доданих до заяви	Допускаються три варіанти початку додатка: - Додаток: 1. Медична довідка. 2. Трудова книжка. - До заяви додаю: 1. Медичну довідку. 2. Трудову книжку. - Додаються документи: 1. Медична довідка. 2. Трудова книжка. Якщо додаток один: До заяви додаю медичну довідку. Перелік документів пишеться з абзацу
6.	Підпис	Праворуч, власноручно
7.	Дата	Трьома парами арабських цифр, ліворуч, на один рядок нижче підпису: 16.04.10 або 16.04.2010 09.10.10 або 09.10.2010

 

 

Зразок зовнішньої заяви:

Директорові ВО “Радар”

п. Тимошенку В. П.

Черниш Віри Дмитрівни

(мешкаю за адресою:

вул. Надрічна, 56, кв. 4,

м. Тернопіль, 46008;

тел. 52 67 45)

З А Я В А

Прошу прийняти мене до фінансового відділу на посаду фінансиста з 20.0810.

Додаток:

1. Копія диплома про вищу освіту.

2. Трудова книжка.

3. Особовий листок з обліку кадрів.

Черниш

19.08.10

Зразок внутрішньої заяви:

 

Директорові ВО “Радар”

п. Тимошенку В. П.

Черниш Віри Дмитрівни,

фінансиста

фінансового відділу

З А Я В А

Прошу звільнити мене з посади фінансиста фінансового відділу у зв’язку з переходом на іншу роботу з 25.11.10.

Черниш

11.11.10

Оформлення автобіографії

Автобіографія – це документ, у якому особа, яка складає його, подає опис свого життя та діяльності.

Основна вимога до такого документа – досягти вичерпності потрібних відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається з абзацу.

Реквізити:

- прізвище, ім’я, по батькові;

- дата, місце народження;

- відомості про навчання;

- відомості про трудову діяльність;

- відомості про громадську роботу;

- короткі відомості про склад сім’ї;

- дата і підпис автора.

Зразок автобіографії:

А В Т О Б І О Г Р А Ф І Я

Я, Прокопенко Марія Олександрівна, народилася 29 квітня 1978 року в місті Тернопіль в родині військовослужбовця.

У 1985 році була зарахована до першого класу загальноосвітньої середньої школи № 4 міста Тернопіль.

З 1989 по 1995 рік навчалася в ЗОСШ № 50 міста Київ.

1995 року вступила до Тернопільської академії народного господарства на спеціальність «Облік та аудит» денної форми навчання, де навчаюся і зараз.

Склад сім’ї:

Батько – Прокопенко Олександр Васильович, 1954 року народження, військовослужбовець; працює в Міністерстві оборони України.

Мати – Прокопенко (Микитюк) Наталія Вікторівна, 1958 року народження, викладач музики в дитячій музичній школі № 9 міста Київ.

Сестра – Прокопенко Катерина Олександрівна, 1987 року народження, учениця 2-го класу ЗОСШ № 50 міста Київ.

17 травня 2000 року Прокопенко

Оформлення характеристики

Характеристика – документ, у якому дається оцінка ділових та моральних якостей працівника.

Характеристика пред’являється при вступі до вузів, при висуванні на виборні посади, при чергових атестація, при письмових запитах іншої установи тощо.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Анкетні дані (прізвище, ім’я, по батькові, посада / вчений ступінь і звання, якщо вони є /, рік народження, національність, освіта) – справа чи по центру у стовпчик у Р. в.

3. Текст, який містить такі відомості:

- трудова діяльність працівника (з якого часу працює чи навчається, на якій посаді);

- ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);

- моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу).

4. Висновки (зазначається призначення характеристики).

5. Дата складання.

6. Підпис відповідальної службової особи.

7. Печатка організації, що видала характеристику.

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Текст характеристики викладається від третьої особи.

