Оформлення службових записок (доповідної, пояснювальної)

Доповідна записка – це документ, в якому інформують керівника установи (організації, підприємства) про ситуацію, що склалася; про факти події чи події, що відбулися; про виконану роботу.

Ці записки поділяють на групи:

- звітні;

- інформаційні;

- ініціативні.

Доповідна записка пишеться з ініціативи автора або за вказівкою керівника.

Реквізити доповідної записки:

1. Адресат.

2. Адресант (прізвище, ім’я, по батькові; при потребі зазначається ще домашня адреса).

3. Назва виду документа.

4. Заголовок (при потребі).

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

 

Зразки доповідних записок:

 

Акціонерне товариство Директорові

“Злагода” п. Мовчану І.Р.

 

Доповідна записка

12.10.13

Про відрядження

Згідно з рішенням загальних зборів акціонерного товариства я була у відрядженні в місті Бережани з метою укладання договору з друкарнею “Життя”. Відповідно до договору акціонерне товариство отримає рекламні друковані буклети (тираж 10 тис. екземплярів).

Доручення виконано.

 

Старший економіст (підпис) В.С.Костів

 

Тернопільський кооперативний

торговельно-економічний коледж

Завідувачу денного відділення

п. Ніковській Т.М.

викладача бухобліку

Панасюк Ольги Антонівни

Доповідна записка

Доводжу до Вашого відома, що протягом ІІІ семестру студент гр. 2БО Ткачук В.Г. пропустив 18 академічних годин, постійно порушує поведінку на заняттях, ігнорує зауваження.

Прошу вжити заходів до студента Ткачука В.Г.

18.11.13 (підпис)

Пояснювальна записка – документ, який пояснює зміст програми, плану, звіту тощо;

- документ, у якому його укладач пояснює причини певного вчинку.

Якщо пояснювальна записка не виходить за межі установи, то може оформлятися на звичайному аркуші паперу, якщо скеровують до іншої установи, то її оформляють на бланку і реєструють.

 

Реквізити пояснювальної записки:

1. Адресат.

2. Адресант (прізвище, ім’я, по батькові; при потребі зазначається ще домашня адреса).

3. Назва виду документа.

4. Заголовок (при потребі).

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис.

 

Зразок пояснювальної записки:

Тернопільський кооперативний

торговельно-економічний коледж

Завідувачу денного відділення

п. Ніковській Т.М.

студента групи 2БО

Панасюк Олени

Пояснювальна записка

З 15.10.13 до 18.10.13 я не відвідувала заняття, оскільки допомагала усунути наслідки стихійного лиха, що сталося за місцем проживання батьків (с. Кучеринці Рівненської обл).

Прошу вважати ці “нб” як пропуски з поважної причини

Додаю довідку з селищної ради.

18.10.13 (підпис)

 

Оформлення протоколу

Протокол — це службовий документ із записом ходу обгово­рення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засі­дання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довід­ки щодо обговорюваних питань, проекти рішень (постанов) із кож­ного питання порядку денного засідання.

Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на магнітну плівку, то про­токол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для прото­колювання — важливий етап підготовки роботи колегіального орга­ну, оскільки від її кваліфікації, вміння вникати в суть обговорюваних питань та обізнаності в них залежить якість запису виступів.

Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошну­рованому журналі або за допомогою друкарської машини чи іншої оргтехніки.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації, установи. Перевагу відда­ють бланкам із поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

 

Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа (П Р О ТО К О Л).

2. Дата (Зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлення чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу, наприклад:
10-13.04.2010; 29.05-03.06.2010; 28.12.09-04.01.10).

3. Індекс (Становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерація може вестися протягом календар­ного року, навчального року (в навчальних закладах) чи від виборів до виборів (у виборних органах).

4. Місце складання або видання.

5. Заголовок до тексту (Містить назви виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) та колегіального органу в родо­вому відмінку, наприклад: «Засідання комісії», «Загальних зборів трудового колективу», «Наради директорів», «Зборів студентської ради»; заголовок розміщують або посередині, або ліворуч).

6. Текст.

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній частині зазначають прізвища й ініціали головуючо­го, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній частині фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Слова «Голова», «Секретар» друкують (одне під одним) від лівого поля з великої літери. На рівні 16 друкованих знаків проставляють тире й зазначають прізвища та ініціали головуючого й секретаря. Наприклад:

Голова — Варенич С. М.

Секретар — Пісна Р.В.

Коли оформляють протоколи оперативних нарад, цю частину тексту проминають.

Далі зазначають присутніх. Порядок оформлення цього елемента протоколу такий. У протоколі засідання постійнодіючого колегіаль­ного органу спочатку фіксують присутніх постійних членів (за алфа­вітом), а потім — запрошених (із зазначенням їхніх посад). У прото­колі розширених засідань і зборів, де присутніх багато, склад їх зазначають кількісно, а список із прізвищами додають до протоколу, про що роблять відповідний запис, наприклад:

Присутні: 97 чоловік (список додається).

