Тема 5.3 Текстове оформлення довідково-інформаційних документів.

1. Ділове листування.

2. Оформлення довідково-інформаційних документів (службові записки, запрошення, оголошення, виробничі протоколи).

Література: Л2, Л5, Л7, Л8, Л11, Л12, Л15, Л16, Л18, Л19, Л22, Л23, Л24, Л25, Л28, Л29, Л30, Л42, Л48.

Питання 1. Ділове листування.

 

Листування – один із основних і найпоширеніших засобів зв’язку між людьми, хоча в останні десятиліття він дещо поступається таким засобам спілкування, як телефон, телефакс, комп’ютерний зв’язок.

Листування виникло давно, про це свідчать археологічні розкопки, антична література. Вже за часів античності існував етикет складання листів. Так, листи починалися з імені того, хто їх відправляв, потім йшло ім’я адресата, далі привітання, що супроводжувалося приємними побажаннями, і тільки за цими привітаннями ішов текст листа. З плином часу змінювався і матеріал, на якому писали листи (це були спочатку кам’яні, потім дерев’яні, згодом – глиняні пластини, пізніше – пальмові листи, папірус, воскові дощечки, пергамент, а починаючи з ХІV ст. – папір).

Сьогодні співіснує приватне (ведеться між особами і має переважно побутовий, часто інтимний характер) і службове листування (ведеться між установами, організаціями). Останнє належить до офіційно-ділового мовлення.

Отже, що таке службовий лист?

Лист – це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

- листи-прохання;

- листи-звернення;

- листи-пропозиції;

- листи-запити;

- листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

- листи-попередження;

- листи-нагадування;

- листи-підтвердження;

- листи-відмови;

- супровідні листи;

- гарантійні листи;

- листи-повідомлення;

- листи-розпорядження.

 

Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані та уніфіковані (зведення чогось до єдиної форми, системи). Зазвичай ми дбаємо лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя. Щоб оволодіти мистецтвом листування, слід засвоїти правила ведення ділової кореспонденції.

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або на чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

Реквізити	Вимоги до оформлення
1.Повна назва установи, організації чи підприємства	Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом
2.Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу, номер розрахункового рахунку у відділенні банку (для здійснення розрахунково-грошових операцій)	Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил: вул. Миру, 19, м. Київ, 02990; тел.: [phone]; телетайп: 438196 “Граніт” Розрахунковий рахунок № 000992122 в Одеському відділенні Промбудбанку м. Києва, МФО 399168
3.Дата	Записують здебільшого словесно-цифровим способом: 24 серпня 2008 р. На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва
4.Адресат	4.1. Якщо адресат установа в цілому (Н. в.): Друкарня видавництва «Україна» 4.2. Якщо адресат керівник установи (Д. в.): Генеральному директорові заводу «Арсенал» п.Вовку М.І. 4.3. Якщо адресат посадова особа, крім керівника (Н. в.+Д. в.): Друкарня видавництва «Україна» Головному бухгалтерові п. Савченко Т.І. 4.4. До складу даного реквізиту може входити поштова адреса: Правління ЖБК «Мир -98» Відділ кадрів п. Васильченку В.О. вул. Грінченка, 8, м. Київ, 04060 Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожен елемент – назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу – подають з нового рядка з великої літери
5.Текст	Складається з двох частин: - опис фактів або подій, що є підставою для написання листа - висновки та пропозиції
6.Позначка про наявність додатка	Проставляють ліворуч під текстом з нового рядка. Є два способи оформлення цього реквізиту: - Якщо лист містить додатки, про які згадувалося в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку оформляють так: Додаток: на 4 арк. у 2 прим. - Якщо лист містить додатки, не зазначені в тексті, то їх слід перелічити із вказівкою на кількість сторінок у кожному з них і кількість примірників: Додатки: 1. Проект реконструкції ділянки на 2 арк. в 1 прим. 2. Акт прийняття нових будівельних матеріалів на 4 арк. у 1 прим. - Якщо ж лист містить велику кількість додатків, то окремо складають їх список, а в листі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до списку на 10 арк.
7. Підпис	Підписує лист переважно керівник установи (організації, підприємства), його заступник чи керівник структурного підрозділу. Якщо лист написано на бланку установи, то зазначають лише посаду, ініціали та прізвище особи, яка підписує лист (назву установи не повторюють): Генеральний директор (підпис) В.О.Стацюк Якщо лист написано не на бланку, то вказують повну назву установи, посаду, ініціали та прізвище особи, котра підписує лист: Директор МП “Світ” (підпис) О.С.Ковальчук

