Модульная единица 2. Современное деловое письмо

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Красноярский государственный аграрный университет»

 

С.И. Горкунова

 

 

ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

 

Методические указания

 

 

Красноярск 2014

Рецензент

М.С. Шарапаева к.б.н., доцент каф. ЭЖД Красноярского института железнодорожного транспорта

Горкунова С.И.

Деловая корреспонденция: метод. указания / С.И. Горкунова; Красняр. гос. аграрный ун-т. – Красноярск, 2014 – 22 с.

 

 

Приведены цели и задачи дисциплины, основное содержание теоретического курса дисциплины «Деловая корреспонденция», рекомендуемая литература, тестовые задания.

Предназначено для студентов специальностей 080400.62 «Управление персоналом», 080200.62 «Менеджмент организации», 051000.62 «Профессиональное обучение (по отраслям)».

 

 

Печатается по решению редакционно-издательского совета

Красноярского государственного аграрного университета

 

ВВЕДЕНИЕ

Любой вид профессиональной деятельности в той или иной мере связан с необходимостью оформления документов, ведения деловой переписки и т.д. От организации и техники ведения делопроизводства и документирования зависят оперативность, надежность, экономичность этой деятельности.

Работники коммерческих служб и предприятий занимаются обработкой информации и постоянно имеют дело с документами как ее носителями. Работа с документами, их составление и изготовление, учет и классификация – один из предметов их труда. Учебная дисциплина «Деловая корреспонденция» имеет своей целью ознакомление с теорией и практикой документирования и основами организации работы с документами в деятельности предприятий. Знания, полученные студентами при изучении данного курса, позволят в практической деятельности грамотно и оперативно готовить документы по различным сторонам профессиональной деятельности.

Предметом дисциплины является изучение правил составления и оформления деловых документов.

Объектами изучения данной дисциплины являются документы, системы документации, организационные принципы и технология документационного обеспечения деятельности предприятий, основанных на различных делопроизводственных методах работы с документами.

Дисциплина «Деловая корреспонденция» изучается в течение одного семестра, состоит из лекционного курса и практических занятий. Итоговая форма контроля – зачет.

 

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДИСЦИПЛИНЫ

1. Цель курса:

- получение знаний и умений надлежащим образом

преподнести информацию в письменном виде, т.е. правильно составить и оформить

документ; -умение организации документооборота и технологии работы с документами,

включая технологию работы с распорядительными документами государственных органов

власти, регистрации, контроля сроков их исполнения; - информационно-справочная работа.

2. Задачи курса:

- охарактеризовать актуальность вопросов современной регламентации

делопроизводства, составления и оформления управленческих документов;

- научить особенностям языка и стиля служебных документов;

- осветить вопросы организации работы с документами, включая исполнение и контроль, правила хранения документов в делопроизводстве и подготовка их к сдаче в архив.

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКОГО КУРСА ДИСЦИПЛИНЫ «ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ»

Модуль 1 Составление и оформление основных документов

Модульная единица 1. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов

История делопроизводства в России. Основные понятия и определения документирования управленческой деятельности.

Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Понятие «документ». Виды документов и их классификация. Функции документа. Системы документации. Классификация управленческой документации. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов. Состав реквизитов документов.

Литература

1. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003) учебное пособие [для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования] / М.И. Басаков. – 7-е издание, переработанное и дополненное – Москва: Дашков и К°, 2010. - 347 с.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов / Государственный стандарт Российской Федерации. – М., 2003.

3. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие –
3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003.

4. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология ДОУ): учебник для вузов / Кузнецова Т.В. – М.: ЮНИТИ, 2005. – 320с.

5. Мандрица, В.М., Семенов, М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности / В.М. Мандрица, М.В. Семенов – Ростов-на-Дону: Феникс, 2001.- 288 с.

6. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству с учетом последних изменений в законодательстве / М.Ю. Рогожин - 2-е изд., обновл. - СПб.: Питер, 2011. - 172 с.

