Мультимедийная презентация как форма представления информации

Е.В.Быкова, Н.Ю.Федорова

МУЛЬТИМЕДИЙНАЯ ПРЕЗЕНТАЦИЯ

основные правила и рекомендации по выполнению

(на русском и английском языках)

Учебно-методическое пособие

 

 

для высших учебных заведений

 

 

Санкт-Петербург

Одобрено Ученым советом экономического и социально-гуманитарного факультета РГГМУ

УДК 070(073)

УДК 659.4 (073)

УДК 659.4 (077)

Мультимедийная презентация. Основные правила и рекомендации по выполнению (на русском и английском языках). Учебно-методическое пособие – СПб.:РИО РГГМУ. 2014. – с

 

 

Авторы: Е.В.Быкова, к.ф.н., доцент, зав. кафедрой связей с общественностью РГГМУ

Н.Ю.Федорова, ст. преподаватель кафедры связей с общественностью РГГМУ

 

 

Ответственный редактор: И.Г. Максимова

 

Рецензенты: М.Н.Ким, д.ф.н., профессор, зав. кафедрой теории журналистики СПбГУ

С.Б.Дектерев, к.ф.н., доцент кафедры повышения квалификации по иностранным языкам филологического факультета СПбГУ

 

Методическое пособие адресовано студентам, обучающимся по специальности «Связи с общественностью». Пособие носит характер общих рекомендаций по подготовке, оформлению, подбору материала, написания комментария для выступления с презентацией сообщения (доклада, годового отчета, отчета по практике, по проведению проекта, по защите курсовой или дипломной работы).

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………… 4

Часть 1. Мультимедийная презентация как форма представления информации в профессиональной сфере…………………………………….. 6

1.1.Подготовка презентации…………………………………………………... 7

1.2.Подготовка устного комментария к слайдам ………………………….. 8

1.3. Рекомендуемая последовательность слайдов в презентации…………. 10

1.4.Как правильно разместить речевой материал на слайде……………… 11

1.5. Типичные ошибки, допускаемые при подготовке презентации………. 12

1.6.Пример правильного оформления презентации и комментарий ……… 19

1.7. Общие рекомендации по подготовке слайдов презентации

и текста выступления ……………………………………………………….. 26

Часть 2. Подготовка и проведение презентации проекта по связям с общественностью на английском языке (Presentations in English:

development and delivery) ……………………………………………………. 27

2.1. Рекомендации по планированию содержания, определению структуры презентации и созданию слайдов (A look at slides design). …………………27

2.2. Языковые средства устной презентации (The language of presentations) 36

Литература …………………………………………………………………….. 44

 

 

Введение

Данное учебно-методическое пособие предназначено для студентов, обучающихся по специальности «Связи с общественностью» на 2, 3, 4, 5 курсах.

Среди коммуникативных компетенций у современного специалиста по связям с общественностью важнейшей является умение квалифицированно делать сообщение с использованием формы электронной презентации.

Для формирования этой компетенции в рамках учебного процесса студенты должны уметь делать доклады, защищать курсовые, дипломные работы и проекты в профессиональной сфере, отчитываться по учебной или производственной практике в форме электронной презентации.

Цель пособия – обучить студентов основным правилам и приемам подготовки сообщения в форме презентации и дать рекомендации по проведению устной защиты доклада в форме презентации.

Структура пособия.

Учебно-методическое пособие состоит из двух частей.

В первой части «Мультимедийная презентация как форма представления информации в профессиональной сфере» описывается презентация как форма представления какой-либо информации, излагаются цели презентации и даются основные правила по ее подготовке.

Далее описывается процесс подготовки устного выступления: комментирование слайдов презентации. В пособии приведены примеры как ошибочного, так и правильного представления информации в форме презентации.

Во второй части учебного пособия даны учебно-методические рекомендации по подготовке презентации проекта по связям с общественностью в сфере экологии и устной защиты проекта на английском языке. Эта часть пособия предназначен для студентов, готовящихся к сдаче устной части итогового экзамена по дисциплине «Иностранный язык» (английский) по специальности «Связи с общественностью».