 

Етикет ділового листування

Поради студентам щодо структури тексту листа:

1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості:

Шановний (ім’я та по батькові)!

Шановний пане/пані…!

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім’я та по батькові)!

Високошановний пане…!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. У звертаннях, що складаються з загальної назви і прізвища, кличну форму має загальна назва, а прізвище виступає у формі називного відмінка: пане Чорний, добродійко Соколовська. У звертаннях, що складаються з двох загальних назв, кличну форму обов’язково має перше слово, а друге може виступати як у формі називного, так і кличного відмінка: пане голово - пане голова. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

 

1. Вступна частина (тут зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів).
2. Основна частина (вказується головна мета документа у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо). Службові листи з нескладних питань можуть містити лише основну частину.
3. Дуже важливим є вибір завершальних речень, їх вибір залежить від змісту листа:

 

Подяка:

Дозвольте ще раз подякувати Вам…

Дякуємо за допомогу…

Щиро вдячні за…

Запевнення:

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Будемо раді співпрацювати з Вами.

Запевняємо, що в майбутньому ми докладемо максимум зусиль, щоб уникнути таких прикрих непорозумінь.

Сподівання:

Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.

Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом і повідомите нам про своє рішення.

Маємо надію, що наша співпраця буде плідною.

Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову підтримку.

Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки.

Вибачення:

Щиро просимо вибачення за …

Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.

 

1. Прощальна фраза:

З повагою

З повагою і найкращими побажаннями

З належною до Вас пошаною

Бажаємо успіхів

Оформлення листа

Службові листи друкують на комп’ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку, а наступні – на чистих аркушах.

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.

Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.

Правила ввічливості вимагають відповіді на одержаний лист протягом 7-10 днів.

Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.

Лист-співчуття надсилають протягом 10 днів після сумної події.

Зразок листа:

 

Об’єднання хлібопекарської Тернопільський

промисловості хлібокомбінат № 2

 

вул. Туровська, 36,

м.Київ, 04080,

тел. [phone]

 

№ 31/5 від 28 березня 2010 р.

 

 

Шановна адміністраціє хлібокомбінату № 2!

 

Ви, мабуть, уже знаєте, що Об’єднання хлібопекарської промисловості розпочало будівництво пекарні нового зразка. Однак, на жаль, у процесі роботи виявилося, що у нас не вистачає фахівців для її випробування та експлуатації. Тому ми звертаємося до Вас із проханням допомогти нам з підготовкою відповідних кваліфікованих кадрів.

Через це просимо відрядити до нас кількох досвідчених фахівців, які могли б провести курс навчання на місці і, можливо, дали б нам деякі практичні рекомендації.

Сподіваємося, що Ви не відмовитеся допомогти нам.

Заздалегідь вдячні.

 

Директор (підпис) А.О.Калинюк

 

Характеристика окремих видів листів (текстова частина)

Лист-повідомлення – службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи (організації, підприємства), відкриття філії, початок виробництва тощо.

Наприклад:

Шановні панове!

Хочемо повідомити Вам, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажити їх до 10 вересня 2010 р.

Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви надаєте перевагу.

З повагою…

Гарантійний лист – службовий лист, який пишуть для підтвердження певних умов, зобов’язань. Здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання роботи.