 

Модульная единица 2. Современное деловое письмо

Деловое письмо в условиях унификации. Структура деловых и коммерческих писем. Правила оформления делового письма. Классификация деловых и коммерческих писем. Стандартные фразы и выражения деловых и коммерческих писем. Рекомендации к написанию деловых и коммерческих писем: информативность и убедительность делового письма; основные требования к тексту деловой переписки; рекомендации по использованию цифр и слов, обозначающих количество и порядок; сокращения как заменители слов и словосочетаний; этикет в деловой переписке. Составление письма-просьбы, письма-рекламации (претензии), письма-предложения, письма-отказа в просьбе.

Литература

 

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие. Перераб. и доп. / В.И. Андреева – М.: Управление персоналом, 2005.- 194 с.

2. Ахбарова Г.Х. Деловое письмо / Г.Х.Ахбарова - М.: Просвещение, 2005. - 136 с.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов / Государственный стандарт Российской Федерации. – М., 2003.

4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003. - 272 с

5. Кирсанова, М.В., Анодина, М.М., Аксенов, Ю.М. Деловая переписка: учебное пособие / Кирсанова М.В., Анодина М.М., Аксенов Ю.М. – М.: ИНФРА-М, 2006.-135 с.

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технология ДОУ): учебник для вузов – М.: ЮНИТИ, 2005.

7. Мандрица, В.М., Семенов, М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности / Мандрица В.М., Семенов М.В. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2001.- 288с.

 

Модульная единица 3.Международные письма

 

Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки. Сравнение реквизитов писем в России и международных писем. Реквизиты международного письма: сведения об отправителе (Issuer Field);ссылки на индексы отправителя (Reference Line); дата (date); «внутренний адрес» (Inside Address); указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line); вступительное обращение (Salution); заголовок к тексту (Subject Line); основной текст письма (Body of the Letter); заключительная формула вежливости (Complementary close); подпись (Signature); указание на приложение (Enclosure); указание на рассылку копий данного документа (CCNotation). Отдельные тексты международных писем.

Литература

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие. Перераб. и доп. / Андреева В.И. – М.: Управление персоналом, 2005.- 194с.

2. Ахбарова, Г.Х. Деловое письмо. / Ахбарова Г.Х. – М.: Просвещение, 2005 – 136 с.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов / Государственный стандарт Российской Федерации. – М., 2003.

4. Израилевич, Е. Е. Деловая корреспонденция на английском языке [Текст] / Е. Е. Израилевич. – М.: Юнвес, 2001. - 496 с.

5. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. / Кирсанова М.В. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003.- 272с.

6. Кирсанова, М.В., Анодина, М.М., Аксенов, Ю.М. Деловая переписка: учебное пособие / Кирсанова М.В., Анодина М.М., Аксенов Ю.М. – М.: ИНФРА-М, 2006.-135 с.

7. Колтунова, М. В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю / М. В. Колтунова. - 2-е изд. – М.: Дело, 1999. - 112 с.

8. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология ДОУ): учебник для вузов / Кузнецова Т.В. – М.: ЮНИТИ, 2005. – 320с.

9. Мандрица, В.М., Семенов, М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности / Мандрица В.М., Семенов М.В. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2001.- 288с.

 

Литература

 

1. Басаков, М. И Делопроизводство: (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебное пособие: [для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования] / М. И. Басаков. - 7-е издание, переработанное и дополненное. – Москва: Дашков и К°, 2010. - 347 с.

2. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. / Кирсанова М.В. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003.- 272 с.

3. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология ДОУ): учебник для вузов / Кузнецова Т.В. – М.: ЮНИТИ, 2005.- 320 с.

4. Мандрица, В.М., Семенов, М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности / Мандрица В.М., Семенов М.В. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2001.- 288с.

5. Спивак, В. А. Делопроизводство: учебное пособие / В. А. Спивак. – СПб.: Питер, 2002. - 208 с.

 

Литература

 

1. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. / Кирсанова М.В. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003.- 272 с.

2. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология ДОУ): учебник для вузов / Кузнецова Т.В. – М.: ЮНИТИ, 2005.- 320 с.

