I. 3 стандартные выражения в деловых письмах

1. We have received your letter of the 15^th of May. We are in receipt of your letter of the 15^th of May. We are in possession of your letter of …. 2. We thank you for your letter dated the 15^th of May.   3. In reply (In answer, In response) to your letter of… 4. We are obliged for your letter of… 5. We acknowledge the receipt of your letter of… We beg to acknowledge the receipt of your letter of… 6. We refer to your letter of…	1. Мы получили Ваше письмо от 15 мая.     2. Благодарим Вас за письмо, датированное 15 мая. 3. В ответ на Ваше письмо от… 4. Мы благодарны за Ваше письмо от… 5. Подтверждаем получение Вашего письма от… 6. Мы ссылаемся на Ваше письмо от…
7. Please inform us… 8. We shall be obliged if you inform us … We shall appreciate it if you inform us … 9. We ask you to inform us… 10. In compliance with your request… 11. As requested in your letter of…	7. Пожалуйста, сообщите нам… 8. Мы будем благодарны / признательны, если Вы сообщите нам… 9. Мы просим Вас сообщить нам… 10. Во исполнении Вашей просьбы… 11. Как Вы просили в Вашем письме от…
12. We are sending you… 13. We are pleased to send you… 14. We enclose… / We attach... 15. We are sending you enclosed (attacned)… under the same cover under separate cover	12. Посылаем Вам… 13. С удовольствием посылаем Вам… 14. Мы прилагаем… 15. Посылаем Вам с этим письмом… в том же конверте в отдельном пакете /конверте
16. We revert to our letter of… 17. Further to our letter of the 17th January, we beg you to note...   18. We look forward to hearing from you... 19. We are interested in …	16. Мы возвращаемся к нашему письму от.. 17. В дополнение к нашему письму от 17-ого января, мы просим Вас отметить / обратить внимание... 18. Ждем с нетерпеньем ответа от Вас... 19. Мы хотели бы узнать…

I.4 ТИПЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Письмо-запрос (Inquiry)

Письмо-запрос (inquiry, или enquiry) компания посылает, когда хочет:

— получить подробную информацию о товарах (goods);

— узнать, имеются ли они в наличии (availability of goods);

— уточнить время и сроки поставки (delivery dates);

— получить информацию об условиях поставки и скидках (terms and discounts), способе транспортировки (method of transportation), страхований (insurance);

— получить информацию о ценах на товары (prices of goods);

— получить каталоги (catalogues) и образцы товара (samples of goods), и т. п.

При написании писем-запросов следует как можно подробнее изложить суть вопроса (to give full details), что позволит Вашему деловому партнеру сократить время на составление ответа.

В случае если Вы обращаетесь с запросом в данную компанию первый раз, в письмо желательно включить следующие пункты:

1. Указание на источник информации о данной компании и ее товаре.

2. Суть вопроса.

3. Краткие сведения о Вашей компании.

4. Выражение надежды на сотрудничество.

Причем совсем не обязательно строго придерживаться данной последовательности. При повторном запросе в письмо обычно включается только второй пункт. Как и большинство других деловых писем, письмо-запрос, как правило, печатается на фирменном бланке, на котором указаны название компании-отправителя запроса* ее почтовый адрес, номера телефонов и факса.

Образец письма-запроса

(Sample Inquiry Letter)

Printing Equipment Ltd. 180 London Road Exeter EX4 4JY England 25th February, 2006 Dear Sir, We read your advertisement in the 'Pet Magazine’ of 25th December. We are interested in buying your printing equipment. Would you kindly send us more information about this equipment: — price (please quote CIF price) — dates of delivery — terms of payment — guarantees — if the price includes the cost of equipment installation and staff training. Our company specializes in publishing in Russia. We have more than 50 dealers and representatives in different regions and would like to start publishing cards. If your equipment meets our requirements, and we receive a favorable offer, we will be able to place a large order for your equipment. Your early reply would be appreciated. Yours faithfully, V.Smurov V.Smurov, Export-Import Manager

Клише и выражения писем-запросов:

К п. 1:

— We read your advertisement in... - Мы прочитали вашу рекламу в...