Компетентностный подход, реализуемый в данном учебно-методическом пособии, позволит сформировать и продемонстрировать на итоговом экзамене и защите курсовых работ базовые коммуникативные компетенции, необходимые будущему профессионалу в сфере связей с общественностью.

Формирование коммуникативной компетенции, кроме освоения знания языковых средств изложения информации и навыков их использования в речи, предполагает также овладение стратегиями подготовки и осуществления речевой деятельности. Поэтому в данном пособии внимание учащихся акцентируется на стратегиях отбора информации, планирования структуры презентации, прогнозирования воздействия формы представления информации на аудиторию, сознательного отбора языковых и изобразительных средств для успешного осуществления замысла.

В пособии также заложена возможность активной работы с предлагаемым материалом, что является одним из основных методических принципов, лежащих в основе компетентностного подхода. Так, всю предложенную теоретическую информацию о принципах и методах подготовки эффективной презентации учащиеся могут использовать на практике для решения проблемных и творческих задач. В число таких задач входит, например, критическая оценка предложенных примеров слайдов презентаций, а также исправление ошибок на этих слайдах.

 

Часть 1

Мультимедийная презентация как форма представления информации

В профессиональной сфере

 

В настоящее время невозможно представить конференцию, семинар, симпозиум, круглый стол, защиту диссертации, диплома, курсовой работы в академической сфере, годовой отчет организации, представление проекта в коммерческом или общественном секторе без электронной презентации в Power Point.

Возрастание интереса к многоканальной коммуникации, основными речевыми действиями в которой являются говорение и слушание с визуальнойопорой на «картинку» и минимизированный, синтаксически упрощенный текст, выведенный на презентационный слайд, объясняется современной речевой практикой общества. Современное речевое поведение сформировалось под влиянием экранного способа представления информации, стремящееся к наиболее эффективной коммуникации (передаче максимального количества информации за единицу времени с наибольшим воздействующим эффектом).

Речевые действия, необходимые при подготовке текста сообщения и устного представления презентации обладают существенной спецификой, которую необходимо понимать.

Прежде всего, это тщательная подготовка письменного текста как устного (пишу как говорю). Необходимо зафиксировать на письме «звучащую» речь. Не написав всего текста сообщения для презентации в той форме, в какой вы будете его проговаривать, никогда не достичь эффективной коммуникации, поскольку выступление в форме презентации рассчитано прежде всего на слушателя и зрителя, а не на читателя. Таким образом, сложная информация должна быть представлена максимально наглядно и просто.

При подготовке презентации необходимо задействовать слуховой и зрительный канал восприятия при передаче информации, чтобы максимально облегчить слушателю восприятие сообщения. Известно, что информация, передаваемая сразу по нескольким каналам восприятия (зрение, слух, позитивные эстетические эмоциональные ощущения, создаваемые эффектами анимации, звукового сопровождения, хорошо подобранным иллюстративным материалом) производит гораздо большее воздействие на получателя, нежели традиционное устное выступление без наглядных примеров или монотонное зачитывание текста доклада с листа.

Однако и практика учебного процесса, и контроль за формированием компетенций показывает, что основными правилами подготовки презентации, представлением информации доклада на электронных слайдах, навыками устного выступления с мультимедийной презентацией студенты практически не владеют, несмотря на то, что пользоваться программой Power Point умеет практически каждый.

Описанная учебно-методическая проблема объясняется следующими причинами: для студента соединение речевого (вербального) и неречевого (невербального) материала на слайде и последовательное, логическое соединение слайдов (на которых наличествуют фотографии, графики, диаграммы, схемы, текст) в единое коммуникативное целое представляет большую сложность. Проблема создания логически последовательной многоканальной презентации состоит в том, что многоканальность долгое время считалась одной из главных особенностей только устной коммуникации.

Следовательно, в рамках учебного процесса представление письменной коммуникации как устной, а устной как письменной, когда происходит совмещение вербальных (языковых) и невербальных (неязыковых) компонентов по принципу взаимодополнения в сопровождении обязательного устного комментария докладчика, требует подробного разъяснения.

Не меньшую проблему представляет и подготовка устного сообщения, сопровождающего электронную презентацию. Зачастую выступающий просто зачитывает с экрана сообщение, т.е. озвучивает электронную версию размещенного на слайде текста, вместо того, чтобы его комментировать и объяснять.

