Вплив ситуаційних чинників на проектування організації

Оптимальний проект для будь-якої організації залежить від відповідних ситуаційних чинників. Тобто ситуаційні чинники відіграють важливу роль у визначенні найкращого проекту організації у кожному окремому випадку.

Можна виділити чотири групи таких ситуаційних чинників:

1. Стан зовнішнього середовища.

2. Технологія роботи всередині організації.

3. Стратегічний вибір керівництва організації стосовно її цілей.

4. Поведінка працівників.

Стан зовнішнього середовища

Інколи різниця між організаціями полягає в тому, яке середовище оточує ту чи іншу організацію.

Зовнішнє середовище характеризується:

- складністю. Складність зовнішнього середовища визначається тим, як багато чинників впливає на проектування організації та наскільки вони схожі між собою;

- динамізмом. Динамізм зовнішнього середовища характеризується тим, як швидко змінюються фактори, які впливають на проектування організації. Залишаються вони сталими, стабільними чи змінюються, нестабільні.

Нині змінюються вимоги до підприємств з боку споживачів, постачальників. Тому багато підприємств переглядає свою структуру, створюються нові підрозділи, скорочуються ті підрозділи, які втратили контакт із зовнішнім середовищем.

Двомірна класифікація чинників зовнішнього середовища, що впливають на проектування організації, дозволяє виявити чотири типи ситуацій, кожна з яких найбільше відповідає тому або іншому виду бізнесу.

I. Ситуація, що характеризується низькою невизначеністю, є найбільш сприятливою для керівництва організацією.

II. Ситуація, що характеризується помірною невизначеністю, є вже більш напруженою для керівництва. Високий ступінь складності зовнішнього оточення вносить елемент значного ризику в процес ухвалення рішення. Підвищений ризик підштовхує керівництво організації до більшої альтернативності в діях. Щоб ефективно управляти, керівники в даній ситуації повинні мати серйозну підготовку і наявність досвіду.

III. Ситуація, що характеризується помірно високою невизначеністю, вимагає від керівництва і самої організації достатньої гнучкості. Це необхідно через часту зміну характеру взаємодії з чинниками зовнішнього середовища. Проте схожість чинників дозволяє керівникам справлятися із ситуацією, маючи достатній рівень підготовки і мотивації.

Великою допомогою керівнику в даній ситуації є система електронного опрацювання даних, яка дозволяє відслідковувати зміни, що відбуваються в зовнішньому середовищі.

IV. Ситуація, що характеризується високою невизначеністю, є найбільшою складністю для управління організацією, тому що зовнішнє середовище повне невизначених ситуацій.

Кожна з розглянутих вище ситуацій потребує свого спе­цифічного підходу до проектування організацій і їх частин.

Зовнішнє середовище складається з двох рівнів:

1) загальне оточення;

2) безпосереднє оточення.

Інститути зовнішнього середовища, які безпосередньо контактують з даною організацією, є чи організаціями, чи індивідуумами (приватними особами). Вони виконують роль посередників між силами загального оточення та частинами або підрозділами організації, формуючи через завдання, які вони вирішують, попит на будь-яку функцію організації.

Виявлення цих інститутів є першим кроком у проектуванні організації, тому що допомагає визначити в першому наближенні основні функціональні частини, підрозділи організації, які здійснюють прямий контакт з ними. Другим кроком є оцінка характеристик цих інститутів та їх важливості для організації.

Технологія роботи

Проектування організації пов'язане з технологією роботи за двома напрямами: поділ праці й групування робіт, тобто створення підрозділів. Рівень знань щодо дій по перетворенню об'єкта роботи і використання відповідної технології багато в чому визначають ефективність організації.

Технологія— це конверсійний процес, який використовують для трансформації вкладень (матеріалів або інформації) у випуск (товари та послуги). Більшість організацій застосовує багато технологій, однак найважливіша для організації називається базовою. Виділяють три головні форми технології:

1. Одинична або технологія малосерійного виробництва (продукт вироблений на замовлення клієнта в малих кількостях). До організацій, які використовують таку форму технології, належить, наприклад, швейна майстерня, друкарня, фотосалон.

2. Великосерійна або технологія масового виробництва (продукт виробляють на зразок збірного конвеєра, збираючи деталі у вузли або кінцевий продукт). Таку технологію застосовують наприклад автомобільні виробники.

3. Технологія безперервного виробничого процесу, (сировинні матеріали переробляють у кінцевий продукт за допомогою цілої низки механічних або процесійних перетворень; структура матеріалів змінюється). За цією технологією працюють нафтопереробні заводи, хімічні заводи. Ці форми технології впорядковані за рівнем складності. Тобто технологія виробництва малих партій є найпростішою, а технологія безперервного виробництва - найскладнішою.

Стратегічний вибір керівництва

У 1962 р. А. Чандлер сформулював принцип, відповідно до якого проектування організації повинно відповідати стратегії, обраній фірмою. Він дійшов висновку, що зі зміною стратегії перед організацією постають нові проблеми, вирішення яких безпосередньо пов'язане з проектуванням нової організаційної системи для фірми.

