Порядок та облік розрахунків з підзвітними особами

Під час здійснення господарської діяльності з каси підприємства можуть видавати готівку для службових цілей (на відрядження, на придбання товарно-матеріальних цінностей та інших активів). При цьому фізичні особи підприємства, які одержали готівку на ці цілі вважаються підзвітними.

Нормативними документами про службові відрядження і відшкодування витрат на відрядження Інструкція “Про службові відрядження в межах України та за кордон”, затверджена наказом Міністерством фінансів України № 31 березня 1998 р. № 218/2658 зі змінами та доповненнями.

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства, об’єднання, установи. організації на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

Направлення працівника у відрядження здійснюється на підставі наказу керівника, в сою чергу на підставі наказу оформляють посвідчення про відрядження, в якому зазначають мету відрядження, термін, П.І.Б. особи, яка відряджається. На сьогоднішній день використання посвідчення не є обов’язковим. На зворотній стороні посвідчення у відповідних рядках проставлять дати вибуття та прибуття у всіх місцях відрядження, саме за їх допомогою визначають фактичну кількість днів відрядження. Відмітки у посвідченні про відрядження щодо прибуття і вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладені обов’язки здійснення реєстрації осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, чи іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи. На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого він відряджений.

Відповідно до Інструкції і Порядку ведення касових операцій в національній валюті в України про витрачені у відрядженні кошти і повернення невикористаних коштів має бути проведено у тій валюті, якою було видано аванс, не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження; у разі застосування корпоративних пластикових карток, міжнародних платіжних систем - не пізніше десяти, а з дозволу керівника – двадцяти робочих днів.

Після повернення з відрядження або використання підзвітних сум на інші потреби підзвітна особа зобов’язана представити до бухгалтерії протягом 5-ти робочих днів Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт.

За відсутності документів бухгалтерія підприємства може відшкодувати витрати на відрядження тільки з дозволу керівника підприємства і за рахунок використання прибутку підприємства. Але відповідно до існуючого законодавства вся сума компенсації включається до сукупного оподатковуваного доходу і потрапляє до Фонду оплати праці.

При наявності підтверджуючих документів при відрядженнях в межах України відшкодовуються такі витрати:

- бронювання місць в готелях в розмірах не більше 50 % вартості місяця за добу;

- за користування постільними речами в поїзді (зараз включається до вартості квитка);

- витрати на проїзд усіма видами транспорту крім таксі;

- витрати на проживання у готелях;

- добові (відповідно до Податкового Кодексу України з 01.01.2015 року їх розмір підприємство визначає самостійно).

Перед тим як направити працівника у відрядження підприємство згідно із п.1.2 розділу ІІ Інструкції № 59 повинно забезпечити його авансом (готівкою) на поточні витрати у розмірах, обумовлених реальними потребами у країні перебування. Аванс може бути видано у:

- національній валюті країни, куди відряджається працівник;

- вільно конвертованій валюті.

Інструкція № 59 забороняє направляти у відрядження працівника, який не відзвітував за попереднє відрядження, та видавати йому аванс.

Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний протягом 5-ти робочих днів подати звіт про витрачені у відрядженні кошти. Разом з ним подають документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат.

Якщо за рахунок підзвітних сум придбано товарно-матеріальні цінності, то до Звіту додаються підтверджуючи документи (накладні, касові чеки, товарні чеки, розрахункові квитанції). Якщо ТМЦ придбані на ринку у фізичних осіб, то додатково складається Закупівельний акт з вказанням кількості, ціни та вартості придбаних цінностей, акт підписує комісія в складі трьох осіб.

Відповідно до нового Плану рахунків для організації обліку розрахунків за роботи, послуги пропонується рахунок 37 “Розрахунки з різними дебіторами”. По відношенню до класифікації рахунків бухгалтерського обліку даний рахунок є активним, по дебету відображають виникнення та накопичення заборгованості, по кредиту її списання та погашення. Сальдо по рахунку 37 як правило дебетове, однак інколи може бути і кредитовим. До рахунку відкривають ряд субрахунків.