Наприклад:

Шановний пане…!

На підтвердження нашої телефонної розмови від 10 жовтня 2010 року просимо Вас прийняти замовлення на публікацію рекламних оголошень у каталозі майбутнього ярмарку, що відбудеться у місті Харків.

Оплату гарантуємо.

З повагою…

Лист-запит – це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках.

Наприклад:

Шановні панове!

Ми уважно ознайомилися з Вашим каталогом, де представлено нові товари, що належать до групи… Деякі із запропонованих товарів зацікавили нас як такі, що можуть ефективно використовуватися в нашому виробничому процесі.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете нам докладні характеристики всіх товарів цієї групи. Просимо також надіслати поточний прейскурант, зазначивши умови постачання та вартість упакування.

Заздалегідь вдячні Вам.

З повагою…

Лист-відповідь на запит

Наприклад:

Шановні панове!

Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту й надсилаємо зразок… ( назва товару), що зацікавили Вас. Ми можемо запропонувати Вам цей товар на таких умовах:

пластмасові…( назва) в упакуванні по… штука

доставка: фрахт оплачується до кордону;

упакування: безкоштовно;

оплата: готівкою.

Будемо вдячні за Ваше замовлення. Зі свого боку обіцяємо обслуговування в будь-який час.

З повагою…

Додаток: зразок в одному примірнику.

Лист-підтвердження – це різновид службового листа, в якому засвідчуємо той чи інший факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів.

Наприклад:

Шановні добродії!

Дякуємо Вам за пропозицію і підтверджуємо її отримання. На жаль, Ваша пропозиція не відповідає нашим інтересам, оскільки ціни вказані Вами, є значно вищими за ціни інших фірм на подібні товари.

Вибачте, але ми не можемо погодитися на Ваші умови.

З повагою…

Супровідний лист – службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та переліки надісланих документів.

Наприклад:

Шановні панове!

У відповідь на Ваше прохання від 12 травня 2010 р. надсилаємо Вам нині чинний експортний прейскурант до кожного із зразків … ( назва товару). Просимо повідомити, які саме зразки Ви замовлятимете.

Чекаємо на відповідь.

З повагою…

Лист-прохання – службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певними проханнями. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання.

Наприклад:

Шановні добродії!

Ми співпрацюємо з Вами уже впродовж року на основі оплати за виставленими рахунками. Були б дуже вдячні, якби Ви погодилися змінити ці умови оплати на відкритий рахунок з оплатою один раз на квартал.

Інші наші постачальники у Вашій країні вже погодилися на ці умови. Маємо надію отримати від Вас відповідь на наше прохання.

З повагою…

Лист-відповідь на прохання

Наприклад:

Шановні панове!

У листі від (дата) Ви звернулися із проханням змінити умови оплати за… (назва товару). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надсилаємо змінений варіант нашої угоди.

Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас.

З повагою…

Лист-нагадування – службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов’язань, проведення заходів. Нагадування неодмінно має бути доброзичливим, ненав’язливим: у жодному разі не слід звинувачувати адресата, оскільки причиною затримки оплати чи несплати, наприклад, може бути дуже скрутна фінансова ситуація, в якій він опинився.

Наприклад:

Шановний пане…!

Користуючись нагодою, дозвольте нагадати Вам, що термін оплати рахунків за Ваше замовлення №… від… (дата) минув.

Будемо Вам щиро вдячні, якщо до… (дата) Ви надішлете переказ Вашої заборгованості на суму…

Перепрошуємо за те, що змушені потурбувати Вас із цього приводу.

Залишаємося з повагою…

Лист-претензія – службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад порушення погоджених термінів постачання товарів, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування тощо. Зазвичай спершу надсилають лист-нагадування, в якому аргументовано, послідовно, виважено висловлюють невдоволення, а потім претензію.

