Модульная единица 3. Организация работы с документами

 

Документооборот и документопотоки. Требования, предъявляемые к документообороту учреждения. Регистрация и контроль исполнения документов. Систематизация документов. Номенклатура дел предприятия(три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации). Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения. Формирование и оформление дел, подготовка документов к передаче на хранение.

Литература

 

1. Басаков, М. И. Делопроизводство: (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебное пособие: [для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования] / М. И. Басаков. - 7-е издание, переработанное и дополненное. - Москва: Дашков и К°, 2010. - 347 с.

2. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. / Кирсанова М.В. – 3-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск Сибирское соглашение, 2003.- 272 с.

3. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров по экономическим специальностям / И. Н. Кузнецов. - М.: Юрайт: ИД Юрайт, 2012. - 576 с.

4. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Организация и технология ДОУ): учебник для вузов / Кузнецова Т.В. – М.: ЮНИТИ, 2005.- 320 с.

5. Рогожин, М. Ю. Справочник по делопроизводству [Текст]: с учетом последних изменений в законодательстве / М. Ю. Рогожин. - 2-е изд., обновл. - СПб.: Питер, 2011. - 172 с.

 

Модульная единица 4. Некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов

 

Язык и стиль служебных документов; особенности официально-делового стиля; отличия официально-делового стиля от других стилей речи. Употребление прописных и строчных букв. Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти. Наиболее употребляемые сокращения слов. Оформление дат и чисел в документах.

 

Литература

1. Введенская, Л.А. Русский язык и культура речи: учеб. Пособие для вузов / Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева.- 27-е изд.- Ростов н/Д: Феникс, 2009. – 539 с.

2. Мандрица, В.М., Семенов, М.В. Делопроизводство. Документирование управленческой деятельности / Мандрица В.М., Семенов М.В.- Ростов-на-Дону: Феникс, 2001.- 288с.

3. Панфилова, А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности: учебное пособие / А.П. Панфилова. - СПб.: Знание, 2001. – 493с.

4. Русский язык и культура речи: учебник для студентов высших учебных заведений / Максимов В.И.(и др).; под ред. В. И. Максимова. - М.: Гардарики, 2001. - 411 с.

5. Русский язык и культура речи. Семнадцать практических занятий /Е.В. Ганапольская (и др.); под ред. Е.В. Ганапольской, А.В. Хохлова. – СПб.: Питер, 2006.-336с.

Тестовые задания для подготовки к промежуточному контролю (зачету) по дисциплине:

ВАРИАНТ 1

Выберите букву правильного ответа:

Задание № 1

Какой государственный стандарт определяет требования по оформлению ОРД?

а) ГОСТ 6.10.5-87;

б) ГОСТ Р 51141-98;

в) ГОСТ Р 6.30-2003.

 

Задание № 2

Текст какого документа содержит информацию о должностных окладах, количестве единиц по штату, кодах, структурных подразделениях, должностях?

а) протокол;

б) штатное расписание;

в) представление.

Дайте определение понятию:

Задание № 3

Устав.

 

Задание № 4

Служебная записка.

 

Задание № 5

Объяснительная записка.

 

Задание № 6

Приказ.

 

Расшифруйте следующие понятия:

Задание № 7

ЕГСД

ОПД

ОКУД

ВНИИДАД

 

Перечислите:

 

Задание № 8

Обязательные элементы служебных документов не менее (20).

 

Задание № 9

Реквизиты Устава

 

Установите соответствие:

Задание № 10

1. Правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права и обязанности, организацию работы предприятия, структурных подразделений. 2. Правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения оперативных вопросов. 3. Документ, составленный для подтверждения установленных фактов. 4. Документ, содержащий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях совещаниях деловых, встречах.

а) распоряжение б) протокол в) устав г) положение

 

ВАРИАНТ 2

Выберите букву правильного ответа:

Задание № 1

К документам по способу фиксации информации относятся:

а) простые;

б) графические;

в) хронологические.

 

Задание № 2

Какая часть текста приказа является обязательной?

а) констатирующая;

б) распорядительная.