— With regard (о your advertisement in.,. of... we would ask you... - В связи с публикацией вашей рекламы в... от... мы хотели бы попросить вас...

— We have heard of your products from... - Мы узнали о продукции вашей компании из...

— We have seen your current catalogue showing... - Мы обратили внимание на ваш последний каталог, в котором описаны...

К п. 2:

— We are interested in buying (importing, etc.)... - Мы хотели бы, купить (импортировать и т. п.)...

— Please inform us (let us know) as soon as possible,.. - Просим сообщить нам как можно скорее...

— Would you please inform us if it is possible to deliver... - Просим сообщить нам, сможете ли вы поставить...

— Please let us know what quantities you are able to deliver till... - Пожалуйста, сообщите нам, какое количество вы сможете поставить до

— Could you let us have a quotation/or... - Сообщите нам, пожалуйста, расценки на…

— Would you kindly quote your prices and terms of delivery (terms of payment, etc.) for... - He могли бы вы установить нам цены и условия поставки (условия оплаты т. и.) на...

— We would like to have further details about.,. - Мы бы хотели получить более подробную информацию о...

— We would like to represent your products in the Russian market. - Мы бы хотели представлять вашу продукцию на российском рынке.

— Please send us samples of... your catalogues, leaflets, etc.) - Пожалуйста, вышлите нам образцы... (свои каталоги, брошюры и т. п.)

Кп.3:

— As distributors we have a large network of …- Как дистрибьюторы мы имеет обширную сеть...

— In connection with this.., - В связи с этим,..

— We are distributors (importers, retailers, etc) of... - Мы являемся дистрибьюторами (импортерами, продавцами и т.п.) …

— We would like to get in touch with manufacturers (suppliers, sellers, etc.) of... - Мы бы хотели установить контакт с производителями (поставщиками, продавцами и т.п.)...

— There is a large market here for your products. – Ваша продукция найдет у нас своего покупателя.

— For over... years our company has imported from western countries... - Более, чем... лет наша компания импортирует из западных стран.

— Our company was founded in... - Наша компания была основана в... году.

— We usually effect payment by letter of credit (cheque, bank transfer, etc.). - Мы обычно производим оплату путем открытия аккредитива (чеком, переводом и т. п.)

Кп.4:

— If your prices are competitive we may be able to let you have regular orders. - Если ваши цены устроят нас, мы будем регулярно заказывать вашу продукцию.

— We look forward to your early reply. - С нетерпением ждем Вашего ответа.

— Your prompt answer would be appreciated. - Будем признательны за быстрый ответ.

Письмо-предложение (Offer)

Письмом-предложением поставщик (the Supplier) обычно отвечает на письмо-запрос. Отвечая на общий запрос, он благодарит за проявленный интерес и обычно прилагает прейскуранты (price-lists), каталоги (catalogues) или условия типового договора (Typical Contract). Ответ на специальный запрос предусматривает ответы на все вопросы потенциального клиента.

Структура письма-предложения:

1. Повод написания.

2.Ответы на вопросы потенциального заказчика.

3. Дополнительные предложения.

4.Выражение надежды на заказ.

Отвечая на вопросы, следует дать точное описание товара, по возможности сопроводить его фотоматериалами и/или рисунками и/или образцами {samples). При определении цены (price) учитываются возможные скидки (discounts). Отдельно решаются вопросы расходов на упаковку (packing), транспортных расходов (transportation costs'), условий поставки (terms of delivery) и оплаты (terms of payment).

Письма-предложения посылают также без предшествующего запроса, если поставщик желает привлечь внимание потенциальных клиентов или найти новых заказчиков на конкретные продукты (special products) или их ассортимент (range). Твердое предложение (firm offer) предусматривает особые условия, например, конечный срок (deadline) получения заказа и систему скидок в зависимости от количества товара и других условий.