Чтобы сделать хорошую эффективную презентацию необходимо помнить о том, что цель презентации - облегчить слушание и запоминание сообщаемой информации посредством организации эффективного восприятия и взаимодействия. Таким образом, в ходе презентации докладчик выступает в коммуникативной роли интерпретатора, квалифицированного комментатора, компетентного специалиста, владеющего навыками логической аргументации.

 

Подготовка презентации

 

Подготовка презентации включает в себя ряд последовательно совершаемых практических операций:

1. Сбор материала

2. Подготовка письменного текста доклада на основе собранной информации

3. Разделение подготовленного текста на смысловые фрагменты (порции, сегменты) подачи материала

4. Размещение сегментированной информации на слайдах в программе Power Point в окошке «Текст слайда»

5. Озаглавливание каждой «порции» информации в окошке «Заголовок слайда»

6. Сжатие, компрессия текста на слайде

7. Подбор невербальных фрагментов, дополняющих в смысловом отношении текст на слайде или заменяющих текстовые фрагменты (фотография, рисунок, диаграмма, график, логотип и т.п.)

8. Подбор цветового решения фона презентации в опции «Цветовая схема»

9. Выбор кегля и шрифта, знаков рубрики

 

Подготовка устного комментария к слайдам

После того, как на основании текста доклада электронная презентация сделана, необходимо перейти к следующему этапу: написанию текста комментирования слайдов, т.е. подготовке текста для устного выступления. Текст «для слуха» пишется на основе письменного первичного текста, но с так называемыми отсылками к аудитории при помощи следующих речевых форм:

- обратите внимание,

- на слайде показано,

- на этом рисунке изображено,

- о чем свидетельствуют перечисленные на слайде факты и представленные фотографии,

- хотелось бы особо отметить (подчеркнуть),

- в качестве доказательства можно привести следующие данные, сведенные в таблицу

- считаем принципиальным…

и т.п.

Приведем в качестве примера текст устного выступления, в котором жирным курсивом выделены так называемые «связки», отсылки к слушающей аудитории:

«Дорогие коллеги! В моем докладе речь пойдет об информационной политике, которую проводят вузы и которая все больше начинает напоминать информационную политику крупных коммерческих корпораций. Иными словами, студент – это продукт корпорации, показатель качества производства; абитуриент – сырье для производства; персонал и профессорско-преодавательский состав – мастера производства, наладчики, технологи и т.п. Аналогия, думаю, ясна. Вы скажете, что это очень странно, ведь образовательные услуги, призванные быть так называемыми базовыми ценностями, формирующими культуру, духовность, в настоящее время являются товаром. Да. И товаром весьма востребованным. Это надо принять как данность и начинать осуществлять коммуникационную политику в новых условиях. В условиях сокращения госфинансирования основным источником дохода вуза как корпорации будет привлечение контрактных студентов, что в условиях демографического спада весьма значимо».

Для того, чтобы создать хорошо воспринимаемый текст «для слуха», необходимо разделить первичный текст, написанный «для глаз» (т.е. для чтения) на порции, каждая порция соответствует определенному номеру слайда. Важно создать письменный текст, имитирующий устное выступление дословно. Ваше устное выступление на презентации делается с учетом информации, которую вы представляете на слайде с комментированием того, что на слайде изображено или написано.

Комментирование слайдов презентации существенно отличается от зачитывания текста со слайда, что является на презентации лишним, поскольку слушатели умеют читать, и от подробного пересказа того, что на слайде изображено и написано, потому что слушатели способны видеть изображение. Комментарий к слайду подразумевает другие речевые действия. Главное в презентационном докладе - подчеркивание личного отношения докладчика к сообщаемому с постоянными отсылками к мнению слушающей аудитории. Комментирование слайда – это ведение диалога с аудиторией, постоянное стремление к удержанию внимания слушателей. Конечно, такой подход требует детальной скрупулезной подготовки выступления и неоднократной репетиции своего выступления.

