Письма о платежах и письма напоминания

(Payment and Reminders)

Часто деловые партнеры осуществляют свои взаиморасчеты чеками в соответствии с условиями платежей. Иногда оплата в срок не производится, и необходимо напомнить должнику о неоплаченном счете. Первое письмо-напоминание пишется в дружеском тоне. Однако если в ответ на это письмо платеж все еще не произведен, то кредитор пишет снова в более твердом тоне.

Пример письма-напоминания об оплате

(Sample of a Reminder Letter)

Public World Co. 48, Nevsky Ave., St.Petersburg 689006 Russia 18th May, 2006     Dear Mr. Smurov: According to our records payment of our invoice No. 3823, sent to you in March, has not yet been made. As specified on all our estimates and invoices our terms of payment are 30 days. Your invoice has now been outstanding for 40 days. In the case of unsettled debt of this duration it is our company policy to take legal action. We would naturally prefer not to have to go so far. Would you please send us a check by return? In case you have lost or mislaid the original I am enclosing a copy of our invoice. We look forward to receiving your payment by return. Yours sincerely, Peter Lacrosse Peter Lacrosse Credit Controller

 

Платежи:

— Payment by irrevocable L/C in US dollars to a United States bank, allowing part-shipment and transshipment, and valid for 90 days from order date. - Платеж безотзывным аккредитивом, действительным в течение 90 дней от даты заказа, через любой американский банк. При этом разрешается частичная отгрузка и перевалка (с одного судна на другое).

— Payment with order by banker's draft or check to a UK bank. - Оплата по приказу посредством банковской тратты или чеком на английский банк.

— We have pleasure in enclosing our check for $ 500. - С удовольствием вкладываем наш чек на 500 долларов.

— Payment is being made by banker's draft in settlement of your invoice for $500. - Платеж будет произведен банковским векселем в погашение вашего счета-фактуры на 500 долларов.

— Lloyds Bank will accept your draft. - Ллойдз банк примет ваш вексель.

— We have opened L/C with Lloyds Bank. - Мы открыли аккредитив через Ллойдз банк.

— Please draw $500 on us at 90 day's sight. - Выпишите, пожалуйста, нам счет на 500 долларов со сроком оплаты 90 дней.

Напоминание и продление кредита:

— May we again remind you that this account is still overdue. - Позвольте еще раз напомнить вам, что этот счет все еще не оплачен.

— According to our conditions of sale, your remittance was due on March 12. - В соответствии с условиями нашей сделки, ваш перевод должен был поступить 12 марта.

— It is no doubt through an oversight on your part that settlement is three months overdue. - Нам кажется, что вы забыли погасить свой долг, срок которого истек 3 месяца назад.

— We must insist on receiving payment by 31th January; failing this we shall be compelled to take legal action. - Мы настаиваем на получении платежа к 31 января; если этого не произойдет, то мы будем вынуждены обратиться в суд.

— We have often reminded you of the outstanding amount, but have received no reply or remittance from you. - Мы часто напоминали вам о неоплаченном счете, но не получили от вас ни ответа, ни перевода.

— The recent devaluation of the dollar has caused a setback in business. - Последняя девальвация доллара привела к снижению деловой активности.

— Would you allow me to postpone settlement of your account? - Просим разрешить нам задержать оплату вашего счета.

— Since you have always met your obligations in the past, we are prepared to allow you a postponement of payment. - Так как в прошлом вы всегда выполняли свои обязательства, то мы можем разрешить вам задержать оплату.

— Please send us half of the amount by return, and sign the enclosed acceptance for the remainder. - Пожалуйста, верните нам половину суммы и подпишите вложенный акцепт на остаток.

— We trust you will settle the remainder by paying in monthly installments. - Мы надеемся, что вы погасите остаток путем выплаты ежемесячных взносов.

Встречный запрос

(Counter-Inquiry).

I. При наличии несогласованностей между предложением и заказом или изменения условий возникает необходимость послать встречный запрос (counter-inquiry).

Структура встречного запроса со стороны продавца:

1. Благодарность за заказ.

2. Описание противоречия(ий).

3. Предложение варианта решения.

Структура встречного запроса со стороны покупателя, т.е. изменение заказа:

1. Ссылка на заказ или договор.

2. Описание изменения или корректировки.

3. Благодарность за согласие на дополнительные услуги.

 

Отзыв заказа

(Withdrawal of the Order).

II. Отзыв заказа (withdrawal of the order) необходимо подтвердить в письменной форме.

Структура письма-отзыва заказа:

1. Ссылка за заказ.

2. Обоснование причины его отзыва.

3. Извинения и, возможно, обещания на будущее.

Клише и выражения письма-отзыва заказа:

— We have ordered..., but unfortunately made a mistake. - Мы заказали..., но, к сожалению, допустили ошибку.

— We are so sorry, but we have to withdraw our order. - Нам очень жаль, но мы должны аннулировать заказ.

— Unfortunately we cannot sell the goods to another party. - К сожалению, мы не в состоянии продать товар на стороне.

— Because of urgent reorganization of our production we cannot use the ordered material. - Из-за срочной реорганизации производства мы не можем использовать заказанный материал.

— We are sorry to inform you that our client became insolvent. - С сожалением сообщаем вам, что наш клиент стал неплатежеспособным.

— We can only consider placing an order if you can give us a price reduction of 10 %. - Мы сможем говорить о размещении заказа только в том случае, если вы снизите цену на 10 %.

— We plan to compensate your losses by a new order. - Мы планируем компенсировать вам ущерб новым заказом.

— We promise to turn to you if demand is available. - Обещаем, что обратимся к вам при возникновении спроса.

 

С другой стороны, отзыв заказа, несомненно, вызовет неудовлетворение партнера.

Выражения неудовлетворения:

— The contents of your letter have surprised us. -Содержание Вашего письма удивило нас.

— This sets up a chain involving several complications. - Это вызывает ряд определенных затруднений.

— I simply cannot understand why you did not tell us. - Я просто не могу понять, почему Вы не предупредили нас.

— We are very disappointed about this fact, and hope that you can help me to clear up this very strange situation. - Мы очень огорчены данным обстоятельством и надеемся, что Вы объясните мне эту странную ситуацию.

— Your offer was disappointing; we had expected better terms. - Мы разочарованы вашим предложением; мы ожидали лучших условий.

 

Изменение условий (Changes in Business)

III. Изменения условий (changes in business). Различные изменения, вызванные слиянием, поглощением фирм, новыми назначениями, переходом людей на другие места работы и т.д., довольно часто встречаются в деловой практике. Часто возникает необходимость поставить об этом в известность своих деловых партнеров.

Клише и выражения, описывающие различные изменения:

— We have pleasure in notifying yon / announcing that our business has been amalgamated -with... - С удовольствием сообщаем вам о том, что наша фирма объединила свои усилия с...

— Please note that last -week we opened a new branch / factory at... - Учтите, пожалуйста, что на прошлой неделе мы открыли новый филиал / фабрику в...

— То mark the occasion we are making a special offer of... - Пользуясь случаем, мы делаем особое предложение...

— We are writing to inform you that Mr Ivanov and Mr Smurov have been appointed as Directors in succession to Mr Petrov and Mr Nikonov. - Мы пишем, чтобы сообщить Вам о том, что господа Иванов и Смуров были назначены нашими директорами как преемники Петрова и Никонова.