 

Образец письма-предложения

(Sample Letter of Offer)

Mr. Fred Stock Purchasing Manager Printing Equipment Ltd 2d March, 2006   Dear Mr. Smurov, Thank you very much for your enquiry. We are pleased to inform you that we have a new line of printing equipment that fit your specifications exactly. The most suitable of our products for your requirements is the 90876 Printer. This product combines economy, high power output and quick charging time and is now in stock. I enclose a detailed quotation, specifications and delivery terms. As you will see from this, our prices are very competitive. If you would like further information, please contact Mr. Limington: his telephone number is 01119876009. I look forward to hearing from you. Yours sincerely, Fred Stock Fred Stock

Клише и выражения письма-предложения:

К п.1:

— We were pleased to learn у our interest in... - Нам было приятно узнать о Вашей заинтересованности в...

— We are most pleased that you want to buy... - Мы очень довольны, что вы пожелали купить...

— We are glad to say that we can reserve you... - Мы рады сообщить, что можем оставить за вами...

— It is good of you to take so much interest in our work... - Было очень любезно с Вашей стороны проявить такой интерес к нашей работе...

— We take pleasure in sending you the desired samples and offer... - С удовольствием посылаем выбранные вами образцы и предлагаем...

— As to your inquiry of... we are informing you that... - На Ваш запрос от... мы сообщаем Вам, что...

К п. 2:

— We enclose our catalogue with the latest price-list. - Мы прилагаем наш каталог с новейшим прейскурантом.

— Our detailed catalogue will demonstrate the wide range of our products. - Наш подробный прейскурант убедит вас в разнообразии нашего ассортимента.

— Our proposal is valid till... - Наше предложение действительно до...

— We deliver our goods on С IF terms. - Мы поставляем на условиях СИФ.

— The price covers packing and transportation expenses. - Цена включает упаковку и транспортные расходы.

— We can give you a 5 per cent discount. - Мы можем предоставить вам 5"% скидку.

— As you can see from our price-list, our prices are at least 3 % lower than market prices. - Как видно из нашего прейскуранта, наши цены по крайней мере на 3% ниже рыночных.

К п. 3:

— I especially call your attention to... -Я особенно обращаю ваше внимание на...

— Besides the above mentioned goods our company also produces (see...) - Кроме упомянутых выше товаров наша фирма производит также (см....)

— ... will meet most of your requirements. - Для ваших целей вам лучше всего подойдет...

К п. 4:

— We ask you to consider our proposal once more and let us know if we can expect your order. - Мы просим вас еще раз обсудить наше предложение и сообщить нам, можно ли рассчитывать на получение заказа.

— I encourage you to order as soon as possible as the quantity of this product available at our warehouse is limited. - Я прошу вас быстрее оформить заказ, так как количество этого товара на складе ограничено.

— We would appreciate if we get the order from you as soon as possible. - Мы были бы очень рады получить от вас заказ как можно скорее.

— ~lf you are not happy with our proposal please let us know why. - Если вас не устраивает наше предложение, просим сообщить нам о причине.

— We are looking forward to hearing from you soon. - С нетерпением ждем ответа.

Рекламное письмо (Advertising)

Основой торговли является реклама. Поэтому одним из шагов к установлению прочных деловых контактов является обмен рекламными материалами с целью дать как можно более полное представление о той продукции (информации, услугах), которая может стать основой будущего партнерства.

Наиболее популярным, простым и доступным средством рекламы была и остается печатная продукция - проспекты, каталоги, рекламные листовки и брошюры, пресс-релизы и пр. В рекламном письме желательно проявить изысканную вежливость.

Известить делового партнера о высылке тех или иных материалов (приложением к письму или отдельной бандеролью) можно следующим образом:

— We are attaching some information about... - Приводим некоторую информацию о...

— I enclose the description of- Прилагаю описание...

— I am enclosing a folder -with information on our new... - Прилагаю подшивку с информацией о наших новых...