Для того, чтобы чувствовать себя уверенно в процессе комментирования слайдов и не сбиваться в процессе публичного выступления, рекомендуем подготовить следующую таблицу, которую необходимо распечатать для себя более крупным кеглем (16-м) и держать при себе по время доклада.

Например:

№п/п слайда	Заголовок слайда	Комментарий к слайду
1-ый слайд	Ароматы как средство манипуляции в интегрированных маркетинговых коммуникациях	Глубокоуважаемые коллеги!Мое сегодняшнее выступление посвящено анализу весьма актуальной проблемы в сфере маркетинга, рекламы и связей с общественностью: применению ароматических веществ в качестве средства воздействия на поведение массового потребителя.
2-слайд	Цель применения ароматических веществ	Французский ученый Гюстав Ле Бон как-то писал о том, что идеи не влияют на поведение до тех пор, пока они не переведены на язык чувств. С этим трудно не согласиться, так как среди чувственных ощущений именно обоняние, как известно, является важнейшим каналом коммуникации, передающим при раздражении обонятельных рецепторов различные ощущения, которые представлены на этом слайде, что нашло применение в сфере интегрированных маркетинговых коммуникаций.

Такая подготовка презентационного выступления поможет без труда либо самому выступающему вовремя переключать слайды или обращаться к помощнику со словами: «Следующий, пожалуйста!». Помимо этого подобная послайдовая «нарезка» с нумерацией помогает быстро вернуться к тому или иному слайду во время выступления при необходимости.

 

В презентации

 

Для того, чтобы слушатель, опираясь на изображения и текст, размещенный на слайде, воспринимал все Ваше сообщение в целом, необходимо выстроить логическую структуру презентации, которая должна состоять из следующих обязательных смысловых фрагментов.

1. Название доклада с обязательным указанием организации, которую представляет докладчик, имя, отчество (полностью, а не инициалы) и фамилия докладчика (на тот случай, если слушатель не запомнил Вашего имени во время представления).

2. Актуальность проблемы. Краткая информация о причинах того, почему о проблеме, указанной в теме вашего доклада необходимо говорить в этой аудитории, почему эта тема может быть интересна слушателям, что они смогут вынести полезного для себя после прослушивания доклада в форме презентации.

3. Цель (доклада, исследования, проекта).

4. Положения (тезисы), выносимые на публичное обсуждение.

5. Доводы (аргументы, приводимые в качестве доказательства тезисов).

6. Выводы ( практические рекомендации по решению проблемы, указанной в теме доклада презентации).

Общее количество слайдов для презентации доклада с 10-минутным регламентом – 10 слайдов без учета первого слайда (тема сообщения) и последнего этикетного «Спасибо за внимание» (один слайд – одна минута для комментария закодированной на слайде информации).

Текст и невербальные фрагменты, размещенные на одном слайде, должны соответствовать устному комментарию выступающего и демонстрировать последовательность и логичность предоставляемой информации.

Идеально сделанная электронная презентация выступления – это по сути дела электронный конспект вашего выступления с обязательным отражением ключевых моментов. Если презентация выполнена верно, каждый слайд легко разворачивается в логическое высказывание и может быть без вашего дополнительного комментария понят, т.е. «раскодирован» получателем. Вся презентация должна представлять собой сжатый текст доклада.

Сувенирная продукция

- товары-новинки фирмы;

- традиционные дорогие товары высокого качества;

- недорогие товары, отличающиеся оригинальным исполнением.

 

Комментарий к слайду №2

Известно, что Санкт-Петербург широко разрекламирован в сфере туризма как «город белых ночей». Период белых ночей очень короток: с середины июня по июль. В остальные сезоны года туристская инфраструктура СПб и особенно Ленинградской области простаивает и, как следствие, сокращается доход городского бюджета от туристской отрасли. Для стабилизации положения в сфере туризма в период межсезонья необходимо сформулировать такое туристское предложение, которое бы не заметили, либо сочли коммерчески не выгодным конкуренты.

