Оформлення витягу з протоколу

Витяг з протоколу – це певна частина (уривок) протоколу, оформлена належним чином.

Витяги з протоколів оформляють на загальних, спеціальних блан­ках або на чистих аркушах паперу.

 

Реквізити витягу з протоколу:

1. Назва виду документа (ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ).

2. Дата (переносять з оригіналу протоколу).

3. Індекс (переносять з оригіналу протоколу).

4. Місце складання чи видання (переносять з оригіналу протоколу).

5. Заголовок до тексту (переносять з оригіналу протоколу).

6. Текст (зі вступної частини беруть пункти «Голова», «Сек­ретар», «Присутні», потрібний номер питання порядку денного, з основної — цитують пункти, що стосуються

потрібного питання порядку денного).

7. Підпис (переносять реквізит з оригіналу, але голова й секретар не підписуються).

8. Позначка про завірення копії (оформляють без слова «Копія» в правому верхньому куті аркуша).

Зразок витягу з протоколу:

АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО «ОРАНТА»

 

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ № 04 засідання Ради директорів

від 08 вересня 2013 року

 

Порядок денний:

1. Про організацію та відкриття філії Товариства «Оранта» в м. Львові (доповідач — генеральний дирек­тор Громов А. В.).

 

1 СЛУХАЛИ:

Громова А.В. — Текст доповіді додається.

УХВАЛИЛИ:

1.1 Підготувати необхідні документи для організації та відкриття філії Товариства «Оранта» в м. Львові до 29.09.13 (відповідальний — Зайчук С.К.).

1.2 Доопрацювати бізнес-план філії Товариства з урахуванням доповнень Нурмухамедової С.Н. і Громова А.В. до 29.09.13 (відповідальний — Коновалов В.Ж.).

 

Голова Д.Н.Клименко

 

Секретар С.Г.Волощенко

 

Згідно з оригіналом:

Секретар-референт (підпис) Н.О.Стасюк

10.10.13

 

Контрольні запитання:

1. Які особливості ділового листування?

2. Які є види ділових листів?

3. Як правильно написати текстову частину листа?

4. Що слід розуміти під етикетом ділового листування?

5. Які документи належать до довідково-інформаційних?

6. Як правильно оформляти службові записки?

7. У чому специфіка складання запрошень та оголошень?

Тема 5.4 Особливості складання розпорядчих та організаційних документів.

1. Управлінська документація.

2. Розпорядчі документи.

3. Організаційні документи.

 

Питання 1. Управлінська документація.

Проблема розробки, систематизації та уніфікації документів набула особливої актуальності в наш час у зв’язку з тим, що сфера ділового спілкування поповнилася багатьма новими документами, а традиційно використовувані документи змінили свою характеристику (зміст, функцію, адресата…). Ці зміни, у свою чергу, зумовлені об’єктивними факторами:

- Активністю державотворчих процесів в Україні після здобуття нею незалежності в 1991 році.

- Розвитком ринкових відносин в економіці.

- Наданням українській мові статусу державної, необхідністю переходу ділового спілкування з російської мови на українську.

 

Проблемами вивчення документів займається діловодство. Складовими елементами діловодства є система документації, документування й організація роботи з документами. Тобто діловодство охоплює сукупність документів, прийомів, способів та форм роботи з ними.

Система документації – це сукупність документів, пов’язаних між собою, що взаємодіють та створюють цілісні утворення з певними специфічними рисами.

Види систем документації:

- управлінська;

- з господарської діяльності;

- з банківської діяльності;

- обліково-фінансова;

- офіційно-правова;

- цивільно-правова;

- з організації зовнішньоекономічної діяльності;

- дипломатична;

- з виставково-ярмаркової діяльності;

- з рекламної діяльності;

- з видавничої діяльності;

- податкова документація та ін.

 

Найчисельніша система документації - управлінська, що є сукупністю адміністративних, загальних документів.

Будь-яке управлінське рішення базується на інформації, від об’єктивності, достовірності, оперативності і повноти якої залежить сучасність і правильність прийнятого рішення. Носієм інформації є документ. У процесі управління інформація, зафіксована в документі, є не тільки підставою для прийняття рішень, але й доказом, джерелом аналізу і узагальнення, матеріалом для довідково-пошукової роботи. Таким чином, в управлінській діяльності документ виступає як предмет і результат праці одночасно.

Управлінська документація покликана забезпечити реалізацію всіх управлінських функцій певної установи, підприємства, організації.

Особливості управлінської документації:

- Створюється і використовується органами управління у відповідності до встановленої компетенції і поставлених завдань.

- Служить засобом закріплення функцій органів управління (прогнозування, планування, організаційно-розпорядча діяльність, облік і звітність, фінансування, матеріально-технічне забезпечення тощо).