— Our new trade list -will be available in a week and we are making a note to send you one as soon as it comes off the press. - Наш новый перечень товаров будет готов через неделю, и мы вышлем Вам экземпляр, как только он выйдет из печати.

— We would like to draw your attention to the attached press release announcing the launch of... products and services. -Хоте лось бы обратить Ваше внимание на прилагаемый пресс-релиз, которым мы извещаем о нашей продукции и услугах в области...

— Our new catalogue will be published soon, and I shall send you a copy when it appears. - Наш новый каталог вскоре будет издан, и я вышлю Вам экземпляр, как только он появится.

— As you requested, we are enclosing a copy of our latest catalogue. - По Вашей просьбе прилагаем экземпляр нашего послед него каталога.

— I am enclosing our price-list which gives you some idea of the range of areas we promote so that you can see whether or not we could be of service to you. - Я прилагаю наш прейскурант, чтобы Вы смогли получить некоторое представление о том, в каких областях мы работаем и можем ли мы быть полезными для Вас.

— I have just sent you, by separate mail, our recent catalogue for this year. - Я только что выслал Вам отдельным пакетом наш свежий каталог на этот год.

— I would be happy to send you both our monthly descriptive brochures on new products and our complete catalogue. - С удовольствием вышлю Вам наши ежемесячные обзорные брошюры по новой продукции и полный каталог.

— Enclosed you will find the latest listing of our products. - Прилагается самый последний перечень нашей новой продукции.

— Enclosed is a backlist of... that we are promoting. - Прилагается перечень..., выпуск (продажу) которых мы возобновляем.

— I will send you our catalogues on a regular basis. - Я буду высылать Вам наши каталоги регулярно.

Концовка с благодарностью. Различают общие и конкретные выражения благодарности. Например общие:

— We appreciate your cooperation. - Мы бы высоко оценили наше сотрудничество.

— Thank you for your continued support. - Спасибо за постоянную поддержку.

— Thank you for у our cooperation. - Благодарим Вас за сотрудничество.

— Thank you for your interest in… - Благодарим Вас за интерес к...

Конкретные:

— May I take this opportunity to thank you for... - Пользуясь случаем, благодарю Вас за...

— May I thank you, once again, for giving me the opportunity to... - Позвольте еще раз поблагодарить Вас за предоставленную возможность...

— I wish to thank you for... - Я хотел бы поблагодарить Вас за...

Приглашение ответить на письмо является обычной концовкой.

— Would you please let me have your comments at your earliest convenience. - Хотелось бы при первой возможности услышать от Вас комментарии.

Предложение помощи в дальнейшем:

— Should you have any questions, feel free to contact me at... - Если у Вас появятся какие-то вопросы, сразу же свяжитесь со мной...

— Please do not hesitate to write if you require additional information. - Пожалуйста, пишите без колебаний, если потребуется дополнительная информация.

— If you have any other questions, please get in touch with... - Если у Вас появятся какие-либо другие вопросы, свяжитесь, пожалуйста, с...

— If you require further assistance, please do not hesitate to write... - Если Вам понадобится от нас помощь, сразу же сообщите без колебаний...

— If you require further information, we would be most pleased to supply it. - Если Вам понадобится дополнительная информация, мы будем счастливы ее предоставить.

— We consider this activity as one of extreme importance, not only to provide technology transfer, but to further understanding and cooperation between our countries. - Мы рассматриваем эту деятельность как чрезвычайно важную не только в плане передачи технологий, но и в деле дальнейшего развития взаимопонимания и сотрудничества между нашими странами.

— We have no doubt that we would find a satisfactory market for... in your country. - Мы не сомневаемся, что найдем достаточный спрос на... в вашей стране.

Заключение с выражением доброй воли:

— I trust this to be to your satisfaction — I hope that this is to your satisfaction. - Я верю, что это вас удовлетворит.

— I trust that these arrangements meet with your approval. - Я полагаю, что Вы одобрили бы эту работу.

—- I hope that this information will be of some assistance to you. - Надеюсь, что данная информация будет полезна для Вас.

 

Письмо- заказ. ( Order )