Комментарий к слайду №3

 

Таким проектом может стать birdwatching. (от англ. – наблюдение за птицами). Это увлечение получило широкое распространение с 30-х годов прошлого века в связи с развитием производства оптических приборов.Гуманный birdwatching пришел на смену коллекционированию. Примерно в тоже время были опубликованы первые определители, которые содержали изображения птиц и информацию о них, что послужило неплохой рекламой нового увлечения. С тех пор количество людей во всем мире, "охотящихся" с биноклями на птиц, растет ежегодно в геометрической прогрессии особенно в развитых странах Европы и США, в которых широкое распространение получило экологическое мышление.

Комментарий к слайду №4

 

В качестве объекта позиционирования в сфере birdwatching нами выбрана Ленинградская область, на территории которой находится большое количество особо охраняемых природных объектов (ООПТ), требующих особого ухода и, как следствие, дополнительных финансовых затрат. Это Нижнесвирский заповедник, заказники Раковые озёра, Лебяжье, Кургальский. Сами по себе перечисленные объекты находятся на гособеспечении и прибыли не приносят. Главная задача нашего проекта: сделать убыточный объект рентабельным, чтобы ООПТ уже через год перешли не только на самофинансирование, но и приносили ощутимую прибыль в городской бюджет.

Реализация нашего проекта послужит благой цели: сохранению природного богатства и видового разнообразия фауны Северо-Западного региона без ощутимых затрат из городского бюджета и бюджета Ленобласти.

Комментарий к слайду №5

Для реализации проекта нам необходимо привлечь большее количество туристов в Северо-Западный регион в период межсезонья путем позиционирования нового туристского продукта – birdwatching, что будет способствать активизации въездного туризма и оптимизирует финансирование ООПТ за счёт привлечения иностранных туристов с уровнем дохода выше среднего.

 

 

Комментарий к слайду №6

Наш проект планируется и реализуется по технологии RACE

На основании проведенного первичного исследования сегмента туристского рынка, предлагаемый турпродукт является уникальным, инновационным предложением на Северо – Западе, поскольку в Северо-Западном регионе нет фирм, занимающихся экологическим туризмом, а такая услуга, как birdwatching вообще не встречается. В Финляндии, правда, такая туристская услуга есть, но это не представляет больших рисков, поскольку в Финляндия существенно отстаёт от Ленобласти по видовому разнообразию птиц.

Комментарий к слайду №7

Чтобы доказать коммерческую эффективность проекта, приведем результаты маркетинговых исследований. На диаграмме видно, что birdwatching - один из наиболее быстро растущих видов природного туризма, особенно в Северной Америке. По различным оценкам, ежегодно в нём участвует от 30 до 78 миллионов человек, что приносит посещаемым ими странам существенный доход—78 миллиардов долларов.

Комментарий к слайду №8

 

Получается, что в среднем около 48% всех американских туристов склонны какую-то часть своего отпуска посвятить природно-ориентированному туризму. Из множества видов природно-ориентированных туров американцы явно отдают предпочтение посещению национальных парков и других охраняемых природных территорий. Достаточно сказать, что в США наблюдение и фотографирование птиц дает 6 миллиардов долларов ежегодной прибыли, обеспечивая 90 тысяч человек рабочими местами, при этом создание одного места в этой сфере в 20 раз дешевле, чем в промышленности.

Комментарий к слайду №9

Для реализации проекта необходимо комплексно решить ряд задач:

Добиться законодательной, административной поддержки. Для этого необходимо организовать работу PR-службы в нашем туристском агентстве,

обеспечить спонсирование и инвестирование проекта. Для этого необходимо найти коммерческих партнеров, заинтересованных в позиционировании компании как социально ответственного субъекта бизнеса – они могут предоставить бартерное спонсорство (оптическую технику). Важно правильно разработать туристский маршрут. Для этого необходимо связаться с егерскими службами особо охраняемых природных территорий и заручиться их согласием на участие в проекте. Организовать рекламную кампанию и кампанию по связям с общественностью с целью сформировать устойчивое положительное мнение у нашей целевой аудитории о занятии birdwatching ом.

Комментарий к слайду №10

Для распространения информации о новом туристическом продукте нам необходимо воспользоваться максимальным количеством коммуникационных каналов с минимальными временными финансовыми затратами.

.Для этого мы предлагаем Разработать собственный Web-сайт с гостевой книгой, выйти на обсуждение вопросов birdwatching в блогах и социальных сетях Создать возможность on-line общения между потенциальными клиентами (организовать Интернет-форум).