3. Мандрица, В.М., Семенов, М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности / Мандрица В.М., Семенов М.В.- Ростов-на-Дону: Феникс, 2001.- 288с.

4. Рогожин,, М.Ю. Справочник по делопроизводству: с учетом последних изменений в законодательстве / М. Ю. Рогожин. - 2-е изд., обновл. - СПб.: Питер, 2011. - 172 с.

5. Спивак, В. А. Делопроизводство: учебное пособие / В. А. Спивак. - СПб.: Питер, 2002. - 208 с.

 

Литература

 

1. Басаков, М. И Делопроизводство: (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебное пособие: [для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования] / М. И. Басаков. - 7-е издание, переработанное и дополненное. - Москва: Дашков и К°, 2010. - 347 с.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов / Государственный стандарт Российской Федерации. — М., 2003.

3. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003. -270с.

4. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология ДОУ): учебник для вузов / Кузнецова Т.В. – М.: ЮНИТИ, 2005. – 320с.

5. Мандрица, В.М., Семенов, М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности / В.М. Мандрица, М.В. Семенов. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2001.- 288 с.

6. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству: с учетом последних изменений в законодательстве / М. Ю. Рогожин. - 2-е изд., обновл. - СПб.: Питер, 2011. - 172 с.

 

Литература

 

1. Басаков, М. И Делопроизводство: (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебное пособие: [для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования] / М. И. Басаков. - 7-е издание, переработанное и дополненное. - Москва: Дашков и К°, 2010. - 347 с.

2. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. / 3. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология ДОУ): учебник для вузов / Кузнецова Т.В. – М.: ЮНИТИ, 2005.- 320 с. Кирсанова М.В. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003.- 272 с.

3. Мандрица, В.М., Семенов, М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности / Мандрица В.М., Семенов М.В.- Ростов-на-Дону: Феникс, 2001.- 288с.

4. Спивак, В.А. Делопроизводство: учебное пособие / В.А. Спивак. - СПб.: Питер, 2002. - 208 с.

 

Литература

 

1. Басаков, М.И Делопроизводство: (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебное пособие: [для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования] / М. И. Басаков. - 7-е издание, переработанное и дополненное. - Москва: Дашков и К°, 2010. - 347 с.

2. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. / Кирсанова М.В. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003.- 272 с.

3. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология ДОУ): учебник для вузов / Кузнецова Т.В. – М.: ЮНИТИ, 2005.- 320 с.

4. Мандрица, В.М., Семенов, М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности / Мандрица В.М., Семенов М.В.- Ростов-на-Дону: Феникс, 2001. - 288с.

5. Спивак, В.А. Делопроизводство: учебное пособие / В.А. Спивак. - СПб.: Питер, 2002. - 208 с.

 

Литература

 

1. Басаков, М. И. Делопроизводство: (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебное пособие: [для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования] / М. И. Басаков. - 7-е издание, переработанное и дополненное. - Москва: Дашков и К°, 2010. - 347 с.

2. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. / Кирсанова М.В. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003.- 272 с.

3. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров по экономическим специальностям / И. Н. Кузнецов. - М.: Юрайт: ИД Юрайт, 2012. - 576 с.

4. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология ДОУ): учебник для вузов / Кузнецова Т.В. – М.: ЮНИТИ, 2005.- 320 с.

5. Рогожин, М. Ю. Справочник по делопроизводству [Текст]: с учетом последних изменений в законодательстве / М. Ю. Рогожин. - 2-е изд., обновл. - СПб.: Питер, 2011. - 172 с.

 

Модульная единица 4. Некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов

 

Язык и стиль служебных документов; особенности официально-делового стиля; отличия официально-делового стиля от других стилей речи. Употребление прописных и строчных букв. Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти. Наиболее употребляемые сокращения слов. Оформление дат и чисел в документах.

 

Литература

1. Введенская, Л.А. Русский язык и культура речи: учеб. Пособие для вузов / Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева.- 27-е изд.- Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 539 с.

2. Мандрица, В.М., Семенов, М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности / Мандрица В.М., Семенов М.В.- Ростов-на-Дону: Феникс, 2001.- 288с.