У протоколах зборів, конференцій або з'їздів, де для ухвалення рішень потрібен певний кворум, зазначають, скільки мало бути присутніх і скільки було (чи кількість відсутніх). Наприклад, у протоколах зборів пишуть: «На обліку в профспілковій орга­нізації — 282 особи, присутніх — 273, відсутніх — 9, із них 5-у відрядженні; 4 — з невідомої причини».

Далі наводять порядок денний: зазначають питання, винесені на розгляд колегіального органу, й прізвища доповідачів або тих, хто готував дані питання. Кожне питання нумерують. Наприклад:

1 Про перспективи розвитку заводу (Допові­дач — генеральний директор Василенко О.М.).

2 Про підсумки соціологічного опитування пра­цівників (Інформація начальника соціологічної служ­би Дмитренко С.А.).

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. В кожному з розділів є такі підрозділи: «слухали», «виступили», «ухвалили» («постановили», «вирішили»). Ці слова прийнято зверху та знизу відокремлювати двома інтервалами й друкувати великими літерами, кожне — від лівого поля. Після них ставлять двокрапку.

Словом «СЛУХАЛИ» починають кожний розділ. Його друкують в одному рядку з номером питання порядку денного.

Прізвища й ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять тире). Текст виступу (не в лапках) починають із великої літери. Якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире й роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається». Після кожного виступу записують запитання й відповіді на них у порядку надходження (якщо є). Наприклад:

Чоботаренко А.А. — Скільки років Ви працювали головним інженером на заводі «Електрон»?

Глушко Н.М. — Вісім.

Чоботаренко А. А. — Що було причиною Вашого звіль­нення з посади головного інженера?

Глушко Н.М. — Сімейні обставини.

Наприкінці кожного розділу записують прийняту ухвалу (постанову, рішення) з обговорюваного питання порядку денного. Ухвали, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Ухвала, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретною (кому, що виконати, до якого числа тощо), наприклад:

1 СЛУХАЛИ:

Архипова А.В. — Текст доповіді додається.

ВИСТУПИЛИ:

Висоцький А.К. — (наводиться стислий виклад вис­тупу).

Пасічник Л.В. — (наводиться стислий виклад вис­тупу).

УХВАЛИЛИ:

1.1 Відділенням “Дизайн”, комерційному та бухгалтерському 21.07.08 провести спільне засідання... (Відповідальний — завідувач відділення “Дизайн” Прокопець В.Р.).

1.2 Заступникові директора з виробничого навчання Мельник М.О. у період з 19 до 22.07.08 в актовому залі коледжу організувати виставку робіт предметних гуртків.

Коли обирають посадових осіб, то в протоколі зазначають результати голосування щодо кожної кандидатури.

Підписує протокол голова та секретар зборів (засідання, наради).

 

Протоколи бувають стислі та повні. В стислих протоколах зазначають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив, рішення. Стислий протокол доцільно оформляти, коли є стенограми, тексти доповідей. Повний протокол містить записи всіх виступів.

 

Зразок повного протоколу:

АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО «ОРАНТА»

 

ПРОТОКОЛ

18.09.13 Київ № 04

Засідання Ради директорів

Голова — Клименко Д.Н.

Секретар — Волощенко С.Г.

Присутні: Громов А.В., Зайчук С.К., Коновалов В.Ш., Нурмухамедова С.Н.

Порядок денний:

1 Про організацію та відкриття філії Товариства «Оранта» в м. Львові (доповідач — генеральний дирек­тор Громов А. В.).

2...

1 СЛУХАЛИ:

Громова А.В. — Текст доповіді додається.

ВИСТУПИЛИ:

Коновалов В.Ш. — Справді, необхідність відкриття філії нашого товариства у Львові постала вже давно. Для цього є всі умови, але, на жаль, немає відповід­ної документації. Над цим треба попрацювати й най­ближчим часом розглянути проекти.

Нурмухамедова С.Н. — Необхідно доопрацювати бізнес-план Товариства, враховуючи зміни в штатному розкладі, нових партнерів, а також зауваження, ви­словлені п.Громовим А.В.

УХВАЛИЛИ:

1.1 Підготувати необхідні документи для організації та відкриття філії Товариства «Оранта» в м. Львові до 29.09.13 (відповідальний — Зайчук С.К.).

1.2 Доопрацювати бізнес-план філії Товариства в м. Львові з урахуванням доповнень Нурмухамедової С.Н. і Громова А.В. до 29.09.13 (відповідальний — Коновалов В.Ж.).

 

2 СЛУХАЛИ:

(пункт 2 оформляють так само, як і пункт 1).

 

Додаток: текст доповіді на 7 арк. в 1 прим.

 

Голова (підпис) Д.Н.Клименко

 

Секретар (підпис) С.Г.Волощенко