Составить медиа - план, найти специализированные периодических изданий для размещения рекламы о новом турпродукте на печатных носителях. Организовать проведение массовых флэшмобов. Например, все участники в одно и то же время встречаются на пл. перед Зимним дворцом и кормят голубей. В это время организаторы флеш-моба фотографируют птиц на руках у людей и размещают фотографии на Интеренет-сайте. Организовать пресс-конференции по вопросам развития birdwatching в России на примере Северо-Западного региона.

Комментарий к слайду №11

Общие затраты на реализацию проекта составят 5,2 млн. рублей.

Стоимость тура в среднем 40 тыс.рублей (для иностранных граждан). По предварительному прогнозу прибыль от реализации проекта min 200%. В стоимость тура входит: предоставление трансферта; оформление на посещение зоны ООПТ; проживание в комфортабельном палаточном лагере; предоставление гидов-проводников; предоставление начального снаряжения; страхование и другое.

 

Комментарий к слайду №12

Целевая аудитория включает: Специалистов орнитологов; профессионалов и начинающих бёрдвотчеров; просто любителей отдыха на природе. В наши дни немало всемирно известных персон - активные бёрдвочеры, например, Принц Чарльз и Билл Гейтс. Интригующая связь замечена между birdwatching и шпионами, среди них Сидней Рипли и Ричард Майнержаген известны как серьезные орнитологи. Автор книг о Джеймсе Бонде был также и автором книг о птицах. Подобную стратегию присоединения к авторитетам методом паровозика можно использовать в рекламных акциях.

Комментарий к слайду №13

 

 

Неохотное финансирование проектов, связанных с некоммерческими структурами в настоящее время объясняется тем, что пока еще не сформулирована единая повестка дня у государственных, общественных и коммерческих структур. А для продвижения проекта в нём должны быть заинтересованы все. И наш проект является прекрасным примером того, как эту единую повестку дня можно сформулировать и реализовать. Бюджет освобождается от финансовых обязательств перед ООПТ, которые становятся относительно финансово самостоятельными. Инвесторы же получают прибыль и широкое паблисити, как социально ответственный cубъекты бизнеса. Хочу ещё раз подчеркнуть, что данный проект выгоден всем. Надо просто научиться слышать друг друга.

 

После внимательного ознакомления с примером презентации попробуйте самостоятельно подготовить свое выступление с мультимедийной презентацией.

 

1.6. Общие рекомендации при подготовке слайдов презентации

И текста выступления

1. Все слайды презентации должны иметь одинаковое цветовое оформление. Недопустимо менять фон презентации. На всех слайдах он должен быть однородным. Помните о том, что одинаковый цвет – это сигнал зрителю о том, что вы продолжаете начатую тему, а не перескакиваете с одного вопроса на другой. Единство цветового оформления – это дополнительный, зрительно воспринимаемый показатель логичности, единства темы доклада.

2. Цвет, кегль и гарнитура шрифта должна быть во всей презентации одинаковыми. Цвет шрифта заголовков слайда – тоже везде одинаковый. Если заголовок слайда слишком длинный и не помещается в формат на слайде, трансформируйте его, сделайте высказывание короче, но не меняйте кегль.

3. Избегайте излишней «красивости», не загромождайте слайд. Выбирайте такие шрифты и цвета, которые способствуют лучшему восприятию информации. Шрифты должны легко читаться и соответствовать основной идее сообщения (если вы используете сложные шрифты, подумайте, насколько уместен в данной презентации выбранный вами креативный компонент).

4. Помните правило: чем насыщеннее содержание сообщения, тем проще оформление презентации.

5. При выборе невербальных фрагментов презентации будьте внимательны. Несоответствие текста и рисунка могут полностью разрушить восприятие и стать поводом для ироничных замечаний со стороны воспринимающей информацию аудитории.

6. При выборе знаков рубрики не забываете о том, что во всей презентации они должны быть одинаковыми. Под знаком рубрики текстовые фрагменты должны быть грамматически однородными.