Наприклад:

Шановні панове!

У листі від …( дата) ми повідомили Вам остаточний термін постачання замовленого товару. Дуже прикро, але Ви й досі не відвантажили товар, порушивши умови угоди. У зв’язку з цим ми змушені анулювати своє замовлення.

З повагою…

Лист-відповідь на претензію – службовий лист, у якому пояснюємо причини певних порушень або переконливо доводимо безпідставність претензії чи скарги.

Наприклад:

Шановні…!

Отримали Вашого листа, в якому Ви повідомляєте, що деякі запаковані в картонні коробки товари надійшли до Вас пошкодженими.

Зваживши на Ваші слушні зауваження щодо недостатньої міцності упакування, ми згодні взяти на себе цілковиту відповідальність за те, що сталося, і вже відправили заміну.

Вибачте, що завдали Вам стільки прикрощів.

З повагою…

Рекомендаційний лист – службовий лист, який містить позитивний чи негативний відгук про особу чи організацію. У разі, якщо це позитивна рекомендація, то в ній ітиметься про готовність узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу.

Наприклад:

Шановні панове!

Ми одержали Ваш запит про фірму… ( назва).

Наша співпраця з цією фірмою є доволі плідною, а тому ми можемо рекомендувати її Вам для співробітництва. У цієї фірми висококваліфіковане керівництво, а також значний досвід роботи у своїй сфері діяльності. За час нашої спільної праці з нею не викало жодних проблем.

Сподіваємося, що наша інформація стане Вам у пригоді.

З повагою та побажанням успіхів…

Лист-подяка – службовий лист, у якому висловлюється подяка за надану допомогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо.

Наприклад:

Шановні добродії!

Прийміть найщирішу вдячність за фінансову допомогу, яку Ви надали нашому видавництву. За Вашого сприяння ми можемо видати вкрай необхідний загалу “Словник синонімів”. Сподіваємося, що він допоможе ефективному засвоєнню української мови.

Із вдячністю та повагою.

Колектив видавництва…

Лист-вибачення – службовий лист, у якому висловлюється прохання вибачити за невчасне виконання замовлення, спізнення на зустріч, бухгалтерські помилки, порушення умов договору тощо.

Наприклад:

Шановні панове!

Щиро просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося … ( дата) у програмі “Доброго ранку, Україно”. Через недогляд операторів не вийшов у ефір рекламний ролик Вашого концерну.

Зовсім не виправдовуємо своєї неуважності й зобов’язуємося відшкодувати Вам збитки. Сподіваємося, що Ви й надалі будете користуватися нашими послугами, а ми докладемо всіх зусиль, щоб уникнути таких неприємних непорозумінь у майбутньому.

Ще раз просимо вибачення.

З повагою…

Лист-вітання – службовий лист, в якому поздоровляємо колег, ділових партнерів чи інших осіб з нагоди певної події: свята, дня народження, ювілею, одруження, обрання на почесну посаду, успішного завершення справи тощо.

Наприклад:

Шановні добродії!

Від щирого серця вітаємо Вас з відкриттям філії в … ( назва країни, міста), бажаємо успіхів і подальшого процвітання.

Користуючись нагодою, висловлюємо надію, що наша співпраця й надалі буде взаємовигідною.

З повагою і найкращими побажаннями…

Лист-запрошення – службовий лист, у якому адресата запрошують взяти участь у певному заході.

Наприклад:

Шановний пане…!

Запрошуємо Вас на урочистий концерт з нагоди Дня кооперації, що відбудеться… ( дата і адреса).

Ваші місця…

Запрошення дійсне на дві особи.

Питання 2. Оформлення довідково-інформаційних документів (прес-релізи, службові записки, запрошення, оголошення, виробничі протоколи).