3. Панфилова, А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности: учебное пособие / А.П. Панфилова. - СПб.: Знание, 2001. – 493с.

4. Русский язык и культура речи: учебник для студентов высших учебных заведений / Максимов В.И.(и др).; под ред. В. И. Максимова. - М.: Гардарики, 2001. - 411 с.

5. Русский язык и культура речи. Семнадцать практических занятий /Е.В. Ганапольская (и др.); под ред. Е.В. Ганапольской, А.В. Хохлова. – СПб.: Питер, 2006.-336с.

Тестовые задания для подготовки к промежуточному контролю (зачету) по дисциплине:

ВАРИАНТ 1

Выберите букву правильного ответа:

Задание № 1

Какой государственный стандарт определяет требования по оформлению ОРД?

а) ГОСТ 6.10.5-87;

б) ГОСТ Р 51141-98;

в) ГОСТ Р 6.30-2003.

 

Задание № 2

Текст какого документа содержит информацию о должностных окладах, количестве единиц по штату, кодах, структурных подразделениях, должностях?

а) протокол;

б) штатное расписание;

в) представление.

Дайте определение понятию:

Задание № 3

Устав.

 

Задание № 4

Служебная записка.

 

Задание № 5

Объяснительная записка.

 

Задание № 6

Приказ.

 

Расшифруйте следующие понятия:

Задание № 7

ЕГСД

ОПД

ОКУД

ВНИИДАД

 

Перечислите:

 

Задание № 8

Обязательные элементы служебных документов не менее (20).

 

Задание № 9

Реквизиты Устава

 

Установите соответствие:

Задание № 10

1. Правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права и обязанности, организацию работы предприятия, структурных подразделений. 2. Правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов. 3. Документ, составленный для подтверждения установленных фактов. 4. Документ, содержащий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях совещаниях деловых, встречах.

а) распоряжение б) протокол в) устав г) положение

 

ВАРИАНТ 2

Выберите букву правильного ответа:

Задание № 1

К документам по способу фиксации информации относятся:

а) простые;

б) графические;

в) хронологические.

 

Задание № 2

Какая часть текста приказа является обязательной?

а) констатирующая;

б) распорядительная.

 

Дайте определение понятию:

Задание № 3

Должностная инструкция

 

Задание № 4

Приказ

 

Задание № 5

Предложение

 

Задание № 6

Справка

 

Расшифруйте следующие понятия:

Задание № 7

ЕГСДОУ

ОКПО

ГОСТ

РД

 

Перечислите:

Задание № 8

Реквизиты не менее (20)

 

Задание № 9

Реквизиты заявления

Установите соответствие:

Задание № 10

1. Документ, содержащий выводы, мнения организации, комиссии или специалиста по какому либо вопросу или документу. 2. Документ, содержащий предложение о назначении перемещении или поощрении работника. 3. Правовой акт, принимаемый коллегиальными совещательными органами предприятия в целях разрешения наиболее важных вопросов в их деятельности. 4. Правовой акт, содержащий правила, регламентирующие организационные, научно технические, финансовые технологические и др. стороны деятельности организации подразделений и должностных лиц.

а) решение б) инструкция в) представление г) заключение

 

Тест к модулю № 1

Тест к модулю № 2

1. Документы формируются в дела в соответствии с:

1) положением об учреждении

2) перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения

3) ГОСТом на организационно-распорядительную документацию

4) номенклатурой дел учреждения

5) инструкцией по делопроизводству данного учреждения

2. Если документ имеет приложение объемом свыше 250 листов:

1) приложение формируют в дополнительный том того же дела, что и основной документ

2) приложение формируется в самостоятельное дело

3) приложение может подшиваться с основным документом

4) приложение обязательно подшивается вместе с основным документом

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Основная литература.

1. Басаков, М. И Делопроизводство: (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебное пособие: [для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования] / М. И. Басаков. - 7-е издание, переработанное и дополненное. - Москва: Дашков и К°, 2010. - 347 с.

2. Кузнецов, И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров по экономическим специальностям / И. Н. Кузнецов. - М.: Юрайт: ИД Юрайт, 2012. - 576 с.

3. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология ДОУ): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова – М.: ЮНИТИ, 2005.- 320 с.

4. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству: с учетом последних изменений в законодательстве / М. Ю. Рогожин. - 2-е изд., обновл. - СПб.: Питер, 2011. - 172 с.

5. Спивак, В.А. Делопроизводство: учебное пособие / В. А. Спивак. - СПб.: Питер, 2002. - 208 с.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов / Государственный стандарт Российской Федерации. — М., 2003.

 

Дополнительная литература.

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие. Перераб. и доп. / В.И. Андреева – М.: Управление персоналом, 2005.- 194с.

2. Ахбарова Г.Х. Деловое письмо. / Г.Х. Ахбарова.- М.: Просвещение, 2005 – 136 с.

3. Васильев,Д.В. Делопроизводство на компьютере: учебно- справочное издание / Д.В. Васильев. - М.: Приор, 1999. - 224 с

4. Введенская, Л.А. Русский язык и культура речи: учеб. Пособие для вузов / Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева.- 27-е изд.- Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 539 с.

5. Израилевич, Е. Е. Деловая корреспонденция на английском языке / Е. Е. Израилевич. - М.: Юнвес, 2001. - 496 с.

6. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. / М.В. Кирсанова – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003.- 272с.

7. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. / М.В. Кирсанова – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003.- 272с Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров по экономическим специальностям / И.Н. Кузнецов. - М.: Юрайт: ИД Юрайт, 2012. - 576 с.

8. Кирсанова, М.В., Анодина, М.М., Аксенов, Ю.М. Деловая переписка: учебное пособие /М.В. Кирсанова, М.М. Анодина, Ю.М. Аксенов – М.: ИНФРА-М, 2006.-135 с.

9. Колтунова, М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю / М. В. Колтунова. - 2-е изд. - М.: Дело, 1999. - 112 с.

10. Мандрица, В.М., Семенов, М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности / В.М. Мандрица, М.В.Семенов - Ростов-на-Дону: Феникс, 2001.- 288 с.

11. Панфилова, А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности: учебное пособие / А.П. Панфилова. - СПб.: Знание, 2001. – 493с.

12. Русский язык и культура речи: учебник для студентов высших учебных заведений / Максимов В.И.(и др.).; под ред. В. И. Максимова. - М.: Гардарики, 2001. - 411 с.

13. Русский язык и культура речи. Семнадцать практических занятий /Е.В. Ганапольская (и др.); под ред. Е.В. Ганапольской, А.В. Хохлова. – СПб.: Питер, 2006.-336с.

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

ФГБОУ ВПО «Красноярский государственный аграрный университет»

 

С.И. Горкунова

 

 

ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

 

Методические указания

 

 

Красноярск 2014

Рецензент

М.С. Шарапаева к.б.н., доцент каф. ЭЖД Красноярского института железнодорожного транспорта

Горкунова С.И.

Деловая корреспонденция: метод. указания / С.И. Горкунова; Красняр. гос. аграрный ун-т. – Красноярск, 2014 – 22 с.

 

 

Приведены цели и задачи дисциплины, основное содержание теоретического курса дисциплины «Деловая корреспонденция», рекомендуемая литература, тестовые задания.

Предназначено для студентов специальностей 080400.62 «Управление персоналом», 080200.62 «Менеджмент организации», 051000.62 «Профессиональное обучение (по отраслям)».

 

 

Печатается по решению редакционно-издательского совета

Красноярского государственного аграрного университета

 

ВВЕДЕНИЕ

Любой вид профессиональной деятельности в той или иной мере связан с необходимостью оформления документов, ведения деловой переписки и т.д. От организации и техники ведения делопроизводства и документирования зависят оперативность, надежность, экономичность этой деятельности.

Работники коммерческих служб и предприятий занимаются обработкой информации и постоянно имеют дело с документами как ее носителями. Работа с документами, их составление и изготовление, учет и классификация – один из предметов их труда. Учебная дисциплина «Деловая корреспонденция» имеет своей целью ознакомление с теорией и практикой документирования и основами организации работы с документами в деятельности предприятий. Знания, полученные студентами при изучении данного курса, позволят в практической деятельности грамотно и оперативно готовить документы по различным сторонам профессиональной деятельности.