- Містить інформацію правового (документи є засобом свідчення, доведення певних фактів) і довідкового характеру.

- Процес її створення, форма, зміст, параметри дії регулюються правовими нормами, що надає їй загальнозначущості та обов’язковості виконання.

 

Проблеми управлінської документації на сучасному етапі розвитку:

- скорочення документообігу;

- підвищення якості документів (точність, конкретність, актуальність інформації).

 

 

Питання 2. Розпорядчі документи.

Наказ – це розпорядчий документ, що видається керівником установи на підставі законів, постанов, рішень уряду чи інструкцій вищих органів.

Накази поділяються на такі групи:

- З особового складу (кадрові): прийняття на роботу, звільнення, переміщення, відрядження, відпустка, заохочення, стягнення

- Щодо основних питань діяльності організації (організаційні): затвердження перспективних і річних планів, реорганізації і ліквідації структурних підрозділів, організації діяльності, внутрішнього управління, збереження майна, протипожежної безпеки тощо.

 

Реквізити	Вимоги до написання й оформлення
1. Назва установи, що видає наказ	Назва великими літерами по центру або кутовий штамп
2. Назва виду документа	НАКАЗ (великими літерами) посередині або ліворуч
3. Дата, номер, місце видання	На одному рядку або ліворуч колонкою
4. Заголовок до тексту	Про прийняття на роботу Про звільнення з роботи Про організацію структурного підрозділу Пишеться з великої літери посередині або ліворуч
1. Текст наказу складається: 5.1. Констатуюча частина   5.2. Розпорядча частина   5.3. Вказівка на особу і виконавця   5.4. При прийнятті на роботу зазначається:   5.5. При звільненні і переведенні на іншу роботу: 5.6. При наданні відпустки:	У констатуючій частині вказується цілі, мета причини видання наказу Розпорядча частина починається словами: НАКАЗУЮ (великими літерами), поділяється на пункти, які починаються дієсловами в наказовій формі: ПРИЗНАЧИТИ, ПЕРЕВЕСТИ, ЗВІЛЬНИТИ, ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ, ОРГАНІЗУВАТИ (пишуться великими літерами від меж лівого поля, після них ставиться двокрапка і нумеруються арабськими цифрами)   Прізвище (великими літерами) з нового рядка з абзацу, ім’я, по батькові (малими літерами)   На яку посаду; до якого структурного підрозділу, з якого числа; вид і умови роботи (постійна, тимчасова, за сумісництвом, зі скороченим робочим днем, з прийняттям відповідальності)   Вказуються мотиви, підстави, дата   Вказується вид відпустки (основна, додаткова, навчальна, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, за сімейними обставинами, із збереженням заробітної плати), на скільки календарних днів, з якого по яке число
6. Контроль за виконанням	Вказівка і контроль за виконанням покладається на певну особу (прізвище, ім’я, по батькові, посада в З. в.)
7. Підпис керівника	Наказ набуває чинності з моменту його підписання Підпис складається з: назви посади, особистого підпису і розшифровки підпису (ініціали слід ставити перед прізвищем)
8. Візи: відділ кадрів; керівник структурного підрозділу; бухгалтерія	Начальник відділу кадрів (підпис) В.О.Лосик 12.10.13
9. З наказом ознайомлений	Проставляється фраза, дата, підпис особи, про яку згадується в тексті наказу: З наказом ознайомлений 12.10.13 (підпис)

 

Зразок наказу з особового складу:

 

Тернопільська обласна спілка споживчих товариств

 

НАКАЗ

 

09 жовтня 2013 року № 45 м. Тернопіль

 

Про прийняття на роботу

за контрактом

 

ПРИЗНАЧИТИ:

 

ІВАНОВА Петра Васильовича на посаду начальника юридичного відділу Тернопільської облспоживспілки на умовах укладеного з ним контракту від 09 жовтня 2013 року.

Підстава: контракт від 09 жовтня 2013 року.

 

Голова правління (підпис) М.П.Лазар

МП

 

Головний бухгалтер

(підпис) Г.Б.Гуйда

09.10.13

З наказом ознайомлений 09 жовтня 2013 року (підпис)

Зразок організаційного наказу:

Управління освіти

Тернопільської обласної державної адміністрації

 

НАКАЗ

 

04 січня 2013 року № 1 м. Тернопіль

 

Про введення додаткової

штатної одиниці бухгалтера

в централізовану бухгалтерію

облвно

 

У зв’язку з тим, що з вересня 2012 року Богородицька ЗОСШ № 1 перейшла на баланс обласного відділу освіти

НАКАЗУЮ:

1. Увести з 01 січня 2013 року в штатний розпис централізованої бухгалтерії облвно одиницю бухгалтера для нарахування заробітної плати.