Зразок характеристики:

Х А Р А К Т Е Р И С Т И К А

 

Макаренко Валентини Іванівни

1990 року народження, українки,

студента денного відділення

Тернопільського кооперативного торговельно-економічного коледжу

 

Макаренко Валентина Іванівна навчається на ІІ курсі денного відділення Тернопільського кооперативного торговельно-економічного коледжу за спеціальністю «Бухгалтерський облік» з 01 вересня 2009 року.

До навчання ставиться сумлінно, відвідує предметні гуртки з бухгалтерського обліку та інформатики.

Макаренко В. І. виконує громадські доручення, є старостою групи. Має яскраві організаторські здібності. Нагороджена Почесною грамотою коледжу за організацію посвяти у студенти першокурсників.

Валентина вимоглива до себе, ввічлива, добросовісна, користується повагою серед товаришів і викладачів коледжу.

Характеристику видано для подання в товариство “Мала академія”.

01.07.10

 

Директор (підпис) В.М.Мулярчук

МП

Керівник групи 2БО (підпис) О.М.Штонь

 

Оформлення резюме

Резюме – документ, у якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу.

Резюме дає можливість керівникам вибрати ті кандидатури, які найбільше підходять їм за своїм фаховим рівнем, тому до складання цього документа слід ставитися ретельно.

Вимоги до резюме - вичерпність та об'єктивність, достовірність відомостей про претендента, чіткість, структурованість, стислість (обсяг не більше однієї сторінки), грамотність і охайність викладу.

Зазвичай потрібно подавати таки відомості: мета, освіта, досвід роботи, професійні навички, досягнення, особисті відомості, рекомендації. На конкретну вакансію бажано складати окреме резюме.

Розрізняють такі типи резюме:

§ хронологічне - зазначають перелік місць роботи у хронологічній послідовності, вказуючи посадові обов'язки, таке резюме демонструє кар'єрне зростання і професійний досвід;

§ функціональне - зауважують напрямок діяльності, обов'язки, навички і досягнення, цей тип резюме акцентує увагу на успіхах претендента.

§ комбіноване - не тільки демонструє кваліфікацію та досягнення, а й дозволяє отримати точне уявлення про хронологію трудової біографії.

 

Структура резюме

1. Назва виду документа (посередині).

 

2. Текст документ, який містить таку інформацію:

а) контакти (домашня, електронна адреси, телефон (робочий, домашній, стільниковий);

б) прізвище, ім'я (у називному відмінку) виділяють жирним шрифтом; краще писати спочатку ім'я, а потім прізвище; по батькові вказують, якщо претендент професор або академік;

в) мета написання документа (заміщення вакантної посади, участь у конкурсі, проекті);

г) досвід роботи подають у зворотньому порядку: від останнього місця роботи до попереднього, зазначаючи період роботи, назву установи, сферу її діяльності, посаду, посадові обов'язки, досягнення; відомості про тимчасову роботу, роботу за сумісництвом, якщо вони відповідають посаді, на яку претендує особа. Якщо досвід роботи відсутній, акцентують увагу на освіті й навичках.

г) освіта: повна назва навчального закладу, спеціальність, рік вступу і рік закінчення; факультативні тренінги, курси, семінари, які стосуються очікуваної посади;

д) професійні уміння і навички (опис кожної навички має бути підкріплений відповідним фактом: зазначають швидкість друкування, категорію посвідчення водія, комп'ютерні навички (конкретні пакети програм), володіння іноземною мовою (кількість балів TOEFL, GM AT, IELTS, TSE або інших офіційних тестів) тощо;

е) особисті відомості (рік народження, сімейний стан);

є) додаткова інформація (відомості про громадську діяльність, про членство у професійних об'єднаннях, зазначення можливості відрядження, ненормованого робочого дня);

ж) вказівка на можливість надання рекомендацій (вислови Рекомендації будуть надані на вимогу або За потреби подам рекомендації можна вміщувати лише тоді, коли такі рекомендації насправді є).

Резюме можна надсилати до установи, що оголосила наявність вакантної посади (паперовий чи електронний варіант), або розмішувати в Інтернеті на спеціальних мережевих сайтах. Рукописний варіант неприпустимий.