 

Дайте определение понятию:

Задание № 3

Должностная инструкция

 

Задание № 4

Приказ

 

Задание № 5

Предложение

 

Задание № 6

Справка

 

Расшифруйте следующие понятия:

Задание № 7

ЕГСДОУ

ОКПО

ГОСТ

РД

 

Перечислите:

Задание № 8

Реквизиты не менее (20)

 

Задание № 9

Реквизиты заявления

Установите соответствие:

Задание № 10

1. Документ, содержащий выводы, мнения организации, комиссии или специалиста по какому либо вопросу или документу. 2. Документ, содержащий предложение о назначении перемещении или поощрении работника. 3. Правовой акт, принимаемый коллегиальными совещательными органами предприятия в целях разрешения наиболее важных вопросов в их деятельности. 4. Правовой акт, содержащий правила, регламентирующие организационные, научно технические, финансовые технологические и др. стороны деятельности организации подразделений и должностных лиц.

а) решение б) инструкция в) представление г) заключение

 

Тест к модулю № 1

На каком формате бумаги исполняются служебные документы?

1) А2

2) А7

3) А5

4) А4

Какие из документов относятся к распорядительным?

1) Протокол

2) Инструктивное письмо

3) Приказ по вопросам общей деятельности

4) Положение

3. Датой приказа является дата...

1) согласования

2) подписания

3) утверждения

4) регистрации

Какие документы относятся к организационным?

1) Приказ

2) Положение

3) Указание

4) Справка

5. Руководитель фирмы с помощью организационных документов...

1) осуществляет увольнение работников

2) определяет права и обязанности сотрудников

3) поощряет отличившегося работника

4) определяет последовательность действий при выполнении той или иной работы.

6. Приказ - это правовой акт, издаваемый...

1) руководителем организации на правах единоначалия с целью разрешения основных вопросов

2) высшими органами исполнительной власти

3) руководителем организации по вопросам информационно-методического характера

4) совещательными органами учреждения

7. Какое определение относится к справке? "Документ, содержащий..."

1) подробное описание какого-либо факта или события с выводами и предложениями автора

2) подробный ход какого-либо мероприятия

3) перечень мероприятий

4) подтверждение или описание тех или иных фактов и событий

Во вводной части распорядительного документа содержатся.

1) цели и причины создания документа

2) основные направления деятельности учреждения

3) распоряжения руководителя

4) сроки исполнения распоряжения

К какой группе документов относится протокол?

1) к распорядительным

2) к личным

3) к справочно-информационным

4) к организационным

Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?

1) Наименования учреждения-автора

2) Наименования вида документа

3) Заголовка к тексту документа

4) Адресата

11. Как называется документ, в котором определяются должностные обязанности работника учреждения?

1) Правила

2) Инструкция

3) Устав

4) Положение

12. Документ, фиксирующий ход обсуждения какого-либо вопроса - это...

1) акт

2) протокол

3) приказ

4) докладная записка

13. К какой группе документов относятся справка и докладная записка?

1) К справочно-информационным

2) К личным

3) К распорядительным

4) К организационным

Какая оргтехника используется для оперативной пересылки служебных писем?

1) Компьютер

2) Факс

3)Ксерокс

4)Телефон

15. Объяснительная записка подписывается...

1)руководителем предприятия, организации

2)составителем

3)председателем и членами комиссии

4)секретарем руководителя

16. Текст акта должен заканчиваться...

1) рассылкой по экземплярам

2) отметкой о приложении к документу

3) подписями

4) печатью

17. Заверительная надпись на документе "Верно" удостоверяет, что...

1) правильно указан адрес

2) паспортные данные заявителя соответствуют действительности

3) дата документа верна

4)копия документа точно совпадает с подлинником

18. Документооборот - это движение документа с момента...

1) его создания до отправки

2) его получения до подшивки в дело

3) его создания до подшивки в дело

4) его получения или создания до подшивки в дело или отправки

Где располагается реквизит «Название вида документа»

1) в верхней части страницы слева

2)в верхнем правом углу под кодом предприятия

3)слева или посредине страницы