2. Контроль за виконанням даного наказу покласти на старшого економіста облвно

Лисевича В.А.

 

Завідувач облвно (підпис) О.М.Данилюк

МП

 

 

Питання 3. Організаційні документи.

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання.

До найбільш поширених організаційних документів належать положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо. Разом із розпорядчими, довідковими та інформаційними документами вони складають документацію із питань загальної діяльності.

§ Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій, підприємств.

Положення є типові та індивідуальні.

Типові положення розробляються вищими органами для системи, як правило, підпорядкованих їм установ, організацій.

Індивідуальні положення розробляються кожною організацією, установою на основі типових. Такі положення підписуються керівниками організацій і затверджуються розпорядчим документом вищої організації.

Положення набуває чинності з дня його затвердження, якщо інша дата не обумовлена в розпорядчому документі, яким затверджене положення.

Крім зазначених, можуть розроблятися положення, що регулюють організаційні, трудові та інші відносини із конкретного питання, про організацію і проведення культурно-масових і спортивних заходів, конкурсів-оглядів тощо. Структура і зміст таких положень визначаються авторами-організаторами заходів.

Важливе значення для ефективної діяльності установи, організації має розробка положень про структурні підрозділи. Такі положення повинні визначати і конкретизувати завдання і функції підрозділу, права та відповідальність його керівника. Підписується проект положення керівником структурного підрозділу, погоджується з іншими структурними підрозділами за вказівкою керівництва установи, з юридичною службою і затверджується керівником установи, організації.

Із затвердженим положенням рекомендується ознайомити працівників структурного підрозділу під розписку.

 

§ Статути – це юридичні акти, якими оформляється створення конкретного підприємства, установи, товариства, фірми, визначається їх структура, функції, правове становище.

Статути є типові та індивідуальні.

· Типові розробляються вищими органами для однотипних підприємств (типовий статут для вищих навчальних закладів).

· Індивідуальні статути складаються окремою юридичною особою на основі типового.

Проекти статутів, оформлені належним чином, підписані авторами (керівниками) та погоджені в установленому порядку, підлягають затвердженню.

Статути державних підприємств і установ затверджуються їх вищими органами; статути підприємств, які знаходяться у колективній власності – загальними зборами трудових колективів (акціонерних товариств – установчими зборами акціонерів); статути малих підприємств затверджуються організаціями-засновниками.

Після затвердження статути реєструються у виконкомах місцевих рад народних депутатів або райдержадміністраціях за місцем юридичної адреси, вказаної у статуті.

Статути оформляються на папері формату А4 друкарським способом.

 

§ Інструкція – це нормативний документ, у якому викладаються правила, що регулюють спеціальні аспекти діяльності і стосунків підприємств, установ, організацій, службових осіб. Наприклад, “Інструкція з діловодства”, “Інструкція про порядок ведення трудових книжок” тощо.

Текст інструкції може розбиватися на розділи й пункти і повинен мати вказівний характер. З цією метою вживаються формулювання: “необхідно”, “слід”, “повинен” та ін.

Усі інструкції можна умовно поділити на дві групи:

– інструкції, що регулюють порядок здійснення певного процесу кількома виконавцями;

– посадові інструкції (визначають функції, права та обов’язки працівника).

 

Посадова інструкція працівника структурного підрозділу розробляється і вводиться з метою:

– чіткого визначення вимог, що висуваються до певної посадової особи;

– раціонального розподілу обов’язків між працівниками структурного підрозділу;

– наділення працівника необхідними правами;

– підвищення відповідальності працівника за доручену ділянку роботи.

Посадова інструкція повинна відповідати чинному законодавству, а також положенню про відповідний структурний підрозділ.

Вимоги посадової інструкції слід враховувати при найманні працівника на роботу, при його атестації, притягненні працівника до відповідальності у разі невиконання або неналежного виконання ним обов’язків.

Посадова інструкція затверджується керівником або керівником структурного підрозділу, якщо тому такі повноваження делеговані.

Посадові інструкції доводяться до працівників під розписку із зазначенням дати ознайомлення.

Посадові інструкції повинні бути замінені і знову затвердженні у таких випадках:

– при зміні назви або структурного підрозділу;

– при зміні назви посади;

– при зміні працівника на зазначеній посаді, якщо інструкція була іменною.

 

Контрольні питання:

1. Що таке управлінська документація?

2. Які особливості управлінської документації?

3. Які недоліки сучасної управлінської документації?

4. У чому специфіка розпорядчих документів?

5. Які є види наказів?

6. У чому специфіка організаційних документів?

7. Що таке посадова інструкція?