Спортивно-художественного представления

9.1. Структура организации в подготовке массового спортивно-худо­жественного представления

Массовое спортивно-художественное представление представля­ет собой не только грандиозное творческое событие, но и крупней­шее организационное мероприятие. Организовать десятки тысяч уча­стников представления, обеспечить их и режиссерско-постановочную группу всем необходимым для успешного проведения праздника - эти сугубо организационные задачи берут на себя специально созда­ваемые группы людей.

В практике сложилась определенная иерархическая структура орга­низации массовых спортивно-художественных представлений.

Высший уровень в этой структуре образует Организационный Ко­митет, который создается при проведении очень масштабных, прежде всего, международных спортивных и других форумов. В него входят пред­ставители государственной власти, различных организаций, ведомств и фирм, чья помощь необходима при проведении данного мероприятия. В Оргкомитете также представлены руководители отдельных творческих и технических программ, в том числе, церемоний открытия и закрытия праздника. Председателем Оргкомитета обычно становится человек, об­ладающий достаточно большой властью и авторитетом.

Следующий уровень организации, подчиняющийся Оргкомитету, об­разует штаб подготовки массового спортивно-художественного пред­ставления, который возглавляет начальник штаба. Штаб начинает свою работу с момента утверждения Оргкомитетом сценарного плана. Его кад­ровый состав зависит от масштаба проводимого праздника, причем, как показывает практика, успех работы штаба зависит не от количества ра­ботников, а от их профессиональной компетентности в соответствующих сферах деятельности.

Вниманию читателей предлагается примерная схема организации шта­ба по подготовке церемоний открытия и закрытия крупного спортивного или молодежного форума.

В отдельных случаях создается и третий (низший) уровень в струк­туре организации - хозяйственные группы (по 2-3 человека), кото-

 

 

рые формируются штабом представления в помощь режиссерам-постановщикам массовых эпизодов. Эти группы постоянно поддер­живают связь между штабом и режиссерами-постановщиками мас­совых эпизодов, помогают оперативно решать текущие организаци­онные вопросы. Подобные группы были созданы, например, при под­готовке церемоний открытия и закрытия Олимпиады-80, и вполне себя оправдали.

При подготовке массовых спортивно-художественных представлений местного масштаба в общей структуре организации бывает достаточно одного лишь штаба в составе 10-12 человек.

Руководящие документы в работе штаба

Штаб в своей работе должен руководствоваться следующими основ­ными документами:

ù Решения Оргкомитета.

ù Сценарный план представления и его приложения, включающие рас­чет участников, реквизита и конструкций, состав режиссерско-постановочной группы.

ù Утвержденная смета расходов.

ù График репетиционной работы на площадках и главном стадионе.

ù План подготовки представления (сетевой), в котором спланирована и скоординирована вся работа штаба по основным направлениям.

ù Монтажный план представления.

Требования к начальнику штаба

Начальник штаба является очень важной фигурой. От его организа­торских способностей и компетентности в огромной степени зависит ус­пех работы огромного коллектива людей, готовящих массовое спортив­но-художественное представление. Можно сформулировать ряд обязатель­ных требований к начальнику штаба:

ù Он должен в совершенстве владеть технологией производства мас­совых спортивно-художественных представлений на стадионе.

ù Уметь подбирать кадры и комплектовать штаб только специалиста­ми, которые могли бы со знанием дела организовать работу на своем уча­стке или направлении.

ù Обеспечить своевременную разработку сметы расходов и ее утвер­ждение в Оргкомитете и финансовых органах.

ù Организовать деятельность штаба по всем направлениям подготов-

ки представления и ежедневно контролировать состояние дел на каждом участке работы.

ù Ему необходимо регулярно проводить заседания штаба, на кото­рых решать плановые и текущие вопросы обеспечения подготовки пред­ставления.

ù Он обязан следить за выполнением всех решений Оргкомитета, своев­ременно разрешая с ним все проблемы, возникающие по ходу подготовки представления.

ù В случае необходимости, вместе с руководством представления и главным режиссером он определяет поощрительные стимулы для участ­ников массовых выступлений, согласовывая их с Оргкомитетом.

ù Он должен контролировать своевременное размещение заказов на изготовление реквизита, конструкций, а также тренировочной и парадной формы участников.

ù Заключать трудовые соглашения и договора на аренду репетицион­ных площадок, с предприятиями, изготавливающими костюмы и рекви­зит, с режиссерско-постановочной группой и своевременно представлять документы в финансовые органы для оплаты.

ù Ему необходимо организовать складирование реквизита, костюмов и пр., предварительно разработав оптимальную систему выдачи.

ù Наладить сотрудничество с дирекцией главного стадиона и его ра­ботниками.

ù Тщательно продумать и организовать тыл представления на главном стадионе во время проведения репетиции и праздника.

ù Наладить тесные связи с автотранспортным управлением, ГАИ, ме­дицинским управлением, управлением общественного порядка, со струк­турами безопасности города, где будет проходить представление.

Кроме того, начальник штаба должен обладать целым рядом профес­сионально важных личностных качеств, без которых ему не справиться со своими многочисленными и сложными обязанностями, К этим каче­ствам, прежде всего, следует отнести высокий уровень самоорганизации, честность, уверенность в своих силах, умение общаться с людьми. Он должен работать в тесном содружестве с главным режиссером и в инте­ресах всей режиссерско-постановочной группы. Именно эти профессио­нальные и личностные качества позволяют начальнику штаба обрести совершенно необходимый ему авторитет в своем коллективе, у режис­серско-постановочной группы, в руководящих инстанциях, среди участ­ников представления.

Если подготовка массового спортивно-художественного представления включает организацию специальных сборов для участников (см. главу 10),

 

то в работе штаба возникают еще два достаточно сложных направления работы, а именно: размещение участников и организация их питания.

Из приведенных выше требований к начальнику штаба видно, что и в целом работа штаба подготовки представления очень обширна, многопланова и, как правило, протекает в условиях дефицита времени. Одно­временно решить все проблемы, стоящие перед штабом, просто невоз­можно, да и нет такой необходимости. Главное в работе штаба - четкое планирование но срокам выполнения определенных задач и своевремен­ная реализация планов. Даже незначительная, на первый взгляд, задерж­ка в сроках выполнения плана может повлечь за собой целый ряд небла­гоприятных последствий, вплоть до срыва главного мероприятия.