Взірець хронологічного резюме:

РЕЗЮМЕ

ІРИНА БОРИСЕНКО

тел. [phone] e-mail: document.write

Мета: заміщення вакантної посади керівника рекламного відділу.

Кваліфікація: більше 5 років досвід роботи в галузі розроблення і впровадження стратегій Public Relations компанії. Практичний досвід організації та проведення різноманітних заходів з PR.

Досвід роботи:

Січень 1998 року до тепер - компанія "Remcol", начальник департаменту Public Relation

§ Створення концепцій і програм заходів з Public Relation.

§ Створення бюджету з Public Relation.

§ Планування роботи департаменту.

§ Контроль за виконанням і моніторинг результатів проведення PR-акцій.

§ Організація і проведення всіх корпоративних заходів з Public Relation.

Серпень 1995 року – грудень 1997 року - Міжнародний центр інформації, менеджер з Public Relation.

§ Організація участі у виставках.

§ Написання іміджевих, рекламних і аналітичних статей.

§ Проведення досліджень іміджу компанії.

Освіта:

1988-1992 - Київський національний університет імені Тараса Шевченка. Спеціальність - філолог, спеціаліст української мови і літератури.

Особисті відомості: 1974 року народження, заміжня, маю доньку 10 років.

Додаткова інформація:

Вільно володію українською, російською й англійською мовами. Посвідчення водія категорії "В".

Взірець функціонального резюме:

РЕЗЮМЕ

СЕРГІЙ ПАРХОМЕНКО

тєл. 5479945; 0678643245 e-mail: [e-mail]

Мета: заміщення вакантної посади керівника планового відділу.

Кваліфікація: Дипломований спеціаліст з бухгалтерського обліку з 15-річним досвідом складання фінансової звітності, включаючи рік незалежної ревізійної діяльності і п'яти років роботи у галузі виробничої бухгалтерії. Великий досвід керівної роботи й участі в розробленні проектів.

Досвід роботи:

Загальна бухгалтерія. Маю значний досвід управління фінансовими справами, пов'язаними з діяльністю підприємства. Складав кошторис поточних витрат і відігравав провідну роль у реорганізації структури бухгалтерського обліку звітності у відділах, забезпеченні удосконаленого аналізу й управління.

Виробнича бухгалтерія. Значний досвід у розробленні нормативних витрат і ціноутворенні.

Керівний і викладацький досвід. Організовував і проводив семінари з бухгалтерського обліку для керівного складу з метою підвищення фінансової відповідальності шляхом вивчення методів максимізації доходів і мінімізації витрат Розробив систему контролю бюджету капіталовкладень з метою забезпечення найбільш ефективного використання основних фондів.

Освіта:

Київський національний економічний університет ім. Вадима Гетьмана, 1995. Спеціальність – «Бухгалтерський облік і аудит».

Додаткова інформація: дипломований аудитор, член Асоціації фінансистів України.

Зразок резюме у формі таблиці:

Резюме

вул. Степова, 12, кв. 12 м. Тернопіль, 46003 тел. 54 78 98	Максим Гнаткевич
Мета:	Заміщення вакантної посади головного бухгалтера з умовою професійного вдосконалення і росту
Особисті дані:	Українець, 1968 року народження, одружений, маю доньку дев’яти років
Освіта	1986 – 1991 рр. – факультет “Облік і аудит” Тернопільського фінансового інституту 1985 – 1986 рр. – бухгалтерське відділення Тернопільського кооперативного технікуму
Досвід:	2002 – 2005 рр. – головний бухгалтер АТ “Терен” 1998 – 2002 рр. – головний бухгалтер МП “Світ” 1991 – 1998 рр. – бухгалтер Тернопільського райст
Додаткові відомості:	З 2002 р. позаштатний консультант газети “Все про бухгалтерський облік”; працюю за програмою 1С: Бухгалтерія; досконало володію німецькою мовою

Психологи радять! Під час оформлювання резюме використовувати наступні шрифти: Times, Times New Roman, Palatino - для традиційних посад; Helvetica, Verdana, Arial, Modern - щоб справити ефект новизни й сучасності; бажана посада - секретар-референт - Times New Roman, відповідальний, креативний - Verdana. Проте не бажано застосовувати більше двох шрифтів!

