Принципи системного підходу в управлінні організацією. Виділення підсистем організації

 

Системний підхід — це спосіб мислення стосовно організації і управління.

Системний підхід допомагає керівнику побачити організацію в єдності складових її частин, що нерозривно переплітаються із зовнішнім світом.

Основною концепцією системного підходу до організації і управління як процесу є взаємозв'язок частин чи підсистем підприємства. Такий підхід передбачає встановлення цілей і зосередження уваги на побудові цілого, на відміну від побудови компонентів чи підсистем. У його основі лежить принцип розгляду проблем як єдиного цілого, як системи.

Сутність системного підходу допомагає зрозуміти раніше розглянуте положення про те, що система — це не тільки сума складових її елементів, а щось більше: організована сума складових її елементів. Тому, розглядаючи будь-який об'єкт як систему, необхідно враховувати і вивчати зв'язки між елементами, вплив елементів один на одного, складні залежності всередині системи, а також системи з зовнішнім середовищем.

Найважливіші принципи системного підходу (системного аналізу) такі:

1) процес прийняття рішень повинен починатися з виявлення і чіткого формулювання конкретних цілей;

2) необхідно розглядати всю проблему як ціле, як єдину систему і виявляти всі наслідки і взаємозв'язки кожного рішення;

3) необхідне виявлення й аналіз можливих альтернативних шляхів досягнення мети;

4) цілі окремих підсистем не повинні вступати в конфлікт із цілями всієї системи (програми);

5) сходження від абстрактного до конкретного;

6) єдність аналізу і синтезу, логічного й історичного;

7) виявлення в об'єкті різноякісних зв'язків і їхньої взаємодії та ін.

Розглянемо елементи принципу "чорна шухляда" системного підходу (рис. 1.7).

 

 

Рис. 1.7. Основні елементи системного підходу

 

При застосуванні системного підходу на основі маркетингових досліджень спочатку формуються параметри виходу – товару чи послуги: що виробляти, з якими показниками якості, з якими витратами, для кого, в які терміни, кому продавати і за якою ціною. На ці запитання відповіді даються одночасно. Вихід повинен бути конкурентноздатним за нормативами.

Потім визначаються параметри входу: які потрібні ресурси й інформація для процесу. Потреба в ресурсах та інформації прогнозується після вивчення організаційно-технічного рівня виробництва системи (рівня техніки, технології, організації виробництва, праці та управління) і параметрів зовнішнього середовища (політичного, економічного, технологічного, соціально-демографічного, культурного середовища країни й інфраструктури даного регіону).

Зворотний зв'язок є комунікаційним каналом від споживачів до того, хто виготовляє товар, і від виробників до постачальників сировини. При зміні вимог споживачів до товару, параметрів ринку, появі організаційно-технічних новинок "вхід" системи і сама система повинні відреагувати на ці зміни і внести відповідні зміни в параметри функціонування.

Для забезпечення конкурентоздатності товару потрібно, щоб:

1) результати маркетингових досліджень гарантували вищі світові досягнення до моменту постачання товару споживачу (іншими словами, – повинен бути високоякісний прогноз параметрів "виходу" системи);

2) "вхід" системи був відмінної якості;

3) зовнішнє середовище сприяло нормальному протіканню процесів у системі;

4) організаційно-технічний рівень системи зміг перетворити якісний "вхід" системи на якісний "вихід".

У даному прикладі у вигляді системи може бути будь-яка фірма, її підрозділ, відділ тощо. Для забезпечення високої якості "виходу'' системи спочатку потрібно забезпечити високу якість "входу", а потім високу якість процесу і зовнішнього середовища. Якщо, наприклад, якість "входу" машинобудівного підприємства задовільна, то, які б не буди на підприємстві технологія, устаткування, кадри тощо, якість "виходу" теж буде задовільною. Якщо якість "входу" відмінна, а якість процесу задовільна, то і якість "виходу" буде задовільною, тобто оцінка якості "виходу" дорівнює нижчій оцінці попередніх елементів. При цьому спочатку формуються вимоги до "виходу" системи, потім - до "входу" і зовнішнього середовища і тільки потім – до процесу. Іншими словами, перш ніж висувати вимоги до колективу, потрібно вивчити якість документів, що надходять, інформацію, зовнішнє (стосовно колективу) середовище, тобто потрібно відпрацювати "вхід" системи, відрегулювати (якщо це можливо) відносини з зовнішнім середовищем і тільки потім приступати до підвищення якості процесу.

Існують різні методи класифікації складних систем, які визначаються за загальними критеріями. Підсистеми повинні бути:

- такими, щоб вони могли впливати на досягнення кінцевих результатів системи;

- створені за певними ознаками, що чітко виявляють необхідний функціональний зв'язок між ними і з системою в цілому;

- відповідно пов'язані з поведінкою всіх елементів системи і відбивати постійне функціонування взаємних зв'язків, встановлених для окремих елементів системи через її підсистеми з навколишнім середовищем.