7. При подготовке устного выступления запишите выступление на диктофон и прослушайте запись, переключая слайды. Засеките время и убедитесь, что вы укладываетесь в регламент.

8. Проверьте соответствие комментария к слайду информации на слайде, встав на позицию слушателя-зрителя. При необходимости отредактируйте текст выступления и исправьте текст слайда.

9. Во время выступления с презентацией доклада встаньте так, чтобы не заслонять экран, чтобы презентация была хорошо видна зрителям, чтобы текст и рисунки были хорошо видны.

10. Презентацию перед выступлением стоит скопировать на компьютер с электронного носителя и проверить – открывается ли файл.

 

Part 2

A look at slides design

 

From Part 1 you already know the rules to play by when preparing a presentation in Russian. Basically all of them can be applied to presentations in the English language.

This part introduces some more ideas for presenting a PR campaign project. The main focus is on planning and structuring the content. This part also concerns some approaches to slides design.

Look at the description of some PowerPoint slides produced by an unskilled presenter. They were supposed to be a visual support for a live oral presentation.

 

There are 20 slides filled with 12-point text in several bright colours, each having a complicated title and a number of subtitles. No empty space. No visuals.

 

Is the presentation going to be successful? What would you do to make the slides more effective?

1. ___________________

2. ___________________

3. ___________________

 

Now compare your advice with the tips below.

1. Outline a plan of your presentation well before you open the presentation software.

2. Produce a clear and logical structure.

3. Stick to one topic per slide.

4. Use a short clear title for each slide.

5. Make the text of the slides big and the amount of text small so that everyone is able to read what is on the slide.

6. Prefer short points to full sentences, where possible.

7. Use tables, diagrams, graphs and other visuals.

8. Make sure each of them has a clear title.

 

While those may seem like common sense, when it comes to practice…

 

There is a saying:

Advice is like castor oil, easy enough to give but dreadful uneasy to take.

So, to make the tips easier to take and to follow, let us look at some slides design approaches more closely.

 

 

Outlining the content

 

It is a good idea to have a plan of what you are going to talk about before diving into PowerPoint. The best presenters often sketch out their ideas and objectives with a pen and paper. It takes time. But it will lead to more clarity. It will also save you time and effort when it comes to creating slides.

Two strategies to sketch out your ideas are given below.

 

A mind map

A mind map is a diagram used to represent ideas, tasks, or other items linked to and arranged around a central key word or idea. Mind maps are used to generate, visualize, structure, and classify ideas. The elements of a mind map are arranged intuitively according to the importance of the concepts, and are classified into groupings, branches, or areas.

 

 

Figure 1. A mind map sketching the communication element of the RACE model.

 

A flowchart

 

You may use a flowchart to fix you presentation flow step by step.

A mind map shows associated ideas, not a process. You can say that it is a static model, whereas a flowchart is dynamic.

Look at the flowchart below. It represents the RACE model of a PR campaign. The RACE acronym is a popular way to describe the process of public relations. It means that public relations activity consists of four elements:

R esearch – What is the problem or situation?

A ction (strategy planning) – What is going to be done?

C ommunication – How the public is going to be told?

E valuation (E volution) – Was the audience reached and what was the effect?

 

Figure 2. A flowchart representing the RACE model

 

Whatever sketching approach you use, having a rough storyboard will help you simplify your message in your own head. You will have the whole picture in your mind. It is then easier to lay out those ideas in PowerPoint.

 

Structuring the content

 

The next step is to design the proper structure of your presentation. Your audience needs to see where you are going. If you have made a flowchart outlining the content, it may seem to you that you have already organized your ideas in a logical fashion. But will it seem so to the audience? Not necessarily. A good presentation is something very much planned, direct and linear. So, you need to check your logic.

You can use one of the following models to organize ideas and information. They are typical and recognizable.

 

1. PROBLEM → SOLUTION (S)

 

If you have decided to use this model, first identify the problem. After that suggest a solution(s). Then you will need to describe the actions (possibly in a chronological order) and the expected results. This means that you will need to use the following two models.

 

2. ACTION (S) → RESULT (S)

 

3. Chronological order.

 

This kind of logic can be exemplified by the flowchart below.

