Взаємозв’язок та взаємозалежність внутрішніх елементів та факторів зовнішнього середовища організації як відкритої системи

Усі відкриті системи мають вхід, трансформаційний процес і вихід. Вони одержують сировину, енергію, інформацію, інші ресурси і перетворюють їх на товари і послуги, прибуток, відходи тощо. Відкриті системи мають, однак, деякі специфічні риси.

Одна з таких рис – це визнання взаємозалежності між системою і зовнішнім середовищем. Існує межа, що відокремлює систему від її оточення. Зміни в оточенні впливають на один чи кілька атрибутів системи, і навпаки, зміни в системі впливають на оточення. Зовнішнє середовище організації схематично подане на рисунку 1.2.

 

Рис. 1.2. Зовнішнє середовище організації

 

Організація повинна швидко дізнаватися про всі зміни середовища, уявляти їхнє значення, вибирати найкращу відповідну реакцію, що сприяє досягненню її цілей, ефективно реагувати на вплив середовища.

Ключові фактори успіху організації перебувають у двох сферах: у зовнішній (з якої вона одержує усі види ресурсів, включаючи інформацію, тобто знання) і внутрішній (сильні і слабкі сторони якої створюють ті чи інші передумови для перетворення ресурсів на продукцію та послуги).

Зовнішнє середовище характеризується сукупністю змінних, котрі перебувають за межами підприємства і не є сферою безпосереднього впливу з боку його менеджменту. Це, насамперед, усі ті організації, а також люди, що пов'язані з даним підприємством через виконувані ним завдання: постачальники, споживачі, акціонери, кредитори, конкуренти, торгові організації, урядові органи та ін. Крім того, існує другий ряд змінних зовнішнього середовища – соціальні фактори й умови, що, не впливаючи прямо на оперативну діяльність організації, визначають стратегічно важливі рішення, які прийняті її менеджментом. Найважливіша роль тут належить економічним, політичним, правовим, соціально-культурним, технологічним, екологічним, фізико-географічним факторам (рис. 1.3).

Організація як відкрита система може вижити тільки у взаємозв'язку з зовнішнім середовищем. Під зовнішнім середовищем розуміють фактори, що сприяють функціонуванню, виживанню й ефективності організації. Розрізняють середовище прямого впливу і середовище непрямого впливу. До середовища прямого впливу належать постачальники, трудові ресурси, закони й установи державного регулювання, споживачі й конкуренти. До середовища непрямого впливу – стан економіки, науково-технічний прогрес, соціально-культурні та політичні зміни, групові інтереси і події в інших країнах, що стосуються організації.

 

Рис. 1.3. Фактори зовнішнього і внутрішнього середовища організації

 

 

Зовнішнє середовище характеризується складністю, рухли­вістю і невизначеністю (табл. 1.1).

 

Таблиця 1.1

Загальна характеристика факторів зовнішнього середовища

№ п/п	Фактори
	Об'єктивний чинник виникнення впливу: умови виникають незалежно від діяльності підприємства і впливають на нього
	Взаємозалежність факторів: сила, з якою змінність одного фактора впливає на інші фактори
	Складність і кількість та різноманіття факторів, що суттєво впливають па підприємство
	Динамічність: відносна швидкість змінності середовища
	Невизначеність: відносна кількість інформації про середовище та ступінь її ймовірності

 

Складність зовнішнього середовища характеризується кількістю і варіантністю факторів, на які організація зобов'язана реагувати. Організації, що працюють зі складним зовнішнім середовищем, мають справу з багатьма категоріями даних, потрібними для прийняття рішень.

Швидкість, з якою відбуваються зміни в навколишньому середовищі, визначає її рухливість. Наш час характеризується особливою рухливістю зовнішнього середовища організації. Більш висока рухливість зовнішнього середовища спостерігається в галузях електронної, фармацевтичної та хімічної промисловості. Більш активні зміни відбуваються в галузях, орієнтованих на науково-технічний прогрес. Модель впливу зовнішніх факторів наведена на рисунку 1.4.

 

 

Рис. 1.4. Модель впливу факторів зовнішнього середовища на підприємство

 

Рухливість зовнішніх змінних факторів може по-різному стосуватися різних підрозділів організації. Так, наприклад, підрозділи, пов'язані з науковими дослідженнями, постійно стикаються з високою рухливістю зовнішнього середовища, відслідковуючи технологічні нововведення. Для виробничого відділу реакція на зовнішнє середовище більш спокійна. Тут спостерігається стабільний рух матеріальних і трудових ресурсів.