Оформлення прес-релізу

Прес-реліз (англ. Press - release - випуск для преси) - це стисле повідомлення для преси про якусь важливу подію (прес-конференцію, презентацію, акцію тощо). Його можна використовувати під час розроблення та реалізації проекту для безперервного інформування як громадськості, так і засобів масової інформації. Написання цього документа не вимагає великих витрат часу, проте грамотно складений прес-реліз надзвичайно ефективний, коли треба представити інформацію, яка потребує миттєвого висвітлення у ЗМІ (наприклад, дата і місце проведення громадських слухань).

Прес-реліз - інформативний документ, що повідомляє яку-небудь новину. Особливості прес-релізу: він повинен бути лаконічним, ємним, логічним. Своєрідність прес-релізу на відміну від прямої реклами і тематичної статті полягає в тому, що це коротке повідомлення, яке містить у собі ту або іншу новину.

Умовно прес-релізи можна переділити на два види: стандартний і спеціальний.

§ Стандартний прес-реліз призначений для інформування про події, що заплановані в діяльності установ, організацій, підприємств, зокрема виокремлюють:

Ø стандарт-реліз, де вміщено інформацію для ЗМІ про повсякденні події;

Ø стандарт-реліз, що знайомить ЗМІ з подіями, які відбуваються періодично.

 

§ Спеціальний прес-реліз складають, коли виникає потреба поінформувати про незаплановані події.

За функціональним призначенням і терміном подання стосовно події прес-релізи переділяють на анонс, запрошення, інформацію, резюме.

Види прес-релізу	Мета	Час подання
Анонс	ознайомити з подією	задовго до події
Запрошення	запросити на прес-конференцію або захід	за кілька днів до події чи прес-конференції (з урахуванням графіка роботи ЗМІ)
Інформація	висвітлити події, які відбуваються	одночасно з подією
Резюме	узагальнити події, визначити перспективи	після закінчення події

Реквізити прес-релізу:

1. Дата подання.

2. Назва виду документа.

3. Назва установи, яка підготувала прес-реліз.

4. Контактна особа, номер телефону та адреса отримання подальшої інформації.

5. Заголовок.

6. Текст, який містить відомості про зміст події, організаторів, місце, час, причини і значення події.

Прес-реліз має бути складений таким чином, щоб докладно викласти новину, не зашкодивши репутації організації, тому під час підготовки документа фахівці радять дотримуватися такого плану:

1. Важлива новина.

2. Рішення написати прес-реліз.

3. Збір інформації, узгодження цитат.

4. Написання першої версії.

5. Внесення змін, підготовка остаточного варіанта.

6. Поширення прес-релізу.

7. Спілкування з представниками преси, надання додаткової ін-_ формаці ї, організація інтерв'ю.

Факти, описані в прес-релізі, повинні сприйматися як сенсація або, принаймні, бути цікавими для ЗМІ чи потенційних адресатів. Потрібно чітко уявляти, про що буде прес-реліз, яка інформація становитиме його основу: новина повинна бути не лише актуальною, а й вагомою, аби можна було ЇЇ запропонувати багатьом виданням. Щоб привернути увагу, звістка має відповідати хоча б одному із завдань засобів масової інформації: інформувати, навчати, розважати.

Найпоширенішими інформаційними підставами для складання прес-релізу є:

Ø підсумовування результатів діяльності установи за певний проміжок часу;

Ø виготовлення нової продукції, надання нових послуг населенню;

Ø зміна у системі роботи, впровадження нових технологій;

Ø заяви, виступи керівників підприємства чи інтерв'ю з ними;

Ø участь у спеціальних бізнес-заходах (презентаціях, маркетингових акціях, тендерах, аукціонах) та доброчинних акціях;

Ø знакові події в житті установи чи її працівників.

На етапі підготовки прес-релізу відповідальна за створення документа особа повинна мислити як журналіст.

