Оптимизация численности персонала коммерческого банка на основе расчета трудоемкости бизнес-процессов

Довольно часто решения об изменениях в организационной структуре и численности персонала банка принимаются комитетом по кадрам или отдельными должностными лицами. Проблема в обосновании данных решений аналитическими расчетами. Исключением здесь является только расчет экономии от сокращения численности сотрудников. На основе процессного подхода и технологий бизнес-моделирования возможно произвести точный расчет для оптимизации оргструктуры и численности персонала в банке.

Оптимизация оргструктуры и численности персонала — это не обязательно сокращение штата и структурных подразделений. Под оптимизацией подразумеваются и увеличение численности персонала, и различные перемещения сотрудников, изменение состава и иерархии структурных подразделений банка.

Время — один из стратегических ресурсов в деятельности коммерческого банка. Оперативное управление временем (или тайм-менеджмент) позволяет быстро и эффективно выполнять определенную работу, например бизнес-процесс «Оформление выдачи кредита». Однако, если бизнес-процесс неправильно, неэффективно спроектирован и для него не хватает трудовых ресурсов, то оперативного управления временем уже недостаточно.

Необходимо анализировать и оптимизировать деятельность банка на основе расчета трудоемкости бизнес-процессов. В таком случае можно избежать непредвиденных простоев или больших задержек в бизнес-процессе. Особенно это актуально для клиентских бизнес-процессов, где время ожидания и качество обслуживания сильно влияют на лояльность клиентов.

В деятельности многих банков на сегодняшний день активно используются так называемые справочники (реестры) нормативной трудоемкости выполняемых сотрудниками процедур. Существуют различные методики по разработке и администрированию данных справочников. Рассмотрим методику Исаева Р.А., которая разработана на основе процессного подхода и специального метода расчета нормативной трудоемкости[23].

Для использования данной методики в банке должны быть формализованные описания бизнес-процессов.

С помощью расчета трудоемкости бизнес-процессов можно решить следующие задачи:

1. Определение оптимальной численности сотрудников. Расчет трудоемкости бизнес-процессов показывает и обосновывает возможные один из трех вариантов (сценариев), соответственно будут приниматься и управленческие решения в каждом конкретном случае:

1) текущего количества сотрудников недостаточно для выполнения объема работ бизнес-процессов. В данном случае рассчитывается оптимально необходимое количество сотрудников и осуществляется прием новых сотрудников;

2) сотрудники загружены не полностью, в результате чего неэффективно используется их рабочее время. В этом случае определяется, сколько сотрудников можно направить на решение других задач, перевести в другие подразделения/филиалы;

3) текущее количество сотрудников равно оптимальной численности сотрудников. Здесь можно констатировать, что деятельность выстроена эффективно и не требует изменений.

Отметим, что оптимальную численность сотрудников можно рассчитывать для сквозного бизнес-процесса (проходящего через несколько подразделений), для конкретного структурного подразделения банка, для конкретной должности. Все зависит от целей, исходных данных и правил их обработки.

2. Оптимизация бизнес-логики процессов. Оптимизация бизнес-логики, то есть алгоритмических схем выполнения процессов, заключается в следующем:

- изменение/перестроение алгоритмических схем бизнес-процессов;

- удаление действий (функций), имеющих большое время выполнения и незначительную результативность;

- переназначение действий на других сотрудников. Если действие могут выполнять несколько сотрудников, то следует выбрать того сотрудника, который тратит наименьшее время при эквивалентном качестве работы.

3. Автоматизация бизнес-процессов. Если деятельность по выполнению бизнес-процесса является очень трудоемкой, то искать возможность его автоматизации, то есть выполнение части его подпроцессов (процедур) с помощью компьютера и специализированного программного обеспечения.

4. Построение системы мотивации. Возможно построение системы мотивации для сотрудников, которая будет зависеть от отношения фактической трудоемкости бизнес-процессов к нормативной трудоемкости.

Рассмотрим, какие выгоды для банка может принести расчет трудоемкости бизнес-процессов:

1) снижение времени выполнения и стоимости бизнес-процессов;

2) стабильное функционирование бизнес-процессов;

3) повышение результативности и эффективности бизнес-процессов.