На сьогодні великої популярності набуває відеорезюме - ефективна і креативна технологія пошуку роботи, що дає можливість виокремитися претендентові на ринку праці.

Технічне відеорезюме - це короткий презентаційний ролик, у якому пошукач відповідає на типові запитання, що можуть виникнути у роботодавця, або ж просто розповідає, чому він хоче і повинен працювати в цій компанії. Якщо вакансія потребує креативності, слід виявити її, але якщо претендент бере участь у конкурсі на заміщення вакантної посади бухгалтера, то креативність може зашкодити.

Відеорезюме повинно бути до 3-х хвилин "ефірного часу". Під час фільмування претендент має дивитися в об'єктив камери або побудувати презентацію у вигляді бесіди, у якій він відповідає на запитання інтерв'юера, тоді у кадрі можуть бути дві особи. Варто пам'ятати: відтворення письмового резюме у кадрі не справить на роботодавця гарного враження, тому розповідь має бути невимушеною й щирою.

Правил оформлення резюме

1. Резюме повинно мати яскраво виражену структуру і просту мову викладу. Роботодавець має витратити мінімум часу на перегляд резюме і ухвалення рішення по ньому. В тексті повинні впадати в очі Ваші ключові здібності, досягнення та досвід.

2. Резюме повинно бути правильно оформлене. У того, хто його читає, не повинна розсіюватися увага. Необхідно поєднувати акуратні пробіли, рівні поля і не нехтувати абзацами.

3. Резюме повинно бути коротким. Оптимальний обсяг - одна сторінка. Зупиняйтеся детально на Вашому досвіді. Обов'язково висловлюйте думки грамотно, уникайте другорядних деталей.

4. Резюме повинно бути продуманим. Його зміст повинен повністю відповідати вимогам вакансії, на яку Ви претендуєте.

5. Резюме повинно бути доказовим. Покажіть реальний результат Вашої діяльності.

6. Резюме повинно бути точним. Остерігайтеся загальних фраз і зайвих визначень.

7. Резюме повинно бути акуратним. Вказуючи на свій позитивний досвід, не перебільшуйте і не вихваляйтеся.

8. Резюме повинно бути зовнішньо привабливим. Використовуйте якісний папір, бажано білого кольору. Шрифт має легко читатися.

9. Резюме повинно бути простим. Не захоплюйтеся графічними малюнками, рамками та іншим. Не ускладнюйте текст абревіатурами, які можуть бути невідомі роботодавцю. Повністю пишіть назви шкіл, університетів і міст.

10. Резюме повинно бути живим.

11. Резюме повинно бути коректним. Використовуйте короткі фрази і не захоплюйтеся довгими словосполученнями.

12. Резюме повинно бути граматично бездоганним. Не довіряйте комп'ютерному редактору. Обов'язково перечитайте його текст після написання, щоб переконатися у відсутності помилок і двозначностей.

13. Резюме повинно бути читабельним. Пам'ятайте, що нерозбірливе резюме найчастіше залишається непрочитаним.

14. Резюме повинно бути офіційним. Не перевантажуйте його даними особистого характеру, а саме: відомостями про родичів, Вашу вагу, ріст, здоров'я. В жодному випадку не прикладайте до резюме свою фотографію (окрім тих випадків, коли цього вимагає роботодавець).

15. Резюме повинно бути закінченим. Роботодавці розуміють, що якщо вони захочуть рекомендацій, то Ви їх надасте. Тому не пишіть у кінці резюме: "Рекомендації додаються".

 

 

Контрольні запитання:

1. Які документи належать до щодо особового складу?

2. У чому особливості оформлення заяви?

3. У чому особливості оформлення автобіографії?

4. У чому особливості оформлення характеристики?

5. У чому особливості оформлення резюме?