Предметом дисциплины является изучение правил составления и оформления деловых документов.

Объектами изучения данной дисциплины являются документы, системы документации, организационные принципы и технология документационного обеспечения деятельности предприятий, основанных на различных делопроизводственных методах работы с документами.

Дисциплина «Деловая корреспонденция» изучается в течение одного семестра, состоит из лекционного курса и практических занятий. Итоговая форма контроля – зачет.

 

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДИСЦИПЛИНЫ

1. Цель курса:

- получение знаний и умений надлежащим образом

преподнести информацию в письменном виде, т.е. правильно составить и оформить

документ; -умение организации документооборота и технологии работы с документами,

включая технологию работы с распорядительными документами государственных органов

власти, регистрации, контроля сроков их исполнения; - информационно-справочная работа.

2. Задачи курса:

- охарактеризовать актуальность вопросов современной регламентации

делопроизводства, составления и оформления управленческих документов;

- научить особенностям языка и стиля служебных документов;

- осветить вопросы организации работы с документами, включая исполнение и контроль, правила хранения документов в делопроизводстве и подготовка их к сдаче в архив.

ОСНОВНОЕ СОДЕРЖАНИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКОГО КУРСА ДИСЦИПЛИНЫ «ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ»

Модуль 1 Составление и оформление основных документов

Модульная единица 1. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов

История делопроизводства в России. Основные понятия и определения документирования управленческой деятельности.

Основные положения по документированию управленческой деятельности. Унификация и стандартизация управленческих документов. Понятие «документ». Виды документов и их классификация. Функции документа. Системы документации. Классификация управленческой документации. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов. Состав реквизитов документов.

Литература

1. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003) учебное пособие [для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования] / М.И. Басаков. – 7-е издание, переработанное и дополненное – Москва: Дашков и К°, 2010. - 347 с.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов / Государственный стандарт Российской Федерации. – М., 2003.

3. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие –
3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003.

4. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология ДОУ): учебник для вузов / Кузнецова Т.В. – М.: ЮНИТИ, 2005. – 320с.

5. Мандрица, В.М., Семенов, М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности / В.М. Мандрица, М.В. Семенов – Ростов-на-Дону: Феникс, 2001.- 288 с.

6. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству с учетом последних изменений в законодательстве / М.Ю. Рогожин - 2-е изд., обновл. - СПб.: Питер, 2011. - 172 с.

 

Модульная единица 2. Современное деловое письмо

Деловое письмо в условиях унификации. Структура деловых и коммерческих писем. Правила оформления делового письма. Классификация деловых и коммерческих писем. Стандартные фразы и выражения деловых и коммерческих писем. Рекомендации к написанию деловых и коммерческих писем: информативность и убедительность делового письма; основные требования к тексту деловой переписки; рекомендации по использованию цифр и слов, обозначающих количество и порядок; сокращения как заменители слов и словосочетаний; этикет в деловой переписке. Составление письма-просьбы, письма-рекламации (претензии), письма-предложения, письма-отказа в просьбе.

Литература

 

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие. Перераб. и доп. / В.И. Андреева – М.: Управление персоналом, 2005.- 194 с.

2. Ахбарова Г.Х. Деловое письмо / Г.Х.Ахбарова - М.: Просвещение, 2005. - 136 с.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов / Государственный стандарт Российской Федерации. – М., 2003.

4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003. - 272 с

5. Кирсанова, М.В., Анодина, М.М., Аксенов, Ю.М. Деловая переписка: учебное пособие / Кирсанова М.В., Анодина М.М., Аксенов Ю.М. – М.: ИНФРА-М, 2006.-135 с.

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технология ДОУ): учебник для вузов – М.: ЮНИТИ, 2005.

7. Мандрица, В.М., Семенов, М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности / Мандрица В.М., Семенов М.В. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2001.- 288с.