Документальное подтверждение расходов

Для того чтобы расходы учесть, их нужно документально подтвердить. Это одно из требований, установленных п. 1 ст. 252 ПК РФ.

Чтобы подтвердить осуществленные расходы, необходимо оформить соответствующие документы. Статья 252 НК РФ разрешает подтверждать расходы любыми документами, которые оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации. В том числе документами, которые косвенно подтверждают произведенные расходы, например: таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором.

Если расходы произведены на территории иностранного государства, то для их подтверждения можно представить документы, которые действуют в этом государстве. При этом документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н). Такой перевод может сделать как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации.

Таким образом, НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые следует оформить для подтверждения осуществленных расходов. НК РФ также не предъявляет каких-либо требований к оформлению (заполнению) расходных документов. Главное, чтобы на основании документов, которые есть в организации, можно было сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены.

Как правило, документов по одной расходной операции оформляется несколько, как минимум два: один, назовем его базовым, предусматривает основание расхода, а второй, платежный (расчетный), оформляет сам расход. Базовым документом может быть договор или внутренний документ организации. Так, например, если расходы связаны с приобретением товаров (работ, услуг, имущественных прав) у других организаций, то основанием их возникновения будет договор с поставщиком (п. 1 ст. 161 ГК РФ). Договор в данном случае предусматривает основание, порядок и сумму платежа (ст. 420 ГК РФ).

Сам же платеж производится с оформлением платежных документов: платежного поручения или расходного кассового ордера (п. 3.1 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П (в редакции от 22.01.2008), п. 14 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 в редакции от 22.06.1996).

Если расходы не следуют из договоров, то они, как правило, оформляются внутренним распорядительным документом организации. Например, основанием расходов на выплату премий работникам является соответствующий приказ руководителя о премировании, основанием командировочных расходов — приказ руководителя о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Выплаты производятся, как правило, из кассы по расчетно-платежной ведомости.

Однако в большинстве случаев для подтверждения расхода недостаточно основного базового и платежного документов. Нужны еще и другие документы, при отсутствии которых нельзя сделать однозначный вывод о том, что расходы фактически произведены. Это могут быть различные акты приема-передачи товаров (работ, услуг), счета на оплату, выставляемые поставщиками (исполнителями), отгрузочные документы поставщиков, кассовые и товарные чеки и др.

При оформлении документов необходимо внести в них все необходимые данные о расходах.

Если же контрагент не состоит на налоговом учете или исключен из ЕГРЮЛ и налогоплательщик не может доказать использование услуг в деятельности компании, такие расходы документально подтвержденными не являются.

Отнесение затрат, не подтвержденных документально, к расходам, учитываемым в целях налогообложения, не производится.

Кроме того, необходимо отметить, что принцип документирования затрат — это принцип бухгалтерского учета. Однако для формирования «налоговых расходов» и, следовательно, для определения налогооблагаемой базы он играет большое значение. Более того, в соответствующих статьях гл. 25 Налогового Кодекса РФ рассмотрены вопросы специального налогового учета, одной из задач которого является обеспечение документирования затрат.

Так, в соответствии со ст. 313 Налогового кодекса РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Необходимо отметить, что вышеуказанное требование о строгом документировании затрат впервые так строго закреплено в налоговом законодательстве. Ранее подобное положение только косвенно вытекало из правил исчисления и уплаты налога на прибыль. Представляется, что после 1 января 2002 г. конфликтные ситуации могут возникать в случаях, когда:

а) у организации есть не все документы, оформляющие ту или иную расходную операцию;

б) у организации есть документы, обосновывающие те или иные расходы, но их оформление имеет какие-либо дефекты и вызывает претензии со стороны налоговых органов.

В этой связи необходимо отметить, что в каждом конкретном случае необходимо исходить из всех условий документирования операции в совокупности данных.

Федеральным законом от 6 июня 2005 г. № 58-ФЗ в п. 1 ст. 252 внесены изменения, расширяющие перечень документов и оснований, по которым налогоплательщик может подтверждать произведенные расходы. Согласно данным изменениям с 1 января 2006 г. можно подтверждать произведенные расходы документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, а также документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Безусловно, эти нормы расширяют возможности налогоплательщика в части подтверждения произведенных расходов. Кроме того, перечень расходов данного типа открытый. Однако при применении данной нормы следует быть предельно осторожным. Нельзя забывать, что необходимость подтверждения экономической обоснованности, связи с производством и реализацией указанных расходов остается. Кроме того, обычаи делового оборота в иностранном государстве также придется каким-то образом подтверждать.

Что касается механизма косвенного подтверждения расходов, то это касается ситуаций, когда расходы осуществляет не непосредственно налогоплательщик, а иное лицо, но в его интересах. Например, работник в командировке осуществляет расходы от собственного имени, но в интересах предприятия. Контрагент оплачивает железнодорожный тариф, но по договору это затраты предприятия. Арендодатель оплачивает за арендатора коммунальные услуги. Во всех подобных случаях применим данный порядок.

Иными словами, расходы осуществлены, но нет документов, прямо (от имени налогоплательщика) подтверждающих факт несения затрат. Следовательно, в данном случае используются документы, косвенно подтверждающие произведенные затраты.

В заключение отметим, что каких-либо установленных перечней документов данного вида не имеется, в каждом случае это будет самостоятельный пакет документов.

При осуществлении реорганизации документальное подтверждение расходов осуществляется на основе данных документов налогового учета передающей стороны. В процессе реорганизации у вновь созданных и реорганизованных организации могут возникнуть следующие три вида расходов:

■ расходы, понесенные прежней организацией, которые учитываются единовременно (например сырье, материалы);

■ расходы (убытки), сформированные у прежней организации, для учета которых предусмотрена специальная по периодам времени процедура (например, убытки обслуживающих производств и хозяйств);

■ расходы, связанные с передачей (получением) имущества в процессе реорганизации.