Обсяг і вірогідність інформації кожного фактора впливає на ступінь визначеності зовнішнього середовища. Невизначеність зовнішнього середовища тим більша, чим менше інформації і є сумніви в її вірогідності. Чим більш невизначені зовнішні змінні, тим складніше приймати ефективні рішення.

У середовище прямого впливу на організацію входять постачальники, закони і державні органи, споживачі і конкуренти. Всі види ресурсів організації одержують через постачальників. Це матеріали, устаткування, енергія, капітал і робоча сила.

Підприємства, що виробляють продукцію, залежать від рівномірності надходження матеріалів. Порушення їх над­ходження приводить до порушення випуску продукції, постачання ринку, одержання прибутку, задоволення потреб покупця тощо. Все це в остаточному підсумку діє на користь конкурента. Звідси пряма залежність організації від поста­чальників.

Але для нормального функціонування організації потрібні не тільки постачальники матеріалів, а й капіталу. Інвестиції можуть бути отримані від банків, акціонерів і приватних осіб.

На організації впливають закони і державні установи, що визначають правовий статус і регулювання економіки. Сюди відноситься безліч законів і положень про безпеку й охорону здоров'я, захисту навколишнього середовища, захисту інтересів споживача, про оплату, фінансовий захист і багато інших. Організації зобов'язані виконувати не тільки вимоги законів, а й ряду державних установ, що стежать за виконанням законів і видають свої розпорядження. Все це доповнюється ще і регу­люючими постановами місцевих органів управління. У такий спосіб організації стикаються зі складною системою юридичних норм.

Завданням організації в сучасних умовах є знаходження свого споживача, бо бізнес неможливий без споживача. Саме споживач диктує, які товари й послуги для нього необхідні і за якою ціною, тобто визначає кінцеві результати діяльності організації. Отже, вплив споживачів на підвищення ефективності й використання таких внутрішніх змінних, як матеріали і трудові ресурси, величезний.

Але в багатьох випадках не споживачі визначають необхідний ринку продукт чи послугу, а конкуренти. Якщо конкуренти вводять нововведення, то це вимагає ще більш досконалих нововведень і перетворення своєї організації на ще більш новаторську й ефективну. Недооцінка конкуруючої сторони у сфері вдосконалення продукту чи послуги може обернутися великими втратами прибутку.

Всі фактори прямого впливу безпосередньо впливають на внутрішні змінні, викликаючи їх реакцію. Не так помітно на організацію впливають фактори непрямого впливу. Інформація про них, як правило, не повна, і керівництво змушене робити припущення про їхні можливі наслідки для організації.

Серед факторів непрямого впливу найважливіше місце займає технологія, що одночасно є і внутрішньою змінною. Організація повинна враховувати перспективні технології, що можуть вплинути на швидкість старіння своєї продукції, і на яку продукцію покупець очікує в майбутньому.

На інтереси організації також впливає загальна зміна економіки: інфляція, економічний спад, коливання курсу долара, євро щодо валют інших країн. Наприклад, інфляція може викликати зростання витрат. Зниження податків збільшує масу грошей у населення, що сприяє розвитку бізнесу.

До соціокультурних факторів, які впливають на організацію, належать прихильність визначеній торговій марці чи негативне ставлення до конкретного товару або явища.

Організації повинні також зважати на політичні фактори і ставлення місцевого населення. Якщо організація веде справу за межами внутрішнього ринку, то вона повинна враховувати особливості зовнішнього середовища тієї країни, в якій вона здійснює свою діяльність. У кожній країні зовнішні фактори будуть унікальними. Вони стосуються не тільки потреб, а й культури, звичок і звичаїв іншої нації.

У середовищі міжнародного бізнесу виділяються такі фактори, як культура, економіка, законодавство, державне регулювання та політична обстановка.

Система цінностей, релігії, звичаїв і установок, що переважають у суспільстві, уособлюють культуру. Для ефективного ведення справ необхідно вивчати культурні відмінності та змінювати поведінку стосовно цінностей інших націй.

Фірми, які працюють у міжнародному середовищі, повинні також враховувати і загальні економічні фактори (як обмінний курс валют, рівень заробітної плати, дисконтні ставки відсотка і загальний рівень економічного розвитку).