Стратегічні зміни мають системний характер. Вони зачіпають всі сторони організації. Можна виділити дві сторони стратегічних змін в організації:

1) організаційна структура;

2) організаційна культура.

Аналіз організаційної структури спрямований на отримання відповідей на такі запитання:

• Якою мірою існуюча організаційна структура допомагає чи заважає реалізації обраної стратегії?

• На які рівні організаційної структури покладено вирішення визначених завдань під час здійснення стратегії?

Вибір організаційної структури залежить від цілого ряду чинників. Найбільш значущими є такі:

- розмір та ступінь різноманітності діяльності, які властиві цій організації;

- географічне розташування;

- технологія;

- ставлення до організації з боку керівництва та робітників;

- динаміка зовнішнього середовища;

- стратегія, яка здійснюється.

Організаційна структура повинна відповідати розміру організації. Вона не повинна бути складною, якщо немає в цьому потреби. Елементарна структура, якщо один керівник здатний управляти. Якщо він вже не здатний (норма керованості), то з'являється проміжний рівень в управлінні і застосовується функціональна структура. Подальше зростання організації викликає необхідність утворення нових рівнів управління, внаслідок чого можуть бути застосовані такі організаційні структури, як:

• дивізійна (тобто як скоординована децентралізація, наприклад, завод холодильників, завод автомобілів) "продуктова спрямованість", багатонаціональна корпорація;

• матрична структура, якщо виникають комплексні проекти.

На організаційну структуру впливає:

1. Географічне розташування організації. У випадку, якщо регіони досить ізольовані один від одного, відбувається делегування прав у прийнятті рішень і у зв'язку з цим у структурі з'являються функціональні підрозділи, а якщо вони мають самостійний статус, то застосовують дивізійну структуру.

2. Вплив технології, який полягає в тому, що вона повинна бути такою, щоб дозволяла здійснювати технологічні інновації.

3. Ставлення менеджерів до нетрадиційних форм побудови організації. Працівники творчого спрямування схильні до структур, які дають можливість свободи та самостійності. Звичайні працівники тяжіють до традиційних форм організаційних структур.

4. Динамізм зовнішнього середовища. Якщо середовище стабільне, мало змінюється, то структура може бути механічною – малогнучка; якщо середовище динамічне, то структура повинна передбачати високий рівень децентралізації, наявність великих прав у структурних підрозділів у прийнятті рішень.

Стратегія має великий вплив на вибір організаційної структури. Зовсім не обов'язково змінювати організаційну структуру щоразу, коли організація переходить до реалізації нової стратегії, але обов'язково потрібно встановити, чи відповідає стратегії існуюча організаційна структура, а вже потім вносити зміни, якщо в цьому є потреба.

Звідси висновок: організаційна структура встановлює відносини всередині організації, створює організаційну культуру.

Вважається, що організаційна культура складається з таких елементів:

1) філософія, яка складає саме існування організації та її відношення до співробітників та клієнтів;

2) домінуючі цінності, на яких ґрунтується організація та які становлять цілі її існування або способи досягнення її цілей;

3) норми, що поділяються співробітниками організації, які визначають принципи взаємостосунків в організації;

4) організаційний клімат.

Організаційна культура формується як реакція на дві групи проблем:

1) внутрішні проблеми (спільна мова, термінологія, стосунки між співробітниками, їх межі; норми, що регулюють неформальні відносини, оцінки поведінки співробітників, що бажано, що ні);

2) проблеми, які організація повинна вирішувати під час взаємодії із зовнішнім середовищем.

Розмір організації та її цикл існування

Розмір організації та її цикл існування також впливають на проектування організації. Розмір організації – це загальна кількість працівників за умов повної зайнятості.

Виділяють чотири головні етапи циклу існування організації: Перший етап – це створення організації; другий – молодість організації, передбачає зростання і розширення обсягів організаційних ресурсів. Середина існування організації – період послідовного зростання, яке переходить у стабільність. і, нарешті, зрілість – період стабільності та стійкості організації, однак після цього етапу організації мають тенденцію до зниження ділової активності.

Менеджери повинні зіставляти проект організації з етапами циклу її існування. Загалом, якщо організація переходить до наступного етапу існування, вона збільшує свої розміри, стає більш механістичною та більш децентралізованою. Організації також стають спеціалізованими та більше уваги приділяють плануванню, розширюють штат. На кінцевому етапі організації потребують координації, збільшення рівня формалізації, розширення та удосконалення систем контролю. Отже, розмір-організації та її проектування пов'язані так, що цей зв'язок є динамічним протягом усіх змін стадій циклу існування організації.

Фактори, які впливають на структуру управління підприємством, представлені на рис. 3.5.

 

Рис. 3.5. Фактори, що впливають на вибір структури управління підприємством