Для розрахунків з підзвітними особами при видачі під звіт готівки на господарські потреби та витрати пов’язані з відрядженням на визначений термін і мету використовується субрахунок 372 “Розрахунки з підзвітними особами”. По відношенню до балансу субрахунок 372 “Розрахунки з підзвітними особами” являється активним, хоча ряд фахівців вважають його активно-пасивним. На дебеті відображають основні суми видані під звіт з каси, одержанні за чеками з рахунків в банках або грошовим переказом через органи зв’язку. На кредиті відображають суми, що підтверджуються відповідними звітами і документами, а також внесені до каси готівкою для погашення невикористаних авансів.

Таблиця 12.1

Типова кореспонденція рахунків по обліку розрахунків з підзвітними особами

Зміст операції	Дебет	Кредит
Видана з каси готівки під звіт або в рахунок погашення заборгованості по підзвітних сумах
Відображаються операційні доходи від зміни офіційного курсу іноземної валюти
Відображаються неопераційні доходи від зміни офіційного курсу іноземної валюти
Утримано із заробітної плати невикористані підзвітні суми
Придбано за рахунок підзвітних сум необоротні активи	152, 153, 154, 155
Придбано за рахунок підзвітних сум виробничі запаси, поточні біологічні активи або малоцінні швидкозношувані предмети	20, 21, 22
Придбано за рахунок підзвітних сум товари	281,282
Затверджено звіт по відрядженню представника апарату управління
Затверджено звіт по відрядженню представника відділу збуту
Затверджено звіт по відрядженню, мета якого пов’язана
Відображається виникнення податкового кредиту при здійсненні розрахунків за рахунок підзвітних сум
Відображаються операційні витрати від зміни офіційного курсу іноземної валюти
Відображаються неопераційні витрати від зміни офіційного курсу іноземної валюти
Повернуто в касу невикористані підзвітні суми
Утримано із заробітної плати невикористані підзвітні суми

 

Синтетичний облік розрахунків з підзвітними особами здійснюють за допомогою Журналу 3, а аналітичний – у Відомості 3.2. записи в ці облікові регістри здійснюють на підставі видаткових та прибуткових касових ордерів та звітів про суми надані під звіт або на відрядження.

Типова задача № 12.1

Визначити витрати по відрядженню головного бухгалтера ПАТ «Чернівецький хлібокомбінат» та відобразити господарські операції в системі рахунків фінансового обліку, використовуючи наступні дані:

Згідно наказу головний бухгалтер був направлений в м. Київ на семінар з 8 по 15 лютого поточного року.

Після повернення з відрядження представлено Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт № 24 від 16.02.2015 року з такими документами:

1)квиток Чернівці-Київ - вартістю 120,00 грн. у т.ч. ПДВ від 8 лютого (потяг прибув у м. Київ 9 лютого);

2)квиток Київ-Чернівці - вартістю 120,00 грн. у т.ч. ПДВ від 14 лютого (потяг прибув в Чернівці 15 лютого);

3)рахунок та касовий чек за проживання в готелі – 1800,00 грн. у т.ч. ПДВ (за період з 9 по 14 лютого);

4)рахунок та касовий чек за прання, чистку та лагодження одягу та взуття на 30,00 грн.

Наказом про облікову політику розмір добових затверджено в сумі 40,00 грн.

Понаднормативні витрати на підприємстві не відшкодовуються.

Розв’язок

Розрахунок витрат по відрядженню головного бухгалтера ПАТ «Чернівецький хлібокомбінат»

 

Вид витрат	Загальна сума, грн.	У т.ч. ПДВ	Без ПДВ
На проїзд	120,00	20,00	100,00
На проїзд	120,00	20,00	100,00
На проживання	1800,00	300,00	1500,00
За прання, чистку, лагодження одягу та взуття	24,00	-	24,00
Добові (8 * 40,00)	320,00	-	320,00
Разом	2384,00	340,00	2044,00

 

1) Визначаємо загальну суму добових за час перебування у відрядженні:

8 * 40,00 – 320,00 грн.

2) Визначаємо суму добових витрат за час перебування у готелі:

(6 * 40,00 = 240,00 грн.)

3) Визначаємо суму витрат на прасування, чисту, лагодження одягу в готелі за нормою:

(240,00 * 10 % = 24,00 грн.)

 

Дт 92 Кт 372 2044,00 грн.

Дт 641 Кт 372 340,00 грн.