Зібравши необхідну інформацію, можна переходити безпосередньо до створення тексту, але варто пам'ятати, що існує усталена формула для написання прес-релізів, західні журналісти називають її: "five w's & h" (з англ. п ять w та одне h). Тобто автор має вказати у прес-релізі What? (Що?) Where? (Де?) When? (Коли?) Who? (Хто?) Why? (Чому?). Сгруктурують матеріал за правилом "переверненої піраміди", зміст якого полягає у тому, щоб надати основну інформацію на початку - в заголовку і першому абзаці, так званому лідер-абзаці (ліді). Це робиться для того, щоб редактор мав можливість за потреби скоротити текст без втрати основного змісту. Отже, спочатку - найголовніше, а потім - подробиці.

Заголовок прес-релізу повинен привернути увагу читачів, виділити його з-поміж інших. Для цього варто дотримуватися таких правил:

1. Не використовуйте заголовки, схожі на нав'язливу рекламу, наприклад: Ми продаємо найкращу в світі побутову техніку. Заголовок, який містить зображення грошових знаків та велику кількість знаків оклику, теж ніколи не буде прочитаний редактором.

2. Намагайтесь не використовувати імена або ініціали, крім випадків, коли необхідно ідентифікувати особу або це сприяє правильному прочитанню заголовка.

3. Не слід використовувати заголовки у формі запитання, адже не отримавши інформації із заголовка, читач може і не "пошукати істини".

4. Уникайте у заголовках критики або засудження. Віддавайте перевагу повним реченням - з підметом і присудком, яке б розкривало зміст усього прес-релізу. Завдання заголовка - стисло передати суть прес-релізу.

Головна новина прес-релізу має міститися у першому абзаці. Чотири перших рядки - це візитна картка прес-релізу. Тому текст недоречно починати з цитати або другорядної інформації. Добре сприймається фраза з 12 слів. Трьох-чотирьох таких фраз буде цілком достатньо, щоб у легкій ненав'язливій формі передати зміст повідомлення.

Інформацію, яку подали в першому абзаці, обов'язково деталізують у наступних, наводячи тільки факти.

Оцінні судження поміщають у цитату від очільника компанії або людини, відповідальної за проект. Цитата допоможе "пожвавити" матеріал, зробити його реалістичним. Не завершуйте прес-реліз висновками чи узагальненнями, на кшталт "На нашу думку, це дуже актуальна ruh дія" або "Попереду ще багато нових досягнень". Якщо більше нічого сказати, просто поставте крапку.

Наприкінці варто подати загальну інформацію про компанію - кілька основних фактів, які нагадають журналістові про те, хто ви і чим займаєтеся.

Обов'язково вказують ім'я, посаду і номер телефону, електронну адресу контактної особи. Це одна важливих передумов успіху прес-релізу. Зауважують, до кого журналіст може звернутися зі своїми запитаннями, тому контактна особа повинна мати час для спілкування з представниками ЗМІ і володіти інформацією.

Можна додати до прес-релізу світлину.

Під час написання прес-релізу пам'ятайте таке:

Ø обмежте вживання займенників я, ти, ми, нас, наш, мій;

Ø використовуйте цитати, уникайте мовних кліше;

Ø не зловживайте вузько науковими термінами; абревіатури, що вживаються в тексті хоча б один раз, потрібно розшифрувати;

Ø надавайте перевагу дієсловам активного стану, обмежте використання безособових конструкцій: замість Введено в дію новий цех для виготовлення... пишіть Компанія... ввела в дію новий цех для виготовлення...;

Ø числівники від одного до п'яти, а також числівники на початку речення записують літерами;

Ø уникайте суб'єктивних оцінок та емоційних висловлювань;

Ø перечитайте готовий прес-реліз очима пересічного читача: чи все ви зрозуміли? чи легко було сприймати текст?

Обсяг стандартного прес-релізу не повинен перевищувати 1 сторінки, якщо прес-реліз більше двох сторінок, бажано зробити підзаголовки. Не варто перетворювати текст на один суцільний блок інформації.