Подтверждение и отклонение заказов

( Acknowledgement / Confirmation and Refusal of Orders)

Чтобы сделать заказ (to place an order) на закупку тех или иных товаров обычно заполняют специальные бланки заказов (order forms), в которых указывается количество (quantity) изделий, их описание (description), цена (price), условия оплаты (terms of payment), дата поставки (date of delivery), скидки (discounts) и т.п. В ряде случаев, когда необходимо прояснить отдельные пункты заказа (to make certain points quite clear), пишется сопроводительное письмо (covering letter), к которому прилагается бланк заказа.

Если Продавец (Seller) или Поставщик (Supplier) товара в состоянии выполнить заказ, он посылает Покупателю (Buyer) подтверждение заказа (order acknowledgement, or confirmation), которое чаще всего представляет собой копию заказа (order copy, or duplicate), подписанную Продавцом. Обычно подтверждение заказа прилагается к сопроводительному письму, в котором Продавец выражает благодарность за заказ, а также сообщает Покупателю о тех или иных изменениях (изменении цен, сроков поставки и т. п.).

Если Продавец либо Поставщик товара по каким-либо причинам не в состоянии выполнить заказ, он либо отказывается от заказа (to refuse (to reject, to decline) the order), либо предлагает адекватную замену (substitute) товару, которого нет в наличии.

Клише и выражения писем-заказов:

— In reply (response) to у our letter (fax) of (dated)..., we thank you for... - В ответ на Ваше письмо (факс) от..., мы благодарим Вас за...

— We are pleased to enclose our Order No.... - Имеем удовольствие приложить к данному письму наш заказ №...

— We enclose (are enclosing) our order for... - Мы прилагаем наш заказ на...

— We accept your offer and have pleasure in placing an order with you for... - Мы принимаем ваше предложение и имеем удовольствие разместить у вас заказ на...

— Please confirm that you can supply... - Просим подтвердить, что вы можете поставить...

— Please send the copy of this order to us, duly signed, as an acknowledgement. - В качестве подтверждения заказа просим выслать нам подписанную Вами копию заказа.

— Please supply/send us... — Просим поставить...

Клише и выражения писем-подтверждений заказов:

— Thank you very much for your order No... of (dated). - Благодарим Вас за Ваш заказ №... от...

— As requested we enclose (are enclosing) the copy of your order, duly signed, as an acknowledgement. - Как Вы просили, мы прилагаем копию заказа, подписанную нами, как подтверждение Вашего заказа.

— We confirm that delivery will be made by... - Мы подтверждаем, что поставка будет произведена к... (такой-то дате).

— We hope that you will have a good turnover, and that we will be dealing with у our company in the future. - Надеемся, что вы будете иметь хороший оборот, и мы будем сотрудничать с вашей компанией и в дальнейшем.

— Delivery will be made in conformity (accordance) with у our instructions. — Поставка будет произведена в соответствии с вашими инструкциями.

Клише и выражения, используемые при отклонении заказов:

— We are sorry (we regret) to let you know (to inform you) that we cannot execute your order because of...- К сожалению, вынуждены сообщить вам, что мы не можем выполнить ваш заказ по причине...

— The goods you ordered are no longer available. - Товара, который вы заказали, больше в наличии не имеется.

— We can offer you a substitute. - Можем предложить вам за мену.

Образец письма-заказа (Sample Letter of Order)

Printing Equipment Ltd. 180 London Road Exeter EX4 4JY England   Attention: Mr. Fred North 21th March, 2006 Our Order for Printing Equipment In response to your letter of 2d March, we thank you for sending us your catalogues of printing equipment. We are enclosing our Order No. 140, and would ask you to return its duplicate to us, duly signed, as an acknowledgement. Yours faithfully, V. Smurov Vladimir Smurov Export-Import Manager Enc. Order No. 140

 

ORDERN0.140 (please refer to this number on all correspondence)

Printing Equipment Ltd. 180 London Road Exeter EX4 4JY England 21th March, 2006 Please, supply 10 Printers № 90876. Price: £50.03 each (total — £500,3) Delivery: air freight, CIF St.Petersburg. Payment: by letter of credit. p.p. Chief Buyer A.Postnikov Public World Co. Please send us the copy of this order, duly signed, as an acknowledgement.

 

Образец письма-подтверждения заказа (Sample Letter of Acknowledgement)

Public World Co. 48, Nevsky Ave., St.Petersburg 689006 Russia 28th March, 2006 Ref: Order No. 140 of 21th March, 2006 Dear Mr. Smurov, Thank you for your letter of 21th March, 2006. We are pleased to acknowledge your order for printing equipment and enclose the copy of it, duly signed, as requested. Delivery will be made immediately on opening a letter of credit with Bank of England for the amount of £500,3. Yours sincerely, Fred Stock Fred Stock Purchasing Manager