Інжиніринговий опис процесів в організації

Інжиніринг процесу як метод вдосконалення процесів організації сприймається сьогодні неоднозначно. Саме поняття "інжиніринг" запозичено з інженерної діяльності (від англ. Engineering - проектувати, винаходити, придумувати). Деякі дослідники розглядають інжиніринг процесів як загальне поняття, що включає реінжиніринг бізнес-процесів та вдосконалення бізнесу. Інші вважають інжиніринг новим способом мислення, що формує погляд на побудову компанії як на інженерну діяльність.

Інжиніринг як метод вдосконалення процесів функціонуючої організації, складно уявити виходячи лише з того, що якщо функціонує організація, то вже здійснюється діяльність, значить, хочемо ми того чи ні, існують і процеси діяльності. Наскільки вони інтегровані і оптимальні - це питання іншого порядку. Його можна вирішити за допомогою різних підходів до проектування. Тому було б справедливо інжиніринг процесу (процесів) вважати методом проектування бізнес-процесів новостворюваних організацій або бізнес-процесів нових видів бізнесу в існуючих організаціях з урахуванням передового досвіду і принципу оптимальності в управлінні процесами. У залежності від того, на яку модель управління буде орієнтований інжиніринг процесу - функціонально-спеціалізоване або процесне управління - буде залежати його радикальність. Тим не менш, ґрунтуючись на орієнтації інжинірингу, спрямованого на процеси діяльності (бізнес-процеси), його можна віднести до одного з методів процесного управління. З іншого боку, якщо інжиніринг процесу в рамках діючої організації створює процеси нових видів діяльності, то, враховуючи взаємопов'язаність і взаємодію всіх процесів організації, він в кінцевому рахунку може привести до змін в існуючій бізнес-системі, бажано до позитивних. Якщо зміни стимулюють результативність організації, їх можна вважати спрямованими на вдосконалення. З цієї точки зору інжиніринг процесу можна побічно відносити до методів удосконалення процесів діяльності.

Процес управління виробництвом складається з окремих управлінських циклів, кожен з яких можна розділити на ряд самостійних операцій. Цими операціями, як відомо, є збір і передача інформації про об'єкт управління, її обробка й аналіз, вироблення на основі цього аналізу управлінського рішення, передача рішення на об'єкт управління і його реалізація цим об'єктом, порівняння отриманих внаслідок реалізації рішення показників з їх планованими величинами.

Різноманітні ситуації, з якими доводиться мати справу керівництву підприємства, взаємопов'язані. Процес управління, який реагує на вплив ситуації, викликає появу інших процесів управління, які, у свою чергу, викликають нові процеси, що тим самим утворює постійні управлінські цикли.

Основою всіх управлінських процедур є інформація та процес обміну цією інформацією.

Основний закон управління: на кожне підприємство як відкриту систему внутрішнє та зовнішнє середовище справляють різноманітний вплив, як закономірно повторювальний, так і випадковий. Щоб утримати свою цілісність та здатність до функціонування, система управління підприємства повинна відповідати на кожний такий вплив відповідною протидією і саме у відповідний час До процесу управління на підприємстві висувається ряд вимог. Процес управління повинен мати такі особливості, як: неперервність, нерівномірність, циклічність, послідовність, відносна змінність та сталість.

Головна вимога до організації управління на підприємстві полягає в тому, що система управління підприємством повинна мати таке ж саме або більше різноманіття та швидкодію програм дій, що відповідає можливому різноманіттю впливу середовища на систему, що управляється.

Зміст процесу управління характеризується такою спрямованістю управлінського впливу (рис. 4.1).