Ретельному вивченню підлягають закони і державне регулювання країни, в якій здійснюється виробництво чи ведеться торгівля, трудове й антимонопольне законодавство, патентна справа, ціноутворення, закони ринкової економіки.

Значення факторів зовнішнього середовища різко підвищується у зв'язку із зростанням складності всієї системи суспільних відносин (соціальних, економічних, політичних тощо), що складають середовище менеджменту. Саме зовнішнє оточення диктує стратегію організацій.

Внутрішнє середовище кожної організації формується під впливом змінних, що здійснюють безпосередній вплив на процес перетворень (виробництва продукції, послуг).

Внутрішні змінні - це ситуаційні фактори всередині організації, що постійно перебувають в полі зору менеджерів: цілі, структура організації, її завдання, технологія і люди (рис. 1.5).

 

Рис. 1.5. Ситуаційні фактори всередині підприємства

(господарський організм підприємства)

 

Будь-яка організація розглядається як група людей із спільними цілями – перший змінний фактор. Того, що люди не змогли б досягти поодинці, вони досягають в організації, тому її можна розглядати як засіб досягнення мети. Мета – це конкретний кінцевий стан чи очікувані результати роботи групи людей, які певним чином організовані. Такі кінцеві результати розробляються в процесі планування і доводяться учасникам виробництва. Різні типи організацій мають різні цілі. Якщо ціль – одержання прибутку, то організації займаються виробництвом товарів чи наданням послуг. Якщо організації безприбуткові, то їхньою метою є виконання свого призначення в рамках асигнованих бюджетних коштів.

Великі організації багатоцільові. Для одержання прибутку велика організація визначає цілі в різних напрямках, тобто розробляє дерево цілей. Це може бути розробка нової продукції, вища якість послуг, підготовка кадрів, визначення ринку збуту тощо.

Для досягнення кінцевої мети організації ставляться різні цілі в її підрозділах. Вони координуються менеджерами в рамках загальної мети.

Другою ситуаційною змінною є структура організації. Під структурою організації розуміють кількість, склад її підрозділів, ступенів управління в єдиній взаємозалежній системі. Структура встановлює такі взаємини рівнів управління і функціональних підрозділів, які дають можливість найефективніше досягати цілей організації. Цьому сприяє спеціалізований поділ праці. Ха­рактерною особливістю спеціалізованого поділу праці є те, що відповідна робота закріплюється за фахівцями, тобто тими, хто здатний її виконувати краще за всіх. Так, праця розділена між економістами, технологами, механіками, енергетиками та ін. При виробництві будь-якого механізму робота розділяється на численні малі операції, що також є конкретною спеціалізацією праці.

Перевагою спеціалізованого поділу праці є те, що фахівець працює більш продуктивно і якісно. В усіх організаціях (за винятком дуже маленьких) має місце спеціалізований поділ праці. У великих організаціях фахівців групують разом у межах функціонального поділу галузей (відділи, управління). Завдяки правильному поділу праці в організації по горизонталі здійснюється її успішна діяльність, досягається висока продуктивність і ефективність. Але не менш важливий у цьому плані є і вертикальний поділ праці.

Для успішної групової роботи вкрай потрібне розмежування праці по координації від безпосереднього виконання завдань. Таке відділення створює ієрархію управлінських рівнів, тобто формальна субпідрядність на кожному рівні. Менеджер, що перебуває на більш високому рівні управління, може мати у своєму підпорядкуванні кількох керівників низового рівня, а ті, у свою чергу, – на нижньому ступені, і так аж до виконавчого персоналу. Наприклад, начальник виробничого відділу має у своєму підпорядкуванні начальників цехів, змін, лабораторій. Начальникам цехів підпорядковуються бригадири дільниць, майстри. Всю організацію пронизує субпідрядність до рівня виконавчого персоналу.

Кожен керівник має у своєму підпорядкуванні певну кількість людей, які перебувають у сфері його контролю. Сфера контролю визначає тип організаційної структури. Якщо керівник контролює велику кількість підлеглих, то сфера контролю є широкою. її наслідком є формування плоскої структури управління. Якщо кожному керівнику підпорядковується небагато людей, то це вузька сфера контролю, при якій функціонує багаторівнева (чи висока) структура управління.