Підсистеми повинні:

- прив'язуватися до цілого за допомогою визначених відносин кожної частини до якої-небудь загальносистемної характеристики (чи характеристик), що має необхідний і логічний функціональний зв'язок з виконанням загальносистемних завдань;

- поєднувати більш дрібні підсистеми, які необхідні для пояснення поведінки системи в цілому (для великих систем).

Виділення підсистем залежить від типу системи, цілей її дослідження, використовуваного апарату аналізу. Наприклад, підсистема основного виробництва, підсистема допоміжного виробництва тощо.

Підсистема формується з елементів і є частиною системи.

Насамперед елемент завжди є структуроутворюючою частиною якої-небудь системи. Наприклад, підприємство - елемент галузі. У той же час воно - складна сукупність різних цехів і служб.

Елемент має одну чи кілька властивостей, і кожна з них буде використана в системі або буде потенційною для функці­онального використання. Кожна з властивостей елемента може бути умовою для входження його в систему, в якій вона проявиться.

Властивості елементів визначають їх місце у внутрішній організації системи. Вони розвиваються в рамках системи та підкоряються умовам її функціонування, видозмінюючись у процесі розвитку чи під керуючим впливом.

Елементи функціонують і розвиваються в рамках системи, і тому їх властивості підпорядковані властивостям системи в цілому. Саме ці цілі системи визначають конкретну форму існування елементів як її власної частини. Отже, структурна автономність кожного елемента – одна з її ознак.

Функціонування системи відбувається нормально лише у випадку органічної і гармонічної взаємодії всіх її елементів, незважаючи на те що кожен з них відіграє самостійну роль у реалізації цілей системи.

Тому елемент – це деяка відособлена частина системи і саме структуроутворююча її частина, оскільки всі елементи перебувають у певній ієрархічній залежності.

Специфічні властивості підсистем знаходять своє вираження в їх функціях, що є певними діями, які можуть проявлятися лише при наявності іншого елемента, здатного завдяки сумісності з ним сприймати і перетворювати цей вплив. Тільки на цій основі можлива взаємодія елементів і підсистем.

Звідси функціональна специфічність є іншою системною ознакою виділення підсистем і елементів. Залежно від конкретних умов кожен з елементів по черзі може виконувати функцію дії або функцію сприйняття.

Свою функцію та призначення елемент чи підсистема може виконати тільки за умови взаємодії з іншими елементами. Ефективність цієї взаємодії буде підвищуватися при збільшенні упорядкованості та організованості взаємозв'язків елементів.

Отже, впорядкований взаємозв'язок елементів, підсистем і системи із середовищем на основі функціональної інтегративності також є системною ознакою виділення підсистем.

Таким чином, розглянувши особливості елементів і підсистем, які утворюють системи, слід зазначити найважливіші системні ознаки їх виділення. Ними є:

1) структурна автономність кожного елемента підсистеми;

2) різна природа елементів, що складають підсистеми;

3) функціональна специфічність підсистем;

4) упорядкований взаємозв'язок елементів підсистем і самих підсистем із середовищем на основі функціональної інтегративності.

Звідси випливає, що система – це не просто сума її елементів, а ціле, що володіє іншими якостями, ніж складові її елементи.

Системний підхід є засобом вирішення складних і при цьому не дуже чітко визначених проблем, коли необхідно організувати використання великого обсягу ресурсів. Як правило, рішення таких проблем проводить група кваліфікованих експертів (тобто тих, хто розробляє системи) і фахівців (експертів з методів і компонентів). Вони вивчають усі обставини в заданий період часу і формулюють проблему.

Саме це має вирішальне значення, оскільки на основі зазначеної у самому формулюванні проблеми встановлюється мета системи. Якщо суть проблеми визначена неправильно, а мета системи встановлена помилково, система не функціонуватиме. Для створення ефективної системи потрібно мати уявлення про системний підхід. Системний підхід є процесом творчим, що забезпечує зосередження уваги насамперед на цілях, а потім уже на методах їхнього досягнення. Остаточний вид системи значною мірою залежить від оригінальності та творчих здібностей окремих осіб, що беруть участь у побудові системи.

Створювана система повинна бути конкретною, зрозумілою, продуктивною і керованою. Функціонування системи спря­моване на досягнення певних практичних цілей чи задоволення реальних потреб. Внаслідок цього ті, хто розробляє системи, повинні чітко уявляти собі характер діяльності організації, для якої здійснюється розробка системи. Персонал самої організації має бути залучений до вивчення, розробки і побудови системи.

Системний підхід при вирішенні управлінських проблем може і повинен застосовуватися в різних ситуаціях.

По-перше, при виробленні та обґрунтуванні управлінських рішень, де системний підхід у найповнішому вигляді реалізується шляхом застосування методології системного аналізу.

По-друге, при дослідженні організаційних систем, де на основі системного підходу розробляються пропозиції з метою підвищення ефективності їхньої діяльності.

По-третє, при удосконаленні систем управління, де системний підхід реалізується як у комплексі проведених заходів, так і в комплексі організації їхньої реалізації.

Застосування системного підходу пов'язане з удоско­наленням методів управління виробництвом, якісним освоєнням і послідовним дотриманням положень системності, що є основним інструментом вирішення будь-якого завдання.