 

	Спрямованість управлінського впливу
	Визначення системи цілей діяльності
	Розподіл ресурсів, формування необхідного для вирішення поставлених завдань виробничого потенціалу
	Визначення критеріїв та норм ефективності, обмежень, у межах яких відбувається управлінський процес

 

Рис. 4.1. Напрямки управлінської діяльності в організації

 

Основними елементами управління підприємством є стратегії, структура, системи, стиль управління, спільні цінності, склад персоналу, сума навичок. Характеристика елементів управління наведена в таблиці 4.1

Таблиця 4.1

Характеристика елементів управління

Елементи управління	Характеристика елементу
Структура	Опис характеристики організаційної схеми (рівні, ланки, організаційні зв’язки)
Системи	Опис формальних та неформальних процесів та встановлення процедур на підприємстві
Стратегії	Спрямованість підприємства на досягнення поставлених цілей
Склад персоналу	Характеристики основних категорій персоналу підприємства
Сума навичок	Характеристика дій керівників підприємства, спрямованих на досягнення цілей та системи управління в цілому
Стиль управління	Характеристика дій керівників підприємства, спрямованих на досягнення цілей та системи управління в цілому
Спільні цінності	Найважливіші цінності та основоположні концепції, що визначають поведінку учасників діяльності підприємства

Характеристика складових процесу управління за результативного та дієвого підходу наведена в таблиці 4.2.

Таблиця 4.2

Зіставлення результативного та дієвого підходу до управління підприємством

Характеристика складових процесу управління
За результативного підходу	За дієвого підходу
• виконання роботи таким чином, щоб забезпечити її ефективність	• виконання робіт необхідним чином, навіть у випадках, коли вона не дає суттєвих результатів
• уникання виникнення проблем, щоб зменшити ефекти раптовості	• вирішення проблем у міру їх виникнення засобами управління
• оптимальне використання ресурсів, пошуки ефективних замінювачів	• економія ресурсів
• підвищення прибутковості	• зниження собівартості
• досягнення кращих результатів	• виконання посадових обов'язків відповідно до інструкцій
• оцінювання кінцевих результатів	• контролювання витрат

 

Процеси управління належать до складних явищ. Зрозуміти ж сутність складних явищ і одержати про них достовірні дані можна тільки багаторазово спостерігаючи за поведінкою досліджуваного об'єкта чи явища. При цьому важливо не просто одержати достовірний матеріал про управлінський процес, а й оцінити якісний бік останнього.

Оскільки предметом праці управлінського персоналу є інформація, то кількісну оцінку якості управління варто давати насамперед з інформаційних позицій, а дослідження існуючих процесів управління необхідно проводити з використанням принципів системного аналізу.

Системні дослідження вимагають збереження цілісності досліджуваної системи, її єдності з навколишнім середовищем і наступної спрямованої упорядкованості елементів системи, а удосконалювання цих елементів повинно бути спрямоване на поліпшення функціонування усієї системи.

Дослідження процесів управління виробництвом скла­дається з цілком певних послідовних етапів:

а) постановка завдання і визначення цілей дослідження;

б) обстеження існуючих форм і методів управління виробництвом, їх оцінка і порівняльний аналіз;

в) визначення вузьких місць в управлінському процесі;

г) визначення факторів, що відіграють головну позитивну і негативну роль в управлінні досліджуваним об'єктом;

д) пошук критеріїв, що оцінюють ефективність управління;

є) розробка рекомендацій, спрямованих на підвищення ефективності управління, і їх експериментальна перевірка.

При виборі методу дослідження необхідно враховувати його здатність надавати достовірну інформацію про досліджуваний об'єкт. Крім того, він повинен ґрунтуватися на основах теорії управління і враховувати особливості техніко-економічних процесів на підприємствах. Метод повинен також дати можливість оцінювати величини взаємозв'язків підрозділів підприємства й окремих посадових осіб, тому що ми оцінюємо процеси управління з інформаційних позицій. Звідси випливає: цінність матеріалів дослідження визначається, головним чином, застосовуваними методами. Вони повинні забезпечувати необхідну точність конкретного дослідження, гарантувати статистичну вірогідність результатів, тобто можливість за обмеженою кількістю спостережень екстраполювати результати на інші об'єкти досліджуваної сукупності.