 

NOTE. Each stage is normally represented by a number of slides. Make sure you stick to one topic per slide. Otherwise it will be difficult for the audience to follow you.

 

4. You might go from a list of points to detailed discussion of each point one by one. The flowchart below shows what a sequence of slides might look like in this case.

When you make a list, REMEMBER:

1. Number the points.

2. Use the same structure in all lines.

(Notice the use of the imperative structure in both tips)

 

5. The RACE model.

The models that have been discussed above can be incorporated into the RACE scheme (figure 2). Although it describes the typical stages of a PR campaign, it can be also used for sequencing the parts of a presentation. The examples below realize the RACE model. In each example there is a task.

 

EXAMPLE 1.

TASK. Look at the short titles given below. What is the speaker going to talk about in each part?

1. BACKGROUND INFORMATION

2. PROBLEM

3. STRATEGY

4. TARGET AUDIENCE

5. MEDIA CHANNELS

6. EVENTS

7. BUDGET

8. EXPECTED RESULTS

9. EFFICIENCY EVALUATIOIN

WARNING. All the BACKGROUND facts and figures should be relevant to the problem your campaign is intended to solve.

 

EXAMPLE 2.

TASK. Look at the list of slides. The author forgot to cover two essential components of his campaign plan. What are the missing slides?

 

1. OBJECTIVES

2. STRATEGY

3. TACTICS

4. CALENDAR

5. BUDGET

6. EVALUATION

Keep it simple and short

Tips 4,5,6 from the list of tips in the introduction mean that you cannot put all the text on a slide and then just read it. During the presentation you are supposed to be talking to the audience, not to the screen. The audience is supposed to be listening to the speaker, not to be reading the slide. People just won’t manage to do both.

Many presenters find it challenging to make short catchy titles and notes. It takes time and effort to learn to do so. To produce simple clear notes that would show your ideas to their best, follow the steps given below.

1. Write down the main points.

2. Decide on the order of ideas.

3. Extend the points so that there are full sentences or even paragraphs explaining the method in detail. Imagine you are writing an article.

4. Shorten the paragraphs. Turn them into short sentences in the SUBJECT-VERB-OBJECT structure. Have one sentence per slide. Use verbs in active tense (never use the passive voice in a presentation).

5. Avoid using long complicated words: replace them with shorter synonyms.

6. Look at the slides again. Can you see the main focus of each part by reading only the titles?

7. Read the notes aloud. Do they sound in a memorable way? For instance, phrases with a rhythm and alliterated phrases are better remembered.

8. Make the title slide (the first one).

9. Now try out how the slides work. Talk about each slide without looking at the text you wrote at stage 2.

10. Finally, for the presentation, write the text the way you speak about the slides. Remember, writing and speaking are different registers and should differ in style.

 

 

Now we are going to look at a presentation technique, which is based on very short notes.

The "Takahashi Method"

One person who has got a lot of people interested in his unique way of presenting is Mr. Masayoshi Takahashi. His method is now labeled the "Takahashi Method."

Takahashi uses only text in his slides. But not just any text — really big text. Huge text. Characters (or letters and numbers) of impressive proportion which rarely number more than ten, usually fewer. His goal was to use short words rather than long, complicated words and phrases.

About four years ago Takahashi had to give a 5-minute presentation at a conference. He wanted a way to get his message clear and powerful in such a short time. He found that his method was excellent in such situations. People understood and remembered his presentation.

Besides, Takahashi, who is a computer programmer, did not have software like PowerPoint (the slide above says "I don't have PowerPoint"). He did not have access to photos or drawing programs either. So he was stuck with text. Still, he wanted to be different. He wanted to be effective.

So he started thinking very hard about how to use the best word for each slide as he took the audience through his presentation. The words or phrases resemble Japanese newspaper headlines rather than sentences which must be read. His slides, though they are all text, are visual, visual in the sense that (if you read Japanese) they are instantly understood and support his talk.

As he says, if you have full sentences, the audience will read those and may miss what you are saying. If there is too much text on the screen, many people can not read it because it is too small (though that rarely keeps people from trying to read the slides anyway).

The method provides clear visual support for the audience and helps make the content more memorable. This method is easy to do. It helps the presenter get orga