Застосування системного підходу ефективно можна ви­користовувати на таких напрямках.

1. Використання системного підходу при розробці стратегії. Всебічний аналіз обраного для вирішення завдання (наприклад, втрати підприємства від виробничого браку) за допомогою системних принципів дає змогу досягти її якісного вирішення. При дослідженні впливу затрат робочого часу на випуск бракованої продукції до уваги беруться фактично всі типи системних принципів. У цілому системний підхід рекомендується розглядати не тільки як стратегію дослідження, а й як основу системного аналізу, комплексного підходу і функціонально-вартісного аналізу (ФВА). Системний підхід формує загальну структуру не тільки об'єктів розгляду (дослідження), а й самої спільності системи, принципів системності, системного аналізу, комплексного підходу. ФВА орієнтує на кінцевий результат дослідження внаслідок синтезу інформації.

2. Системний аналіз рекомендується застосовувати при вирішенні завдань будь-яких рівнів за принципом "від загального до часткового", тобто розподілом об'єкта дослідження (систем) на підсистеми й елементи, встановленням (головне в аналізі) реальних і прогнозованих зв'язків. Системний аналіз дає змогу визначити дійсну актуальність висунутих проблем і необхідність їхнього вирішення. Аналіз переходить у синтез при поєднанні отриманої внаслідок аналізу інформації. Стратегія і тактика дослідження (системний підхід і системний аналіз) підпорядковані одному завданню.

3. Комплексний підхід застосовується при дослідженні окремого елемента, напрямку та ін., прийнятого за основу дослідження на будь-якому рівні системної ієрархії (система, підсистема, елемент), тобто відрізняється локальністю дослідження. Вичленовування з єдиної системи окремої підсистеми (елемента) для вирішення певного локального завдання здійснюється комплексним використанням принципів системного підходу й системного аналізу, тобто аналітико-синтетичною діяльністю дослідників.

4. Функціонально-вартісний аналіз, в основі якого лежать принципи системного підходу. Сутність його полягає в кіль­кісному визначенні витрат (вартості) на виконання визначеної функції досліджуваним об'єктом. ФВА рекомендується за­стосовувати в таких випадках:

• на стадії розробки проекту (системи, підсистеми, об'єкта, виробу тощо) для попередження функціонально зайвих витрат;

• на стадії виробництва, використання чи експлуатації об'єкта для скорочення (виключення) невиправданих витрат і втрат.

ФВА розглядають як єдність функціонального, проце­суального та інформаційного уявлень про системний підхід.

Принцип зворотного зв'язку - один з найважливіших принципів управління. Він свідчить: управління може здійсню­ватися тільки в тому разі, якщо керуюча система буде одержувати інформацію про ефект, досягнутий тією чи іншою дією керованої системи; про досягнення чи недосягнення запланованого результату.

Зворотний зв'язок є регулюючим і разом з тим захисним засобом. Надходження по каналах зворотного зв'язку інформації про кінцеві результати і порівняння її з директивною ін­формацією, із заданим станом дозволяють знайти розбіжності та відрегулювати поведінку системи відповідно до заданої мети.

Принцип зворотного зв'язку перебуває в єдності з цілеспрямованістю управління, оскільки через канали зворотного зв'язку в керуючу підсистему надходять сигнали про досягнення (чи недосягнення) запрограмованого ко­рисного ефекту.

Вищою, кінцевою метою управління всякою системою є оптимізація функціонування системи, досягнення якомога більшого корисного ефекту при найменших зусиллях і витратах.

Невідповідність фактичного стану системи заданому і є тим сигналом, який викликає коригування та перебудову системи з метою покрашення її функціонування в заданому напрямку.

Більшість організацій недостатньо ефективні, оскільки їм не вдається пов'язати частини чи підсистеми (функції) у єдиний механізм. Наприклад, функція збуту іноді здійснюється без належного зв'язку з функцією виробництва; управління виробництвом здійснюється без координації з плануванням у галузі фінансів і підготовки кадрів; інформаційна система ґрунтується на традиційній системі обліку, що збирає інформацію про події, що відбулися, для складання звітів, але не для прийняття перспективних рішень керівниками.

Виділення окремих функцій і нездатність пов'язати частини в єдине ціле можуть обумовлюватися різними причинами, а головним чином вузькістю поглядів фахівців апарату управління (бухгалтера, плановика, кадровика тощо), що точно не уявляють свого місця в структурі управління (СУ) усього підприємства в цілому.

З інших причин можна назвати недоліки в самій СУ. Це недостатньо чітке планування, розробка різних планів і заходів без застосування системного підходу.

Акцент на необхідності побудови єдиного цілого, на відміну від побудови компонентів і підсистем, – основна особливість системного підходу.

З цього не слід робити висновок, що між класичним і системним підходами є глибоке й абсолютне розходження. Справді, класичний підхід завжди передбачав повсякденний обмін інформацією з командного ланцюга. Хоча ці методи і забезпечували відому інтеграцію і координацію, але вони не були синергетичними і не досягали такого ступеня ефективності в процесі прийняття рішень, що забезпечується за допомогою системного підходу.