Водночас потрібно враховувати й економічність методів. Існують різні за формою й ефективністю методи дослідження управлінських процесів і організації праці керівників. Найвагоміші з них такі: хронометраж, моментні спостереження, юзд, фотографії і самофотографії робочого дня тощо. Усі вони мають ті чи інші недоліки, що становлять сутність процесів управління,

Моментні спостереження неможливо застосовувати в принципі при дослідженні управлінських процесів і розподілі витрат робочого часу керівників, що дають досить об'єктивну характеристику організації їхньої праці, тому що діяльність керівників має дуже широкий діапазон, що до того ж далеко не ідентичний у різні дні. З цієї ж причини нічого не дає при вивченні витрат часу керівників і мікроелементне нормування.

Неефективна при вивченні процесів управління й розподілу часу і самофотографія. По-перше, тому що вона сама вносить істотні перешкоди у сформований управлінський процес і вимагає від керівників значних додаткових витрат часу та постійного фіксування своєї уваги на необхідності вести певні записи. Правда, записи ці можна значно спростити, якщо підготувати спеціальні форми. Однак, як показала практика, навіть у цьому випадку самофотографія не показує реальностей процесу управління.

По-друге, керівники далеко не завжди фіксують усі елементи управління і витрати часу за конкретними напрямками, оскільки ці витрати нерідко практично дорівнюють витратам на запис і керівник не в змозі їх зафіксувати. Це веде до того, що реальне навантаження керівника в процесі виконання ним функцій управління значно більше, ніж отримане методом самофотографії. Крім того, самофотографія не виключає суб'єктивного тлумачення керівниками своєї діяльності. Анкетне опитування також дає дуже приблизні результати укрупненого порядку і теж не виключає елементів суб'єктивізму.

Інтерв'ю можна використовувати тільки при оцінці якогось дуже обмеженого явища і до вивчення процесів управління його застосувати практично неможливо.

Хронометраж і фотографія робочого дня дають досить точні результати в застосуванні до вивчення витрат робочого часу керівників, але їхній недолік полягає в основному в тому, що вони оцінюють лише чисто кількісні аспекти управлінської діяльності і фактично не дають її якісного аналізу.

У зв'язку з цим для дослідження процесів управління найбільш ефективний поведінковий метод, який поєднує у собі елементи фотографії і хронометражу, але значно розширює число кількісних факторів, що враховуються, і дозволяє досить докладно фіксувати якісні фактори.

Сутність поведінкового методу і його основна дперевага полягає у тому, що він дозволяє фіксувати плин процесів шляхом багаторазового спостереження за діяльністю управлінського персоналу в реальній виробничій обстановці. Тобто ми одержуємо детальний сценарій у часі поведінки управлінських ланок і окремих посадових осіб з урахуванням всебічного впливу на цю поведінку різних позитивних і негативних факторів.

Оскільки процеси управління є інформаційним відображенням процесів виробництва, то за основну постійну при поведінковому методі дослідження величину повинен бути прийнятий інформаційний зв'язок, під яким розуміється будь-яка діяльність посадової особи при виконанні функцій управління, при якій він вступає в контакт з іншими посадовими особами чи документами, механізованими й автоматизованими джерелами інформації з метою одержання чи видачі значимої інформації. Інформація вважається значимою, якщо вона: а) призначена для ухвалення рішення; б) несе в собі відомості про прийняте рішення.

При поведінковому методі дослідження фіксується цілий ряд показників, що характеризують діяльність окремих керівників, а через їхнє посередництво – і діяльність окремих ланок управління і системи управління в цілому. Поведінковий метод дозволяє легко диференціювати управлінський процес на окремі складові, що дуже важливо для аналізу й оцінки якості управління.

Звичайно, поведінковий метод трудомісткий і вимагає, щоб провідні спеціалісти дослідження знали виробничі взаємозв'язки, мали певні навички проведення досліджень і мали відповідну кваліфікацію.

Виконання цих вимог компенсується високою вірогідністю і об'єктивністю отриманих результатів, тому що поведінковий метод робить практично неможливим навмисне перекручування інформації про процеси управління з боку об'єкта дослідження з огляду на інертність сформованих методів управління.