Третім внутрішнім змінним фактором в організації є постановка завдань, під яким розуміють запропоновану роботу (групу робіт чи частину роботи), що повинна бути виконана заздалегідь встановленим способом і у встановлений термін. При розробці структури організації кожна посадова інструкція включає ряд завдань, що є частиною загального обсягу роботи для досягнення мети. Вважається, що якщо завдання виконуються за встановленою технологією і режимом роботи, то організація функціонує ефективно.

Існує традиційний розподіл завдань на три групи: робота з людьми, предметами (машини, сировина, інструменти), інформацією. Робота за верстатом – це робота з предметами. Майстер дільниці працює з людьми. Робота економіста в плановому відділі в основному пов'язана з інформацією.

Четвертим змінним фактором виступає технологія. Технологія – це засіб перетворення сировини на певні продукти та послуги. Вона передбачає поєднання кваліфікованих навичок, обладнання, інфраструктури, інструментів і відповідних технічних знань, які необхідні для здійснення бажаних перетворень у матеріалах, інформації чи людях.

Будь-які виробничі завдання не можуть бути виконані без використання конкретної технології. Вона виступає як засіб перетворення матеріалу, що надходить на вході виробничого процесу, у форму, яку отримують на виході.

Важливе місце в технології займає стандартизація і механізація, які значно знижують витрати виробництва і ремонтних робіт, тому що передбачають використання машин і механізмів замість людей. Застосування у виробництві стандартних вузлів, заміна людей механізмами і використання конвеєрних ліній змінили службові обов'язки менеджерів, що, у свою чергу, вплинуло на саму суть управління виробництвом.

Найважливішим внутрішнім змінним фактором управління є люди (п'ятий змінний фактор). Людська змінна розглядається в управлінні в трьох напрямках: поведінка людей (окремих людей, людей у групах, поведінка керівника), менеджер у ролі лідера, вплив менеджера на поведінку окремих людей і груп.

Всі внутрішні змінні фактори діють у взаємозв'язку, що дає можливість досягати цілей організації (рис. 1.6). Оскільки внутрішні змінні складаються із соціального (люди) і технічного компонентів, то їх називають внутрішніми соціотехнічними підсистемами, що вимагає однакової уваги як до соціальних, так і до технічних питань організації. Віддача можлива лише в їх взаємодії.

 

 

Рис. 1.6. Взаємозв'язок елементів внутрішнього середовища підприємства

 

Дослідження показують, що великі і складні організаційні системи мають тенденцію до подальшого росту і розширення. Вони одержують певний запас міцності, що виходить за межі забезпечення тільки виживаності. Багато підсистем у рамках системи мають можливість одержувати енергії більше, ніж потрібно для виробництва своєї продукції. Вважається, що стабільне становище властиве простим системам, але на більш складному рівні воно стає одним з факторів збереження системи через ріст і розширення.

У міру росту організації вищі її керівники змушені дедалі більше передавати свої обов'язки щодо розробки рішень нижчим ланкам. Однак оскільки керівники вищого рівня відповідають за всі рішення, їхня роль в організації змінюється: від розробки рішень керівники вищого рівня переходять до управління процесами розробки рішення. Як наслідок – збільшення розмірів організацій приводить до необхідності поділу праці у сфері управління. Одна група – керівники вищого рівня – мають первинні повноваження і несуть відповідальність за визначення характеру системи управління організацією, тобто процесу, за допомогою якого повинні вирішуватися проблеми організації. Інша група керівників підкоряється керівництву вищого рівня. Люди, які входять до неї, є компонентами системи управління, а їхній головний обов'язок полягає у розробці рішень.

Відкриті системи домагаються примирення двох, часто конфліктуючих, напрямів дій. Дії на підтримку збалансованості системи забезпечують погодженість і взаємодію з зовнішнім оточенням, що, у свою чергу, запобігає дуже швидким змінам, які можуть розбалансувати систему. Навпаки, дії щодо пристосованості системи до різних змін дозволяють адаптуватися до динаміки внутрішнього і зовнішнього попиту. Один курс дій, наприклад, орієнтований на стабільність і збереження до­сягнутого становища шляхом придбання, підтримки, перевірки і ремонту устаткування, набору і навчання працівників, використання правил і процедур. Інший курс зосереджується на змінах за допомогою планування, вивчення ринку, розвитку виробництва нової продукції тощо. І те, і інше потрібне для виживання організації. Стабільні і добре оснащені організації, але не пристосовані до зміни умов, довго існувати не зможуть. З іншого боку, ті, що пристосовуються, але нестабільні організації будуть неефективними, і також малоймовірно, що вони зможуть довго існувати.

Організаційна система може досягти своїх цілей з різними затратами і трансформаційними процесами. Ось чому потрібно розглядати різноманітні форми і способи вирішення проблем, а не шукати якийсь один "оптимальний" вихід, що приводить до швидких результатів.

Для організації характерний циклічний характер функціонування. Вихідна продукція системи забезпечує кошти для нового інвестування, що дає можливість повторювати цикл.

Кожна організація виступає як відкрита система і характеризується певними рисами і властивостями (табл. 1.2).

Таблиця 1.2

Організація як відкрита система

Риси і властивості	Характеристика, обґрунтування
Компоненти	Система складається з деякої кількості частин, які називаються елементами
Зв'язки	Компоненти системи пов'язані між собою
Структура	Форма зв'язку організаційно закріплена в структурі
Взаємодія	Компоненти впливають один на одного своїм перебуванням у системі і виходом з неї, що є результатом взаємного впливу і взаємодії з навколишнім середовищем
Процес	Зміни, що відбуваються внаслідок взаємодій, називаються процесами
Цілісність	Система – цілісність, що виявляє властивості і виникає тільки внаслідок взаємодії її компонентів
Ідентифікація	Властивості системи, на підставі яких її можна ідентифікувати і відрізнити від інших явищ, що не входять у систему
Оточення	Представлено явищами, утвореннями, що, не будучи частиною системи, істотно впливають на неї. Це навколишнє середовище системи
Концептуалізм	Система - це концепція, особлива форма якої відбиває цілі і цінності індивідуума чи групи, що розробили цю концепцію

 

Багато кількісних характеристик, які пов'язані з вхідними і вихідними змінними, вважаються постійними в заданий період часу чи стосовно характеру функціонування системи.

Для кожної конкретної сукупності цих характеристик система перебуває в деякому визначеному стані.

Такі характеристики, що визначають стан системи, називають параметрами.

Кожен елемент і компонент визначається власними параметрами, що в сукупності визначають успішне функціонування системи. Успішною можна вважати систему, яка при сформованих факторах зовнішнього середовища забезпечує досягнення визначених цілей. Очевидно, що, крім часткових параметрів, які впливають на досягнення системою власних цілей, існують узагальнюючі (загальні) параметри, що визначають успішну діяльність системи.

Виживання. Деякі організації планують свій розпуск після досягнення ними ряду заздалегідь намічених цілей.

Але в основному виживання, можливість існувати якомога довше є найпершим завданням більшості організацій. Для того, щоб залишатися сильними і щоб вижити, більшості організацій доводиться періодично змінювати свої цілі, вибираючи їх відповідно до змін і потреб зовнішнього середовища.

Результативність і ефективність. Щоб бути успішною протягом довгого часу, щоб вижити і досягти своїх цілей, організація повинна бути як ефективною, так і результативною. За словами класика сучасного менеджменту Пітера Друкера, результативність є наслідком того, що "робляться потрібні, правильні речі". Ефективність є наслідком того, що "правильно створюються ці самі речі". І перше, і друге однаково важливо.

Продуктивність. Ефективність, можна виміряти і виразити кількісно, тому що можна визначити грошову оцінку її входів і виходів, тобто ресурсів, які споживаються, і продуктів, що випускаються. Відносна ефективність організації називається продуктивністю. Продуктивність виражається в кількісних показниках. Це відношення кількості одиниць на виході до кількості одиниць на вході. Чим більш ефективна організація, тим вища її продуктивність.

Отже, сутність системного підходу багато авторів, що пропагують його корисність і необхідність, зводять до наступного:

1)формулювання цілей і з'ясування їхньої ієрархії до початку будь-якої діяльності, яка пов'язана з управлінням, особливо з прийняттям рішень;

2) досягнення поставлених цілей при мінімальних витра­тах за допомогою порівняльного аналізу альтернативних шляхів і методів досягнення цілей і здійснення відповідного вибору;

3) кількісна оцінка цілей, методів і засобів їхнього досягнення, заснована не на часткових критеріях, а на широкій і всебічній оцінці всіх можливих і запланованих результатів діяльності.